Kassenbuch Vorlage + Tipps

Tipps Kassenbuch führen und kostenlose Excel Vorlage zum Download


Kasse

Willkommen bei Kassenbuchhaltung

Die Kassenbuchhaltung ist bei Bargeschäften ein sehr wichtiger Bereich der Buchhaltung: Sie dokumentiert alle Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens. Die Anforderungen sind hoch und gelten grundsätzlich auf bei der Einnahmenüberschussrechnung (Siehe auch Kassenbuchführung für die Einnahmenüberschussrechnung). Die Anforderungen sollten genau beachtet werden. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen und evtl. sogar Steuerstrafverfahren.


Kassenbuch - Beschreibung, wie darin zu buchen ist und wie das PC-Programm MS-Buchhalter die Arbeit erleichtert. Einfach zu bedienen auch als Laie.


Kasse 2020 - was muss ich jetzt beachten? (inkl. Checkliste)


1 Ausgangslage

Augen auf beim Kassieren! Dieses Merkblatt zeigt Ihnen, was Sie als Unternehmer aktuell beim Thema Kasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.

Denn: Die „Kassenrichtlinie“, das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Möglichkeit der unangekündigten Kassen-Nachschau sorgen für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt. Zusätzlich führen die kurzfristigen Gesetzesänderungen im Rahmen der Corona-Pandemie zu neuen Unsicherheiten.

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2 Ziel

Dieses Merkblatt bietet Ihnen eine strukturierte Über-sicht über die verschiedenen Vorschriften und hilft Ihnen bei Fragen, wenn Sie

  • unsicher bei der Nutzung Ihrer „Altkasse“ sind,
  • eine neue Kasse anschaffen möchten oder

· bereits ein neues Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) angeschafft haben.

Vermeiden Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung, denn alle möglichen technischen Fallstricke haben Sie mit der Checkliste unter Punkt 7 im Auge und können diese somit souverän umgehen.

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3 Alle Regelungen und Zeiträume im Überblick

3.1 Grundlegende Kassenrichtlinie für moderne Kassen (gilt bis 2022)

Die Kassenrichtlinie wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 26.11.2010 veröffentlicht. Sie heißt daher auch „Kassenrichtlinie 2010“ und regelt die Anforderungen an moderne Kassensysteme (elektroni­sche Registrierkassen, proprietäre Kassensysteme, PC-Kassensysteme), die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden und nicht aufrüstbar im Sinne des Kassengesetzes sind (vgl. Punkt 3.2). Kassen, die diese Anforderungen erfüllen, dürfen letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden (vgl. Punkt 3.3).

Die Anforderungen lauten in aller Kürze:

Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Diese Daten sind unveränderlich abzulegen (entweder im Kassensystem oder z.B. auf einer internen Festplatte, einer SD-Karte oder einem sonstigen Speichermedium). Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss elektronisch aufgezeichnet werden und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können.

Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nicht nachvollziehbar verändert werden („Beleg-, Grundbuch- und Journalfunktion“).

Die gespeicherten Aufzeichnungen sind bei einer Betriebsprüfung in digitaler Form vorzulegen. Es genügt nicht, die Daten in ausgedruckter Form aufzubewahren, auch die elektronischen Daten müssen gesichert werden.

Dokumentiert werden muss also: Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt (Dokumentation des Vorgangs/ Geschäftsvorfalls)?

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3.2 Kassengesetz (seit 2018/2020)

3.2.1 Kassen-Nachschau (seit 2018)

Die Finanzbehörden sind seit dem 01.01.2018 ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassen-Nachschau vorzunehmen.

Hinweis

Seit dem 01.01.2020 steht häufig die Belegausgabe im Mittelpunkt der Kassen-Nachschau. Der Prüfer der Finanzbehörde achtet zum Beispiel darauf, ob ein Beleg analog oder digital zur Verfügung gestellt wird, oder ob der Unternehmer überhaupt seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Belegausgabe nachkommt. Nach erfolgter Aufrüstung der Bestandskassen wird wahrscheinlich besonders auf die Verwendung der dann eingesetzten und mitgeteilten Aufzeichnungssysteme inklusive gültiger Zertifizierung der TSE geachtet werden.

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3.2.2 Weitere Neuregelungen (seit 2020)

Neben der Kassen-Nachschau sieht das Kassengesetz vor allem Verschärfungen seit dem 01.01.2020 vor. Sinn und Zweck dieser neuen Sicherheitsauflagen ist, die nachträgliche Veränderung oder Manipulation von steuerlich relevanten Kassenvorgängen („digitale Grundaufzeichnungen“) zu erschweren. Denn aus Sicht der Finanzbehörden führt die vermehrt digitale Erfassung von Geschäftsvorfällen dazu, dass nachträgliche Manipulationen häufig erst viel später und nur mit erheblichem Aufwand festgestellt werden können.

Hinweis

Außerdem wurden mit dem Kassengesetz die bereits seit 01.01.2015 gültigen GoBD teilweise nun auch gesetzlich festgeschrieben. Für mehr Informationen zu den GoBD und ihrer Umsetzung können wir Ihnen auch gerne ein Merkblatt zur Verfügung stellen. Sprechen Sie uns einfach darauf an.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die relevanten Neuregelungen vor.

TSE und deren Zertifizierung

Um modernen Manipulationsmethoden (z.B. „Zappern“) vorzubeugen, muss bei Anschaffung eines neuen Kassensystems seit dem 01.01.2020 eine zertifizierte TSE eingesetzt werden. Dadurch ist es nicht mehr möglich, eine „Schadsoftware" wirksam zu installieren und so die Umsätze manipulativ zu reduzieren. Vereinfacht wird die TSE bei jedem Kassenvorgang aktiviert, sichert die zugehörigen Daten und speichert diese in einem einheitlichen Format ab. Die Finanzbehörden können anschließend die geschützten Daten auf Vollständigkeit und Seriosität prüfen. Die Zertifizierung beschränkt sich auf die TSE und umfasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware. Weitere Details zur TSE können Sie unserem Merkblatt „Ordnungsgemäße Kassenführung“ entnehmen, das wir Ihnen gerne aushändigen. Sprechen Sie uns gerne darauf an.

