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DATUM xx.xx.2013

BETREFF

 

GZ IV A 4 -S 0316/13/10003

DOK      2013/0296820 (bei Antwort bitte GZ und DOK angeben)

1. Internes Kontrollsystem (IKS)…………………………………………………………………………. 18
2. Datensicherheit………………………………………………………………………………………………..18
3. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen………………………………………19
4. Aufbewahrung…………………………………………………………………………………………………20
5. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit……………………………………………………….. 24
6. Datenzugriff…………………………………………………………………………………………………….26
7. ZertifizierungundSoftware-Testate…………………………………………………………………30
8. Anwendungsregelung………………………………………………………………………………………. 30

 

www.bundesfinanzministerium.de

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1. Anwendungsbereich

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations-und Kommunikations-Technik abgebildet.

Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektro­nischer Form geführt (z. B. als Datensätze) sowie die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt (steuerrelevante Daten).

Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 AO auch auf

Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. Bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. Damit sind die formellen GoB sinngemäß auf diese Aufzeich­nungen anzuwenden.

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Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäfts­vorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeu­tung sein können (BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl II 2010 S. 452). So dienen z. B. Kosten-stellen der Bewertung von Wirtschaftsgütern, von Rückstellungen oder als Grundlage für die Bemessung von Verrechnungspreisen und sind damit zum Verständnis und zur Überprüfung von Bedeutung. Dazu zählen auch alle Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elekt­

Werden Aufzeichnungen nach verschiedenen Rechtsnormen in einer Aufzeichnung zusam­mengefasst, müssen die zusammengefassten Aufzeichnungen den unterschiedlichen Zwecken genügen.

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1.2 Bücher

Der Begriff ist funktional unter Anknüpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu verste­hen. Die äußere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder auf Datenträgern) ist un­erheblich.

Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen (§ 238 Abs. 1 S. 1 HGB). Der Begriff Bücher umfasst

Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen nur dann, wenn alle Geschäftsvor­fälle vollständig und richtig in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend verbucht bzw. ver­arbeitet sind.

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1.5 Datenverarbeitungssystem; Haupt-, Vor-und Nebensysteme

Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektroni­schen Datenverarbeitung eingesetzte Hard-und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert und übermit­telt werden. Dazu gehören das Hauptsystem (z. B. Finanzbuchführungssystem) sowie Vor-und Nebensysteme (z. B. Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Scannen von Rechnungen und Übertragung in das Hauptsystem, Materialwirtschaft, Fakturie­

2.

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normen (z. B. §§ 238, 239, 257, 261 HGB) und steuerlichen Ordnungsvorschriften (insbeson­dere §§ 145 bis 147 AO).

Die allgemeinen Ordnungsvorschriften in den §§ 145 bis 147 AO gelten nicht nur für Buch­führungs-und Aufzeichnungspflichten nach § 140 AO und nach den §§ 141 bis 144 AO. Ins­besondere § 145 Abs. 2 AO betrifft alle zu Besteuerungszwecken gesetzlich geforderten Auf­zeichnungen, also auch solche, zu denen der Steuerpflichtige aufgrund anderer Steuergesetze

3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 S. 2 HGB)

Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unter­

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nehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Ab­wicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn-und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt. Die progressive und retrograde Prüfung muss über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein.

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sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners (BFH-Urteil vom 12.5.1966, BStBl III S. 372) -soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Ge­schäftsvorfalls (BFH-Urteil vom 1.10.1969, BStBl II 1970 S. 45) und ggf. unter Berücksichti­gung branchenspezifischer Mindestaufzeichnungspflichten.

Dies gilt auch für Bareinnahmen; der Umstand der sofortigen Bezahlung rechtfertigt keine Ausnahme von diesem Grundsatz (BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl II S. 599).

Urteil vom 24.6.1997, BStBl II 1998 S. 51), der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.

Erfundene Geschäftsvorfälle dürfen nicht erfasst, tatsächliche Geschäftsvorfälle dürfen nicht mit falschen Werten aufgezeichnet oder deren Erfassung oder Verarbeitung unterdrückt wer­den.

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So ist z. B. eine Bon-oder Rechnungserteilung ohne Registrierung der bar vereinnahmten Be­träge (Abbruch des Vorgangs) in einem DV-System unzulässig.

3.2.3 Zeitgerechtheit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB)

Das Erfordernis „zeitgerecht“ zu verbuchen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwi­schen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht (BFH-Urteil vom 25.3.1992, BStBl II S. 1010; BFH-Urteil vom 5.3.1965, BStBl III S. 285).

Werden bei der Erstellung der Bücher oder Aufzeichnungen Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der

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eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern (R 5.2 Abs. 1 EStR).

Jeder Geschäftsvorfall ist periodengerecht der Abrechnungsperiode zuzuordnen, in der er an­gefallen ist. Zwingend ist die Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsjahr oder zu einer nach Gesetz, Satzung oder Rechnungslegungszweck vorgeschriebenen kürzeren Rechnungsperio­de.

