Arbeitsmittel als Werbungskosten absetzen: Computer, Telefon, Berufskleidung & Co.

Arbeitsmittel als Werbungskosten können Ihre Steuerlast deutlich senken. Abziehbar sind beruflich genutzte Gegenstände, die Sie für Ihre Tätigkeit benötigen und selbst bezahlt haben – zum Beispiel Laptop, Monitor, Fachliteratur, Werkzeug, typische Berufskleidung, Büromaterial, Telefon- und Internetkosten oder Einrichtungsgegenstände für ein beruflich genutztes Arbeitszimmer.

Wichtig ist: Das Finanzamt erkennt Kosten nur an, soweit ein beruflicher Zusammenhang besteht. Bei gemischt genutzten Gegenständen, etwa Smartphone, Internetanschluss oder Computer, ist der berufliche Anteil aufzuteilen oder nachvollziehbar zu schätzen.

Arbeitsmittel als Werbungskosten im Kurzüberblick

• Beruflicher Zusammenhang: Arbeitsmittel müssen objektiv für die berufliche Tätigkeit genutzt werden.
• Sofortabzug: Geringwertige Arbeitsmittel bis 800 Euro netto können regelmäßig im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden.
• Computer und Software: Für bestimmte Computerhardware und Software kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden.
• Gemischte Nutzung: Bei privater Mitbenutzung ist der berufliche Anteil aufzuteilen oder zu schätzen.
• Berufskleidung: Nur typische Berufskleidung ist absetzbar, normale Alltagskleidung nicht.
• Telefon und Internet: Ohne Einzelnachweis können häufig 20 % der Kosten, höchstens 20 Euro monatlich, angesetzt werden.
• Arbeitgebererstattung: Steuerfreie Erstattungen mindern den Werbungskostenabzug.

Was sind Arbeitsmittel?

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die unmittelbar der Erledigung beruflicher Aufgaben dienen. Dazu gehören körperliche Gegenstände wie Werkzeuge, Computer, Schreibtisch oder Fachbücher, aber auch beruflich genutzte Software, Telefon- und Internetkosten oder Zubehör.

Arbeitsmittel können Werbungskosten sein, wenn Sie Arbeitnehmer sind und die Kosten selbst tragen. Bei Selbständigen und Unternehmern handelt es sich entsprechend um Betriebsausgaben.

Keine Arbeitsmittel sind Gegenstände, die überwiegend privat veranlasst sind oder bei denen die berufliche Nutzung nicht nachvollziehbar belegt werden kann. Dazu zählen zum Beispiel normale Straßenkleidung, private Dekoration oder Einrichtungsgegenstände ohne erkennbaren beruflichen Zusammenhang.

Welche Arbeitsmittel kann ich absetzen?

Typische absetzbare Arbeitsmittel sind:

• Computer, Laptop, Tablet und Monitor,
• Drucker, Scanner, Tastatur, Maus, Headset und Webcam,
• beruflich genutzte Software und Apps,
• Werkzeuge und Maschinen,
• Büromaterial, Papier, Ordner, Stifte und Druckerpatronen,
• Schreibtisch, Bürostuhl, Lampe und Regale bei beruflicher Nutzung,
• Aktentasche, Arbeitstasche oder beruflich genutzter Koffer,
• Fachbücher, Fachzeitschriften und berufliche Datenbanken,
• typische Berufskleidung und Arbeitsschutzkleidung,
• Telefon- und Internetkosten im beruflichen Anteil,
• Reparatur, Wartung, Reinigung und Instandhaltung von Arbeitsmitteln.

Sofortabzug, GWG und AfA: Wie werden Arbeitsmittel abgesetzt?

Die steuerliche Behandlung hängt vor allem von Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und beruflichem Nutzungsanteil ab.

Geringwertige Arbeitsmittel bis 800 Euro netto

Arbeitsmittel, die selbständig nutzbar sind und deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 Euro netto nicht übersteigen, können regelmäßig im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Bei Arbeitnehmern entspricht das bei 19 % Umsatzsteuer regelmäßig einem Bruttobetrag von 952 Euro.

Teurere Arbeitsmittel: Abschreibung über die Nutzungsdauer

Übersteigen die Kosten die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter und beträgt die Nutzungsdauer mehr als ein Jahr, werden die Anschaffungskosten grundsätzlich über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt. Das nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA).

Bei Anschaffung während des Jahres ist die AfA grundsätzlich zeitanteilig für volle Monate zu berechnen.

Computer, Laptop, Software und Zubehör absetzen

Für bestimmte Computerhardware und Software kann steuerlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Dadurch können beruflich genutzte Computer, Laptops, Peripheriegeräte und Software häufig schneller steuerlich berücksichtigt werden als nach den allgemeinen AfA-Tabellen.

Begünstigt sein können insbesondere:

• Desktop-Computer und Laptops,
• Tablets,
• Monitore,
• Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte,
• Tastatur, Maus, Dockingstation und Headset,
• Betriebs- und Anwendersoftware.

