Urlaubsrückstellung berechnen: Rechner, Anleitung und aktuelle Rechtslage
Umfassender Leitfaden zur Berechnung und Buchung von Urlaubsrückstellungen im Jahresabschluss – mit praktischen Tipps, Beispielen und kostenlosem Online-Rechner für Handels- und Steuerbilanz.
Online-Rechner: Urlaubsrückstellungen für Handels- und Steuerbilanz berechnen
Mit diesem kostenlosen Rechner ermitteln Sie Urlaubsrückstellungen nach Handelsrecht (HGB) und Steuerrecht (EStG) schnell und präzise.
Urlaubsrückstellung Rechner
Drei Faktoren für die Berechnung
- Urlaubsentgelt (Bruttogehalt inkl. Nebenkosten)
- Anzahl der Arbeitstage im Jahr
- Offene Urlaubstage am Bilanzstichtag
Was sind Urlaubsrückstellungen? – Definition und Bedeutung
Urlaubsrückstellungen sind bilanzielle Verpflichtungen, die Unternehmen für noch nicht genommenen Urlaub ihrer Mitarbeiter bilden müssen. Sie gehören zu den Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und dienen der periodengerechten Abbildung von Personalaufwendungen.
Die Rückstellung stellt einen Erfüllungsrückstand dar: Der Mitarbeiter hat bereits die Arbeitsleistung erbracht, die ihm zustehende Gegenleistung (Freistellung unter Fortzahlung des Gehalts) steht jedoch noch aus.
Bilanzierungspflicht von Urlaubsrückstellungen
Rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur Bildung von Urlaubsrückstellungen ergibt sich aus:
- § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB: Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind zu bilden
- § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG: Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz
- BFH-Rechtsprechung: Nicht genommener Urlaub begründet einen Erfüllungsrückstand (BFH-Urteil vom 6.12.1995, I R 14/95)
Voraussetzungen für die Rückstellungsbildung
Eine Urlaubsrückstellung ist zu bilden, wenn folgende Kriterien kumulativ erfüllt sind:
- Am Bilanzstichtag bestehen noch nicht genommene Urlaubstage
- Der Urlaubsanspruch ist rechtlich entstanden (gesetzlich, tariflich oder vertraglich)
- Der Urlaub ist wirtschaftlich im abgelaufenen Geschäftsjahr verursacht
- Es ist ernsthaft mit der Inanspruchnahme oder Abgeltung zu rechnen
Urlaubsrückstellung berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Urlaubsentgelt ermitteln
Das maßgebliche Urlaubsentgelt umfasst alle Bestandteile, die bei Urlaubsinanspruchnahme zu zahlen wären:
Einzubeziehende Positionen:
- Laufende Grundvergütung (Lohn/Gehalt)
- Zulagen und Lohnzuschläge (z.B. für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit)
- Sachbezüge
- Weihnachtsgeld/13. Monatsgehalt (nur bei festem Bestandteil der Bezüge)
- Urlaubsgeld (falls noch nicht ausbezahlt)
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Berufsgenossenschaftsbeiträge
- Nur Handelsbilanz: Zuführungen zur betrieblichen Altersversorgung und Jubiläumsrückstellungen
Nicht einzubeziehende Positionen:
- Jährlich vereinbarte Sondervergütungen (z.B. Tantiemen)
- Überstundenvergütungen
- Vermögenswirksame Leistungen
- Zuführungen zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen (Steuerbilanz)
Schritt 2: Arbeitstage bestimmen
Die Ermittlung der Arbeitstage unterscheidet sich zwischen Handels- und Steuerbilanz:
| Bilanzart | Berechnungsgrundlage | Beispiel (5-Tage-Woche) |
|---|---|---|
| Handelsbilanz | Tatsächliche Arbeitstage (reguläre Tage abzgl. tatsächlichem Urlaub/Krankheit) |
Ca. 220-230 Tage |
| Steuerbilanz | Reguläre Arbeitstage (ohne Abzug von Urlaub/Krankheit) |
250 Tage oder 62,5 Tage (13 Wochen) |
Wichtig: Bei 13-Wochen-Betrachtung sind 62,5 Arbeitstage als Divisor anzusetzen.