Bei der doppelten Buchführung sind die Geschäftsvorfälle so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und jederzeit ein Überblick über die Vermögens-und Ertragslage gewährleis­tet ist.

Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit les­bar gemacht werden können. Daraus ergibt sich für das DV-System insgesamt und ggf. für

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dessen Bestandteile die Kontenfunktion (Hauptbuch, siehe Tz. 5.3).

3.2.5 Grundsatz der Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB)

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB).

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Ein Buchungsbeleg in Papierform oder in elektronischer Form (z. B. Rechnung) kann ein oder mehrere Geschäftsvorfälle enthalten.

Aus der Verfahrensdokumentation (siehe Tz. 10.1) muss ersichtlich sein, wie die elektroni­schen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe Tz. 9) werden.

4.1

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Die Ablage der Belege und die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung müssen in an­gemessener Zeit nachprüfbar sein. So ist z. B. Beleg-oder Buchungsdatum, Kontoauszug­nummer oder Name bei umfangreichem Beleganfall mangels Eindeutigkeit in der Regel kein geeignetes Zuordnungsmerkmal für den Geschäftsvorfall.

4.3 Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege

Eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege in Papierform oder die entspre­chende Übernahme von Beleginformationen aus elektronischen Belegen (Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen) ist sicherzustellen. Diese Aufberei­tung der Belege ist insbesondere bei Fremdbelegen von Bedeutung, da der Steuerpflichtige im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handels-und Ge­schäftsbriefe (z. B. Eingangsrechnungen) hat.

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Für umsatzsteuerliche Zwecke können weitere Angaben erforderlich sein, wie z. B.:

• Einzelpreis (Bewertung),
• Valuta, Fälligkeit (Bewertung),
• Angaben zu Skonti, Rabatten (Bewertung),
• Zahlungsart (bar, Bank).

 

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4.4 Besonderheiten

Bei DV-gestützten Prozessen wird der Nachweis oft nicht durch konventionelle Belege er­bracht (z. B. Buchungen aus Fakturierungssätzen, die durch Multiplikation von Preisen mit entnommenen Mengen aus der Betriebsdatenerfassung gebildet werden). Die Erfüllung der Belegfunktion ist dabei durch die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens wie folgt nachzuweisen:

 

• Nachweis, dass die in der Dokumentation enthaltenen Vorschriften einem autorisierten Änderungsverfahren unterlegen haben (u. a. Zugriffsschutz, Versionsführung, Test-und Freigabeverfahren),
• Nachweis der Anwendung des genehmigten Verfahrens sowie
• Nachweis der tatsächlichen Durchführung der einzelnen Buchungen.

 

Bei Dauersachverhalten (z. B. monatliche AfA-Buchungen nach Anschaffung eines abnutz­baren Wirtschaftsguts) ist der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Parametern (z. B. Nutzungsdauer) Basis für die folgenden Automatikbuchungen. Der Anschaffungsbeleg ist bis zum Ende der Nutzungsdauer aufbewahrungspflichtig. Aus der Verfahrensdokumentation und der ordnungsmäßigen Anwendung des Verfahrens muss der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar sein.

5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung

Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeit­gerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 S.1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen (BFH-

Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge (Grundbuch) und in sachlicher Gliederung (Hauptbuch, Konten, siehe Tz. 5.2) dargestellt.

Damit verursacht jeder Geschäftsvorfall eine Buchung auf mindestens zwei Konten (Soll-und Habenbuchung).

Die Erfassung der Geschäftsvorfälle in elektronischen Grundaufzeichnungen bzw. im elek­tronischen Grundbuch (siehe Tz. 5.1) und die Verbuchung im Journal (siehe Tz. 5.2) kann or­ganisatorisch und zeitlich auseinander fallen (z. B. Grundaufzeichnung in Form von Kassen­auftragszeilen). In diesen Fällen gelten die Ordnungsvorschriften bereits mit der ersten Erfas­

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sung der Geschäftsvorfälle und müssen über alle nachfolgenden Prozesse erhalten bleiben

(z. B. Übergabe von Daten aus Vor-in Hauptsysteme).

5.1 Erfassung in Grundaufzeichnungen bzw. im Grundbuch

Die fortlaufende Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt zunächst in elektronischen Grundaufzeichnungen (Grundaufzeichnungsfunktion) oder Grundbüchern (Grundbuch­funktion), um die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls

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der zeitgerechten Erfassung in Grundbüchern (BFH-Urteil vom 16.9.1964, BStBl III S. 654). Zeitversetzte Buchungen im Journal genügen nur dann, wenn die Geschäftsvorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grundbüchern aufgezeichnet werden.

Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Verände­rung oder Löschung geschützt sind.

Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neu­

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Die vorstehenden Ausführungen gelten für die Nebenbücher entsprechend.

Bei der Übernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem müssen die zugehörigen Einzelauf­zeichnungen aus den Vor-und Nebensystemen erhalten bleiben.

6. Internes Kontrollsystem (IKS)

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8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen

Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprüng­lich oder erst später gemacht worden sind.

tenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nach­träglich veränderbar sein.

