Reisekostenabrechnung kostenlos – Vorlage, Rechner & Tipps

Reisekosten richtig abrechnen und von der Steuer absetzen – für Arbeitnehmer, Selbstständige und Arbeitgeber.

Alles zur Reisekostenabrechnung im In- und Ausland – mit Beispielen, aktueller Info, kostenloser Excel-Vorlage und Online-Rechner.

Wie rechnet man die Reisekosten ab? – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Reisekostenabrechnung ist die Basis dafür, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter berufliche Reisekosten steuerlich geltend machen oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen können. Die Berechnung hängt u. a. ab von:

• Art der Reise (Dienstreise / Einsatzwechseltätigkeit / Auswärtstätigkeit)
• Entfernung und gewähltem Verkehrsmittel
• Übernachtungskosten (Hotel / Pauschale)
• Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschalen)
• weiteren Nebenkosten (Parken, Maut, ÖPNV, Taxi etc.)

Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026

Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025

Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024

Download: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023

Gehen Sie in der Praxis wie folgt vor:

1. Zweck und Dauer der Reise bestimmen
   Handelt es sich um eine rein berufliche Reise oder um eine gemischt veranlasste Reise (beruflich/privat)? Erfassen Sie Beginn und Ende der Reise mit Datum und Uhrzeit.

2. Fahrtkosten ermitteln
   Berechnen Sie die Entfernung zwischen Start- und Zielort. Je nach Verkehrsmittel:

   • Eigener Pkw: Ansatz der Entfernungspauschale / Kilometerpauschale (z. B. 0,30 € pro gefahrenem Kilometer)
   • ÖPNV, Bahn, Flugzeug, Mietwagen: Ansatz der tatsächlichen Kosten laut Beleg

3. Unterkunft erfassen (Übernachtungskosten)
   Tragen Sie Übernachtungskosten (Hotel, Pension, Apartment etc.) ein. Im Inland sind grundsätzlich die tatsächlichen Kosten relevant; im Ausland können für Arbeitgebererstattungen auch Pauschalen genutzt werden.

4. Verpflegungsmehraufwand berücksichtigen
   Für Dienstreisen können Sie Verpflegungspauschalen (Inland und Ausland) ansetzen – abhängig von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseland. Wählen Sie zwischen:

   • Pauschalen nach EStG/BMF-Tabelle
   • tatsächlichem Aufwand (für die Steuer regelmäßig nicht sinnvoller als Pauschalen)

5. Alle Reisekosten summieren
   Addieren Sie Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und sonstige Nebenkosten (z. B. Parkgebühren, Maut, Gepäck). So erhalten Sie die Gesamtsumme Ihrer Reisekosten.

Nutzen Sie für eine schnelle und fehlerarme Berechnung unsere kostenlose Online-Reisekostenabrechnung.

Reisekosten Überblick

Reisekosten: Der Gesetzgeber hat das steuerliche Reisekostenrecht umfassend reformiert. Nachfolgend erhalten Sie einen kompakten Überblick, welche Reisekosten Sie steuerlich absetzen können und worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten sollten – sowohl im Inland als auch bei Auslandsreisen.

Nachfolgend finden Sie eine übersichtliche Zusammenstellung typischer Reisekostenfälle und deren steuerliche Behandlung. Die Beispiele helfen Ihnen, schnell zu erkennen, wann Reisekosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar sind.

1. Ausländer mit Grundbesitz in Deutschland
   Reisekosten im Zusammenhang mit in Deutschland gelegenem Vermietungsobjekt können als Werbungskosten bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abgesetzt werden, sofern die Reisen der Sicherung, Verwaltung oder Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.

2. Badereisen / Kurreisen
   Reisekosten zu Bade- oder Kurorten sind in der Regel privat veranlasst und daher steuerlich nicht als Reisekosten abziehbar. Nur in seltenen medizinisch nachgewiesenen Ausnahmefällen (außergewöhnliche Belastung) kann eine steuerliche Berücksichtigung in Betracht kommen.

3. Verpflegung bei Auswärtstätigkeit
   Verpflegungsmehraufwendungen werden über Pauschbeträge angesetzt. Maßgeblich ist die Dauer der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Pauschalen sind zeitlich begrenzt (z. B. Dreimonatsfrist) und gelten nur für vorübergehende Auswärtstätigkeiten.