Schritt 3: Offene Urlaubstage ermitteln
Zu berücksichtigen sind grundsätzlich alle Urlaubstage, die am Bilanzstichtag:
- noch nicht genommen wurden
- nicht verfallen sind
- nicht verjährt sind
Berechnungsformel
Urlaubsrückstellung =
(Urlaubsentgelt ÷ Arbeitstage) × Offene Urlaubstage
Abzinsung
Da die Restlaufzeit von Urlaubsrückstellungen in der Regel unter 12 Monaten liegt, ist weder nach § 253 Abs. 2 HGB noch nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG eine Abzinsung erforderlich.
Unterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz
Obwohl beide Bilanzarten denselben Grundprinzipien folgen, gibt es wesentliche Unterschiede in der Bewertung:
1. Bewertungsbasis (Urlaubsentgelt)
| Aspekt | Handelsbilanz (HGB) | Steuerbilanz (EStG) |
|---|---|---|
| Kostenansatz | Tendenziell Vollkostenansatz | Orientierung am BUrlG |
| Sondervergütungen | Einbeziehung möglich | Grundsätzlich ausgeschlossen |
| Gemeinkosten | Können einbezogen werden | Bleiben außen vor |
| Altersversorgung | Einzubeziehen | Nicht einzubeziehen |
2. Künftige Gehaltsänderungen
- Handelsbilanz: Berücksichtigung von vereinbarten, aber noch nicht wirksamen Tariferhöhungen möglich
- Steuerbilanz: Bewertung zu Verhältnissen am Bilanzstichtag; spätere Erhöhungen bleiben unberücksichtigt (BFH-Rechtsprechung)
3. Arbeitstage-Berechnung
Wie in der obigen Tabelle dargestellt, verwendet die Handelsbilanz die tatsächlichen Arbeitstage, während die Steuerbilanz mit regulären Arbeitstagen rechnet.
Urlaubsrückstellungen richtig buchen
Konten im SKR 03 und SKR 04
| Kontenrahmen | Urlaubsrückstellungen (Passiv) | Aufwand (Aktiv) |
|---|---|---|
| SKR 03 | 0961 – Urlaubsrückstellungen | 4156 – Aufwendungen aus Veränderung von Urlaubsrückstellungen |
| SKR 04 | 3079 – Urlaubsrückstellungen | 6076 – Aufwendungen aus Veränderung von Urlaubsrückstellungen |
Buchungsvorgang in zwei Schritten
1. Auflösung der Vorjahresrückstellung
Buchungssatz (SKR 03):
Urlaubsrückstellungen (0961) AN Aufwendungen aus Veränderung (4156)
2. Bildung der neuen Rückstellung
Buchungssatz (SKR 03):
Aufwendungen aus Veränderung (4156) AN Urlaubsrückstellungen (0961)
Auflösung bei Urlaubsnahme
Bei tatsächlicher Urlaubsnahme erfolgt die Auflösung in drei möglichen Varianten:
- Erfolgsneutrale Auflösung: Rückstellung = tatsächlicher Aufwand
- Sonstiger betrieblicher Ertrag: Rückstellung > tatsächlicher Aufwand
- Zusätzlicher Aufwand: Rückstellung < tatsächlicher Aufwand
Spezielle Konten für bestimmte Mitarbeitergruppen
| Mitarbeitergruppe | SKR 03 | SKR 04 |
|---|---|---|
| Gesellschafter-Geschäftsführer | 4157 | 6077 |
| Minijobber | 4159 | 6079 |
Urlaubsrecht: Was Arbeitgeber wissen müssen
Gesetzliche Grundlagen nach BUrlG
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ist nur bei dringenden Gründen zulässig – dann aber maximal bis zum 31. März des Folgejahres.
Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers
Entscheidungen des BAG und EuGH haben klargestellt:
- Ohne Hinweis kein Verfall! Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer nachweislich auf bestehende Urlaubsansprüche und den drohenden Verfall hinweisen (BAG, 19.02.2019 – 9 AZR 541/15)
- Keine Verjährung ohne Hinweis! Die Verjährungsfrist beginnt erst mit ordnungsgemäßer Belehrung (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 266/20)
- Aufforderung zur Urlaubsnahme: Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter konkret auffordern, den Urlaub zu nehmen
- Klarer Hinweis auf Verfall: Es muss deutlich darauf hingewiesen werden, dass der Urlaub andernfalls verfällt
Verjährung von Urlaubsansprüchen
Das BAG hat am 20.12.2022 entschieden:
- Urlaubsansprüche können verjähren
- Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst nach ordnungsgemäßer Mitwirkung des Arbeitgebers
- Bei fehlender Mitwirkung: Kein Verfall, keine Verjährung – auch über Jahre hinweg!
- Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wandelt sich der Urlaubsanspruch in einen Abgeltungsanspruch, der unabhängig von der Mitwirkung innerhalb von drei Jahren verjährt
Sonderfall: Dauererkrankung
Unterscheidung nach Entstehungszeitpunkt:
- Vor der Erkrankung: Verfall nur bei Hinweispflichtverletzung
- Während der Krankheit: Verfall nach 15 Monaten auch ohne Hinweis (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 245/19)
Vererbbarkeit von Urlaubsansprüchen
Nach Rechtsprechung des EuGH (2014, Az.: C-118/13) und des BAG (22.01.2019 – 9 AZR 45/16):
- Urlaubsansprüche sind vererbbar
- Erben können Urlaubsabgeltung geltend machen – auch für tariflichen Mehrurlaub
- Die Auszahlung ist sozialversicherungspflichtig und erfolgt mit der letzten Gehaltsabrechnung
- Steuerlich gilt das Zuflussprinzip: Besteuerung bei den Erben, nicht beim Verstorbenen
Aktuelle Rechtsprechung und Praxistipps
BAG-Urteil vom 03.06.2025: Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich
Leitsatz: Der gesetzliche Mindesturlaub kann auch im Rahmen eines gerichtlichen Vergleichs nicht wirksam ausgeschlossen oder abgegolten werden, solange das Arbeitsverhältnis besteht (BAG, 03.06.2025 – 9 AZR 104/24).
Kernaussagen des Urteils:
- Verzicht auf Mindesturlaub während des Arbeitsverhältnisses ist nach § 134 BGB unwirksam
- Dies gilt auch bei bekannter krankheitsbedingter Unmöglichkeit der Urlaubsnahme
- Pauschale Vergleichsklauseln wie „Urlaubsansprüche sind abgegolten" sind nichtig
- Verzicht nur nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter engen Voraussetzungen möglich
Risiken in der Praxis
| Situation | Risiko | Empfehlung |
|---|---|---|
| Arbeitsverhältnis vor 2019 beendet | Verjährung möglicherweise bereits eingetreten | Einzelfallprüfung erforderlich |
| Arbeitsverhältnis ab 2019 beendet | Verjährung nach 3 Jahren ab Jahresende | Fristen beachten, Ansprüche dokumentieren |
| Laufendes Arbeitsverhältnis ohne Belehrung | Urlaubsansprüche summieren sich über Jahre | Sofortige Implementierung eines Hinweissystems |
Checkliste für Arbeitgeber: Betriebsprüfungssichere Umsetzung
- Übersicht erstellen: Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter Urlaubsanspruch, Resturlaub und Entstehungsjahr
- Trennung vornehmen: Unterscheiden Sie klar zwischen gesetzlichem (20 Tage) und vertraglichem Zusatzurlaub
- Jährliche Hinweise: Informieren Sie Mitarbeiter schriftlich über:
- Höhe der Urlaubsansprüche
- Verfallfristen
- Verjährungsfristen
- Aufforderung zur Urlaubsnahme: Schlagen Sie konkrete Zeiträume vor
- Fristen setzen: Fordern Sie Mitarbeiter auf, Urlaub bis zu einem bestimmten Datum zu beantragen
- Dokumentation: Halten Sie alle Hinweise, Aufforderungen und Reaktionen schriftlich fest
- Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie, ob Sie die Individual- oder Durchschnittsmethode anwenden
- Konsistenz sicherstellen: Stimmen Sie Daten zwischen Lohnbuchhaltung, HR und Finanzbuchhaltung ab
- Regelmäßige Überprüfung: Prüfen Sie jährlich, ob Alturlaub noch besteht oder verfallen ist
- Arbeitsverträge anpassen: Nehmen Sie klare Verfallsklauseln für vertraglichen Zusatzurlaub auf
Musterschreiben: Hinweis auf drohenden Urlaubsverfall
Betreff: Hinweis auf verbleibenden Urlaubsanspruch und drohenden Verfall
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz ist Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen kann Urlaub in das Folgejahr übertragen werden – dann jedoch spätestens bis zum 31. März.