Definition „Kassenvorgang“

Bei einem Kassenvorgang handelt es sich um einen Aufzeichnungsprozess, der bei Nutzung oder Konfiguration eines elek­tronischen Aufzeichnungssystems eine Protokollierung durch die TSE auslösen muss. Ein Vorgang kann mehrere Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge umfassen. Korrespondierend zu dieser Aufzeichnung im Aufzeichnungssystem wird eine Transaktion in der zertifizierten TSE erzeugt.

Hinweis




Der Begriff Vorgang bzw. Geschäftsvorfall wird an folgenden Eigenschaften ausgemacht:

  • Alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge
  • innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts

· mit Auswirkung, Dokumentation oder Veränderung bei Gewinn, Verlust oder Vermögenszusammensetzung

  • in einem Unternehmen.

Beispiele hierfür:

  • Eingangs- oder Ausgangsumsätze
  • (nachträgliche) Stornierungen eines Umsatzes
  • Trinkgelder (Unternehmer/Arbeitnehmer)

· Gutscheine (Einzweck oder Mehrzweck; Ausgabe oder Einlösung)

  • Privatentnahme oder Privateinlage
  • Wechselgeldeinlage
  • Lohnzahlung aus Kasse
  • Geldtransit

Andere Vorgänge werden als Ergebnisse durch die Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst und nicht durch die vorgenannten Geschäftsvorfälle berührt.

Beispiele hierfür:

  • Trainingsbuchungen

· Sofortstorno eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs

  • Belegabbrüche
  • erstellte Angebote
  • Bestellungen

Meldepflicht

Seit dem 01.01.2020 sind dem zuständigen Finanzamt außerdem Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der TSE mitzuteilen. Die ersten TSE wurden bereits im Laufe des ersten Quartals 2020 „eingebaut“. Somit verschiebt sich der Beginn der Meldepflicht für Bestands- und Neugeräte entsprechend ab Nutzung. Beginn und Ende des Einsatzes im Unternehmen sind ebenso mitzuteilen wie die verwendete TSE. Bei Änderungen wie Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung sollte dies innerhalb einer Monatsfrist mitgeteilt werden.

Es ist jedoch vereinbart worden, dass diese Meldungen an das zuständige Finanzamt erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen müssen. Ein solches Meldeverfahren ist aktuell noch nicht vorhanden.

Kassen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können (sogenannte nichtaufrüstbare Kassen), müssen im Hinblick auf die Kassenrichtlinie nicht mitgeteilt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Kassen nur noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden dürfen!

Belegausgabepflicht

Zusätzlich besteht bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems seit dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall (z.B. Verkauf) beteiligten Kunden bzw. Käufer. Der Beleg ist dem Kunden elektronisch oder in Papierform bereitzustellen. Es ist jedoch bei digitalen Belegen darauf zu achten, dass der Beleg für den Kunden lesbar ist. Beispielsweise kann nach einem Verkaufsvorgang der Beleg mit Zustimmung des Kunden digital als QR-Code auf dem Kassendisplay erscheinen, so dass dieser ihn mittels Smartphone einscannen kann. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs durch den Kunden besteht nicht.

Hinweis

Die Belegausgabepflicht wird vielerorts auf die leichte Schulter genommen. Zwar wird ein nicht ausgegebener Beleg nicht sanktioniert, allerdings wird das Finanzamt eine fehlende Belegausgabe als erstes Indiz für eine nicht ordnungsmäße Kassenführung deuten, so dass das Risiko umfangreicher Prüfungen und möglicher Steuernachzahlungen durch Hinzuschätzungen steigt. Als Unternehmer müssen Sie dafür Sorge tragen, dass der Kunde einen analogen oder digitalen Beleg mitnehmen kann. Die Belegerstellung sollte daher als normaler Betriebsablauf angesehen werden. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen.

Kassen können mangels zertifizierter TSE keine Angaben wie zum Beispiel Prüfwert oder Signaturzähler auf dem Beleg drucken (siehe Kassenrichtlinie, Punkt 3.1). Die Belegausgabepflicht gilt dennoch für alle Nutzer einer Registrierkasse unabhängig davon, ob bereits eine zertifizierte TSE vorhanden ist. Für Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse gilt die Belegausgabepflicht nicht.

Hinweis

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität kann in bestimmten Fällen ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden. Wenn Sie diesbezüglich noch Fragen haben oder erwägen, einen Antrag auf Befreiung zu stellen, wenden Sie sich gerne an uns.

Einheitliche digitale Schnittstelle

Die Einrichtung der einheitlichen digitalen Schnittstelle hatte grundsätzlich zum 01.01.2020 zu erfolgen, jedoch wurde dies durch das BMF auch bis zur Implementierung der TSE verschoben. Denn erst dann können alle Räder der Manipulationsunterdrückung ineinander greifen: das elektronische Aufzeichnungssystem, abgesichert mit einer TSE, die über Sicherheitsmodul, Speichermedium und die einheitliche digitale Schnittstelle mit einheitlichem Datenformat (DSFinV-K) für den Datenexport verfügt. Spätestens zum 30.09.2020 ist die DSFinV-K einzurichten (vgl. auch Punkt 3.3).

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3.3 Die Übergangsregelung

Elektronische Kassensysteme, die

· im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden und

  • die grundlegende Kassenrichtlinie erfüllen,

· nicht aber die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten TSE haben,

dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.

Ab dem 01.01.2023 ist dann in jedem Fall eine neue, den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes (vgl. Punkt 3.2.2) entsprechende Kasse einzusetzen.

Hinweis

Seit dem 01.01.2020 ist es verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme gewerblich in den Verkauf zu bringen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können. Sie selbst dürfen Ihre alte derartige Kasse dann nicht (mehr) verkaufen. Unser Tipp: Bewahren Sie stattdessen Ihre alte Kasse für einen eventuellen Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung am besten weiterhin auf.