Bei Arbeitnehmern bleibt entscheidend, in welchem Umfang das Gerät beruflich genutzt wird. Wird ein Laptop zum Beispiel zu 60 % beruflich und zu 40 % privat genutzt, ist grundsätzlich nur der berufliche Anteil abziehbar.

Was gilt bei gemischter beruflicher und privater Nutzung?

Viele Arbeitsmittel werden sowohl beruflich als auch privat genutzt. Das betrifft besonders Computer, Smartphone, Internetanschluss, Drucker oder Fachliteratur mit allgemeinem Bezug.

Bei gemischter Nutzung gilt:

• Der berufliche Anteil ist als Werbungskosten abziehbar.
• Der private Anteil ist nicht abziehbar.
• Der Anteil kann durch Aufzeichnungen, Nutzungsprotokolle oder realistische Schätzung nachgewiesen werden.
• Bei nur ganz untergeordneter privater Mitbenutzung kann ein vollständiger Abzug möglich sein.

Berufskleidung und Reinigungskosten absetzen

Absetzbar ist nur typische Berufskleidung. Das sind Kleidungsstücke, die objektiv nahezu ausschließlich beruflich getragen werden oder eine Schutzfunktion erfüllen.

Typische Berufskleidung kann sein:

• Arbeitsanzug von Handwerkern,
• Laborkittel oder Arztkittel,
• Sicherheitsschuhe, Helm und Schutzbrille,
• Uniformen,
• Kochjacke oder Schürze in bestimmten Berufen,
• Warnschutzkleidung.

Nicht abziehbar sind normale Kleidung, Business-Anzug, Bluse, Hemd, normale Schuhe, Unterwäsche oder Kleidung, die auch privat getragen werden kann. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber ein bestimmtes gepflegtes Erscheinungsbild verlangt.

Auch Reinigungskosten für typische Berufskleidung können Werbungskosten sein. Bewahren Sie Belege auf oder dokumentieren Sie nachvollziehbar, wenn Sie die Kleidung selbst waschen.

Fachliteratur, Bücher und Zeitschriften

Fachbücher, Fachzeitschriften und berufliche Online-Datenbanken sind abziehbar, wenn sie nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Der berufliche Bezug sollte bereits aus Titel, Inhalt, Rechnung oder Verwendungszweck erkennbar sein.

Bei Lehrern, Dozenten, wissenschaftlichen Mitarbeitern oder Ausbildern kann auch Literatur zur Unterrichtsvorbereitung, Nachbereitung oder für geplante Unterrichtseinheiten abziehbar sein. Allgemeinbildende Literatur, Tageszeitungen oder Bücher mit stark privatem Bezug sind dagegen nur schwer oder gar nicht abziehbar.

Arbeitsmittel im häuslichen Arbeitszimmer

Arbeitsmittel sind vom häuslichen Arbeitszimmer zu unterscheiden. Ein Schreibtisch, Bürostuhl, Regal oder Computer kann ein Arbeitsmittel sein, auch wenn er in einem häuslichen Arbeitszimmer steht.

Für das häusliche Arbeitszimmer gelten seit der Reform andere Grundsätze als früher:

• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind grundsätzlich nur abziehbar, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit bildet.
• Dann können entweder die tatsächlichen Aufwendungen oder die personenbezogene Jahrespauschale von 1.260 Euro geltend gemacht werden.
• Die frühere 1.250-Euro-Grenze ist für aktuelle Jahre nicht mehr maßgeblich.
• Arbeitsmittel sind gesondert zu prüfen und können unabhängig vom Raumkostenabzug abziehbar sein.

Mehr zum häuslichen Arbeitszimmer

Telefon- und Internetkosten als Werbungskosten

Telefon- und Internetkosten sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlasst sind und nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt wurden. Das gilt für berufliche Telefonate, Videokonferenzen, E-Mails, Uploads, Downloads, Homeoffice-Tätigkeit oder die berufliche Nutzung privater Geräte.

Variante 1: Einzelnachweis

Sie können den beruflichen Anteil über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten einzeln nachweisen und diesen Durchschnitt für das gesamte Jahr verwenden. Das lohnt sich vor allem bei hohen beruflichen Telekommunikationskosten.

Variante 2: Vereinfachungsregel ohne Einzelnachweis

Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich, als Werbungskosten berücksichtigt werden. Das entspricht maximal 240 Euro pro Jahr.

Smartphone, Mobiltelefon und Autotelefon

Für beruflich genutzte Smartphones oder Mobiltelefone gelten dieselben Grundsätze. Anschaffungskosten, laufende Gebühren und Zubehör sind im beruflichen Anteil abziehbar. Bei Geräten oberhalb der Sofortabzugsgrenze ist die Abschreibung zu prüfen.

Was gilt bei Erstattung durch den Arbeitgeber?

Erstattet der Arbeitgeber beruflich veranlasste Auslagen steuerfrei, mindert dies den Werbungskostenabzug. Sie können nur Kosten absetzen, die Sie wirtschaftlich selbst getragen haben.

