Urlaubsrückstellung berechnen

Überblick über die Berechnung und Buchung von Urlaubsrückstellungen im Jahresabschluss und praxisnahe Tipps und Beispiele.

Urlaubsrückstellung: Ein Überblick

Die Urlaubsrückstellung ist ein wichtiges Thema im Bereich der Einkommensteuer und der Bilanzierung von Unternehmen. Sie betrifft die Verpflichtung eines Unternehmens, für nicht genommenen Urlaub seiner Mitarbeiter Rückstellungen zu bilden. Diese Rückstellungen sind notwendig, um die finanzielle Verpflichtung des Unternehmens gegenüber seinen Arbeitnehmern korrekt abzubilden.

Rechtliche Grundlagen und Berechnung

Nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, wenn am Bilanzstichtag eine Verpflichtung besteht, deren Höhe oder Fälligkeit ungewiss ist. Diese Regelung gilt auch für die Steuerbilanz gemäß § 5 Abs. 1 Satz 1 EStG. Die Höhe der Rückstellung bemisst sich nach dem Bruttoarbeitsentgelt einschließlich lohnabhängiger Nebenkosten, das den betroffenen Arbeitnehmern zusteht.

Rechner für Rückstellungen für ausstehende Urlaubstage: Wie berechnet man die Urlaubsrückstellungen? Die Berechnung der Urlaubsrückstellung ist mit diesem Rechner ganz einfach: Berechnen Sie Urlaubsrückstellungen für Mitarbeiter sowohl nach Handelsrecht (Handelsbilanz) als auch Steuerrecht (Steuerbilanz) kostenlos & online.

Zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen werden als Rechengrößen drei Faktoren benötigt:

• Urlaubsentgelt
• Zahl der Arbeitstage
• Zahl der noch offenen Urlaubstage

Bei der Berechnung des Urlaubsentgelts werden folgende Bestandteile berücksichtigt:

• Laufende Grundvergütung (Lohn bzw. Gehalt);
• Zulagen und Lohnzuschläge (z. B. für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit)
• Sachbezüge
• Weihnachtsgeld oder 13. Monatsgehalt (nur soweit es sich dabei um einen festen Bestand der Bezüge handelt und nicht um eine jährlich vereinbarte Sondervergütung)
• Urlaubsgeld (nur wenn noch nicht ausbezahlt)
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Zuführungen zur betrieblichen Altersversorgung (nur Handelsbilanz),
• Zuführungen zu Jubiläumsrückstellungen (nur Handelsbilanz).

Zur Berechnung der Rückstellung (je Mitarbeiter) ist das maßgebliche Urlaubsentgelt durch die Zahl der anzusetzenden Arbeitstage zu dividieren. Das Ergebnis ist mit der Zahl der Resturlaubstage zu multiplizieren.

Alle Urlaubstage, die am Bilanzstichtag vom Arbeitnehmer noch nicht in Anspruch genommen wurden und für die der Arbeitgeber zur Zahlung von Urlaubsentgelt verpflichtet ist, sind grundsätzlich in die Berechnung der Urlaubsrückstellung einzubeziehen.

Die Restlaufzeit der Urlaubsrückstellung beträgt i. d. R. weniger als 12 Monate. Deshalb kommt weder handelsrechtlich nach § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB noch steuerrechtlich nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG eine Abzinsung in Betracht.

Nach Verwaltungsauffassung dürfen Rückstellungen (mit Ausnahme von Pensionsrückstellungen) in der Steuerbilanz nicht höher ausgewiesen werden als der zulässige Rückstellungsausweis in der Handelsbilanz.

Die Höhe der Rückstellung bestimmt sich nach dem Urlaubsentgelt, das der Arbeitgeber hätte aufwenden müssen, wenn er seine Zahlungsverpflichtung bereits am Bilanzstichtag erfüllt hätte. Die Höhe der Rückstellung bemisst sich nach dem Wert der den Arbeitnehmern gegenüber zu erbringenden Leistungen zum Bilanzstichtag, der der Höhe des Urlaubsentgelts entsprechen muss. Daher ist der maßgebliche Lohnaufwand im Falle einer Durchschnittsberechnung durch die Zahl der regulären Arbeitstage zu dividieren und mit der Zahl der offenen Urlaubstage zu vervielfachen.

Die Höhe einer Urlaubsrückstellung bestimmt sich nach dem vom Arbeitgeber bei Urlaubsinanspruchnahme bis zum Bilanzstichtag aufzuwendenden Urlaubsentgelt. Soweit nicht durch Tarif- oder Einzelvertrag besondere Vereinbarungen getroffen sind, errechnet sich das Urlaubsentgelt nach § 11 Bundesurlaubsgesetz - BUrlG -; an die Stelle des Urlaubsbeginns tritt der Bilanzstichtag (BFH-Urteil vom 8. Juli 1992 XI R 50/89, a.a.O.).

