Einleitung

Das Thema des ersetzenden Scannens ist in der modernen Bürokratie nicht mehr wegzudenken, besonders wenn es um die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten geht. Beim ersetzenden Scannen wird ein Papierdokument eingescannt, das Original vernichtet und die Datei dann elektronisch aufbewahrt. Dieser Vorgang wirft jedoch wichtige Fragen auf, insbesondere bezüglich des Beweiswerts der elektronischen Kopie in einem Streitfall.

Studie zur Beweiskraft digitaler Dokumente

Eine von der Universität Kassel und der DATEV durchgeführte Simulationsstudie hat die Beweiskraft verschiedener digitaler Scan- und Speicherverfahren vor Gericht untersucht. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass der Beweiswert eines Papieroriginals nicht zwangsläufig höher ist als der einer digitalen Kopie. In den simulierten Gerichtsprozessen wurde deutlich, dass digitale Kopien von Papierbelegen in der Regel ausreichen, um vor Gericht zu bestehen. Die elektronische Kopie steht dem Original in nichts nach, solange keine Zweifel an der Echtheit des Scans bestehen.

Aktuelle Rechtslage und Beratung

Trotz dieser Erkenntnisse ist es Beratern momentan nicht zu empfehlen, ihren Mandanten zu raten, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten. Die rechtliche Anerkennung von gescannten Dokumenten ist immer noch eine Grauzone, und es bedarf klarer gesetzlicher Regelungen, die den gleichen Beweiswert von digitalen und Papierdokumenten feststellen.

Potenzial für Bürokratieabbau

Die Möglichkeit, Papierdokumente nach dem Scannen sicher vernichten zu können, würde vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Dies würde nicht nur den Bürokratieaufwand verringern, sondern auch die internen Abläufe optimieren und Ressourcen freisetzen.

Muster-Verfahrensdokumentation

Um Unternehmen beim ersetzenden Scannen zu unterstützen, haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen von Buchungsbelegen entwickelt. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert die notwendigen Schritte vom Posteingang über die Prüfung, Digitalisierung bis hin zur Archivierung der Dokumente. Darüber hinaus werden Anforderungen an die Hard- und Software, die Unterweisung der Mitarbeiter, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte sowie Kriterien für ein internes Kontrollsystem festgelegt.

Fazit

Das ersetzende Scannen bietet ein enormes Rationalisierungspotenzial und kann einen wesentlichen Beitrag zum Bürokratieabbau leisten. Allerdings ist es entscheidend, dass der Gesetzgeber bald klare Regelungen schafft, die den Beweiswert gescannter Dokumente dem der Papieroriginale gleichstellen. Bis dahin sollten Unternehmen die bestehenden Muster-Verfahrensdokumentationen nutzen, um ihre Prozesse entsprechend den aktuellen Anforderungen zu gestalten und rechtlich abzusichern.