Telefonkosten von der Steuer absetzen

So setzen Sie Telefon-, Handy- und Internetkosten in der Steuererklärung ab.

Jeder verfügt i.d.R. über ein Telefon (Handy) und einen Internetanschluss. Diese kosten auch Geld. Ich erkläre Ihnen, wie fast jeder diese Kosten beim Finanzamt absetzen kann.

Welche Telefonkosten sind steuerlich absetzbar?

Grundsätzlich können beruflich veranlasste Telefonkosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden, wenn sie durch eine nachweisbare berufliche Veranlassung entstanden sind. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um einen Festnetz- oder Mobilfunkanschluss handelt.

Beispiele für beruflich veranlasste Telefonkosten, die steuerlich absetzbar sein können, sind:

• Telefonate mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten oder Mitarbeitern
• Telefonate im Rahmen von Dienstreisen oder Besprechungen
• Anschaffungskosten für ein betriebliches Telefon oder Smartphone
• Kosten für eine separate berufliche Telefonnummer oder Faxnummer
• Kosten für eine Telefon-Flatrate oder einen Mobilfunk-Tarif mit beruflicher Nutzung
• Roaming-Gebühren für berufliche Auslandsreisen

Sie können beruflich veranlasste Telefon-, Handy- und Internetkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal in der Steuererklärung von der Steuer absetzen.

Berechnen Sie schnell und einfach die Höhe der Telefonkostenpauschale für die beruflich veranlassten Telefongespräche.

Telefonkosten sind Werbungskosten, soweit sie auf beruflich veranlasste Telefongespräche des Arbeitnehmers entfallen und vom Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt werden. Das Gleiche gilt, wenn von zu Hause berufliche Faxe vom privaten Faxgerät versendet werden, beruflich das Internet genutzt wird oder berufliche Nachrichten oder Dateien per E-Mail verschickt werden.

Tipp: Der Arbeitnehmer verkauft sein Handy zu einem Kaufpreis von 1 Euro an seinen Arbeitgeber und dieser stellt anschließend im Rahmen eines Vertrages das Handy dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung (steuerfrei!) wieder zur Verfügung und übernimmt die entstehenden Kosten für den privaten Mobilfunkvertrag (Vorsicht: rechtlicher Gestaltungsmissbrauch i.S. des § 42 AO).

Wichtig ist jedoch, dass die berufliche Veranlassung der Telefonkosten nachgewiesen werden kann. Hierfür sollten die Telefonrechnungen aufbewahrt werden und gegebenenfalls eine Aufstellung der beruflichen Telefonate geführt werden. Private Telefonate oder Gespräche mit Freunden und Familie können nicht steuerlich geltend gemacht werden.

Es empfiehlt sich, bei Unsicherheiten bezüglich der Absetzbarkeit von Telefonkosten einen Steuerberater zu konsultieren.

Download: Checkliste Einkommensteuererklärung

Einzelnachweis für Telefon- und Internetkosten

Geltend gemachte Aufwendungen für Telefonkosten sind durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen. Bei der Ermittlung des beruflich veranlassten Anteils der Telefonkosten ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung am besten im Wege der Beweisvorsorge verpflichtet.

Einzelnachweis für 3-Monate: Telekommunikationskosten sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlasst sind (R 33 Abs. 5 Satz 1 LStR). Die Steuerpflichtigen können über einen Zeitraum von drei Monaten den Anteil der beruflichen Gespräche im Einzelnen nachweisen und den ermittelten Durchschnitt für das ganze Jahr ansetzen.

Pauschale für Telefon- und Internetkosten

Wer die Telefonkosten für die Nutzung eines privaten Telefonanschlusses geltend macht, ohne die einzelnen Aufwendungen nachzuweisen, muss sich auf die von der Finanzverwaltung verwandten, auf dem BMF-Schreiben vom 11.6.1990 IV B 6 – S 2336 – 4/90 (BStBl I 1990, 290) beruhenden Pauschsätze verweisen lassen.

Telefonkostenpauschale: Auslagenersatz ohne Einzelnachweis können die Kosten bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich, als Werbungskosten berücksichtigt werden, wenn erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden. Die als Auslagenersatz vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzten Telekommunikationsaufwendungen mindern die abziehbaren Werbungskosten (R 22 Abs. 2 LStR).

Erstattung der Telefonkosten durch den Arbeitgeber

Die Erstattung von Telefongebühren eines vom Arbeitnehmer abgeschlossenen Handyvertrages durch den Arbeitgeber ist auch dann nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei, wenn der Arbeitgeber das Handy, durch dessen Nutzung die Telefongebühren entstehen, vom Arbeitnehmer verbilligt - auch unter dem gemeinen Wert - erworben und dem Arbeitnehmer unverzüglich zur privaten Nutzung überlassen hat. (BFH 23.11.22, VI R 50/20, VI R 51/20).

Der Arbeitgeber hatte dem Arbeitnehmer ein gebrauchtes Mobiltelefon zum Preis von 1 EUR abgekauft und dieses dem Arbeitnehmer auf der Grundlage eines Überlassungsvertrages ab sofort wieder zur Verfügung gestellt. In diesem Überlassungsvertrag wurde vereinbart, dass der Arbeitgeber die nachzuweisenden monatlichen Kosten des Mobilfunkvertrages (Grundgebühr, Verbindungsentgelte oder auch Flatrate) bis zu einem Höchstbetrag übernimmt. Eine Steuerfreiheit der Verbindungsentgelte nach § 3 Nr. 45 EStG kommt nicht in Betracht, da der Kaufvertrag einem Fremdvergleich nicht standhält und damit bei der Überlassung des Handys keine betriebliche Telekommunikationseinrichtung des Arbeitgebers vorliegt." Die von der Klägerin ihren Arbeitnehmern gewährten (geldwerten) Vorteile sind jedoch nach § 3 Nr. 45 S. 1 EStG steuerfrei - so der BFH. Anhaltspunkte für das Vorliegen eines Scheingeschäfts (§ 41 Abs. 2 AO, § 117 BGB) lägen entgegen der Auffassung des Finanzamts nicht vor.

Rechtsprechung zu Telefonkosten

Telefonkosten als Werbungskosten bei doppelter Haushaltsführung: Bei einer beruflich veranlaßten doppelten Haushaltsführung kann ein Arbeitnehmer dann, wenn er in einer Woche keine Familienheimfahrt durchführt, in der Regel nur die Kosten für ein höchstens fünfzehnminütiges Telefongespräch mit seiner Familie als Werbungskosten geltend machen. Notwendig im Sinne des § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG ist ein solches Telefongespräch insoweit, als es dem Austausch der zur persönlichen Mitwirkung am Familienhaushalt erforderlichen Informationen dient. Im Regelfall ist eine fünfzehnminütige Gesprächsdauer in diesem Zusammenhang nicht zu beanstanden. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer heranwachsende und noch erziehungsbedürftige Kinder hat.

Telefonkosten eines Soldaten auf Dienstreise sind Werbungskosten: Ist ein Soldat aus beruflichen Gründen mehr als eine Woche abwesend, können die Kosten für ein wöchentliches Telefonat mit seinen Angehörigen als Werbungskosten abgezogen werden. Mit dieser Entscheidung ermöglicht das Niedersächsische FG den Werbungskostenabzug über Fälle der doppelten Haushaltsführung hinaus auch bei Auswärtstätigkeiten.

Ehrenamtliche Betreuung eines Angehörigen: Fahrt- und Telefonkosten keine außergewöhnlichen Belastungen: Fahrt- und Telefonkosten, die anlässlich der vom Vormundschaftsgericht geplanten Bestellung des Steuerpflichtigen als ehrenamtlicher Betreuer seines testier- und geschäftsunfähigen Vaters anfallen, sind mangels Zwangsläufigkeit nicht als außergewöhnliche Belastungen abziehbar.

Bei einem z.T. beruflich genutzten privaten Telefon eines Arbeitnehmers sind die privaten und die beruflichen Nutzungsanteile bei Fehlen geeigneter Unterlagen zu schätzen.

Das Finanzamt (FA) kann den Telefoneigenverbrauch im Einzelfall in Höhe von 40 % der Telefonkosten schätzen: Die nichtunternehmerische Nutzung von dem Unternehmen zugeordneten Telefonanlagen unterliegt als Leistungseigenverbrauch gem. §§ 1 Abs. 1 Nr. 1 S. 1, 10 UStG der Umsatzsteuer. Private Telefongespräche können grundsätzlich nicht dem Unternehmen zugeordnet werden. Lässt sich der Umfang der privaten Gespräche nicht anhand von Aufzeichnungen ermitteln, ist der Umfang der privaten Telefonnutzung zu schätzen. Gem. § 162 Abs. 1 AO darf die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen, soweit sie diese nicht ermitteln kann. Die Schätzung eines privaten Anteils von 40 v. H. an den Telefonkosten ist im Streitfall dem Grunde und der Höhe nach nicht zu beanstanden. Das FA hat sich zutreffend an den vorgelegten Rechnungen orientiert und seiner Schätzung die darin enthaltenen Kosten für die Auslandsgespräche zugrunde gelegt.

Der Umfang der betrieblichen Nutzung von Wirtschaftsgütern des gewillkürten Betriebsvermögens kann nur durch zeitnah erstellte Aufzeichnungen nachgewiesen werden. Bei betrieblichen Telefonanlagen besteht ein allgemeiner Erfahrungssatz, dass diese auch privat genutzt werden. Dieser kann nur durch Aufzeichnungen, nicht aber bloße entgegenstehende Behauptungen entkräftet werden.

Telefonkosten (Gesprächsgebühren und monatliche Grundgebühren) können –entgegen dem allgemeinen Aufteilungsverbot gemäß § 12 EStG– entsprechend dem Anteil der beruflichen und privaten Nutzung des Telefonanschlusses aufgeteilt und in Höhe des beruflichen Anteils als Werbungskosten abgezogen werden (s. BFH-Urteil vom 21. November 1980 VI R 202/79, BStBl II 1981, 131). Kann der Steuerpflichtige –wie im Streitfall– für die einzelnen geführten Gespräche die berufliche Veranlassung (mangels Aufzeichnungen) nicht nachweisen, ist der berufliche Anteil zu schätzen.

Gemäß § 4 Abs. 4 EStG sind abzugsfähige Betriebsausgaben solche Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Da es sich um steuermindernde Aufwendungen handelt, ist für ihre Entstehung der Steuerpflichtige beweispflichtig. Er hat sie deshalb durch entsprechende Belege nachzuweisen oder wenigstens mit überwiegender Wahrscheinlichkeit glaubhaft zu machen. Geschieht dies nicht oder nicht in genügender Weise, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen mit der Maßgabe schätzen (§ 162 AO), dass die Schätzung mit größter Wahrscheinlichkeit zu einem realitätsgerechten Ergebnis führt (s. z.B. Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18. Dezember 1984 VIII R 195/82, BStBl II 1986, 226). Hinsichtlich der Kosten für einen betrieblichen Telefonanschluss hat der BFH aber bei fehlenden Aufzeichnungen über die betrieblichen und privaten Gespräche – als Ausnahme vom Aufteilungs- und Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG – eine Schätzung der jeweiligen Anteile unter Einbeziehung der Grundgebühren für zulässig erachtet (vgl. dazu BFH-Urteil vom 21.11.1980, BStBl II 1981, 11; BFH-Urteil vom 25.10.1986, BStBl II 1986, 20).

Privat veranlasste Telefonkosten eines Freiberuflers sind nach § 12 Nr. 1 EStG nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Sie erhöhen den nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelten Gewinn und sind nicht gem. § 3 Nr. 45 EStG als steuerfrei zu betrachten. Die Steuervergünstigung steht nur Arbeitnehmern, nicht aber Gewerbetreibenden und Freiberuflern zu. Die Zielsetzung einer Vereinfachungsbefreiung kann nur bei Arbeitnehmern erreicht werden, die dem Lohnsteuerabzug unterliegen, nicht dagegen bei Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften. Art. 3 GG gebietet keine Gleichbehandlung beider Berufsgruppen.

Auch wenn der Steuerpflichtige mehrere Telefonverträge hat und der streitige Vertrag eine Flatrate für Telefonate ins deutsche Festnetz enthält, kann hierfür ein Privatanteil geschätzt werden. Allein die Behauptung, die kostenpflichtigen Telefonate seien ausnahmslos betrieblich veranlasst, steht dem nicht entgegen.

Fahrtkosten für Krankenbesuche des Ehegatten. Telefonkosten und Aufwendungen für medizinische Fachbücher sind bei fehlender medizinischer Indikation keine außergewöhnlichen Belastungen: Aufwendungen für Besuchsfahrten und medizinische Fachbücher sowie Telefonkosten sind selbst bei einem längeren Krankenhausaufenthalt des Ehegatten nicht als außergewöhnliche Belastung steuermindernd zu berücksichtigen, wenn diese nur einem privaten Bedürfnis entspringen, und nicht nachweisbar medizinisch indiziert unmittelbar der Heilung oder Linderung der Krankheit dienen.