Maßgeblicher Lohnaufwand ist derjenige Lohnaufwand, der in dem Fall, dass der Steuerpflichtige nicht genommenen Urlaub zu vergüten hat, der Vergütung zugrundezulegen ist. In Ermangelung tarifvertraglicher oder individualvertraglicher Abreden ist insoweit § 11 des Mindesturlaubsgesetzes für Arbeitnehmer (BUrlG) anzuwenden, nach dem sich die Höhe des Urlaubsentgelts nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsantritt bemisst.

Nach § 11 BUrlG (Urlaubsentgelt) bemisst sich das Urlaubsentgelt nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes.

Werden der Berechnung die Verhältnisse der letzten 13 Wochen vor dem Bilanzstichtag zugrunde gelegt, sind demnach 62,5 Arbeitstage als Divisor zur Ermittlung des Tageswerts für das Urlaubsentgelt in Ansatz zu bringen.

Bei Verdiensterhöhungen nicht nur vorübergehender Natur, die während des Berechnungszeitraums oder des Urlaubs eintreten, ist von dem erhöhten Verdienst auszugehen.

Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, bleiben für die Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht. Zum Arbeitsentgelt gehörende Sachbezüge, die während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, sind für die Dauer des Urlaubs angemessen in bar abzugelten.

Die Höhe der Rückstellung bemisst sich nach dem den betroffenen Arbeitnehmern zustehenden Urlaubsentgelt einschließlich der Lohnnebenkosten. Im Einzelnen sind einzubeziehen das Bruttoarbeitsentgelt, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, das Urlaubsgeld sowie weitere lohnabhängige Nebenkosten.

Nicht einzubeziehen sind dagegen jährlich vereinbarte Sondervergütungen - wie Weihnachtsgeld, Tantiemezahlungen, Zuführungen zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen oder Zahlungen, die nicht Bestandteil von Lohn und Gehalt sind (vgl. BFH-Urteil vom 8. Juli 1992 XI R 50/89, a.a.O., das Bezug nimmt auf das Urteil des Bundesarbeitsgerichtes vom 17. Januar 1991 8 AZR 644/89, BB 1991, 1412).

Bei abweichendem Wirtschaftsjahr ist die Rückstellung zeitanteilig zu bemessen, d.h. sie kann nur insoweit gebildet werden, als sie Urlaub betrifft, der auf den vor dem Bilanzstichtag liegenden Teil des Urlaubsjahres entfällt.

Die Zahl der zu berücksichtigenden Arbeitstage wird für Steuerbilanz und Handelsbilanz unterschiedlich ermittelt:

• Bei der Steuerbilanz werden die regulären Arbeitstage im Jahr berücksichtigt.
• Bei der Handelsbilanz werden die tatsächlichen Arbeitstage (reguläre Arbeitstage abzüglich Urlaubstage) berücksichtigt.

Urlaubsansprüche und Verfall

Ein zentraler Aspekt bei der Bildung von Urlaubsrückstellungen ist der Umgang mit nicht genommenen Urlaubstagen. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) verfallen Urlaubsansprüche nicht automatisch, wenn der Arbeitnehmer nicht rechtzeitig auf seinen bestehenden Urlaubsanspruch hingewiesen und aufgefordert wird, diesen zu nehmen. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter konkret dazu auffordern, den Urlaub zu nehmen, und sie klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls verfällt [6].

Besondere Vereinbarungen und Ausnahmen

Es gibt jedoch Ausnahmen von der Regel des Verfalls von Urlaubstagen. Diese können in Tarifverträgen, betrieblichen Vereinbarungen oder einzelvertraglichen Abmachungen geregelt sein. Solche Vereinbarungen können weitergehende Übertragungsmöglichkeiten von Urlaubstagen vorsehen, beispielsweise bei längeren Erkrankungen des Arbeitnehmers.

Bilanzierungspflicht von Urlaubsrückstellungen in Handels- und Steuerbilanz

Eine Urlaubsrückstellung ist eine bilanzielle Verpflichtung, die ein Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern hat, um den Anspruch auf bezahlten Urlaub abzudecken. Eine Urlaubsrückstellung wird gebildet, um sicherzustellen, dass das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt in der Lage ist, die Urlaubsansprüche seiner Mitarbeiter zu erfüllen.

Urlaubsrückstellungen sind Verbindlichkeiten, die ein Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern hat, weil diese noch nicht genommenen Urlaub haben. Sie müssen im Jahresabschluss des Unternehmens ausgewiesen werden (Bilanzierungspflicht, kein Wahlrecht!). Für rückständige Urlaubsverpflichtungen sind sowohl nach Handelsrecht als auch Steuerrecht Rückstellungen als sog. Erfüllungsrückstand zu bilden..

