Rückstellung dem Grunde nach

Unternehmen sind rechtlich verpflichtet, Rückstellungen für die erwarteten Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden. Diese Verpflichtung ergibt sich aus einer öffentlich-rechtlichen Notwendigkeit. Da die Aufbewahrungspflicht eine direkte gesetzliche Anforderung darstellt, muss sie sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz berücksichtigt werden, was durch den Maßgeblichkeitsgrundsatz unterstützt wird.

Die Passivierung dieser Rückstellung hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere davon, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und wie lange diese Pflicht besteht. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren haben; einige sind kürzer oder überhaupt nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt werden, fehlt es an einer rechtlichen Verpflichtung zur Rückstellungsbildung.

Rückstellung der Höhe nach

Berücksichtigungsfähige Kosten

Bei der Passivierung der Rückstellung muss der Betrag angesetzt werden, der voraussichtlich zur Erfüllung der Verpflichtung am Bilanzstichtag notwendig ist. Diese Bewertung umfasst die Einzelkosten sowie einen angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten. Zu den berücksichtigungsfähigen Kosten zählen unter anderem:

• Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung nicht archivierter Unterlagen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres, das Brennen von Datenträgern und die Datensicherung.
• Raumkosten für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung dienen, inklusive anteiliger Miete, Gebäudeabschreibung, Grundsteuer und weitere laufende Kosten.
• Abschreibung für Einrichtungsgegenstände wie Regale und Schränke.
• Anteilige Finanzierungskosten für technische Geräte und Archivräume.

Nicht rückstellungsfähige Kosten

• Kosten für die zukünftige Anschaffung zusätzlicher Lagermittel.
• Entsorgungskosten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Einlagerungskosten für zukünftig entstehende Unterlagen.

Berechnung der Rückstellung

Die Rückstellung kann auf zwei Arten berechnet werden:

1. Individuelle jährliche Kosten: Hierbei werden die Kosten für jedes Jahr separat berechnet und mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert.
2. Pauschale Berechnung: Die jährlichen Kosten werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert, was dem arithmetischen Mittel der Jahre 1 bis 10 entspricht. Diese Methode wird in der Praxis oft bevorzugt, um die Berechnung zu vereinfachen.

Besonderheiten für Steuerberater

Steuerberater dürfen für die Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum keine Rückstellung bilden, da weder eine öffentlich-rechtliche noch eine zivilrechtliche Verpflichtung besteht.

Abzinsung der Rückstellung

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen, da die Verpflichtung mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt und somit kein relevanter Zeitraum für eine Abzinsung vorliegt.

Handelsrechtlicher Höchstansatz

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten. Dies wurde durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs bestätigt.

Siehe auch https://www.steuerschroeder.de/Steuerrechner/Rueckstellung-Archiv.html