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4 Corona-Steuerhilfegesetz: Senkung der Umsatzsteuer

Zur Minimierung der Folgen der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung im ersten Schritt beschlossen, dieUmsatzsteuer in der Gastronomie im Zeitraum vom01.07.2020 bis zum 30.06.2021 zu senken. Der Umsatzsteuersatz wird für in diesem Zeitraum erbrachte Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (mit Ausnahme der Abgabe von Getränken) von 19 % auf 7 % abgesenkt. Darunter fallen typische Speisen im Restaurant, Café oder aber das Frühstücksangebot im Hotel. Ausgenommen sind Getränke. Im zweiten Schritt wurde zusätzlich eine generelle Senkung der Umsatzsteuersätze für den Zeitraum vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 beschlossen. In diesem Zeitraum wird zusätzlich der Umsatzsteuersatz von 19 % auf 16 % bzw. von 7 % auf 5 % reduziert. Hier ist für Sie als Unternehmer zu beachten, dass das elektronische Aufzeichnungssystem für die Kassenvorgänge entsprechend programmiert werden muss, sofern es das Kassensystem zulässt. Sofern die DSFinV-K bereits installiert wurde, ist diese anzupassen. Dies wird grundsätzlich durch den Kassenaufsteller erfolgen müssen – sichern Sie sich am besten sofort einen Termin bei Ihrem Kassenaufsteller! Erfolgt keine Neuprogrammierung, können sich zwei Probleme ergeben:

Beispiel 1

Der Unternehmer lässt die Umsatzsteuersätze unverändert bestehen:

Ein Steak wird am 03.07.2020 im Restaurant für 24,99 € verzehrt. Der Kunde konsumiert dazu ein Glas Primitivo für 7,50 €. Er bekommt einen Kassenbon über 32,49 € und einem Umsatzsteuerausweis von 19 % = 5,18 € Umsatzsteuer. Richtig wäre hier ein separater Ausweis der Steuersätze 5 % für das Steak und 16 % für den Rotwein. Der zu viel ausgewiesene Betrag von 2,96 € Umsatzsteuer stellt eine zu Unrecht ausgewiesene Steuer dar. Diese ist nach § 14c UStG an das Finanzamt abzuführen.

Beispiel 2

Der Unternehmer benutzt für einen Artikel, der unterschiedlich verwendet wird, dieselbe Artikelnummer in der Kasse:

Am 27.06.2021 verkauft ein Restaurant 100 Sushi-Gerichte im Haus. Da bereits eine PLU (= eine Identifikationsnummer für Produkte) für Sushi-Gerichte außer Haus besteht, wird diese auch für die Abwicklung der Verkäufe im Haus verwendet, denn beide Artikel (Imhausverkauf/Außerhaus­verkauf) haben denselben Preis und zwischen dem 01.01.2021 und dem 30.06.2021 denselben Umsatzsteuersatz von 7 %. Im Jahr 2023 erfolgt eine Betriebsprüfung. Der Betriebsprüfer verprobt die Außerhausverkäufe anhand der eingekauften Verpackungen. Der Kasse entnimmt er, dass zwar Außerhausverkäufe (100) stattgefunden haben, allerdings keine Verpackungen hierfür eingekauft wurden. Dies nimmt der Betriebsprüfer als Anlass, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu versagen, da die eingekauften Verpackungen nicht zu den im Kassensystem verbuchten Außerhauslieferungen passen. Die originären Geschäftsvorgänge lassen sich durch Analyse der digitalen Kassendaten nicht mehr reproduzieren.

Um spätere Schätzungen oder unnötige Kosten zu vermeiden, achten Sie darauf, die zutreffende Programmierung vornehmen zu lassen! Je nach eingesetztem Kassensystem ist auch ein Softwareupdate mit den passenden Umsatzsteuersätzen möglich. Hinweise zur Neuprogrammierung oder einem möglichen Softwareupdate finden Sie im Handbuch Ihrer Kasse. Sie können sich auch an Ihren Kassenaufsteller wenden.

Aufgrund der Maßnahmen der Bundesregierung gelten zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Der folgenden Tabelle können Sie entnehmen, wann welcher Steuersatz in der Gastronomie gilt:

Übersicht der geltenden Umsatzsteuersätze

01.07.2020 bis 31.12.2020

Verzehr vor Ort: 5 %

Getränke: 16 %

Verzehr Außerhaus: 5 %

01.01.2021 bis 30.06.2021

Verzehr vor Ort: 7 %

Getränke: 19 %

Verzehr Außerhaus: 7 %

Ab dem 01.07.2021

Verzehr vor Ort: 19 %

Getränke: 19 %

Verzehr Außerhaus: 7 %

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5 Anwendungsbereich

Die zuvor ausgeführten Regelungen und Fristen gelten für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Als solche gelten computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen .

Hinweis

Ausdrücklich nicht erfasst sind laut KassenSichV Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte. Für Taxameter und Geldspielgeräte gibt es aktuell Überlegungen, diese ab 2023 mit einer TSE aufrüsten zu lassen. Insoweit wird es zu einer Änderung des § 1 KassenSichV kommen.

Vo rsich t:

Nutzen Sie ein in der Warenwirtschaft integriertes Kassenprogramm, leben die Pflichten zur Belegausgabe, Meldepflicht und Einsatz einer TSE wieder auf!

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6 Nichtbeanstandungsregelung

Bund und Länderfinanzverwaltungen haben eine „Nichtaufgriffsregelung“ hinsichtlich der Implementierung einer TSE bei elektronischen Kassensystemen bis zum 30.09.2020 beschlossen. Hierbei handelt es sich also um eine Nichtbeanstandungsregelung. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen nicht mehr fristgerecht möglich ist. Allerdings betrifft dies nur die Nachrüstung. Aufgrund der Corona-Pandemie und deren Folgen gibt es zwar Forderungen nach einer Verlängerung dieser Nichtbeanstandungsregelung über den 30.09.2020 hinaus, doch laut BMF ist keine Verlängerung geplant.

Hinweis

Das BMF hat in einem Schreiben (BMF-Schreiben vom 18.08.2020, IV A 4 -S 0319/20/10002 :003) noch einmal explizit darauf hingewiesen, dass die Nichtbeanstandungsregelung weiterhin nur bis zum 30.09.2020 angewendet werden darf. Abweichende Erlasse bedürfen der Abstimmung zwischen dem BMF und den obersten Finanzbehörden der einzelnen Länder.