Die Bildung einer Urlaubsrückstellung erfolgt in der Regel am Ende des Geschäftsjahres. Dabei sind folgende Schritte zu beachten:

1. Bestimmung der Urlaubsansprüche: Das Unternehmen muss die Urlaubsansprüche seiner Mitarbeiter ermitteln. Hierbei sind gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge und individuelle Arbeitsverträge zu berücksichtigen.

2. Berechnung der Urlaubsrückstellung: Anhand der ermittelten Urlaubsansprüche kann das Unternehmen die Höhe der Urlaubsrückstellung berechnen. Hierbei wird die Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubstage mit dem entsprechenden Bruttogehalt multipliziert.

3. Buchung der Urlaubsrückstellung: Die Urlaubsrückstellung wird in der Bilanz als Verbindlichkeit ausgewiesen. Die Buchung erfolgt auf der Passivseite der Bilanz unter den Rückstellungen.

4. Überprüfung und Anpassung der Urlaubsrückstellung: Die Urlaubsrückstellung sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden. Hierbei sind Veränderungen in der Belegschaft, gesetzliche Änderungen oder Änderungen in der Urlaubsplanung zu berücksichtigen.

Die Höhe der Urlaubsrückstellung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Anzahl der Mitarbeiter und deren Urlaubsanspruch. Außerdem werden Aspekte wie Überstunden, Resturlaub und Verfall von Urlaubsansprüchen berücksichtigt. Es gibt verschiedene Methoden der Berechnung. Sie finden hier einen Rechner zur Berechnung von Urlaubsrückstellungen.

Im Anschluss an die Berechnung muss dieUrlaubsrückstellung gebucht werden. Hierbei sind die gesetzlichen Vorgaben zu beachten, z.B. in Bezug auf den Ausweis im Jahresabschluss.

Für am Bilanzstichtag nicht genommenen Urlaub ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rückstellung zu bilden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Bildung einer Urlaubsrückstellung gesetzlich vorgeschrieben ist und Unternehmen diese Verpflichtung ernst nehmen sollten, um mögliche finanzielle Risiken zu minimieren.

In der Handelsbilanz sind nach § 249 Abs.1 Satz 1 HGB Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die Vorschrift enthält einen Grundsatz ordnungsmäßiger Bilanzierung und begründet eine handelsrechtliche Passivierungspflicht, die nach § 5 Abs.1 EStG auch steuerrechtlich zu beachten ist.

Rückständiger Urlaub begründet nach der Rechtsprechung des BFH einen Erfüllungsrückstand, der eine ungewisse Verbindlichkeit in der Steuerbilanz darstellt (vgl. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 6. 12. 1995 I R 14/95, BStBl II 1996, 406). Dafür gemäß § 5 Abs. 1 EStG i. V. mit § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB eine Rückstellung zu bilden, setzt u. a. das Bestehen oder die Wahrscheinlichkeit des künftigen Entstehens einer Verbindlichkeit dem Grunde und / oder der Höhe nach voraus und dass der Schuldner mit seiner Inanspruchnahme ernsthaft rechnen muß (vgl. Urteil des BFH vom 19. 10. 1993 VIII R 14/92, BStBl II 1993, 891).

Wie bucht man Urlaubsrückstellungen?

Die Behandlung von Urlaubsrückstellungen im Kontenrahmen ist ein wichtiger Aspekt der Buchführung und des Jahresabschlusses in Unternehmen. Sie haben bereits einen guten Überblick darüber gegeben, wie Unternehmen mit Urlaubsrückstellungen für ihre Arbeitnehmer umgehen sollten. Hier fasse ich die wichtigsten Punkte zusammen und erkläre, wie diese in den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 integriert werden:

Bildung von Urlaubsrückstellungen

• Grundprinzip: Für nicht genommenen Jahresurlaub der Arbeitnehmer müssen Unternehmen am Jahresende eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Dies geschieht, weil den Urlaubsverpflichtungen keine Arbeitsleistung mehr gegenübersteht.

Behandlung von Urlaubsrückstellungen für ausgeschiedene Mitarbeiter

• Auszahlung von Urlaubsansprüchen: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und noch offene Urlaubsansprüche hat, sind diese auszuzahlen. In diesem Fall entfällt die Notwendigkeit, eine Urlaubsrückstellung zu bilden, da die Verbindlichkeit direkt beglichen wird.

Auflösung von Urlaubsrückstellungen

• Erfolgsneutrale Auflösung: Stimmt der Rückstellungsbetrag mit dem tatsächlich ausbezahlten Aufwand überein, erfolgt eine erfolgsneutrale Auflösung.
• Sonstiger betrieblicher Ertrag: Ist die Rückstellung höher als der ausbezahlte Aufwand, wird die Differenz als sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht.
• Zusätzlicher betrieblicher Aufwand: Reicht die Rückstellung nicht aus, um den Urlaubsanspruch zu decken, wird der fehlende Betrag als zusätzlicher betrieblicher Aufwand verbucht.