4. Bewirtung unterwegs
   Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden auf Geschäfts- oder Dienstreisen können – bei ordnungsgemäßem Bewirtungsbeleg – als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abgesetzt werden. Es gelten die allgemeinen Bewirtungsregeln (insbesondere 70-%-Abzugsbeschränkung bei Geschäftsfreunden).

5. Dreimonatsfrist
   Bei einer längerfristigen Tätigkeit am gleichen Ort kann die Auswärtstätigkeit steuerlich enden. Nach Ablauf der sogenannten Dreimonatsfrist liegen häufig die Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte bzw. einen regelmäßigen Tätigkeitsort vor. Dadurch ändern sich die abzugsfähigen Reisekosten (insbesondere Verpflegungspauschalen).

6. Mitreisender Ehepartner
   Die Reisekosten für die Mitnahme des Ehepartners auf Dienstreisen sind in der Regel privat veranlasst und nicht abziehbar. Nur wenn die Mitreise klar beruflich erforderlich ist (z. B. Dolmetschertätigkeit, Mitwirkung an Präsentationen), kann ein Abzug in Betracht kommen.

7. Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber
   Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten im Rahmen der steuerlich zulässigen Pauschalen oder gegen Nachweis, kann dies beim Arbeitnehmer steuerfrei erfolgen. Übersteigt die Erstattung die zulässigen Beträge, unterliegt der Mehrbetrag grundsätzlich der Lohnsteuer.

8. Reisekosten von Familienangehörigen
   Für mitreisende Familienangehörige gelten – wie beim Ehepartner – strenge Anforderungen. Nur bei nachweislich betrieblicher Mitwirkung (z. B. Mitarbeit im Unternehmen) kann eine Kostenübernahme steuerlich anerkannt werden.

9. Fortbildung außerhalb des Wohnorts
   Reisekosten für berufliche Fort- und Weiterbildungen (Seminare, Lehrgänge, Prüfungen) sind grundsätzlich als Werbungskosten abziehbar, soweit der Arbeitgeber keinen oder nur teilweisen Kostenersatz leistet.

10. Frühstück im Hotel
    Ist das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten, ist bei Ansatz von Verpflegungspauschalen eine Kürzung vorzunehmen. Die Behandlung des Frühstücks folgt der Systematik der Verpflegungsmehraufwendungen, nicht einer separaten Reisekostenart.

11. Gesellschafter-Reisekosten
    Trägt ein Gesellschafter einer Personengesellschaft beruflich veranlasste Reisekosten selbst, sind diese auf Ebene der Gesellschaft als Betriebsausgaben zu berücksichtigen (im Rahmen der Gewinnermittlung).

12. Haushaltsersparnis
    Eine sogenannte „Haushaltsersparnis“ wird bei den Verpflegungspauschalen nicht abgezogen. Es bleiben die gesetzlich festgelegten Pauschbeträge maßgebend – unabhängig von den ersparten Kosten zu Hause.

13. Hochschullehrer / Studienreisen
    Bei Studien- und Forschungsreisen von Hochschullehrern ist zu prüfen, ob der berufliche Charakter deutlich überwiegt. Nur dann können die Reisekosten steuerlich anerkannt werden.

14. Incentivereisen
    Incentive- oder Prämienreisen sind häufig als Belohnung für besondere Leistungen zu werten. Steuerlich werden sie eher wie Arbeitslohn bzw. geldwerter Vorteil behandelt als wie reine Reisekosten.

15. Kilometersätze / Pkw-Nutzung
    Für Fahrten mit dem eigenen Pkw können Arbeitgeber Kilometerpauschalen steuerfrei erstatten. Erstattet der Arbeitgeber weniger als die zulässige Pauschale, kann der Arbeitnehmer die Differenz in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

16. Berufskraftfahrer und Fahrlehrer
    Für Berufskraftfahrer, Fahrlehrer und vergleichbare Berufsgruppen gelten besondere Regeln, insbesondere bei der Berechnung der Verpflegungspauschalen und der Frage, wann eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt.

17. Nächtliche Reise ohne Übernachtung
    Dauert eine Auswärtstätigkeit über Mitternacht an, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist die Verpflegungspauschale nach der Gesamtabwesenheit zu ermitteln.

