Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat kürzlich wichtige Hinweise zur Handhabung von Kontierungsvermerken auf elektronisch erstellten und versandten Eingangsrechnungen gegeben. Dies ist ein besonders relevantes Thema, da in der heutigen Zeit immer mehr Unternehmen auf vollelektronische Buchführungssysteme umsteigen.

Hintergrund

Mit dem Aufkommen digitaler Technologien und der wachsenden Verbreitung von E-Rechnungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Buchhaltungspraktiken entsprechend anzupassen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) spielen dabei eine entscheidende Rolle. Seit dem 1. Januar 2015 sind diese Richtlinien für alle Veranlagungszeiträume bindend und setzen den Rahmen für den korrekten Umgang mit digitalen Belegen.

Kontierungsvermerke auf elektronischen Rechnungen

Nach den Vorgaben der GoBD müssen bestimmte Angaben auf einer Rechnung klar erkennbar sein, um deren ordnungsgemäße Verbuchung und Ablage zu gewährleisten. Dazu zählen:

• Kontierung: Wie soll der Betrag zugeordnet werden?
• Ordnungskriterium für die Ablage: Nach welchem System soll die Rechnung abgelegt werden?
• Buchungsdatum: Wann wurde der Beleg verbucht?

Traditionell wurden diese Angaben direkt auf Papierbelegen vermerkt. Bei elektronischen Rechnungen sieht die Lage jedoch anders aus: Hier können und müssen die erforderlichen Informationen über eine elektronische Verknüpfung, wie einen eindeutigen Index oder Barcode, angebracht werden.

Rechtliche Anforderungen und Umsetzung

Die elektronische Verknüpfung muss so gestaltet sein, dass der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht und damit überprüfbar bleibt. Änderungen am Dokument, wie das Anbringen von Buchungsvermerken, müssen lückenlos protokolliert und mit dem Dokument gespeichert werden. Die Verfahrensdokumentation muss transparent darlegen, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Die praktische Bedeutung

Diese Vorgaben bedeuten für Unternehmen, dass sie ihre Systeme so einrichten müssen, dass alle erforderlichen Informationen nahtlos in den digitalen Workflow integriert werden können. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert sowohl interne Prüfungen als auch Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

Fazit

Das ersetzende Scannen und die digitale Archivierung von Dokumenten bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Zugänglichkeit. Die Einhaltung der GoBD sorgt dabei für die notwendige Rechtssicherheit. Unternehmen sind gut beraten, in moderne Buchführungssysteme zu investieren, die nicht nur den aktuellen rechtlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch zukünftige Audits problemlos bewältigen können.

Die Vorgaben des BayLfSt und die Prinzipien der GoBD gewährleisten, dass auch in einer zunehmend digitalisierten Welt die Integrität der Buchführung gewahrt bleibt. Dies ist essentiell, um das Vertrauen in finanzielle Berichterstattungen und letztlich in die Wirtschaft insgesamt zu stärken.