Buchung von Urlaubsrückstellungen

• Konten für Urlaubsrückstellungen:

  • Im SKR 03 wird das Konto „Urlaubsrückstellungen“ mit der Nummer 0961 verwendet.
  • Im SKR 04 lautet die entsprechende Kontonummer 3079.

• Gegenbuchung für die Veränderung von Urlaubsrückstellungen :

  • Im SKR 03 erfolgt die Gegenbuchung auf das Konto „Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen“ mit der Nummer 4156.
  • Im SKR 04 wird das Konto 6076 für die Gegenbuchung verwendet.

Spezifische Konten für bestimmte Mitarbeitergruppen

• Aufwendungen für Urlaubsrückstellungen von Gesellschafter-Geschäftsführern und Minijobbern :
  • Im SKR 03 werden diese Aufwendungen auf den Konten 4157 (für Gesellschafter-Geschäftsführer) und 4159 (für Minijobber) gebucht.
  • Im SKR 04 entsprechen diese Konten den Nummern 6077 (für Gesellschafter-Geschäftsführer) und 6079 (für Minijobber).

Diese spezifischen Konten ermöglichen eine detaillierte Erfassung und Auswertung der Aufwendungen für Urlaubsrückstellungen, getrennt nach Mitarbeitergruppen. Es ist wichtig, dass die Buchungen korrekt vorgenommen werden, um die finanzielle Situation des Unternehmens im Jahresabschluss präzise darzustellen.

Bei der Abschlussbuchung ist zunächst der Vorjahreswert ertragswirksam aufzulösen. Anschließend ist die neu berechnete Urlaubsrückstellung einzubuchen.

Urlaubsrückstellungen werden in der Regel als Verbindlichkeit auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Um Urlaubsrückstellungen zu buchen, muss zunächst die Höhe der Rückstellung berechnet werden, wie oben erwähnt wurde.

Anschließend kann die Buchung in zwei Schritten erfolgen:

1. Buchung der Rückstellung: Die Urlaubsrückstellung wird auf der Passivseite der Bilanz als Verbindlichkeit ausgewiesen. Der Betrag der Rückstellung wird auf ein Konto für Rückstellungen gebucht, z.B. Urlaubsrückstellungen" #0961 (SKR 03) bzw. #3079 (SKR 04). Der Buchungssatz lautet „Aufwandskosten an Rückstellungen”. Hierbei wird das Konto Urlaubsrückstellungen im Haben und das Konto "Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen" #4156 (SKR 03) bzw. #6076 (SKR 04) im Soll gebucht.

2. Auflösung der Rückstellung: Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub antreten, wird die Urlaubsrückstellung aufgelöst und der Betrag wird als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. Hierbei wird das Konto "Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen" im Haben und das Konto "Rückstellungen für Urlaub" im Soll gebucht. Der Buchungsbetrag entspricht dem Wert der aufgelösten Rückstellung.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Urlaubsrückstellung jährlich überprüft werden sollte und gegebenenfalls anzupassen ist, wenn sich die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter oder andere Faktoren verändert haben.

Fazit

Die Bildung von Urlaubsrückstellungen ist ein komplexes Thema, das sowohl rechtliche als auch buchhalterische Aspekte umfasst. Sie sollten sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und alle relevanten Vereinbarungen berücksichtigen. Eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige Überprüfung der Urlaubsansprüche sind entscheidend, um finanzielle Risiken zu minimieren.

Urlaubsrecht: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen sollten

Das Urlaubsrecht ist eines der komplexesten Themen im Arbeitsrecht – geprägt von einem ständigen Wechselspiel zwischen nationalem Recht, europarechtlichen Vorgaben und aktueller Rechtsprechung. Besonders der gesetzliche Verfall von Urlaubsansprüchen und die Frage der Verjährung sorgen regelmäßig für rechtliche Unsicherheiten.

Nachfolgend geben wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über die aktuelle Rechtslage, zeigen Risiken auf und geben Empfehlungen, wie Sie rechtssicher mit Urlaubsansprüchen umgehen – ob als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer.

Gesetzliche Grundlage: Was steht im Bundesurlaubsgesetz?

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig – dann aber auch nur bis zum 31. März.

Doch Achtung: Diese gesetzliche Regelung greift nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Fehlen klare Hinweise auf die Urlaubsansprüche und deren drohenden Verfall, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen – mitunter über Jahre hinweg.

Keine Mitwirkung, keine Verjährung – das sagt die Rechtsprechung (EuGH und BAG)

Das Bundesarbeitsgericht hat am 20.12.2022 entschieden, dass Urlaubsansprüche verjähren können. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt jedoch erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über seinen konkreten Urlaubsanspruch informiert und ihn im Hinblick auf die Verfallsfristen aufgefordert hat, den Urlaub auch tatsächlich zu nehmen. Ist der Arbeitgeber diesen Mitwirkungspflichten nicht nachgekommen, kann der nicht erfüllte gesetzliche Urlaub, der sich unter Umständen über mehrere Jahre des laufenden Arbeitsverhältnisses erstreckt, weder nach dem Bundesurlaubsgesetz verfallen noch nach drei Jahren verjähren und ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten.