Zuvor hatten die meisten Bundesländer eigene Maßnahmen ergriffen und die Anwendung der Nichtbeanstandsregelung bis zum 31.03.2021 verlängert. Diese verlängerte Nichtbeanstandungsregelung soll gelten, wenn

· Sie nachweislich (je nach Bundesland bis zum 31.08.2020 oder 30.09.2020) die TSE bei einem Kassenfachhändler oder -hersteller verbindlich bestellt bzw. in Auftrag gegeben haben oder

· die erforderliche cloud-basierte TSE für Ihr Kassensystem nachweislich noch nicht auf dem Markt verfügbar ist.

Laut BMF können Steuerpflichtige jedoch lediglich in Ausnamefällen von der Pflicht zum Einsatz einer TSE befreit werden und dies auch nur auf Antrag. Dieser Antrag muss gut begründet sein und den vorliegenden Härtefall entsprechend belegen. Nach Auskunft des BMF reichen die entstehenden Kosten für die Aufrüstung allein nicht aus, um einen Härtefall zu begründen. Gerne prüfen wir für Sie, ob sich ein Befreiungsantrag in Ihrem Fall lohnen könnte.



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7 Checkliste für die sichere Kasse

Ja

Nein

Erfüllt die Kasse aktuell die Voraussetzungen der Kassenrichtlinie 2010?

(Geschäftsvorfälle [Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten] werden einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und über mindestens zehn Jahre archiviert?)

Besteht für die TSE eine gültige Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik?

Besteht ein Nachweis, dass der Schlüssel für die Prüfwertberechnung und -verifikation nur im Sicherheitsmodul vorhanden ist?

Hat das elektronische Aufzeichnungssystem eine Seriennummer?

Erfolgt die Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnungen mit eindeutiger, fortlaufender Transaktionsnummer mit Uhrzeit von Beginn und Ende, Art des Vorgangs nebst Zahlart, gegebenenfalls Zeitpunkt des Abbruchs, Prüfwert, Signaturzähler und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls?

Erfolgt die Speicherung der Grundaufzeichnungen fortlaufend, verkettet, vollständig, unverändert und manipulationssicher?

Hinweis: Erfolgt die Speicherung ausgelagert aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem, so ist dafür Sorge zu tragen, dass die Verkettung erhalten bleibt!

Gibt es eine einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) mit einer Datensatzbeschreibung?

Tragen die ausgegebenen Belege folgende Pflichtangaben?

· Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

· Datum der Belegausstellung und Uhrzeit von Vorgangsbeginn und -ende bzw. gegebenenfalls Vorgangsabbruch

· Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen (Dienst-)Leistung

  • Transaktionsnummer

· Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung/sonstige Leistung sowie den Steuersatz oder, sofern eine Steuerbefreiung greift, einen Hinweis darauf

· Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls

  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Ist der Beleg lesbar ohne maschinelle Unterstützung?

Wird der Beleg in Papierform oder (bei Zustimmung des Belegempfängers) elektronisch in einem standardisierten Datenformat
ausgegeben?

Weitere wichtige Punkte:

Ja

Nein

Inbetriebnahme des Aufzeichnungssystems: Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgt?

Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems: Deaktivierung oder Löschung des Schlüsselpaars in der TSE erfolgt?

Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems: Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme erfolgt?

Bei Systemausfall von TSE oder elektronischem Aufzeichnungssystem: Dokumentation und Fertigung händischer Aufzeichnungen?

Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Rufnummer der 24-Stunden-Hotline des Kassenaufstellers bekannt?

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Download Kassenbuchvorlage mit Excel

Sie können gerne unsere kostenlosen Excel-Kassenbuchvorlagen sowie die Vorteile der kostenlosen online Buchhaltung nutzen.

Kassenbuch Vorlage kostenlos


Bedeutung

Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit. Dies gilt sowohl für die Überprüfung durch die Finanzverwaltung, als auch die Überprüfung durch den Unternehmer selbst. Unabhängig von der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ist daher jedem Unternehmer mit Bargeschäften die Kassenbuchführung – für eigene Zwecke – zu empfehlen.


Für Kassenbücher hat das Hamburger Finanzgericht festgestellt, dass die Aufzeichnungen unveränderlich sein müssen und dass es möglich sein muss, spätere Änderungen nachzuverfolgen. Ein Kassenbuch als veränderbare Excel-Tabelle ist daher unzulässig. Denn Änderungen in IT-Systemen müssen vom Programm erfasst und dokumentiert werden. Somit garantieren in Excel-Listen geführten Aufzeichnungen nicht die korrekte Aufzeichnung aller Bargeldtransaktionen. Die Aufzeichnungen können in Excel jederzeit geändert werden, ohne dass die Änderungen dokumentiert werden. Das Kassenbuch als veränderbare Excel-Tabelle entspricht daher nicht den gesetzlichen Anforderungen (FG Hamburg, Urteil vom 17.09.2015 - 2 K 253/14).


Tipp: Excel-Kassenbücher können Sie verwenden, wenn die Datei z.B. im PDF/A-Format regelmäßig gespeichert wird und dann nicht mehr geändert werden kann. Denkbar wäre auch eine tägliche Speicherung in einem Dokumenten-Management-System, welches Änderungen dokumentiert oder die Daten auf eine CD brennen. Sie sollten die Datei auf jeden Fall auch im Ursprungsformat aufbewahren.


Extra-Tipp: Empfehlenswert ist das Kassenbuch durch einen Kassenbericht (Zählprotokoll) zu ergänzen.


Gerade im Zusammenhang mit dem Kassenbuch gilt der zentrale Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg!“. Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an die Kassenbuchführung. Kommt es zu Beanstandungen, können Einnahmen hinzugeschätzt werden.

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Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets:

  • Kaufleute (insb. auch GmbH, UG)
  • Gewerblich Unternehmen
  • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung

Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.

Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im „freiwilligen Kassenbuch“ sanktioniert werden.

Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollziehbarkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen.

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Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?

Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich.

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Anforderungen

1. Beschaffenheit

Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

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2. Aufbau

Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Leistungsbeschreibung.

Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.

Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist.

Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.

Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.

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Besonderheiten bei digitalen Kassen

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen. Weitere Voraussetzung ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

Tipp: Augen auf beim Kassenkauf! Dieses Merkblatt zeigt Ihnen, was Sie als Unternehmer bei der Anschaffung einer neuen Registrierkasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.

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Häufige Fehler

Kassenbuch: Die 5 gefährlichsten Steuerfallen - und wie Sie sie vermeiden

Die Fallen im Kassenbuch werden oft unterschätzt. Fehler können zur Folge haben, dass das Finanzamt die Bareinnahmen schätzt - natürlich mit großzügigem Aufschlag. So vermeiden Sie die 5 häufigsten Fehler.



Bei der Erstellung eines Kassenbuchs besteht eine Vielzahl von Fehlerquellen. Besonders häufig beanstandet die Finanzverwaltung folgende Punkte:

  • Korrekturen: Ein Kassenbuch, das keinerlei Korrekturen enthält, wirkt in aller Regel verdächtig.
  • Kasse / Bank: Oftmals werden Eintragungen zu Bareinzahlungen bzw. -abhebungen bei der Kassenbuchführung vergessen.
  • Private Entnahmen: Gleiches gilt für Zahlungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke.
  • Negative Kasse: Der buchmäßige Bestand einer Kasse darf nie negativ sein.
  • Bestandsprüfung: Bei einfachen Ladenkassen sollte regelmäßig (täglich) eine Überprüfung von tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand vorgenommen werden.

Kasseneinnahmen - So vermeiden Sie Fehler!


Es gibt eine sehr große Anzahl bargeldintensiver Betriebe aus den unterschiedlichsten Branchen, wie z. B. Gastronomie, Apotheken, Einzelhandel, Tankstellen, Handwerksbetriebe, Bäcker, Fleischer, Taxigewerbe, Hotellerie usw. Diese Betriebe werden intensiv von der Finanzverwaltung geprüft. Zunehmend kommen neue Prüfungsmethoden aus dem Bereich der digitalen Datenanalyse zum Einsatz.

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Sanktionen bei Verstößen

Fehler im Kassenbuch werden durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und (unangemeldeten) Umsatzsteuer-Nachschauen festgestellt. Geringe Verstöße können ohne nachhaltige Konsequenzen bleiben. Wird das Kassenbuch jedoch als ordnungswidrig verworfen, ist die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt. Diese belaufen sich nicht selten auf 10 % der deklarierten Einnahmen.


Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Rechtsstand: 1. 1. 2014


Kassenabrechnung Firma Muster KG von 01/01/14 bis 31/01/14 Seite 1
Datum Nr. Vorgang Einnahme Ausgabe Bestand
Übertrag Kassenbestand

100,00

01.01.2014 1 Blumen (Geschenk)

10,00

10.01.2014 2 Verkauf Musterware

20,00

18.01.2014 3 Geschäftsessen

40,00

23.01.2014 4 Kassenbuch

5,00

3,00

gez. Muster
Summe

20,00

Ausgaben

55,00

Kassenbestand

65,00

Erstellt Geprüft Gebucht
Muster Meier Schmidt

Abb.: Muster-Kassenbuchseite

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Kassenführung bei einer „offenen Ladenkasse“


Als „offene Ladenkasse“ gilt zum einen eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen. Hierbei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen. Als offene Ladenkasse werden zum anderen auch manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel bezeichnet.


Funktionsweise

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Der Unternehmer nutzt dabei als Behältnisse für das Bargeld z. B.

  • Schubladen in der Ladentheke,
  • herkömmliche Geldkassetten,
  • Zigarrenkisten oder
  • sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons und Schachteln.

Steuertipp: Buchführung: Kein Zählprotokoll für eine offene Ladenkasse

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Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen.

Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist das Wort „sollen“ nach Auffassung der Finanzverwaltung als „muss“ zu verstehen.

Zur rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (= Tageslosung) dienen täglich zu erstellende Kassenberichte. Sie dokumentieren den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau. Hiervon werden zur Ermittlung der Tagesbareinnahmen der Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages) und die Bareinlagen abgezogen und die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben und Barentnahmen hinzugerechnet.

Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen sind durch gesonderte Belege nachzuweisen. Werden als Anlage zum Kassenbericht jedoch keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen beigefügt, handelt es sich nicht um einen rein formellen Mangel, sondern um einen schwer wiegenden Mangel in der Kassenführung. In diesen Fällen droht im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung.

Zusätzlich sollte der Unternehmer – ohne dass dies nach dem HGB oder der AO gesetzlich gefordert wird – ein Zählprotokoll erstellen. Dieses dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird. In seinem Urteil vom 25. 3. 2015 [1] weist der BFH daraufhin, dass das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen der offenen Ladenkasse einen gravierenden formellen Mangel darstellt, der schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.


Musterzählprotokoll:

Zählprotokoll Datum:


als Anlage zum Kassenbericht Nr.


Scheine


Anzahl


Gesamtwert in EURO

500,00 €

200,00 €

100,00 €

50,00 €

20,00 €

10,00 €

5,00 €

Summe I:


Münzen


Anzahl


Gesamtwert in EURO

2,00 €

1,00 €

0,50 €

0,20 €

0,10 €

0,05 €

0,02 €

0,01 €

Summe II:

Gesamtsumme:
(I. und II.)


Unterschrift

Das Zählprotokoll sollte von der Person oder den Personen unterschrieben werden, die auch das Geld gezählt haben. Bei einer offenen Ladenkasse ist es ausreichend, wenn eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand erfolgt (retrograde Methode).

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Kassenbuch oder Kassenbericht

Unterhält der Unternehmer eine offene Ladenkasse, muss er somit grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt zählen. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld, d. h. auch 1-, 2- und 5-Cent Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden. Diesen Bestand muss er schriftlich in einem retrograd aufgebauten Kassenbericht (fortlaufend nummeriert) festhalten. Diese aneinander gereihten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar. Abschnitt VII. enthält hierzu einen Musterbericht und ein Beispiel.

Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände.