18. Schiffsreisen
    Schiffs- oder Kreuzfahrtreisen mit touristischem Charakter sind in aller Regel privat veranlasst und steuerlich nicht als Reisekosten abzugsfähig. Nur eindeutig beruflich geprägte Reisen können berücksichtigt werden.

19. Sprachkurs im Ausland
    Sprachreisen mit Urlaubscharakter werden meist als private Bildungsreisen eingestuft. Nur wenn der Kurs konkret beruflich erforderlich ist und der Freizeitanteil untergeordnet bleibt, kann ein Werbungskostenabzug möglich sein.

20. Studienreisen, Tagungen, Kongresse
    Bei Studien- und Kongressreisen ist zwischen beruflichen und privaten Programmpunkten genau zu trennen. Nur der beruflich veranlasste Teil der Reise ist als Reisekosten abzugsfähig.

21. Urlaubsreisen
    Urlaubsreisen sind steuerlich nicht abzugsfähig. Nur klar abgrenzbare berufliche Reiseanteile können ggf. als Reisekosten angesetzt werden.

22. Vermietung und Verpachtung
    Reisen zu Vermietungsobjekten (z. B. Besichtigung, Instandhaltung, Neuvermietung) können als Werbungskosten abgezogen werden, wenn sie der Sicherung der Mieteinnahmen dienen.

23. Vortragsreisen
    Das alleinige Halten eines Vortrags genügt für sich genommen noch nicht immer als Nachweis einer vollumfänglich beruflichen Reise. Die Gesamtumstände (Reisedauer, Rahmenprogramm) werden steuerlich mit geprüft.

24. Zweigniederlassungen / Auslandsbetriebsstätten
    Reisen zur Errichtung oder Betreuung einer Betriebsstätte im In- oder Ausland führen regelmäßig zu Betriebsausgaben, wenn die Reise betrieblich veranlasst ist.

25. Zwischenheimfahrten
    Zwischenheimfahrten während längerer Auswärtstätigkeiten (z. B. Wochenende nach Hause) können unter bestimmten Voraussetzungen als Reisekosten berücksichtigt werden.

Steuerliche Änderungen bei Reisekosten ab 1. Januar 2025

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 2. Dezember 2024 die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen bekannt gegeben. Diese Änderungen gelten ab dem 1. Januar 2025 und betreffen alle Arbeitnehmer und Unternehmer, die regelmäßig im Ausland unterwegs sind.

Die Pauschbeträge sind für jedes Land (teilweise sogar städtebezogen) unterschiedlich und werden regelmäßig angepasst. Für nicht erfasste Länder gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.

1. Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen sind zusätzliche Kosten für Mahlzeiten, die dadurch entstehen, dass Sie sich aus beruflichen Gründen nicht an Ihrem Wohnort oder Ihrer ersten Tätigkeitsstätte aufhalten. Diese können:

• vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden oder
• als Werbungskosten (bzw. Betriebsausgaben bei Selbstständigen) in der Steuererklärung angesetzt werden.

Wichtige Grundsätze (Ausland) ab 2025:

• Bei eintägigen Auslandsreisen gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.
• Bei mehrtägigen Reisen ist der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Beispiel:
Ein Ingenieur reist am Abend von Straßburg nach Kopenhagen und erreicht sein Ziel um 23 Uhr. Für diesen Tag gilt der Pauschbetrag für Kopenhagen.

2. Übernachtungskosten: Pauschale oder tatsächliche Kosten?

Die BMF-Übernachtungspauschalen gelten ausschließlich für die steuerfreie Arbeitgebererstattung. Für die Steuererklärung von Arbeitnehmern und den Betriebsausgabenabzug bei Selbstständigen sind grundsätzlich nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Tipp: Heben Sie sämtliche Hotelrechnungen und Belege auf und achten Sie auf den korrekten Namen (Arbeitgeber / Unternehmer) für den Vorsteuerabzug.

3. Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein Dritter) Mahlzeiten zur Verfügung, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden:

• Frühstück: Kürzung um 20 % der Tagespauschale
• Mittagessen: Kürzung um 40 % der Tagespauschale
• Abendessen: Kürzung um 40 % der Tagespauschale

Die Kürzung erfolgt tagesbezogen – immer von der Pauschale für einen vollen Kalendertag des jeweils maßgebenden Ortes.