Der Urlaubsabgeltungsanspruch selbst verjährt. Die dreijährige Verjährungsfrist für den Abgeltungsanspruch beginnt ohne Rücksicht auf die Erfüllung von Mitwirkungspflichten grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Eine Zäsur bildet die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Urlaubsabgeltungsanspruch ist im Gegensatz zum Urlaubsanspruch nicht auf die Freistellung von der Arbeitspflicht zu Erholungszwecken unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts gerichtet, sondern beschränkt sich auf den finanziellen Ausgleich.

Die Rechtsprechung hat die Anforderungen für den Verfall von Urlaubsansprüchen verschärft:

• Ohne klare Belehrung kein Verfall!
  Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer nachweislich auf bestehende Urlaubsansprüche und den drohenden Verfall hinweisen – und ihm die Möglichkeit geben, den Urlaub auch tatsächlich zu nehmen (BAG, 19.02.2019 – 9 AZR 541/15).

• Keine Verjährung ohne Hinweis!
  Auch die Verjährungsfrist beginnt erst dann zu laufen, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 266/20).

• Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wandelt sich der Urlaubsanspruch in einen Abgeltungsanspruch, der ab diesem Zeitpunkt regelmäßig innerhalb von drei Jahren verjährt – unabhängig von der Mitwirkung des Arbeitgebers.

Arbeitgeber müssen Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die Notwendigkeit informieren, ihren Resturlaub zu nehmen, um zu verhindern, dass dieser verfällt. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über ihre Urlaubsansprüche informiert sind und diese rechtzeitig nutzen:

1. Kommunikation mit den Mitarbeitern: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter so bald wie möglich über den Stichtag (31. März 2024) für die Nutzung ihres Resturlaubs aus dem Jahr 2023. Eine klare und rechtzeitige Kommunikation kann Missverständnisse vermeiden.

2. Überprüfung der Urlaubsansprüche: Stellen Sie sicher, dass die Urlaubsansprüche jedes Mitarbeiters genau erfasst und aktualisiert sind. Dies umfasst die Überprüfung, wie viel Urlaub jedem Mitarbeiter noch zusteht und ob es Gründe gibt, warum Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen wurden.

3. Planung der Urlaubszeiten: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihren Urlaub frühzeitig zu planen und einzureichen, um eine effiziente Arbeitsplanung zu gewährleisten. Dies hilft auch dabei, Engpässe zu vermeiden, die entstehen könnten, wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen möchten.

4. Berücksichtigung von Ausnahmefällen: Seien Sie aufmerksam gegenüber Mitarbeitern, die ihren Urlaub aufgrund von Krankheit, Elternzeit oder anderen in § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz genannten Gründen nicht nehmen konnten. Stellen Sie sicher, dass diese Fälle entsprechend gehandhabt werden.

5. Überprüfung des Tarifvertrags: Falls Ihr Unternehmen einem Tarifvertrag unterliegt, überprüfen Sie diesen auf spezielle Regelungen zur Urlaubsübertragung. Es kann sein, dass der Tarifvertrag abweichende Regelungen zum Bundesurlaubsgesetz enthält.

6. Dokumentation: Halten Sie alle Urlaubsanträge und -genehmigungen sorgfältig dokumentiert. Dies ist wichtig für die Personalverwaltung und kann auch bei eventuellen Unstimmigkeiten hilfreich sein.

7. Erinnerungen senden: Erwägen Sie, Erinnerungen zu senden, wenn der Stichtag näher rückt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihren Urlaub rechtzeitig planen und nehmen.

Durch die Beachtung dieser Punkte können Sie als Arbeitgeber dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter ihren wohlverdienten Urlaub nutzen und gleichzeitig die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Hinweis: Vererbbarkeit von Urlaubsansprüchen: Endet das Arbeitsverhältnis durch den Tod des Arbeitnehmers, können dessen Erben den Abgeltungsanspruch geltend machen – auch für tariflichen Mehrurlaub (BAG, 22.01.2019 – 9 AZR 45/16).

Dauererkrankung – Sonderfall mit Frist

Bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit gilt:

• Urlaub, der vor der Erkrankung entstanden ist, verfällt nur bei Hinweispflichtverletzung des Arbeitgebers.

• Urlaub, der während der Krankheit entsteht, verfällt nach 15 Monaten auch ohne Hinweis (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 245/19).

Urlaubsansprüche sind vererbbar: Was Arbeitgeber wissen müssen

Der Tod eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin ist nicht nur ein emotionaler Verlust für das Team und das Unternehmen, sondern bringt auch rechtliche und finanzielle Verpflichtungen mit sich. Eine dieser Verpflichtungen betrifft die Abrechnung von Lohn und Gehalt, einschließlich gewährter Extras und des offenen Urlaubsanspruchs des Verstorbenen. Die Vererbbarkeit von Urlaubsansprüchen ist ein Thema, das viele Arbeitgeber möglicherweise überrascht, aber es ist ein wichtiger Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt.