Verwendet der Unternehmer einen progressiv aufgebauten Kassenbericht wie den nachfolgend dargestellten, liegt ein formeller Mangel in der Buchführung vor, der allein aber nicht zu einer Verwerfung der Buchführung und einer Hinzuschätzung führen kann:

Kassenbericht vom: ___________

Nr.:

Kassenbestand am Ende des Vortages:

zzgl. Einnahmen am heutigen Tage

  • Verkäufe
  • Privateinlagen
  • Sonstige Einnahmen/Einlagen.

Summe:

abzüglich Ausgaben am heutigen Tage

  • Wareneinkäufe,
  • Kosten,
  • Sonstiges wie Privatentnahmen, Bankeinzahlungen.

Bestand bei Geschäftsschluss:

Unterschrift

_________

Bei den progressiv aufgebauten Kassenberichten besteht die Gefahr, dass die bereits um die Ausgaben gekürzten Einnahmen eingetragen werden und somit die Bareinnahmen (= Tageslosung) unzutreffend dargestellt werden. Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss stellt sich als rechnerisches Ergebnis und nicht als ausgezählter Bestand dar.

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Zeitnähe der Aufzeichnungen und Kassensturzfähigkeit

Die retrograd aufgebauten Kassenberichte sind vom Unternehmer täglich zu führen. Sie dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten erstellt werden.

Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein sachverständiger Dritter wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut den Aufzeichnungen – also nach den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.

Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tage entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

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Auf MS-Excel basierende Kassenberichte

In der Praxis werden Aufzeichnungen zu offenen Ladenkassen, also die Kassenberichte oder das Kassenbuch, vielfach mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS-Excel erstellt. Solche Kassenberichte entsprechen nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung. Der Grund: Es kann keine Festschreibung der Daten erfolgen, d. h. die Inhalte dieser Kassenbücher können jederzeit geändert werden, ohne dass diese Änderungen im Einzelnen nachvollzogen werden können.

Beispiel: Der Unternehmer führt sein Kassenbuch mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms „Excel“ der Firma MICROSOFT. Durch Anzeigen des Änderungsdatums der Datei (s.u.) über „Ansicht“/„Details“ lässt sich feststellen, wann die Datei das letzte Mal geändert wurde.

Im Beispiel wurde das Excel-Arbeitsblatt „Kasse_Januar_2014“ am 19.06.2014 geändert.

Welche Änderungen aber im Detail vorgenommen wurden, lässt sich nachträglich nicht mehr feststellen, da keine Festschreibung der Daten erfolgen kann.


Download: Checkliste Kassenbuch

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Auffällige Mängel in Kassenberichten

In der Praxis treten immer wieder Mängel in den Kassenberichten auf.

  • Hohe rechnerische Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen.
  • Nutzung eines progressiven Kassenberichts (vgl. Abschnitt III), der einen formellen Mangel darstellt, und im Zusammenhang etwa mit Nachkalkulationen die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Gewinnermittlung nach § 158 AO in Zweifel ziehen kann.
  • Einheitliches Schriftbild, weil die Kassenberichte nachträglich erstellt wurden.
  • Glatte €-Beträge deuten darauf hin, dass der Kassenbestand bei Geschäftsschluss nicht durch Auszählung ermittelt wurde.
  • Nicht zeitgerechte (= tägliche) Erstellung der Kassenberichte
  • Entnahmen und Einlagen werden nur einmal, am Ende des Monats, im Kassenbericht eingetragen, und es liegen dafür keine Belege vor.
  • Es werden erst gar keine Kassenberichte geführt.
  • Fehlende Zählprotokolle.

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Anlage: Muster-Kassenbericht:

Kassenbericht

Datum:

Nr.

Kassenbestand bei Geschäftsschluss

Buch-
vermerk

Ausgaben im Laufe des Tages

Vorsteuer

Netto-

%

Betrag

Betrag

1. Wareneinkäufe und Waren-
nebenkosten

2. Geschäftsausgaben

3. Privatentnahmen
(nachgewiesen durch Eigenbeleg)

4. Sonstige Ausgaben
(z. B. Bareinzahlung bei der Bank)

Summe

abzüglich Kassenbestand des Vortages

= Kasseneingang

abzüglich sonstige Einnahmen

abzüglich Privateinlagen
(nachgewiesen durch Eigenbeleg)

= Bareinnahmen (Tageslosung)



Unterschrift

Abbildung 1: Retrograd aufgebauter Kassenbericht


Beispiel:

Kassenbericht

Datum:

04.12.2015

Nr.

156

Kassenbestand bei Geschäftsschluss (lt. Zählprotokoll)


2.185,30 €

Buch-
vermerk

Ausgaben im Laufe des Tages

Vorsteuer

Netto-

%

Betrag

Betrag

1. Wareneinkäufe und Waren-
nebenkosten


19


87,26 €


459,26 €

2. Geschäftsausgaben

3. Privatentnahmen
(nachgewiesen durch Eigenbeleg)

400,00 €

4. Sonstige Ausgaben
(z. B. Bareinzahlung bei der Bank)

87,26 €

859,26 €

946,52 €

Summe

3.131,82 €

abzüglich Kassenbestand des Vortages


1.352,14 €

= Kasseneingang


1.779,68 €

abzüglich sonstige Einnahmen

abzüglich Privateinlagen
(nachgewiesen durch Eigenbeleg)

150,00 €

150,00 €

= Bareinnahmen (Tageslosung)


1.629,68 €

Gegenprobe

Kasse zu Beginn des 04.12.2015 1.352,14 €

+ Einlage Barmittel von Bank 150,00 €

./. Ausgaben 546,52 €

+ Einnahmen 1.629,68 €

./. Privatentnahme 400,00 €

rechnerischer Istbestand 2.185,30 €

tatsächlicher Istbestand 2.185,30 €

Differenz 0,00 €



1 BFH, Urteil vom 25. 3. 2015 - X R 20/13, BFHE S. 249, 390.

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Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Fast alle Unternehmen, die Bargeld einnehmen, nutzen Registrierkassen oder PC-Kassensysteme. Der Einsatz der Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in der Kassenbuchführung von vornherein zu vermeiden.

