Buchhaltung und Buchhaltungssoftware
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hier erhalten Sie gewinnbringende Informationen rund um die Buchhaltung und Tipps zur Buchhaltungssoftware.
Überblick Buchhaltung
Was ist Buchhaltung?
Als Buchhaltung bezeichnet man die zahlenmäßige, planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Die Buchhaltung gibt einen Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation eines Unternehmens.
Die Buchhaltung ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Zur Buchhaltung gehören also z. B. nicht die Kostenrechnung und Statistik, obwohl diese Bereiche durchaus auf das Zahlenmaterial der Buchhaltung zurück greifen.
Die Buchhaltung ist eine wichtige Informationsquelle für das Unternehmen, Gläubiger und Behörden (insbesondere Finanzamt). Die Informationen sind die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen, wie z. B. Kalkulation von Angeboten. Die Buchführung muss zeitnah erledigt werden um einen aktuellen Überblick über das Unternehmen zu haben, wie z. B. über Forderungen und Verbindlichkeiten. Die wichtigste Information ist und bleibt die Profitabilität des Unternehmens und deren Entwicklung.
Wie wichtig die Buchhaltung ist, zeigt sich immer wieder in der Praxis: Wer seine Buchführung nicht im Griff hat, hat i.d.R. auch sein Unternehmen nicht im Griff. Probleme im Unternehmen und „schlampige“ Buchführung gehen meist Hand in Hand. Ich biete daher die Möglichkeit durch kostenlose Buchhaltungssoftware tagesaktuelle Buchhaltungsinformationen an (Buchhaltung online).
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Geschichte der Buchhaltung
Die ersten Aufzeichnungen im Sinne einer einfachen Buchhaltung finden sich im alten Ägypten wieder. Die doppelte Büchführung ist dagegen erst im 15. Jahrhundert von einem italienischem Mathematiker und Franziskanermönch Luca Pacioli begründet worden. Zuvor wurden nur Konten für Personen (Schuldner) geführt. Daher kommt auch der Begriff Soll und Haben. Die doppelte Buchführung erfasst das gesamte Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) und dessen Veränderung (Erträge und Aufwendungen). Die Begriffe Soll und Haben blieben aber auch für alle Konten erhalten und ergeben daher - außer für Kundenkonten - keinen Sinn. Die nunmehr ca. 500 Jahre alte Buchhaltung ist weltweit verbreitet und das häufigste verwendete Rechnungswesen.
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Bereiche der Buchhaltung
Wichtigster Bestandteil der Buchhaltung ist die sogenannte Finanzbuchhaltung. Diese kann wiederum in die Hauptbuchhaltung und Nebenbuchhaltungen unterteilt werden. Nebenbuchhaltungen sind z. B. die Anlagenbuchhaltung oder der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung. Neben der Finanzbuchhaltung gibt es z. B. die Lohnbuchhaltung, die sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter beschäftigt.
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Buchführungspflicht
Die Buchführungspflicht kann sich sowohl aus steuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften ergeben. Sie sollten Ihre Finanzbuchhaltung aber trotzdem nicht nur als lästige Pflicht betrachten, sondern sie auch zu Ihrem Vorteil nutzen. Die Finanzbuchhaltung stellt in erster Linie ein kaufmännisches Informationsinstrument dar. Denn, nur was Sie messen können, können Sie auch managen. Der Aufwand für die Buchhaltung lässt sich durch gute Software minimieren und zum großen Teil schon automatisieren.
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Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Ordnungsvorschriften für die Buchhaltung und für Aufzeichnungen:
Der Begriff "geordnet" in § 146 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) besagt, dass jede sinnvolle Ordnung genügt, die einen sachverständigen Dritten in den Stand setzt, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu verschaffen.
Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu (§ 158 AO). Verstöße gegen die Buchführungsvorschriften (§§ 140 bis 147 AO) können z. B. die Anwendung von Zwangsmitteln nach § 328 AO, eine Schätzung nach § 162 AO oder eine Ahndung nach § 379 Abs. 1 AO zur Folge haben. Die Verletzung der Buchführungspflichten ist unter den Voraussetzungen der §§ 283 und 283b StGB (sog. Insolvenzstraftaten) strafbar.
§ 146 Abs. 5 AO enthält die gesetzliche Grundlage für die sog. "Offene Posten- Buchhaltung" sowie für die Führung der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern (z.B. Magnetplatten, Magnetbänder, Disketten, elektro-optische Speicherplatten, CD-ROM). Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten unverzüglich lesbar gemacht werden können. Es wird nicht verlangt, dass der Buchungsstoff zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zum Ende des Jahres) lesbar gemacht wird. Er muss ganz oder teilweise lesbar gemacht werden, wenn die Finanzbehörde es verlangt (§ 147 Abs. 5 AO). Wer seine Bücher oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern führt, hat die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS - zu beachten (BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl I, S. 738).
Die 5 wichtigsten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) sind:
Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst sein.
Richtigkeit: Alle Buchungen müssen richtig erfasst und dürfen nicht nachträglich verändert werden (Fehlbuchungen sind durch Stornobuchungen zu korrigieren.).
Zeitgerechtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle sind zeitgerecht zu erfassen.
Nachprüfbarkeit: Alle Buchungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden.
Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.Top Buchhaltung
GoB Allgemeines
Bei der Gewinnermittlung nach § 5 EStG sind - soweit sich aus den Steuergesetzen nichts anderes ergibt - die handelsrechtlichen Rechnungslegungsvorschriften sowie die Vorschriften der §§ 140 bis 148, 154 AO zu beachten. Handelsrechtliche Rechnungslegungsvorschriften i. S. d. Satzes 1 sind die Vorschriften des Ersten Abschnitts, für bestimmte Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften außerdem die des Zweiten Abschnitts des Dritten Buchs des HGB. Entsprechen die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen diesen Vorschriften, so sind sie der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalles kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 AO).
