Steuern & Recht

Fahrtenbuch nicht nachträglich leserlich machen

Ein Fahrtenbuch dient als wichtiger Nachweis für die betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs. Auch wenn es verlockend erscheint, vor einer Betriebsprüfung noch einmal an der Lesbarkeit zu feilen, kann dies gravierende Folgen haben. Der Grund: Stellt der Betriebsprüfer fest, dass das Fahrtenbuch nachträglich bearbeitet wurde, verliert es seine Wirksamkeit.

Mindestangaben im Fahrtenbuch

Gemäß R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR (Lohnsteuerrichtlinie) sollte ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch folgende Angaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt;
  • Reiseziel und Reiseroute;
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
  • Nachweis der privaten Fahrten.

Anforderungen des Finanzamts an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein anerkanntes Fahrtenbuch muss:

  • Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen,
  • vollständig und lückenlos geführt sein,
  • „in sich geschlossen“ sein,
  • frei von nachträglichen Änderungen oder Ergänzungen sein.

BFH urteilt über nachträgliche Änderungen

In einem Fall vor dem Bundesfinanzhof (BFH, Urteil vom 13.11.2012, VI R 3/12, BFH/NV 2013 S. 526) wurde ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch geprüft.

Obwohl die Grundaufzeichnungen Datum, Uhrzeit, Kilometerstände und gefahrene Kilometer enthielten, fehlten detaillierte Angaben zu Reiseroute und Ziel. Stattdessen war lediglich „Außendienst“ vermerkt. Die genauen Angaben zu besuchten Personen oder Firmen wurden aus einer separaten, elektronisch geführten Liste des Arbeitgebers entnommen.

Der BFH erkannte das Fahrtenbuch nicht an, da es nicht vollständig und nicht „in sich geschlossen“ war. Bereits in einem früheren Urteil (BFH, Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10, BStBl 2012 II S. 505) hatte der BFH klargestellt, dass nachträglich erstellte oder ergänzte Aufzeichnungen nicht anerkannt werden.

Fazit:

Egal ob elektronisch oder handschriftlich: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss von Beginn an korrekt geführt werden. Alle relevanten Informationen sollten unmittelbar nach der jeweiligen Fahrt eingetragen werden. Eine nachträgliche Ergänzung oder Korrektur kann zur Verwerfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt führen.

Wer sein Fahrtenbuch nachträglich verschönert oder korrigiert, riskiert die steuerliche Anerkennung. Daher sollten alle Angaben von Anfang an präzise, vollständig und leserlich dokumentiert werden.

Tipp: Eine saubere und leserliche Schrift ist natürlich vorteilhaft, aber sie sollte von Anfang an beachtet werden und nicht erst im Nachhinein optimiert werden.