GoB - Kassenbuchführung

§ 238 f HGB

Inhaltsübersicht

  1. 1.
  2. 2.
  3. 3.

1. Allgemeines

Bei Betrieben mit ausschließlich, überwiegend oder ins Gewicht fallenden Barumsätzen muss eine Geschäftskasse geführt werden. Der Kassenführung kommt dabei für die Frage der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erhebliche Bedeutung zu.

Die Aufzeichnungen sind täglich zu führen (vgl. GoB - Zeitgerechte Buchungen unter 3.). Auch die Privatentnahmen aus der Kasse und die Privateinlagen in die Kasse sind täglich aufzuzeichnen.
Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen ( Kassensturzfähigkeit), BFH, 20.09.1989 - X R 39/87, BStBl II 1990, 109 und BFH, 17.11.1981 - VIII R 174/77, BStBl II 1982, 430.
Lassen sich die Endbestände der Kassenaufzeichnungen nur am Monatsende ermitteln, weil im Kassenbuch die Tageseinnahmen bzw. die im Laufe des Tages bezahlten betrieblichen Ausgaben nicht erfasst wurden, so fehlt es ebenfalls an der Kassensturzfähigkeit, die Kassenführung ist insoweit nicht ordnungsgemäß (FG Münster, 15.12.1999 - 10 K 7869/99 E, G, U).
Der Kassensturz ist im Rahmen der Betriebsprüfung insbesondere bei buchmäßig sehr hohen Kassenbeständen eine Kontrollmöglichkeit der Kassenführung.

Auch bei einer Kassenführung mit Hilfe des PC müssen die notwendigen Eingaben laufend erfolgen. Ist in dem Programm eine Journalfunktion nicht vorhanden, ist das Datum der Dateneingabe auf andere Art nachprüfbar zu dokumentieren. Es muss in jedem Fall sichergestellt sein, dass Eintragungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssystem (GoBS).

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht ( Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht), BMF, 24.02.2004 - IV D 2 - S 0315 - 4/04.
Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens oder der Firma und der Anschrift des Vertragspartners (Identität).
Eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel ist unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. Aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ergibt sich demnach für viele Einzelhandelsunternehmer in der Regel nicht die Verpflichtung, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen, BFH, 12.05.1966 - IV 462/60, BStBl III 1966, 372. Von der Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen über die Identität der Einnahmen ist jedenfalls bei einer Annahme von Bargeld im Wert von 15.000 EUR und mehr auszugehen ( Vereinfachungsregel zur Einzelaufzeichnungspflicht).

Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus Aufbewahrungspflichten "3.8 Sonstige Unterlagen".

§ 4 III-Gewinnermittler haben nur sehr reduzierte Aufzeichnungspflichten; weder das Ertragsrecht noch das formelle Recht enthält Vorschriften zur Art der Ermittlung der Betriebseinnahmen bei Einnahme-Überschuss-Rechnung. Aus § 22 UStG ergibt sich jedoch auch für diese Gewinnermittler eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Geschäftsvorfälle. Um die Vereinfachungsregel zur Einzelaufzeichnungspflicht in Anspruch nehmen zu können, werden in der Praxis häufig freiwillig Kassenbücher geführt. Ist dies der Fall, gelten jedoch die gleichen Ordnungsmäßigkeitskriterien wie für gesetzlich verpflichtete kassenbuchführende Unternehmer.

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist häufig Gegenstand der Prüfung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (insbesondere bei der Durchführung einer Bp oder USt-Sonderprüfung). Hierzu gibt es unterschiedliche Prüfungsmethoden .

Wegen festgestellter Mängel in der Kassenführung einer GmbH zutreffend hinzugeschätzte Betriebseinnahmen führen mangels feststellbarer Veranlassung durch das Gesellschaftsverhältnis nicht zu verdeckten Gewinnausschüttungen, BFH, 09.08.2000 - I R 82/99, sondern sind in analoger Anwendung des § 160 Abs. 1 AO als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln (verhinderte Vermögensmehrung bei der GmbH).

Bei der Kassenbuchführung ist zu unterscheiden zwischen der

  1. Offenen Ladenkasse und der

  2. EDV-Registrierkasse

2. Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse kommt häufig zum Einsatz bei

  1. Bargeld-Branchen kleineren Umfangs

  2. Betrieben mit Bareinnahmen ohne Personal

  3. Betrieben ohne Bareinnahmen als reine Ausgabekasse

Offene Ladenkassen haben für den Unternehmer den Vorteil, dass sie

  1. keine Kosten bei der Anschaffung und in ihrer Unterhaltung verursachen

  2. ohne technische Kenntnisse führbar sind

Offene Ladenkassen haben für den Unternehmer den Nachteil, dass sie

  1. keine Kontrolle des Personals zulassen

  2. keine Zusatzinformationen (Analysemöglichkeiten etc.) liefern

  3. 3. EDV-Registrierkasse und PC-Kasse

    Die EDV-Registrierkasse kommt häufig zum Einsatz bei

  4. größeren Betrieben mit überwiegendem Bareinsatz

  5. Betrieben mit Fremdpersonal

  6. Betrieben mit mehreren Kassen

EDV-Registrierkassen haben für den Unternehmer den Vorteil, dass sie

  1. zusätzliche Analysemöglichkeiten und betriebswirtschaftliche Funktionen bieten (z.B. Informationen über Warengruppen-, Kellner-, Stundenberichte, etc.),

  2. das Personal über Eingabeschlüssel oder via Bildschirm kontrolliert werden kann,

  3. möglicherweise eine permanente Inventur und Steuerung des Wareneinkauf über erfasste Daten ermöglichen,

  4. leichte Preisanpassungen programmgesteuert oder über Strichcodesysteme möglich sind.

EDV-Registrierkassen haben für den Unternehmer den Nachteil, dass

  1. sie höhere Anschaffungs- und Unterhaltskosten verursachen,

  2. aufwändig einzurichten und zu programmieren sind,

  3. der Geschäftsablauf unter technischen Defekten erheblich leiden kann.