Ihr aktueller Urlaubsstatus:
- Gesetzlicher Urlaub 2025: [X] Tage noch offen
- Vertraglicher Zusatzurlaub 2025: [X] Tage noch offen
- Resturlaub aus 2024: [X] Tage (verfällt am 31.03.2026)
Wichtiger Hinweis: Urlaubstage, die nicht bis zu den genannten Fristen genommen werden, verfallen ersatzlos. Ein Anspruch auf Abgeltung besteht grundsätzlich nicht.
Wir fordern Sie hiermit ausdrücklich auf, Ihren verbleibenden Urlaub bis zum [konkretes Datum] zu beantragen. Gerne stehen wir für die Urlaubsplanung zur Verfügung.
Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens bis zum [Datum].
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Zusatzurlaub vertraglich besser regeln
Um ungewollte rechtliche Folgen zu vermeiden, sollte vertraglicher Zusatzurlaub klar vom gesetzlichen Mindesturlaub getrennt werden:
Empfohlene Vertragsklausel:
„Der Arbeitnehmer erhält einen jährlichen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen, bestehend aus:
- 20 Arbeitstagen gesetzlichem Mindesturlaub nach Bundesurlaubsgesetz
- 10 Arbeitstagen vertraglichem Zusatzurlaub
Der gesetzliche Mindesturlaub unterliegt den Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes. Der vertragliche Zusatzurlaub verfällt, wenn er nicht bis zum 31. Dezember des Urlaubsjahres genommen wird. Eine Übertragung in das Folgejahr ist ausgeschlossen. Der Zusatzurlaub wird nicht abgegolten, auch nicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses."
Vorteil: Klare rechtliche Trennung ermöglicht flexiblere Handhabung des Zusatzurlaubs ohne Mitwirkungspflichten.
Berechnungsmethoden: Individual- vs. Durchschnittsmethode
Individualmethode
Vorgehen:
Für jeden Mitarbeiter werden Urlaubsentgelt, Arbeitstage und Resturlaub separat ermittelt.
Vorteile:
- Höchste Genauigkeit
- Berücksichtigt individuelle Besonderheiten
- Geringste Fehleranfälligkeit
Nachteile:
- Hoher Verwaltungsaufwand
- Bei großen Belegschaften zeitintensiv
Eignung:
Kleinere Unternehmen, heterogene Belegschaft, wenige Mitarbeiter
Durchschnittsmethode
Vorgehen:
Mitarbeiter werden in homogene Gruppen eingeteilt (z.B. Büro, Außendienst, Produktion). Pro Gruppe werden Durchschnittswerte ermittelt.
Vorteile:
- Deutlich geringerer Aufwand
- Praktikabel bei großen Belegschaften
- Übersichtliche Verwaltung
Nachteile:
- Geringere Genauigkeit
- Individuelle Abweichungen werden nicht erfasst
Eignung:
Größere Unternehmen mit vielen ähnlichen Arbeitsverhältnissen
Abgrenzungen und häufige Fehlerquellen
Urlaub vs. Überstunden
| Sachverhalt | Bilanzposition | Begründung |
|---|---|---|
| Resturlaub | Rückstellung | Höhe und Zeitpunkt der Inanspruchnahme ungewiss |
| Vergütungsfähige Überstunden (Anspruch festgestellt) | Verbindlichkeit | Anspruch dem Grunde und der Höhe nach bestimmt |
| Arbeitszeitkonto mit Freizeitausgleich | Rückstellung | Erfüllungsrückstand, Zeitpunkt ungewiss |
Urlaubskassen und Erstattungsansprüche
Im Baugewerbe und anderen Branchen existieren Urlaubskassen. Erstattungsansprüche gegen diese Kassen mindern die Urlaubsrückstellung, wenn:
- ein unmittelbarer Zusammenhang mit der Urlaubsverpflichtung besteht
- die Ansprüche rechtlich verbindlich ausgelöst sind
- keine Zweifel an der Bonität der Kasse bestehen (Ansprüche vollwertig sind)
Abweichendes Wirtschaftsjahr
Bei vom Kalenderjahr abweichendem Wirtschaftsjahr ist eine zeitanteilige Berechnung erforderlich:
Es ist zu ermitteln, welcher Teil des Jahresurlaubs auf den Zeitraum bis zum Bilanzstichtag entfällt und noch nicht genommen wurde.