4. Besonderheiten bei Flug-, Schiffsreisen und aufeinanderfolgenden Dienstreisen

• Bei Flug- und Schiffsreisen sind die Besonderheiten nach R 9.6 Abs. 3 LStR zu beachten.
• Schließt sich direkt an den Rückreisetag eine weitere Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale anzusetzen.

5. Länderbezogene Pauschbeträge – Beispiele

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung werden jährlich angepasst. Ein Auszug ausgewählter Länder:

Für Länder, die nicht ausdrücklich aufgeführt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg als Referenz.

6. Doppelte Haushaltsführung im Ausland

Die im BMF-Schreiben genannten Reisekostenregelungen gelten auch für die doppelte Haushaltsführung im Ausland. Dabei kommen ebenfalls die Verpflegungspauschalen und ggf. die Übernachtungspauschalen (bei Arbeitgebererstattung) zur Anwendung.

Sie haben Fragen zur optimalen Gestaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen?
Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie bei der steuerlich optimalen Erstattung und Deklaration Ihrer Reisekosten.

Reisekostenabrechnung Formular online – welche Angaben sind wichtig?

Für eine korrekte Reisekostenabrechnung – ob mit Papierformular, Excel-Vorlage oder online – sollten mindestens folgende Angaben erfasst werden:

1. Name der reisenden Person
2. Reisezweck (geschäftlicher Anlass, z. B. Kundentermin, Messe, Schulung)
3. Reiseziel (Ort, Land, ggf. mehrere Stationen)
4. Reisezeitraum inkl. Uhrzeit von Beginn und Ende der Reise

Zusätzlich sinnvoll:

• Verwendetes Verkehrsmittel (Pkw, Bahn, Flug, ÖPNV)
• Angaben zu Übernachtungen (Hotel, Anzahl Nächte, inkl./exkl. Frühstück)
• Erstattete bzw. gestellte Mahlzeiten (für Kürzung der Verpflegungspauschalen)
• Sonstige Auslagen (Parkgebühren, Maut, Taxi, Seminargebühren etc.)

Hinweis: Das Reisekostenformular dient der einfacheren Abrechnung und der Fehlervermeidung in der Buchhaltung. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebenes Musterformular für die Reisekostenabrechnung. Wichtig ist: Alle Belege und Rechnungen müssen aufbewahrt werden, damit die Reisekosten steuerlich anerkannt werden können.

Excel Formular Reisekostenabrechnung

Die Reisekostentabelle fügt Pauschbeträge ein und erzeugt Buchungssätze. Ideal auch für die kostenlose online Buchhaltung

Download: Excel Formular Reisekostenabrechnung

Hinweis: Tabelle fügt Pauschbeträge ein und erzeugt Buchungssätze. Ideal auch für die kostenlose online Buchhaltung

Checkliste: Reisekostenabrechnung sicher für die Betriebsprüfung aufstellen

Die korrekte und nachvollziehbare Reisekostenabrechnung ist für Unternehmen entscheidend, um bei einer Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, reduzieren Sie das Risiko von Nachfragen oder Hinzuschätzungen erheblich:

1. Vollständige Dokumentation
   Erfassen Sie alle Reisekosten vollständig: Hotelrechnungen, Tankbelege, Flugtickets, Bahntickets, Parkbelege, Maut, Taxi etc.

2. Eindeutige Zuordnung
   Jeder Beleg muss eindeutig einem Mitarbeiter und einer konkreten Reise zugeordnet werden können (Name, Reisedatum, Reisezweck).

3. Detaillierte Angaben
   Datum, Uhrzeit, Ort, Reisezweck und gefahrene Kilometer (bei Pkw) sollten klar dokumentiert sein – idealerweise direkt im Reisekostenformular.

4. Lesbarkeit der Unterlagen
   Unleserliche oder unvollständige Belege können vom Betriebsprüfer nicht anerkannt werden. Sorgen Sie für gut lesbare Scans oder Kopien.

5. Übernachtungskosten sauber belegen
   Für Übernachtungen reichen in der Regel gut lesbare Kopien der Hotelrechnungen. Achten Sie auf das richtige Ausstellungsdatum und die korrekte Umsatzsteuerausweisung.