Rechtlicher Hintergrund

Das Arbeitsverhältnis endet grundsätzlich mit dem Tod des Arbeitnehmers. Es gibt keine gesetzliche Regelung, die eine Fortzahlung des Lohns über den Tod hinaus vorsieht. Allerdings können Tarifverträge oder in seltenen Fällen auch Arbeitsverträge eine längere Lohnfortzahlung festlegen.

Die Rolle des Europäischen Gerichtshofs (EuGH)

Der EuGH hat 2014 in einem wegweisenden Urteil (Az.: C-118/13) die Vererbbarkeit von Urlaubsansprüchen bejaht. Seitdem können Erben eines verstorbenen Arbeitnehmers eine Urlaubsabgeltung verlangen. Dies stellt eine signifikante Änderung der vorherigen Rechtslage dar und hat direkte Auswirkungen auf die Praxis der Urlaubsabgeltung bei Tod eines Arbeitnehmers.

Berechnung des vererbbaren Urlaubsanspruchs

Als Arbeitgeber berechnen Sie den Bruttowert des vererbten Resturlaubs genauso wie bei einem ausscheidenden Mitarbeiter. Die Auszahlung ist sozialversicherungspflichtig. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 22.01.2019 entschieden (Az.: 9 AZR 45/16), dass der Anspruch noch während des Arbeitsverhältnisses bei dem Arbeitnehmer entstanden ist und dementsprechend als einmalige Einnahme aus der Beschäftigung zu werten ist. Dies bedeutet, dass Urlaubsabgeltungen aus Anlass des Todes eines Arbeitnehmers als Arbeitsentgelt anzusehen sind und mit der letzten Gehaltsabrechnung auszuzahlen sind.

Steuer- und Sozialversicherungspflicht

Während die Sozialversicherung das Entstehungsprinzip anwendet, gilt im Steuerrecht das Zuflussprinzip. Das bedeutet, dass die Urlaubsabgeltung nicht mehr vom Gehalt des Verstorbenen zu versteuern ist, sondern von seinen oder ihren Erben im Rahmen ihrer Steuererklärung. Die Einmalzahlung unterliegt der üblichen Verbeitragung in der Sozialversicherung.

Ausnahmen und Besonderheiten

Es ist möglich, die Vererbbarkeit des "übergesetzlichen" Urlaubsanspruchs, der über das Bundesurlaubsgesetz hinausgeht, auszuschließen. Dies muss jedoch klar im Arbeitsvertrag geregelt sein. Tarifliche Ansprüche können nur dann per Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden, wenn der Tarifvertrag selbst eine entsprechende Öffnungsklausel enthält. Die Vererbbarkeit des Zusatzurlaubs für schwerbehinderte Mitarbeiter nach § 208 SGB IX lässt sich nicht begrenzen.

Fazit: Hinweispflichten beachten

Das Urlaubsrecht ist dynamisch – und Fehler sind teuer. Arbeitgeber sollten die Hinweispflichten ernst nehmen und ihre Prozesse regelmäßig überprüfen. Arbeitnehmer wiederum sollten ihre Ansprüche kennen und bei Unsicherheiten aktiv nachfragen.

Aktuelles + weitere Infos

Aktuelle Risiken in der Praxis

Beendete Arbeitsverhältnisse vor 2019

Verjährung kann bereits eingetreten sein, wenn keine rechtzeitige Geltendmachung erfolgte.

Beendete Arbeitsverhältnisse ab 2019

Ansprüche können verjähren – drei Jahre ab Ende des Jahres der Beendigung.

Laufende Arbeitsverhältnisse ohne Belehrung

Urlaubsansprüche summieren sich über Jahre auf – inklusive des Risikos erheblicher Nachzahlungen.

Arbeitsvertrag rechtssicher gestalten

Berücksichtigen Sie im Arbeitsvertrag:

• Klare Trennung zwischen gesetzlichem und vertraglichem Urlaub

• Ausschluss von Mitwirkungspflichten beim vertraglichen Zusatzurlaub

• Verfallsklauseln für den vertraglichen Zusatzurlaub, die unabhängig von Mitwirkungspflichten greifen

Praxistipps für Arbeitgeber

Um Rechtsstreitigkeiten und teure Nachforderungen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber folgende Punkte beachten:

1. Übersicht schaffen: Wie viele Urlaubstage sind offen? Aus welchem Jahr? Gesetzlich oder vertraglich?

2. Hinweis erteilen: Jährlich und klar über Verfall und Verjährung informieren.

3. Urlaub vorschlagen: Konkrete Zeiträume anbieten.

4. Fristen setzen: Auffordern, den Urlaub bis zu einem bestimmten Datum zu beantragen.

➡️ Tipp: Verwenden Sie ein Musterschreiben mit klaren Hinweisen und Fristen.

