Einleitung
Das Bayerische Landesamt für Steuern hat sich jüngst sehr ausführlich mit der Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen befasst. Dieses Thema ist für die Praxis von großer Bedeutung, da immer mehr Mandanten – insbesondere Freiberufler und Gewerbetreibende – das Onlinebanking nutzen.
Hintergrund
In den letzten Jahren hat sich im Onlinebanking etabliert, dass Banken ihre Kontoauszüge ausschließlich in digitaler Form an die Kunden übermitteln. Diese digitalen Kontoauszüge werden entweder als Bilddateien (z. B. im tif- oder pdf-Format) oder in maschinell auswertbarer Form (z. B. als xls- oder csv-Datei) zur Verfügung gestellt. Der Versand per Post wird oft nicht mehr angeboten oder ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Aufbewahrungspflichten
Es ist vielen Mandanten nicht bewusst, dass ein elektronisch übermittelter Kontoauszug als originär digitales Dokument betrachtet wird. Das bedeutet, dass die in digitaler Form eingegangenen Unterlagen auch digital aufbewahrt werden müssen. Ein Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (AO). Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Anforderungen an die digitale Aufbewahrung
Das Bayerische Landesamt für Steuern erinnert an die allgemeinen Regeln für die digitale Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen:
- Verfügbarkeit und Lesbarkeit: Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- System- und Verfahrensdokumentation: Aus der Dokumentation muss hervorgehen, auf welche Weise die elektronischen Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
Besonderheiten bei auswertbaren Formaten
Besondere Vorsicht ist bei der Übermittlung von Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten geboten. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten. Diese Unveränderbarkeit muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.
Rettungsanker: Archivierung bei der Bank
Ein wichtiger Hinweis für Mandanten: Es reicht aus, wenn die Kontoauszüge beim Kreditinstitut archiviert werden und der Kunde während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Zugriff darauf hat. Mandanten sollten daher unbedingt klären, ob diese Zugriffsmöglichkeit gewährleistet ist. Dann sind sie bezüglich der Aufbewahrungspflicht auf der sicheren Seite.
Wechsel der Bankverbindung
Beim Wechsel der Bankverbindung muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die alten Kontoauszüge weiterhin möglich ist. Hier sollte eine Vereinbarung mit dem alten Kreditinstitut getroffen werden.
Alternative: Papier-Sammelkontoauszug
Laut einer älteren Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern genügt es den Anforderungen der Abgabenordnung auch, wenn die Bank am Monatsende einen Sammelkontoauszug in Papierform per Post verschickt und dieser von den Mandanten aufbewahrt wird.
Fazit
Die korrekte Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen ist für viele Mandanten ein wichtiges Thema. Es ist essenziell, dass diese Unterlagen in ihrer ursprünglichen digitalen Form aufbewahrt werden und dass Systeme eingesetzt werden, die die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen. Die Klärung, ob die Bank eine Archivierung der Kontoauszüge bietet, kann den Mandanten zusätzliche Sicherheit geben. Steuerberater sollten ihre Mandanten über diese Pflichten aufklären und unterstützen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.