Beispiel: Wirtschaftsjahr 01.07.2025 – 30.06.2026
Urlaubsanspruch 2025: 25 Tage, davon genommen bis 30.06.2025: 10 Tage
→ Zeitanteilige Rückstellung für 15 Tage × 6/12 = 7,5 Tage
Besonderheiten bei Gesellschafter-Geschäftsführern
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern wird die Fremdüblichkeit besonders streng geprüft:
- Urlaubsabgeltung ist steuerlich nur bei nachweislich betrieblich bedingter Nichtnahme anerkannt
- Klauseln zum „Nichtverjähren" können als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) qualifiziert werden
- In solchen Fällen wird die Bildung von Urlaubsrückstellungen oft abgelehnt
- Empfehlung: Urlaubsanspruch klar dokumentieren und zeitnah nehmen
Fazit und Handlungsempfehlungen
Kernaussagen
- Urlaubsrückstellungen sind bilanzierungspflichtig in Handels- und Steuerbilanz
- Die Berechnung erfolgt nach klaren Regeln, unterscheidet sich aber zwischen HGB und EStG
- Handelsbilanzen führen meist zu höheren Rückstellungen als Steuerbilanzen
- Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers sind zwingend zu beachten
- Ohne ordnungsgemäße Hinweise verfallen Urlaubsansprüche nicht und verjähren nicht
- Die Rechtsprechung verschärft stetig die Anforderungen an Arbeitgeber
Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
- Sofortmaßnahmen
- Bestandsaufnahme aller offenen Urlaubsansprüche durchführen
- Hinweissystem für Mitarbeiter implementieren
- Arbeitsverträge auf Urlaubsklauseln prüfen und ggf. anpassen
- Laufende Maßnahmen
- Jährliche schriftliche Mitteilungen an alle Mitarbeiter versenden
- Dokumentation aller Hinweise und Aufforderungen sicherstellen
- Regelmäßige Abstimmung zwischen HR, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung
- Strategische Maßnahmen
- Berechnungsmethode festlegen und dokumentieren
- Prozesse für Jahresabschluss standardisieren
- Rechtliche Beratung bei komplexen Fällen einholen
Wichtig für die Praxis: Die korrekte Bildung von Urlaubsrückstellungen erfordert Sorgfalt in Berechnung und Dokumentation. Durch systematisches Vorgehen, klare Verfahrensdokumentation und regelmäßige Abstimmung schaffen Sie die Grundlage für eine betriebsprüfungssichere Bilanzierung.
Weiterführende Informationen
Weitere hilfreiche Steuerrechner
Mehr zu Rückstellungen im Steuerlexikon
Aktuelles + weitere Infos
Rechtsgrundlagen zum Thema: Urlaub
EStGEStG § 10a Zusätzliche Altersvorsorge
UStAE
UStAE 2.2. Selbständigkeit
UStAE 4.23.1. Beherbergung und Beköstigung von Jugendlichen
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GewStR R 31.1 Begriff der Arbeitslöhne für die Zerlegung
UStR
UStR 17. Selbständigkeit
AEAO
AEAO Zu § 9 Gewöhnlicher Aufenthalt:
LStR
R 3.11 LStR Beihilfen und Unterstützungen, die wegen Hilfsbedürftigkeit gewährt werden
R 8.1 LStR Bewertung der Sachbezüge
R 19.3 LStR Arbeitslohn
R 39b.2 LStR Laufender Arbeitslohn und sonstige Bezüge
R 40.2 LStR Bemessung der Lohnsteuer nach einem festen Pauschsteuersatz
R 40a.1 LStR Kurzfristig Beschäftigte und Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft
EStH 4.8 5.6 6.11 15.6 32.5 32.9 33.1.33.4
KStH 8.5
LStH 3b 8.1.9.10 9.1 9.2 9.11.1.4 19.0 19.2
BGB 312 356a 357b 360 481 481a 481b 482 482a 483 484 485 486 486a 487 651f
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