Warum Arbeitgeber Urlaubsansprüche klären sollten

Hier sind die wichtigsten Gründe, warum Sie sich jetzt um den Urlaub Ihrer Mitarbeiter kümmern sollten:

• Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht rechtzeitig schriftlich darauf hinweisen, dass ihr Urlaub verfallen kann, drohen Rechtsstreitigkeiten. Die Gerichte haben in der Vergangenheit entschieden, dass ein solcher Hinweis zwingend erforderlich ist, um den Verfall von Urlaubstagen zu rechtfertigen.
• Vermeidung von Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern: Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub nicht nehmen können, weil sie nicht rechtzeitig darauf hingewiesen wurden, sind sie in der Regel verärgert. Dies kann sich negativ auf die Arbeitsmoral und die Produktivität auswirken.
• Sicherung des Betriebsbetriebs: Wenn Mitarbeiter ihren Urlaub nicht nehmen können, kann dies zu Engpässen im Betriebsablauf führen. Dies ist insbesondere in der Urlaubszeit selbst, aber auch in der Zeit davor und danach der Fall.

Was sollten Sie tun?

• Prüfen Sie, welche Mitarbeiter ihren Urlaub bisher nicht vollständig genommen haben.
• Erstellen Sie für diese Mitarbeiter eine Übersicht über den noch zustehenden Urlaub.
• Schreiben Sie den Mitarbeitern eine schriftliche Mitteilung, in der Sie sie auf den drohenden Verfall ihres Urlaubs hinweisen.
• Senden Sie die Mitteilung so rechtzeitig, dass die Mitarbeiter noch genügend Zeit haben, ihren Urlaub zu nehmen.

Musterschreiben für den Hinweis auf den drohenden Verfall von Urlaubstagen:

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

wie Sie wissen, muss Urlaub grundsätzlich im Kalenderjahr genommen werden, in dem er entstanden ist. Aus betrieblichen oder persönlichen Gründen kann Urlaub jedoch auch in das Folgejahr übertragen werden.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie bisher noch [Anzahl] Urlaubstage aus dem Jahr 2023 nicht genommen haben. Diese Urlaubstage verfallen, wenn sie nicht bis zum 31. März 2024 gewährt und genommen werden.

Bitte teilen Sie uns bis zum [Datum] mit, ob Sie Ihren Resturlaub noch in 2023 nehmen möchten. Wenn dies nicht möglich ist, werden wir mit Ihnen einen Termin für die Urlaubsnahme im Jahr 2024 vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Tipp:

Sie können die oben genannten Fristen auch in Ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung regeln. Dies kann für Sie als Arbeitgeber eine gewisse Rechtssicherheit schaffen.

Warum Sie Zusatzurlaub vertraglich besonders regeln sollten

In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten kann es für Unternehmen von Vorteil sein, Mitarbeiter durch zusätzliche Anreize wie Zusatzurlaub zu motivieren. Während Zusatzleistungen wie dieser oft weniger steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abgaben nach sich ziehen und somit beide Seiten entlasten, erfordern sie eine sorgfältige vertragliche Gestaltung, um spätere Probleme zu vermeiden.

Die Herausforderung des Zusatzurlaubs

Zusätzlich zum gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen bei einer 5-Tage-Woche gewähren viele Unternehmen freiwillig mehr Urlaubstage. Diese Großzügigkeit kann jedoch unerwartete rechtliche Folgen haben, wie die Vererbung des Urlaubsanspruchs im Todesfall eines Mitarbeiters – einschließlich des zusätzlich gewährten Urlaubs. Dies wurde in einer früheren Ausgabe unseres Newsletters vom 6. März 2024 diskutiert.

Die Risiken des nicht separierten Urlaubsanspruchs

Wenn der gesamte Urlaubsanspruch, zum Beispiel 30 Tage, als einheitliches "Paket" behandelt wird, teilt der zusätzliche Urlaub das Schicksal des gesetzlichen Urlaubs. Das bedeutet unter anderem:

• Verfall des Zusatzurlaubs: Der übergesetzliche Urlaub kann ins Folgejahr übertragen werden, verfällt jedoch spätestens am 31. März, auch wenn der Mitarbeiter durchgehend krank war.
• Keine Auszahlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses : Am Ende des Arbeitsverhältnisses wird nur der gesetzliche Mindesturlaub ausgezahlt.
• Reduktion bei Eintritt oder Austritt: Bei einem Arbeitsbeginn oder -ende in der zweiten Jahreshälfte wird der Urlaubsanspruch gezwölftelt.