6. Originalbelege für den Vorsteuerabzug
   Wenn Sie Vorsteuer aus Reisekosten ziehen möchten, sind Originalbelege unerlässlich.

7. Belege über 250 €
   Ab 250 € (brutto) sollte der Beleg auf den Namen des Unternehmens ausgestellt sein, damit der Vorsteuerabzug möglich ist.

8. Aktuelle gesetzliche Vorgaben beachten
   Nutzen Sie stets die aktuellen Pauschalen und steuerlichen Regelungen (Inland/ Ausland) für Verpflegung und Übernachtung.

9. Elektronische Erfassung nutzen
   Digitale Reisekosten-Tools oder ein elektronisches Reisekostenmanagement erleichtern Erfassung, Prüfung und Archivierung – und sind in Betriebsprüfungen oft ein Plus.

10. Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter
    Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu den Grundregeln der Reisekosten: Welche Belege sind nötig? Was ist privat, was beruflich? Wie ist mit bewirteten Mahlzeiten umzugehen?

Pauschalbeträge für Reisekosten im Inland

Top Reisekostenabrechnung

Erste Tätigkeitsstätte

Ein zentrales Element des modernen Reisekostenrechts ist der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“. Sie entscheidet darüber, ob eine Fahrt als Weg zur Arbeit (mit Entfernungspauschale) oder als Dienstreise mit Reisekosten gilt.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers (oder eines verbundenen Unternehmens), der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Pro Beschäftigungsverhältnis kann es nur eine erste Tätigkeitsstätte geben. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Arbeitsverhältnisse, kann er entsprechend mehrere erste Tätigkeitsstätten haben (je Arbeitsverhältnis eine).

Typische Beispiele für ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind:

• Firmengebäude / Hauptsitz
• Filiale oder Niederlassung
• Betriebsstätte eines verbundenen Unternehmens
• Dauerhaft zugeordneter Kundenstandort

Selbst der Ort eines Kunden kann erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft arbeitsrechtlich zugeordnet ist.

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Arbeitsrechtliche Zuordnung

Maßgeblich für den Ort der ersten Tätigkeitsstätte ist in erster Linie die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Nur wenn eine solche Zuordnung fehlt, greifen quantitative Kriterien.

Fehlt eine eindeutige Zuordnung im Arbeitsvertrag, kann die erste Tätigkeitsstätte insbesondere dort liegen, wo der Arbeitnehmer:

• typischerweise seine Tätigkeit ausüben soll oder
• mindestens ein Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit verbringt oder
• in der Regel an mindestens zwei vollen Arbeitstagen wöchentlich tätig ist.

Aus Gründen der Rechtssicherheit ist es nicht empfehlenswert, die erste Tätigkeitsstätte nur über quantitative Kriterien zu bestimmen. Besser ist eine klare arbeitsvertragliche Zuordnung.

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Arbeitsverträge anpassen

Es empfiehlt sich, in allen bestehenden und neuen Arbeitsverträgen die erste Tätigkeitsstätte ausdrücklich zu benennen. Das Steuerrecht folgt hier in der Regel der arbeitsrechtlichen Zuordnung.

Welche erste Tätigkeitsstätte für welchen Mitarbeiter steuerlich am günstigsten ist und welche Auswirkungen dies auf Reisekosten, Entfernungspauschale und Firmenwagenbesteuerung hat, sollte im Einzelfall geprüft werden. Eine sorgfältige Gestaltung der Arbeitsverträge kann hier dauerhaft Steuern sparen und spätere Diskussionen mit der Finanzverwaltung vermeiden.

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Steuerliche Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte ist steuerlich besonders wichtig, weil dorthin keine Auswärtstätigkeit vorliegt. Das hat mehrere Konsequenzen:

• Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte:
  Es können nur die Entfernungspauschale (0,30 € je Entfernungskilometer; ab bestimmten Entfernungen erhöht) als Werbungskosten angesetzt werden.
• Keine Reisekosten:
  Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreisen. Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen) können hierfür nicht steuerfrei erstattet werden.
• Firmenwagen:
  Bei Nutzung eines Dienstwagens ist für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zusätzlich zur 1%-Regelung ein geldwerter Vorteil für Fahrten Wohnung–erste Tätigkeitsstätte zu versteuern.
• Erste Tätigkeitsstätte bei Dritten:
  Wird der Arbeitnehmer dauerhaft einer ortsfesten Einrichtung eines Dritten zugeordnet (z. B. Kunde), gelten auch Fahrten dorthin nur mit der Entfernungspauschale als abziehbar.