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Aufbewahrungspflichten nach GoB (§ 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen).
Haben Rechnungen usw. Buchfunktion, z. B. bei der Offene-Posten-Buchhaltung, so sind sie so lange wie Bücher aufzubewahren (§ 146 Abs. 5 i.V.m. § 147 Abs. 3 AO).
Eine Aufbewahrung der Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und dergleichen ist im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen usw. übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist (siehe BFH vom 12.5.1966 - BStBl III S. 371). Zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz von Registrierkassen siehe BMF vom 9.1.1996 (BStBl I S. 34).
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Aufzeichnungspflichten nach GoB
Besondere Aufzeichnungspflichten ergeben sich nach § 4 Abs. 7 Einkommensteuergesetz, siehe R 4.11 Einkommensteuerrichtlinien für Bargeschäfte. Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel, Identitätsnachweis siehe BMF vom 5.4.2004 (BStBl I S. 419).
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Belegablage
Anforderungen an eine geordnete und übersichtliche Belegablage siehe Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder über die Offene-Posten- Buchhaltung vom 10.6.1963 (BStBl II S. 89, 93), BFH vom 16.9.1964 (BStBl III S. 654) und vom 23.9.1966 (BStBl 1967 III S. 23).
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Beweiskraft der Buchführung
siehe AEAO zu § 158 AO.
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Freie Berufe
Die Angehörigen der freien Berufe, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG auf Grund ordnungsmäßiger Buchführung ermitteln, müssen bei der Buchung der Geschäftsvorfälle die allgemeinen Regeln der kaufmännischen Buchhaltung befolgen (siehe BFH vom 18.2.1966 - BStBl III S. 496). Das in § 252 Abs. 1 Nr. 4, 2. Halbsatz HGB geregelte Realisationsprinzip findet auch für die Gewinnermittlung bilanzierender Freiberufler Anwendung (siehe BFH vom 10.9.1998 - BStBl 1999 II S. 21).
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Gesellschafterwechsel
Eine Personengesellschaft ist nicht verpflichtet, auf den Stichtag eines Gesellschafterwechsels eine Zwischenbilanz aufzustellen (siehe BFH vom 9.12.1976 - BStBl 1977 II S. 241).
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Grundbuchaufzeichnungen
Die Funktion der Grundbuchaufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (§ 239 Abs. 4 HGB; § 146 Abs. 5 AO).
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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Eine Buchführung ist ordnungsmäßig, wenn die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden, die Bücher förmlich in Ordnung sind und der Inhalt sachlich richtig ist (siehe BFH vom 24.6.1997 - BStBl 1998 II S. 51). Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben; allerdings muss bei Kaufleuten die Buchhaltung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen (§ 242 Abs. 3 HGB). Im Übrigen muss die Buchhaltung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 HGB; siehe auch BFH vom 18.2.1966 - BStBl III S. 496 und vom 23.9.1966 - BStBl 1967 III S. 23). Bei Aufstellung der Bilanz sind alle wertaufhellenden Umstände zu berücksichtigen, die für die Verhältnisse am Bilanzstichtag von Bedeutung sind (siehe BFH vom 20.8.2003 - BStBl II S. 941). Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel siehe BMF vom 5.4.2004 (BStBl I S. 419).
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Inventurunterlagen
Vorlage der Inventurunterlagen siehe BFH vom 25.3.1966 (BStBl III S. 487).
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Jahresabschluss
Der Jahresabschluss muss "innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" (§ 243 Abs. 3 HGB) aufgestellt werden (siehe BFH vom 6.12.1983 - BStBl 1984 II S. 227); bei Kapitalgesellschaften gilt § 264 Abs. 1 HGB; bei bestimmten Personenhandelsgesellschaften gilt § 264a i. V. m. § 264 Abs. 1 HBG, soweit nicht § 264b HGB zur Anwendung kommt; bei Versicherungsunternehmen gilt § 341a Abs. 1 HGB).
Weitergehende Informationen zum Jahresabschluss finden Sie hier.Top Buchhaltung
Kontokorrentkonto
Eine Buchführung ohne Kontokorrentkonto kann ordnungsmäßig sein, wenn die Honorarforderungen der Zeitfolge nach in einem Hilfsbuch erfasst sind und wenn der Stpfl. oder ein sachverständiger Dritter daraus in angemessener Zeit einen Überblick über die Außenstände gewinnen kann (siehe BFH vom 18.2.1966 - BStBl III S. 496).
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Mikrofilmaufnahmen
Verwendung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten siehe BMF vom 1.2.1984 (BStBl I S. 155).
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Personenübersichten
Wo ein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftsfreunden, der im Interesse der erforderlichen Übersicht die Führung eines kontenmäßig gegliederten Geschäftsfreundebuches sachlich notwendig macht, nicht gegeben ist, genügt es, wenn die unbaren Geschäftsvorfälle in Tagebüchern zeitfolgemäßig aufgezeichnet und im Kontokorrentbuch lediglich die am Bilanzstichtag bestehenden Forderungen und Schulden ausgewiesen werden (siehe BFH vom 23.2.1951 - BStBl III S. 75).
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Zeitgerechte Verbuchung
Die Eintragungen in den Geschäftsbüchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle erfordert - mit Ausnahme des baren Zahlungsverkehrs - keine tägliche Aufzeichnung. Es muss jedoch ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen (siehe BFH vom 25.3.1992 - BStBl II S. 1010).
Weitergehende Informationen zur Buchhaltung finden Sie hier.Top Buchhaltung
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Dipl.-Kfm.
Michael Schröder
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