Lösungsansätze: Klare Trennung in Vertragsklauseln

Um diese und weitere Probleme zu vermeiden, ist es ratsam, den Jahresurlaubsanspruch vertraglich klar in gesetzlichen und zusätzlichen ("überobligatorischen") Urlaub zu trennen. Hierzu ein Beispiel aus einem Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Nürnberg, das die Rechtsprechung auf diesem Gebiet verdeutlicht:

• Klauselbeispiel: Der Arbeitnehmer erhält 30 Arbeitstage Urlaub pro Jahr. Davon sind 20 Tage gesetzlicher Mindesturlaub und 10 Tage vertraglicher Zusatzurlaub. Der Zusatzurlaub reduziert sich anteilig, wenn kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht.

Fazit

Die vertragliche Aufspaltung des Urlaubsanspruchs in einen gesetzlichen und einen zusätzlichen Teil bietet mehrere Vorteile. Sie ermöglicht eine klarere Handhabung bei Krankheit, Kündigung oder Tod des Mitarbeiters und schützt das Unternehmen vor rechtlichen Fallstricken. Um sicherzustellen, dass Ihre Urlaubsklauseln korrekt formuliert sind und mit den bestehenden Arbeitsverträgen harmonieren, empfiehlt es sich, rechtlichen Rat bei Ihrem Verband oder einem spezialisierten Anwalt einzuholen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Vertragsklauseln den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fair und transparent sind.

Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich – BAG bestätigt Schutz des Mindesturlaubs

BAG, Urteil vom 03.06.2025 – 9 AZR 104/24
(Pressemitteilung vom 03.06.2025)

Urlaub kann man nicht einfach „wegvergleichen“ – auch nicht in einem gerichtlichen Vergleich. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 3. Juni 2025 erneut klargestellt. Ein Arbeitnehmer kann selbst im Rahmen eines Vergleichs nicht wirksam auf seinen gesetzlichen Mindesturlaub verzichten , wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht.

Der Fall im Überblick

Ein Betriebsleiter war vom 1. Januar 2019 bis zum 30. April 2023 beschäftigt. Im Jahr 2023 war er durchgehend arbeitsunfähig krank. In einem gerichtlichen Vergleich vom 31. März 2023 einigten sich die Parteien auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum 30. April 2023 gegen Zahlung einer Abfindung von 10.000 Euro. In Ziffer 7 des Vergleichs hieß es pauschal: „Urlaubsansprüche sind in natura gewährt.“

Trotzdem klagte der Arbeitnehmer auf Abgeltung von sieben Tagen gesetzlichen Mindesturlaubs aus dem Jahr 2023 – und bekam recht. Das BAG wies die Revision der Arbeitgeberin fast vollständig ab.

Das sagt das BAG

• Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch nach § 7 Abs. 4 BUrlG kann nicht ausgeschlossen oder abgegolten werden , solange das Arbeitsverhältnis noch besteht.

• Eine Regelung im Prozessvergleich, die einen solchen Verzicht vorgibt, ist nach § 134 BGB unwirksam.

• Dies gilt auch dann, wenn bereits bei Vergleichsschluss feststeht, dass der Urlaub krankheitsbedingt nicht mehr genommen werden kann.

• Ein Verzicht auf Urlaubsabgeltung ist nur nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

• Der Hinweis auf „gegenseitiges Nachgeben“ im Vergleich half der Arbeitgeberin nicht: Der Fall bot keinen tatsächlichen Streit , denn die Arbeitsunfähigkeit des Klägers war unstrittig – ein sogenannter Tatsachenvergleich lag damit nicht vor.

Warum das auch steuerlich relevant ist

Für Arbeitgeber und Berater ist das Urteil nicht nur arbeitsrechtlich, sondern auch steuerlich bedeutsam:

• Abgeltung von Urlaub bei Beendigung ist regelmäßig lohnsteuerpflichtig. Wird sie übersehen oder unzutreffend bewertet, drohen Lohnsteuer-Nachforderungen .

• Im Rahmen von Vergleichsverhandlungen über Abfindungen sollte der verbleibende Urlaubsanspruch immer gesondert behandelt und nicht „pauschal erledigt“ werden.

• Buchhalterische Rückstellungen für Urlaubsansprüche sind ggf. anzupassen, wenn ein Verzicht irrtümlich unterstellt wurde.

Fazit

Ein gerichtlicher Vergleich ersetzt keinen rechtmäßigen Verzicht auf gesetzlichen Urlaub.
Selbst ein scheinbarer Konsens im Vergleichstext ist unwirksam, wenn er gegen zwingendes Urlaubsrecht verstößt.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Urlaubsansprüche immer sauber erfassen und korrekt abgelten – pauschale Regelungen können teuer werden.

Tipp: Noch mehr hilfreiche Steuerrechner

Mehr Infos zu Rückstellungen im Steuerlexikon:

• Garantie
• Gewährleistungen
• Kulanz
• Mehrsteuern
• Pensionsverpflichtung
• ungewisse Verbindlickeiten
• tatsächliche Inanspruchnahme

Rechtsgrundlagen zum Thema: Urlaub