Die richtige Einordnung der ersten Tätigkeitsstätte beeinflusst somit unmittelbar die steuerliche Behandlung von Fahrten, Reisekosten und Firmenwagen. Eine Fehlzuordnung kann über Jahre zu steuerlichen Nachteilen führen.

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Sonderfälle

In der Praxis gibt es zahlreiche Sonderfälle bei der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte, die einer individuellen Betrachtung bedürfen. Besonders relevant sind:

• Homeoffice:
  Das Homeoffice ist in der Regel keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und damit üblicherweise keine erste Tätigkeitsstätte.
• Fahrzeug als Arbeitsplatz:
  Fahrzeuge (z. B. Lkw eines Berufskraftfahrers, Zug eines Lokführers) gelten nicht als ortsfeste Einrichtungen und sind daher keine erste Tätigkeitsstätte.
• Wechselnde Einsatzorte:
  Beschäftigen Sie Arbeitnehmer ausschließlich auf ständig wechselnden Baustellen oder Einsatzorten, liegt in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte vor. Reisekosten können dann oft in größerem Umfang steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Trotz fehlender erster Tätigkeitsstätte ist der Werbungskostenabzug oder die steuerfreie Erstattung von Reisekosten möglich – die konkrete Ausgestaltung sollte jedoch immer im Einzelfall geprüft werden.

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Verpflegungspauschalen

Für berufliche Auswärtstätigkeiten gelten Verpflegungspauschalen. Sie ersetzen die Erfassung einzelner Bewirtungsbelege und vereinfachen die Reisekostenabrechnung.

Grundsystematik:

• Es gibt zwei Stufen der Pauschalen, abhängig von der Dauer der Abwesenheit (z. B. über 8 Stunden / 24 Stunden).
• Für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen gilt eine einheitliche Pauschale – unabhängig von der konkreten Abwesenheitsdauer.
• Für Auslandsreisen gelten länderbezogene, meist höhere Pauschalen.

Die Auslandsverpflegungspauschalen orientieren sich an den Auslandstagegeldern des Bundesreisekostengesetzes. Für jedes Land (teilweise für einzelne Städte) veröffentlicht das BMF jährlich eine entsprechende Übersicht.

Wichtig: Verpflegungsmehraufwendungen können nur pauschal geltend gemacht werden. Ein Abzug der tatsächlichen Verpflegungskosten ist steuerlich ausgeschlossen.

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Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können grundsätzlich gegen Rechnungsvorlage steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten/Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Angemessenheit des Hotels ist steuerlich meist unkritisch – entscheidend ist, dass die Reise beruflich veranlasst ist.

Ohne Einzelnachweis ist im Inland nur eine begrenzte Pauschale steuerfrei erstattungsfähig (in der Praxis selten optimal). Für Auslandsreisen gelten länderbezogene Übernachtungspauschalen, die der Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung ansetzen kann.

Bei längerfristigen Einsätzen (z. B. über 48 Monate am gleichen Ort) greifen besondere Regelungen: Häufig wird dann eine doppelte Haushaltsführung unterstellt und es gelten die dort maßgeblichen Höchstbeträge (z. B. 1.000 € monatlich für Unterkunftskosten).

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Auswärtige Tätigkeitsorte

Als auswärtige Tätigkeitsorte gelten alle Einsatzorte, die nicht erste Tätigkeitsstätte sind. Hier können in der Regel Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten) steuerlich geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.

Besonderheit: Stellt die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort dauerhaft die einzige Wohnung dar, erkennt die Finanzverwaltung häufig keinen beruflich veranlassten Mehraufwand mehr an. Dies sollte bei längerfristigen Einsätzen frühzeitig geprüft und geplant werden.

