Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen aufbewahren, revolutioniert. Die Nutzung von Cloud-Diensten bietet zahlreiche Vorteile, birgt jedoch auch spezifische Herausforderungen und Anforderungen, insbesondere in Bezug auf die Vorgaben des Finanzamts. Dieser Blogbeitrag beleuchtet, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihre steuerrelevanten Unterlagen in der Cloud speichern.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Bilanzen und Geschäftskorrespondenz über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre. Diese Fristen müssen auch bei der Nutzung von Cloud-Diensten strikt eingehalten werden.

Aufbewahrung von Papierrechnungen

Traditionell werden Papierrechnungen in einem Archiv am Unternehmensstandort aufbewahrt. Alternativ ist es jedoch auch erlaubt, diese an anderen Orten innerhalb Deutschlands zu lagern. Wichtig ist dabei, dass die Unterlagen jederzeit zugänglich sind und im Bedarfsfall schnell bereitgestellt werden können.

Beispiel: Auslagerung von Papierrechnungen

Angenommen, Ihr Unternehmen befindet sich in Köln, aber der Platz in Ihren Geschäftsräumen ist begrenzt. Daher entscheiden Sie sich, Ihre Papierrechnungen in einer umgebauten Scheune in Siegburg zu lagern. Dies ist zulässig, da die Unterlagen innerhalb Deutschlands aufbewahrt werden und Sie jederzeit darauf zugreifen können.

Aufbewahrung von elektronischen Daten

Die Speicherung elektronischer Daten in der Cloud bietet Flexibilität und erleichtert den Zugriff. Allerdings gibt es hierbei einige wichtige Punkte zu beachten:

• Speicherort: Elektronische Daten dürfen auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden. Befinden sich die Server außerhalb der EU, ist dies nur zulässig, wenn das Finanzamt zuvor informiert wurde und eine entsprechende Bewilligung vorliegt.
• Zugriffssicherheit: Es muss gewährleistet sein, dass die Daten revisionssicher und jederzeit zugänglich sind. Das bedeutet, dass die Daten vor Manipulation geschützt und im Originalzustand abrufbar sein müssen.

Beispiel: Nutzung von OneDrive

Nehmen wir an, Sie nutzen OneDrive, um Ihre elektronischen Rechnungen zu speichern, und die entsprechenden Server befinden sich in den USA. Diese Auslagerung ist nur dann zulässig, wenn Sie das Finanzamt vorher informieren und einen „Antrag zur Aufbewahrung und Führung von elektronischen Büchern und Aufzeichnungen außerhalb des Geltungsbereichs der Abgabenordnung“ stellen. Ohne eine solche Bewilligung müssen die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert werden.

Maßnahmen zur Einhaltung der Anforderungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Cloud-Lösung den Anforderungen des Finanzamts entspricht, sollten Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Überprüfung des Cloud-Dienstes: Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen genutzte Cloud-Dienst die gesetzlichen Anforderungen an die Datenspeicherung und -sicherheit erfüllt.
2. Einhalten der Aufbewahrungsfristen: Ihre Cloud-Lösung muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren garantieren.
3. Revisionssicherheit: Die Datenhaltung muss revisionssicher sein und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen.

Tipp: Nützliche Informationen zum Datenschutz beim Cloud Computing finden Sie in der Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden. Weitere Hinweise zur Informationssicherheit bei Cloud-Diensten bietet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Fazit

Die Nutzung von Cloud-Diensten zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen kann erhebliche Vorteile bieten, sofern die gesetzlichen Vorgaben beachtet werden. Durch sorgfältige Auswahl und Nutzung der Cloud-Dienste stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sicher und gesetzeskonform gespeichert werden.

Mehr Infos siehe auch Aufbewahrungsfristen