Systemfunktionalitäten oder Manipulationsprogramme, die diesen Anforderungen entgegen­wirken sollen, führen regelmäßig zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen Bücher und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen.

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9. Aufbewahrung

Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht in § 147 Abs. 1 AO besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht (BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl II 2010 S. 452; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl II S. 599).

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewah­rungs-und vorlagepflichtig (z. B. Finanzbuchhaltung hinsichtlich Drohverlustrückstellungen,

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tenträgern ausgeübt. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form auf­bewahrt werden und müssen über die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format). Dies gilt unabhängig da­von, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.

Bei den Daten und Dokumenten ist -wie bei den Informationen in Papierbelegen -auf deren

9.1 Maschinelle Auswertbarkeit

Eine maschinelle Auswertbarkeit ist u. a. gegeben, bei aufzeichnungs-und aufbewahrungs­pflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen,

• die mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
• die eine Volltextsuche ermöglichen,

 

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• die auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen.

Das Erfordernis der maschinellen Auswertbarkeit ist nach den tatsächlichen Informations­und Dokumentationsmöglichkeiten zu beurteilen.

Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs-und aufbe­wahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Un­

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Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, Verträge, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren.

Bei Einsatz von Kryptografietechniken sind die verschlüsselte und die entschlüsselte Unterla­ge und die verwendeten Schlüssel aufzubewahren. Werden Signaturprüfschlüssel verwendet, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren.

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unterneh­

9.3

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bewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform auf­bewahrt werden sollen.

Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nach­prüfbarkeit nicht beeinträchtigen.

9.4 Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel

Im Falle eines technisch oder betriebswirtschaftlich notwendigen Systemwechsels (z. B. Ab­schaltung Altsystem, Datenmigration) oder einer Auslagerung von Daten aus dem Produk­tivsystem ist es nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard-und Software des Pro-

Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist unzulässig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten sind.

10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die allgemeinen Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sind unter Tz. 3.1 aufgeführt.

Die Prüfbarkeit der formellen und sachlichen Richtigkeit bezieht sich sowohl auf einzelne

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Geschäftsvorfälle (Einzelprüfung) als auch auf die Prüfbarkeit des gesamten Verfahrens (Ver­fahrens-oder Systemprüfung anhand einer Verfahrensdokumentation).

Auch an die DV-gestützte Buchführung wird die Anforderung gestellt, dass Geschäftsvorfälle über die Dauer der Aufbewahrungsfrist retrograd und progressiv prüfbar bleiben müssen.

Die vorgenannten Anforderungen gelten für sonst erforderliche elektronische Aufzeichnungen sinngemäß (§ 145 Abs. 2 AO).

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Über den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Pro­grammidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Un­

10.2

stellten und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung (§ 194 AO) nicht erweitert; er wird durch die Prüfungsanordnung (§ 196 AO, § 5 BpO) bestimmt.

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11.1 Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO

Gegenstand der Prüfung sind die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften auf­zeichnungspflichtigen und die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Hierfür sind insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung und diesen vor-und nachgelagerte Systeme für den Datenzugriff bereitzu­stellen. Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich, so dass z. B. die Daten der Finanz­buchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteuer-Außenprüfung sein können.

Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Ver­fügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind. Dazu gehört auch ein Überblick über alle im

1. Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt zu­zugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard-und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm-und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Daten­

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bank) nutzt. Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard-und Software auf die elektro­nisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das DV-System des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus.

Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).

2. Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben ma­schinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschi­

11.2 Umfang der Mitwirkungspflicht nach §§ 147 Abs. 6 und 200 Abs. 1 Satz 2 AO

Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterstützen (§ 200 Abs. 1 AO).

Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände z. B. nicht aufzeichnungs-und aufbewah­rungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (§ 102 AO) unterliegende Da­ten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, die Datenbe­

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stände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs-und aufbewahrungs­pflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z. B. durch geeignete Zu­griffsbeschränkungen erfolgen.

Mangels Nachprüfbarkeit akzeptiert die Finanzbehörde keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten.

nen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüp­fungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei einem Dritten befinden.

Auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.

Bei unvollständigen oder unzutreffenden Datenlieferungen kann die Finanzbehörde neue Datenträger mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen. Im Verlauf der

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Prüfung kann die Finanzbehörde auch weitere Datenträger mit aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.

Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung stehen auf der Internet-Seite des Bundesfinanzministeriums (www.bundesfinanzministerium.de) zum Download bereit.

Dieses BMF-Schreiben tritt an die Stelle der BMF-Schreiben vom 7. November 1995 -IV A 8 -S 0316 -52/95-(BStBl I S. 738) und vom 16. Juli 2001 -IV D 2 -S 0316 -136/01 (BStBl I S. 415), das durch BMF-Schreiben vom 14. September 2012 -IV A 4 -S 0316/12/10001 (BStBl I S. 930) geändert wurde.

Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht. Im Auftrag