Für EDV-Registrierkassen gelten besondere Aufbewahrungspflichten und Dokumentationsgrundsätze. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoBS) erfordern eine schlüssige und nachvollziehbare Dokumentation der Programmierung.

Der Steuerpflichtige muss, wenn er Waren von geringerem Wert an eine Vielzahl zumeist unbekannter Personen verkauft und deshalb die Bareinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen hat, grundsätzlich die Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege aufbewahren (BFH, 11.05.2000 - I B 7/00).

Unter bestimmten Umständen ist ein Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen möglich (BMF, 09.01.1996 - IV A 8-S 0310-5/95).
Danach ist eine Aufbewahrung von Registrierkassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen (Kassenbelege) im Einzelfall nicht erforderlich , wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der vom Kassenbeleg übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Diese Voraussetzungen hinsichtlich der Registrierkassenstreifen sind regelmäßig erfüllt, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten.
Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, dass diese " Gewähr der Vollständigkeit" dann gegeben ist, wenn die nachstehend genannten Unterlagen aufbewahrt werden. In diesem Fall kann auch bei elektronischen Registrierkassensystem auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen verzichtet werden:

  1. Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) sind aufzubewahren.

  2. Es sind die mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.

  3. Aufzubewahren sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

  4. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Eine technische Erweiterung der EDV-Registrierkasse stellt die PC-gestützte Kasse (PC-Kasse) dar.
Hierbei handelt es sich um einen PC, an den über Schnittstellen Kassen-Peripheriegeräte angeschlossen werden können. Der PC ist mit einer bestimmten Kassensoftware ausgestattet, von der auch der variable Funktionsumfang abhängig ist.
In der Regel wird jeder Umsatz des Tages gespeichert und es besteht eine Zugriffsmöglichkeit auf alle getätigten Einzelumsätze der Kasse.
Der Vorteil der PC-Kasse liegt in den vielfältigen und detaillierten Analysemöglichkeiten, die der Unternehmer z.B. hinsichtlich der Warenbewirtschaftung oder der Kundenverwaltung einsetzen kann.

Bestimmte PC-Kassensystemen funktionieren nur auf der Grundlage herstellereigener Betriebssysteme und geschlossener Kassensoftware (Embedded-Lösungen). Hierbei können vom Gerätehersteller bestimmte Zugriffsmöglichkeiten für den Anwender unterbunden werden.

Daneben gibt es PC-Kassensysteme, die wie ein normaler PC arbeiten und deren Anwendung und Programme frei und offen sind (offenes System). Weil sich offene Systeme durch den Hersteller kaum schützen lassen, ist hier auf die vollständige Dokumentation im Sinne der GOBS besonderer Wert zu legen.

Die Ordnungsmäßigkeit einer PC-Kasse setzt insbesondere auch voraus, dass das System alle einzelnen Geschäftsvorfälle, also auch Stornierungen, dokumentiert. Daher ist die Buchführung eines Restaurants nicht als ordnungsgemäß anzusehen, wenn ein PC-Kassensystem geführt wird, welches bei den Kassenabschlüssen Stornobuchungen nicht erfasst, FG Niedersachsen, 02.09. 2004 - 10 V 52/04.



Registrierkassen

Die OFD Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung herausgegeben:

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Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden?

Grundsätzlich ist jede Einnahme und Ausgabe einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung erfolgt bei den alltäglichen Bargeschäften in der Regel mit einer Registrierkasse oder PC-Kasse, mit deren Hilfe diese Einzelaufzeichnung praktikabel wird.


Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Elektronische Kassen: Diese verschärften Anforderungen kommen auf Sie zu. Spätestens ab dem 1.1.2017 müssen elektronische Kassen u.a. jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen können. Betriebsprüfer werden darauf ein besonderes Auge werfen. Was Sie jetzt tun sollten, um keine Steuernachzahlungen zu riskieren, erfahren Sie in diesem Video.


Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden.


Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Der Unternehmerin/dem Un­ternehmer obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters erforderlich. Anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Die IT-Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können.


Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (BMF, Mitteilung vom 03.04.2017): Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) präzisiert die technischen Anforderungen des § 146a Abgabenordnung. Es wird bestimmt, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Die Verordnung sieht vor, dass Registrier- und computergestützte Kassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Eine Ausweitung auf andere Aufzeichnungsgeräte, wie z. B. Taxameter, wäre über eine Änderung der Verordnung möglich.


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Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen

Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

  • alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere:
  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • alle Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreise)
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä.
  • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdru­cken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
  • alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen
  • alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive:
  • Name des Geschäfts
  • Datum
  • Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen)
  • Retouren
  • Entnahmen
  • Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
  • alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Sparten-berichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen. Zusätz­lich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.).

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Einsatz einer offenen Ladenkasse

Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausrei­chender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind:

  • Inhalt des Geschäfts
  • Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hart­geld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wech­selgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Ent­nahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so­dass sich die Tageseinnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausga­ben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und ent­sprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem ent­sprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Run­dungen oder Schätzungen sind unzulässig.


Folgen von Mängeln

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, folgt daraus regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.


Es ist bekannt, dass Kassenvertriebsunternehmen teilweise mit Unterstützung bei Manipulationen an Registrierkassen werben. Gelegentlich ist es z. B. vorgekommen, dass IT-Kassendienstleister unmittelbar vor dem Auslesen von Kassen bei einer Prüfung Speicherinhalte oder Daten gelöscht bzw. programmierte Manipulationen wieder ausgeschaltet haben. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit wegen Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung/ Beihilfe zur Steuerhinterziehung für Sie und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.


Weitere Informationen finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 sowie im Fragen- und Antworten-Katalog zum Datenzugriffsrecht (siehe http://www.bundesfinanzministerium.de), den wir Ihnen auf Anfrage aushändigen. Für weitere Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Oberfinanzdirektion Niedersachsen, Merkblatt_Kassenbuchfuehrung_Unternehmen 05.2012

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Weitere Infos zu Kassen

Steuertipp:

Führung eines Kassenbuchs
Steuertipp

GoB - Kassenbuchführung

Kassennachschau


Rechtsgrundlagen zum Thema: kassenbuch

AEAO 158;

Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


BFH Urteile zu diesem Thema und weiteres:




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