Form bei E-Akte: Steuerberater dürfen keine Word-Dateien versenden

BRAK, Mitteilung vom 04.10.2024 zum Beschluss V R 1/24 des BFH vom 30.08.2024

In einem aktuellen Beschluss hat der Bundesfinanzhof (BFH) klargestellt, dass elektronische Dokumente in Verfahren mit E-Akte nur dann wirksam eingereicht werden, wenn sie im PDF- oder TIFF-Format übermittelt werden. Word-Dokumente (DOCX) sind dabei nicht formgerecht. Damit schließt sich der BFH der gleichlautenden Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) an (Beschluss vom 30.08.2024, Az. V R 1/24).

Hintergrund: Nur PDF oder TIFF sind zulässig

Nach § 2 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) sind elektronische Dokumente ausschließlich in den Formaten PDF oder TIFF zulässig. Diese strenge Formvorschrift dient laut BFH dazu, die Rechtssicherheit zu gewährleisten. PDF-Dateien sind nicht nur sicher vor Manipulationen, sondern können auch von den meisten Computersystemen gelesen werden und bieten Schutz vor Schadsoftware. Zudem ermöglichen sie eine barrierefreie Darstellung.

Der Fall: Steuerberatergesellschaft übermittelt Word-Datei

In dem vorliegenden Fall hatte eine Steuerberatungsgesellschaft ihre Revision per DOCX-Datei über ihr besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) bei Gericht eingereicht. Die Geschäftsstelle des BFH wies daraufhin umgehend darauf hin, dass eine Übermittlung elektronischer Dokumente nur im PDF- oder TIFF-Format gestattet ist und das eingereichte Dokument somit nicht formgerecht sei. Gleichzeitig wurde auf die Möglichkeit einer Heilung des Formfehlers gemäß § 52a Abs. 6 der Finanzgerichtsordnung (FGO) hingewiesen, sofern das Dokument unverzüglich in einem geeigneten Format nachgereicht würde.

Trotz dieses Hinweises reichte die Prozessbevollmächtigte die Revisionsschrift nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist in einem der zulässigen Formate nach. Erst die Revisionsbegründung wurde im PDF-Format übermittelt – jedoch zu spät.

BFH: Gesetz ist eindeutig

Der BFH verwarf die Revision als unzulässig, da die Formvorschriften nicht eingehalten wurden. Eine Wiedereinsetzung kam ebenfalls nicht in Betracht, da es sich bei der Steuerberatergesellschaft um eine Berufsgruppe handelt, die das Verfahrensrecht kennen muss.

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV „ist“ ein elektronisches Dokument im Dateiformat PDF oder TIFF einzureichen. Dabei handelt es sich um eine zwingende Vorschrift, so der BFH. Ein Dokument, das in einem nicht vorgeschriebenen Format übermittelt wird, kann somit nicht wirksam bei Gericht eingereicht werden.

Der Beschluss des BFH steht im Einklang mit den Urteilen des BAG und des BGH, die ebenfalls entschieden haben, dass ein als Word-Dokument eingereichter Schriftsatz unzulässig ist (§ 46c Abs. 2 Satz 1 ArbGG bzw. § 32a Abs. 2 Satz 1 StPO). Offen bleibt nach dem aktuellen Beschluss jedoch, wie die Formvorschriften bei Papierakten zu bewerten sind.

Fazit: Steuerberater und andere Berufsgruppen sollten sich der strengen Vorschriften bewusst sein und sicherstellen, dass alle elektronischen Dokumente im PDF- oder TIFF-Format eingereicht werden, um Rechtsnachteile zu vermeiden.

Quelle: Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK)