Telefonkosten von der Steuer absetzen – Werbungskosten & Betriebsausgaben 2025/2026

Telefon-, Handy- und Internetkosten lassen sich als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (Selbstständige) von der Steuer absetzen – pauschal mit 20 % der Rechnung (max. 20 € im Monat bzw. 240 € im Jahr) oder per Einzelnachweis. Dieser Beitrag erläutert Ihnen den aktuellen Rechtsstand 2025/2026 mit allen Pauschalen, Nachweispflichten, Arbeitgebererstattungen und der aktuellen BFH-Rechtsprechung – inklusive der lukrativen Handy-Gestaltung nach § 3 Nr. 45 EStG.

Welche Telefonkosten sind steuerlich absetzbar?

Beruflich veranlasste Telefonkosten sind als Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 EStG) bzw. Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) abzugsfähig. Es kommt nicht darauf an, ob ein Festnetz-, Mobilfunk- oder Internetanschluss genutzt wird. Entscheidend ist allein die nachweisbare berufliche Veranlassung der Aufwendungen.

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Zu den abzugsfähigen Telekommunikationsaufwendungen gehören insbesondere:

• Grundgebühren für Festnetz, Mobilfunk und Internet
• Verbindungsentgelte (Gesprächsgebühren, SMS, Datenvolumen)
• Telefon- und Internet-Flatrates (anteilig)
• Roaming-Gebühren bei beruflichen Auslandsreisen
• Anschaffungskosten für Handy, Smartphone, Router, Headset oder Faxgerät
• Kosten für eine separate berufliche Rufnummer
• Telefonate mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Kollegen oder Vorgesetzten
• Berufliche E-Mails, Videokonferenzen und Cloud-Dienste

Nicht abziehbar sind private Telefonate sowie Gespräche mit Freunden und Familie (§ 12 Nr. 1 EStG).

Download: Checkliste Einkommensteuererklärung

Telefonkosten als Werbungskosten (Arbeitnehmer)

Telekommunikationsaufwendungen sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlasst sind (R 9.1 Abs. 5 Satz 1 LStR). Das gilt für Festnetz, Mobilfunk, Internet, Faxgeräte und Online-Verbindungen gleichermaßen – auch dann, wenn vom privaten Anschluss aus berufliche Telefonate geführt, Faxe versendet oder dienstliche E-Mails verschickt werden.

Zwei Methoden stehen zur Wahl:

1. Pauschale: 20 % der Rechnungssumme, höchstens 20 € monatlich (R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR)
2. Einzelnachweis: höhere tatsächliche berufliche Anteile, ermittelt über einen repräsentativen 3-Monats-Zeitraum (R 9.1 Abs. 5 Sätze 2 und 3 LStR)

Steuerfreie Arbeitgeberersatzleistungen nach § 3 Nr. 50 EStG mindern den abziehbaren Werbungskostenbetrag (R 9.1 Abs. 5 Satz 6 LStR).

Telefonkostenpauschale: 20 % der Rechnung, max. 20 € pro Monat

Wer die Telefonkosten ohne Einzelnachweis geltend machen will, kann die Vereinfachungsregelung nach R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR nutzen:

• 20 % des Rechnungsbetrags, jedoch
• höchstens 20 € monatlich bzw. 240 € im Jahr
• Voraussetzung: erfahrungsgemäßes Anfallen beruflich veranlasster Telekommunikationsaufwendungen

Die Pauschale wird vom Finanzamt in der Regel anstandslos anerkannt, wenn die berufliche Nutzung plausibel ist (z. B. bei Außendienst, Homeoffice, Bereitschaftsdienst). Ein detaillierter Nachweis ist hierfür nicht erforderlich.

Rechenbeispiel: Monatliche Telefon- und Internetrechnung 60 € → 20 % = 12 € absetzbar pro Monat = 144 € pro Jahr.
Bei 100 € Rechnung greift der Deckel: 20 % = 20 € → maximal 20 € monatlich = 240 € pro Jahr.

Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag aus drei Monaten für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden (R 9.1 Abs. 5 Satz 5 LStR). Werden Telefon- und Internetkosten in der Rechnung getrennt ausgewiesen, kann nach BFH-Beschluss vom 16.06.2010 (VI B 18/10, BFH/NV 2010 S. 1810) die Pauschale auf beide Posten separat angewendet werden – allerdings nur, wenn keine Doppelerfassung erfolgt.

Einzelnachweis für Telefon- und Internetkosten

Wer mehr als die Pauschale absetzen möchte, muss den beruflichen Nutzungsanteil im Einzelnen nachweisen oder glaubhaft machen. Bei beruflicher Nutzung von mehr als 20 % kann sich der Einzelnachweis steuerlich lohnen.

3-Monats-Methode (Repräsentativzeitraum)

Nach R 9.1 Abs. 5 Sätze 2 und 3 LStR genügt es, den beruflichen Anteil über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachzuweisen. Der so ermittelte Prozentsatz wird auf den gesamten Veranlagungszeitraum übertragen. Dabei können auch die Grundgebühren und Anschlussentgelte anteilig – entsprechend dem beruflichen Anteil an den Verbindungsentgelten – abgezogen werden.

Inhalt der Gesprächsaufzeichnung

Eine sachgerechte Dokumentation sollte folgende Angaben enthalten:

Praxis-Tipp: Telefonrechnungen mit Einzelverbindungsnachweis aufbewahren und berufliche Gespräche darin farbig markieren. Bei Bedarf den beruflichen Charakter durch eine kurze Erläuterung (Gesprächspartner, Anlass) ergänzen. Eine Arbeitgeberbescheinigung über die berufliche Erforderlichkeit der Telefonate kann den Nachweis stützen.

Bei reinem Berufshandy: bis zu 100 % absetzbar

Wird das private Handy zu mindestens 90 % beruflich genutzt (sog. Berufshandy), erkennt die Finanzverwaltung in der Regel 75 % bis 90 % der laufenden Kosten als Werbungskosten an. Eine vollständige Anerkennung setzt eine nahezu ausschließliche berufliche Nutzung voraus.

Anschaffung von Handy, Smartphone, Router & Headset

Anschaffungskosten für berufliche Telekommunikationsgeräte sind ebenfalls Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben:

• Bis 800 € netto (952 € brutto): Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) nach § 6 Abs. 2 EStG. Die Erhöhung der GWG-Grenze auf 1.000 € wurde 2025 nicht umgesetzt; es bleibt bei 800 € netto.
• Über 800 € netto: Verteilung der Anschaffungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (AfA). Für Smartphones beträgt die Nutzungsdauer nach AfA-Tabelle 5 Jahre.
• Computer-Hardware und Software: Seit dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (BStBl 2022 I S. 187) gilt eine einjährige Nutzungsdauer – das ermöglicht die Sofortabschreibung unabhängig vom Kaufpreis.

Bei gemischter Nutzung ist der private Anteil herauszurechnen. Übersteigt die private Nutzung 10 %, ist eine entsprechende Kürzung der AfA vorzunehmen.

Telefonkosten als Betriebsausgaben (Selbstständige & Unternehmer)

Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende setzen ihre Telekommunikationskosten als Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG ab. Achtung: Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG gilt ausschließlich für Arbeitnehmer; Selbstständige müssen den privaten Nutzungsanteil als Entnahme (Teilwert, § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG) und zudem als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterwerfen (BFH-Urteil vom 21.06.2006, XI R 50/05; BMF-Schreiben vom 06.05.2002).

Ist der Umfang der Privatnutzung nicht exakt zu ermitteln, darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen. In der Praxis wird häufig ein Privatanteil von 30 % bis 40 % angesetzt (z. B. OFD Koblenz, Verfügung vom 10.01.2002 – S 2121 A). In Baden-Württemberg gilt ein Richtwert von 360 € jährlich für den privaten Anteil.

Erstattung der Telefonkosten durch den Arbeitgeber

Erstattet der Arbeitgeber Aufwendungen für beruflich veranlasste Gespräche vom privaten Telefonanschluss des Arbeitnehmers, ist die Erstattung nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei. Zwei Wege sind zulässig:

Pauschaler Auslagenersatz (R 3.50 Abs. 2 LStR)

• 20 % der Rechnung, max. 20 € monatlich – steuerfrei und ohne Einzelnachweis
• Ermittlung über einen Drei-Monats-Durchschnitt zulässig
• Gilt fort, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (z. B. Berufswechsel)

Erstattung in tatsächlicher Höhe

• Höhere Erstattungen sind möglich, wenn der berufliche Anteil per Einzelnachweis belegt wird
• Die Aufwendungen für Grundpreis und Nutzungsentgelt können anteilig miterstattet werden

Wichtig: Eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Vom Arbeitgeber steuerfrei erstattete Beträge mindern die abziehbaren Werbungskosten (R 9.1 Abs. 5 Satz 6 LStR).

Überlassung eines betrieblichen Handys – steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG

Die steuerlich günstigste Lösung ist die Überlassung eines betrieblichen Geräts. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Smartphone, einen Laptop, ein Tablet oder einen Internetanschluss auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, ist der geldwerte Vorteil vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Der Umfang der Privatnutzung spielt dabei keine Rolle.

Steuerfrei sind insbesondere:

• die Gerätenutzung selbst (Handy, Smartphone, Tablet, Laptop, PC)
• Grundgebühren und Verbindungsentgelte des Mobilfunkvertrags
• Software, Zubehör (Headset, Hülle, Speicherkarte)
• Reparatur- und Wartungskosten

Voraussetzung: Der Vertrag muss auf den Arbeitgeber laufen oder das Gerät muss dem Arbeitgeber zuzurechnen sein (zivilrechtliches oder wirtschaftliches Eigentum bzw. Leasingnehmer-Stellung).

Steuergestaltung: Handy-Verkauf an den Arbeitgeber (BFH VI R 50/20)

Mit Urteil vom 23.11.2022 – VI R 50/20 (BStBl 2023 II S. 584) hat der Bundesfinanzhof eine attraktive Gestaltung höchstrichterlich abgesegnet:

Kernaussagen des BFH

1. Eigentumsübergang reicht: Sobald der Arbeitgeber zivilrechtlicher (oder wirtschaftlicher) Eigentümer des Mobiltelefons ist, liegt ein „betriebliches Gerät" i. S. d. § 3 Nr. 45 EStG vor.
2. Kein Fremdvergleich: Der natürliche Interessengegensatz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließt eine Prüfung nach Fremdvergleichsgrundsätzen aus.
3. Kein Gestaltungsmissbrauch: Die Inanspruchnahme einer gesetzlich vorgesehenen Steuerbefreiung ist legitim, auch wenn der Kaufpreis unter dem Marktwert liegt.
4. Auch Leasingmodelle möglich: Das Gerät ist dem Arbeitgeber auch dann zuzurechnen, wenn dieser es geleast hat und dem Arbeitnehmer im Wege des Unterleasings überlässt.

Die Finanzverwaltung hat das Urteil akzeptiert und ein entsprechendes Beispiel in H 3.45 LStH 2024 („Beispiele für die Anwendung des § 3 Nr. 45 EStG") aufgenommen.

Grenzen der Gestaltung

• SIM-Karten-Bindung: Die Erstattung ist nur steuerfrei, soweit die SIM-Karte im betrieblichen Gerät des Arbeitgebers verwendet wird. Wird sie in einem privaten Zweitgerät genutzt, handelt es sich um Kostenübernahme eines privaten Anschlusses – die nicht nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist (BFH VI R 50/05, BStBl 2006 II S. 715).
• Gehaltsumwandlung & Sozialversicherung: Erfolgt die Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, ist der Vorteil zwar steuerfrei, aber beitragspflichtig zur Sozialversicherung, da die Zusätzlichkeitsvoraussetzung des § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV fehlt.
• Minijobber: Sachbezüge dürfen nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden. Bei Minijobs muss der Mindestlohn gesondert in Geld gezahlt werden.
• Zivilrechtliche Wirksamkeit: Der Kaufvertrag muss tatsächlich vollzogen werden (Übereignung nach §§ 929, 930 BGB). Eine schriftliche Vereinbarung und der dokumentierte Eigentumsübergang sind dringend zu empfehlen.

Praktische Umsetzung – Schritt für Schritt

1. Schriftlicher Kaufvertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über das Mobiltelefon (mit Kaufpreis, Übergabedatum, Eigentumsübergang)
2. Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag über die Überlassung des Geräts zur privaten Nutzung
3. Regelung zur Kostenübernahme des Mobilfunkvertrags (Höchstbetrag, Nachweis durch Rechnungskopien)
4. Dokumentation: SIM-Karte verbleibt im betrieblichen Gerät
5. Aufnahme des Geräts ins Anlageverzeichnis (sofern aktivierungspflichtig)

Homeoffice und mobiles Arbeiten – Telefonkosten 2025/2026

Mit der Verstetigung des Homeoffice hat die steuerliche Behandlung der Telefon- und Internetkosten enorm an Bedeutung gewonnen. Drei Konstellationen sind zu unterscheiden:

1. Arbeitgeber stellt Geräte und übernimmt Kosten → vollständig steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG
2. Arbeitgeber erstattet anteilige Kosten des privaten Anschlusses → steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG (Pauschal oder Einzelnachweis)
3. Arbeitnehmer trägt Kosten selbst → Werbungskostenabzug (Pauschale oder Einzelnachweis)

Die Homeoffice-Pauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG) in Höhe von 6 € pro Tag, max. 1.260 € jährlich, deckt die Telefonkosten nicht ab. Telekommunikationsaufwendungen können zusätzlich zur Tagespauschale angesetzt werden.

Rechtsprechung & Verwaltungsanweisungen

Aktuelle Rechtsgrundlagen im Überblick

• § 9 Abs. 1 EStG – Werbungskosten bei beruflicher Veranlassung
• § 4 Abs. 4 EStG – Betriebsausgaben
• § 3 Nr. 45 EStG – Steuerfreie Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte
• § 3 Nr. 50 EStG – Steuerfreier Auslagenersatz
• R 9.1 Abs. 5 LStR – Pauschale und Einzelnachweis (20 %, max. 20 €/Monat)
• R 3.45 LStR / H 3.45 LStH 2024 – Anwendung der Steuerbefreiung
• R 3.50 Abs. 2 LStR – Pauschaler Auslagenersatz durch den Arbeitgeber
• BMF-Schreiben vom 11.06.1990 (IV B 6 – S 2336 – 4/90, BStBl 1990 I S. 290) – historische Grundlage der Pauschale
• BMF-Schreiben vom 22.02.2022 (BStBl 2022 I S. 187) – einjährige Nutzungsdauer für Computer-Hardware/Software

Wichtige BFH-Entscheidungen

Handy-Verkauf an den Arbeitgeber (BFH 23.11.2022 – VI R 50/20, BStBl 2023 II S. 584): Die Erstattung von Mobilfunkkosten ist auch dann nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei, wenn der Arbeitgeber das Mobiltelefon zuvor zu einem symbolischen Preis (1 € bis 6 €) vom Arbeitnehmer erworben hat. Kein Scheingeschäft (§ 117 BGB) und kein Gestaltungsmissbrauch (§ 42 AO).

Doppelte Haushaltsführung (BFH 18.03.1988 – VI R 110/84, BStBl 1988 II S. 588): Bei beruflich veranlasster doppelter Haushaltsführung können Telefonkosten für ein wöchentliches Familiengespräch von maximal 15 Minuten als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn keine Familienheimfahrt durchgeführt wird.

Soldat auf Dienstreise (Niedersächsisches FG): Ist ein Soldat aus beruflichen Gründen mehr als eine Woche abwesend, können die Kosten für ein wöchentliches Telefonat mit Angehörigen als Werbungskosten abgezogen werden – auch außerhalb der doppelten Haushaltsführung.

Zuschuss für privaten Anschluss (BFH 21.06.2006 – VI R 50/05, BStBl 2006 II S. 715): Der Zuschuss des Arbeitgebers zu einem privaten Telefonanschluss des Arbeitnehmers ist nicht nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Voraussetzung der Steuerfreiheit ist die Überlassung eines betrieblichen Geräts.

Selbstständige und § 3 Nr. 45 EStG (BFH 21.06.2006 – XI R 50/05): Die Steuervergünstigung des § 3 Nr. 45 EStG steht ausschließlich Arbeitnehmern zu, nicht Gewerbetreibenden oder Freiberuflern. Privat veranlasste Telefonkosten erhöhen den Gewinn. Art. 3 GG gebietet keine Gleichbehandlung.

Schätzung bei fehlenden Aufzeichnungen (BFH 21.11.1980 – VI R 202/79, BStBl 1981 II S. 131): Telefonkosten können entgegen § 12 EStG nach beruflichem und privatem Anteil aufgeteilt werden. Fehlen Aufzeichnungen, ist eine Schätzung zulässig (§ 162 AO).

Privatanteil bei Flatrate: Auch bei einer Festnetz-Flatrate ist ein Privatanteil zu schätzen. Die bloße Behauptung, alle Gespräche seien beruflich, genügt nicht.

Krankenbesuche und außergewöhnliche Belastungen: Telefonkosten und Fahrtkosten für Krankenbesuche des Ehegatten sind nicht als außergewöhnliche Belastung abziehbar, sofern sie nicht medizinisch indiziert sind und unmittelbar der Heilung oder Linderung der Krankheit dienen.

Häufige Fragen zu Telefonkosten in der Steuererklärung (FAQ)

Wie viel Telefonkosten kann ich pauschal absetzen?

Pauschal akzeptiert das Finanzamt 20 % der Telefon- und Internetkosten, höchstens 20 € pro Monat bzw. 240 € pro Jahr (R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR). Ein Einzelnachweis ist hierfür nicht erforderlich.

Brauche ich Belege für die Telefonkostenpauschale?

Für die 20-%-Pauschale müssen Sie die Gesamtrechnungen aufbewahren, um den 20-%-Anteil rechnerisch herleiten zu können. Einzelverbindungsnachweise sind für die Pauschale nicht nötig.

Kann ich mein Handy als Arbeitsmittel absetzen?

Ja. Kostet das Handy maximal 800 € netto, ist es als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort absetzbar. Bei höheren Anschaffungskosten erfolgt die Abschreibung über die Nutzungsdauer von 5 Jahren. Der private Nutzungsanteil ist herauszurechnen.

Sind Telefonkosten im Homeoffice absetzbar?

Ja, Telefon- und Internetkosten können zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr) als Werbungskosten angesetzt werden.

Wie funktioniert das Steuermodell mit dem Handy-Verkauf an den Arbeitgeber?

Der Arbeitnehmer verkauft sein privates Handy zum symbolischen Preis (z. B. 1 €) an den Arbeitgeber. Dieser überlässt das Gerät dem Arbeitnehmer im Anschluss wieder zur (auch privaten) Nutzung und übernimmt sämtliche Mobilfunkkosten – steuer- und sozialversicherungsfrei nach § 3 Nr. 45 EStG (BFH 23.11.2022, VI R 50/20). Bei Gehaltsumwandlung greift jedoch die Sozialversicherungspflicht.

Können auch Selbstständige § 3 Nr. 45 EStG nutzen?

Nein. Die Steuerbefreiung gilt ausschließlich für Arbeitnehmer. Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende müssen den privaten Nutzungsanteil ihres betrieblichen Telefons als Entnahme versteuern (BFH XI R 50/05).

Gilt die Pauschale auch für Internetkosten?

Ja. Die Pauschale von 20 % / max. 20 € monatlich umfasst Telefon- und Internetkosten. Werden Telefon und Internet in der Rechnung getrennt ausgewiesen, können beide Positionen unter Beachtung des Verbots der Doppelerfassung berücksichtigt werden (BFH VI B 18/10).

Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Telefonkosten erstattet?

Steuerfreie Arbeitgebererstattungen nach § 3 Nr. 50 EStG mindern den Werbungskostenabzug (R 9.1 Abs. 5 Satz 6 LStR). Eine Doppelförderung ist ausgeschlossen.

Wo trage ich die Telefonkosten in der Steuererklärung ein?

Arbeitnehmer tragen die Telefon- und Internetkosten in der Anlage N bei den Werbungskosten ein (Zeilen für sonstige Arbeitsmittel / Werbungskosten). Selbstständige verbuchen die Kosten in der Anlage EÜR als Betriebsausgaben.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Bei komplexen Sachverhalten – insbesondere bei der Gestaltung nach § 3 Nr. 45 EStG – sollten Sie einen Steuerberater konsultieren, um die zivilrechtliche Wirksamkeit, sozialversicherungsrechtliche Folgen und Dokumentationspflichten korrekt umzusetzen.