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Steuerneutrale Bewirtung der Mitarbeiter

Seit der Reform des Reisekostenrechts ist eine steuerfreie Bewirtung von Mitarbeitern im Rahmen sogenannter „üblicher Mahlzeiten“ möglich. Als üblich gelten Mahlzeiten bis zu einem bestimmten Bruttobetrag (inklusive Getränke). Wird diese Grenze eingehalten, kann die Mahlzeit steuerfrei beim Arbeitnehmer bleiben.

Voraussetzung ist zudem, dass der Mitarbeiter dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte. In diesen Fällen erfolgt beim Arbeitnehmer keine Hinzurechnung eines geldwerten Vorteils.

Für die Lohnsteuerbescheinigung gelten bei der Bewirtung von Mitarbeitern besondere Vorgaben. Diese sollten in der Lohnbuchhaltung sauber umgesetzt werden, um spätere Korrekturen zu vermeiden.

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Ergebnis

Ziel einer guten Reisekostenstrategie sollte immer sein, die steuerlichen Rahmenbedingungen optimal zu nutzen und gleichzeitig eine klare, prüfungssichere Dokumentation zu gewährleisten.

Insbesondere bei:

• der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte,
• der Gestaltung von Arbeitsverträgen,
• häufigen Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland

bestehen erhebliche Spielräume für eine steuerlich vorteilhafte Gestaltung. Eine individuelle Prüfung lohnt sich in vielen Fällen.

Nutzen Sie im Zweifel fachkundige Unterstützung, um Ihre Reisekostenabrechnungen steuerlich optimal und mandantenfreundlich zu gestalten.

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Aktuelles + weitere Infos

BFH: Zuordnung des Arbeitnehmers im steuerlichen Reisekostenrecht zu einer ortsgebundenen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

Das Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 14. September 2023 (VI R 27/21) behandelt die Frage der steuerlichen Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer ortsgebundenen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers im Kontext des steuerlichen Reisekostenrechts. Hier sind die wesentlichen Aspekte des Urteils:

Sachverhalt

• Der Kläger, ein Bauleiter bei einem international tätigen Bauunternehmen, wurde einer Niederlassung in Z zugeordnet, nutzte aber überwiegend außerhalb dieser Einrichtung seine Arbeitsleistung.
• In den Lohnsteuer-Anmeldungen wurde die 0,03 %-Regelung für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angewendet.
• Der Kläger machte Werbungskosten für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Verpflegungsmehraufwendungen geltend.

Entscheidung des BFH

1. Keine Zuordnung zur Niederlassung: Der BFH bestätigte, dass der Kläger nicht der Niederlassung in Z zugeordnet war. Die Angabe des Einstellungsorts Z im Arbeitsvertrag bedeutete lediglich, dass der Kläger einem Gruppenleiter in Z unterstellt war, ohne eine feste Zuordnung zu einer bestimmten ortsfesten Einrichtung.

2. Arbeitsleistung überwiegend außerhalb: Der Kläger erbrachte seine Arbeitsleistung hauptsächlich außerhalb des Niederlassungsgebäudes, was gegen eine Zuordnung zu dieser Einrichtung spricht.

3. Keine schlüssige Zuordnung: Das Gericht verneinte auch eine schlüssige Zuordnung des Klägers zu dem Gebäude in Z durch sein Verhalten. Die Tatsache, dass der Kläger gelegentlich das Gebäude für Büroarbeiten oder Besprechungen aufsuchte, reichte nicht aus, um eine Zuordnung zu begründen.

4. Anerkennung der Werbungskosten: Aufgrund der fehlenden Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte wurden die vom Kläger geltend gemachten Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten anerkannt und die Anwendung der 0,03 %-Regelung sowie der Entfernungspauschale abgelehnt.

Bedeutung des Urteils

• Das Urteil verdeutlicht, dass eine Zuordnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte nicht allein durch gelegentliche Besuche oder die Angabe eines Einstellungsorts im Arbeitsvertrag begründet wird.
• Es betont, dass die tatsächliche Arbeitsleistung und die organisatorischen Umstände entscheidend sind, um eine solche Zuordnung festzustellen.
• Das Urteil hat Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Werbungskosten, insbesondere für Arbeitnehmer, deren Tätigkeit hauptsächlich außerhalb einer festen betrieblichen Einrichtung stattfindet.

Insgesamt bietet dieses Urteil wichtige Orientierung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Hinblick auf die steuerliche Behandlung von Reisekosten und die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte.

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