Wichtig sind vor allem zwei Fälle:

• Auslagenersatz: Berufliche Telefon- oder Internetkosten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei ersetzt werden.
• Arbeitgebergeräte: Überlässt der Arbeitgeber Computer, Smartphone oder Telekommunikationsgeräte auch zur privaten Nutzung, kann der geldwerte Vorteil steuerfrei sein.

Wenn der Arbeitgeber Ihnen ein Gerät stellt, sind eigene Werbungskosten für dieses Gerät grundsätzlich ausgeschlossen, weil Sie keine eigenen Anschaffungskosten getragen haben.

Kontoführungsgebühren als Werbungskosten

Kontoführungsgebühren sind Werbungskosten, soweit sie auf beruflich veranlasste Kontobewegungen entfallen, insbesondere auf die Gutschrift von Arbeitslohn oder berufliche Überweisungen.

Ohne Einzelnachweis wird in der Praxis häufig ein Betrag von 16 Euro jährlich akzeptiert. Höhere Kosten müssen Sie nachweisen und beruflich zuordnen.

Verlust, Verkauf und Umwidmung von Arbeitsmitteln

Umwidmung privater Gegenstände

Wird ein zunächst privat angeschaffter Gegenstand später beruflich genutzt, können nur die auf die berufliche Nutzungszeit entfallenden Kosten berücksichtigt werden. Maßgeblich ist der Restwert beziehungsweise die Restnutzungsdauer bei Beginn der beruflichen Nutzung.

Diebstahl oder Verlust

Geht ein Arbeitsmittel endgültig verloren, etwa durch Diebstahl, kann unter Umständen eine außergewöhnliche Abnutzung oder ein Werbungskostenabzug in Betracht kommen. Wichtig sind Anzeige, Nachweise und beruflicher Zusammenhang.

Verkauf eines Arbeitsmittels

Wird ein als Arbeitsmittel genutzter Gegenstand später verkauft, ist ein Veräußerungserlös bei Arbeitnehmern im Regelfall nicht als Arbeitslohn zu erfassen. Im Einzelfall kann eine Prüfung sinnvoll sein, insbesondere bei sehr wertvollen Gegenständen oder anderer Einkunftsart.

Welche Nachweise brauche ich?

Je höher die Kosten und je stärker die private Mitbenutzung möglich ist, desto wichtiger sind gute Nachweise.

Checkliste für Arbeitsmittel

• Rechnung mit Datum, Gegenstand und Kaufpreis,
• Zahlungsnachweis,
• beruflicher Verwendungszweck,
• Schätzung oder Nachweis des beruflichen Nutzungsanteils,
• Bescheinigung des Arbeitgebers, wenn hilfreich,
• Nutzungsprotokoll bei gemischt genutzten Geräten,
• Reparatur- und Wartungsbelege,
• Nachweis über Arbeitgebererstattungen.

Download: Anlage Werbungskosten

Download: Checkliste Einkommensteuererklärung

Rechner: Steuererstattung und Einkommensteuer prüfen

Lohnsteuererstattung überschlägig berechnen

Mit dem Rechner können Sie prüfen, ob zusätzliche Werbungskosten durch Arbeitsmittel zu einer Steuererstattung führen können.

Einkommensteuer berechnen

Berechnen Sie überschlägig, wie sich Werbungskosten auf Ihre Einkommensteuer auswirken.

FAQ: Häufige Fragen zu Arbeitsmitteln als Werbungskosten

Was zählt zu Arbeitsmitteln?

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen, zum Beispiel Laptop, Werkzeug, Fachliteratur, Büromaterial, typische Berufskleidung oder beruflich genutzte Telekommunikation.

Gibt es eine Arbeitsmittel-Pauschale von 110 Euro?

Eine gesetzliche Arbeitsmittel-Pauschale von 110 Euro gibt es nicht. Einige Finanzämter akzeptieren kleinere Beträge aus Vereinfachungsgründen ohne Beleg, ein Anspruch darauf besteht aber nicht. Sicherer ist der Nachweis durch Rechnungen.

Kann ich einen Laptop sofort absetzen?

Ja, bei beruflicher Nutzung kann für bestimmte Computerhardware und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Bei gemischter Nutzung ist nur der berufliche Anteil abziehbar.

Kann ich normale Kleidung absetzen, wenn ich sie nur im Beruf trage?

In der Regel nein. Normale bürgerliche Kleidung ist nicht abziehbar, auch wenn sie beruflich getragen wird. Absetzbar ist nur typische Berufskleidung oder Schutzkleidung.

Wie setze ich Telefon- und Internetkosten ab?

Sie können den beruflichen Anteil einzeln nachweisen oder aus Vereinfachungsgründen 20 % der Kosten, höchstens 20 Euro monatlich, ansetzen, wenn berufliche Telekommunikationskosten erfahrungsgemäß anfallen.

Muss ich Arbeitsmittel über mehrere Jahre abschreiben?

Das hängt von Anschaffungskosten und Nutzungsdauer ab. Geringwertige Arbeitsmittel bis 800 Euro netto können regelmäßig sofort abgesetzt werden. Teurere Arbeitsmittel werden grundsätzlich über die Nutzungsdauer abgeschrieben, soweit keine besondere Regel wie bei Computerhardware und Software greift.

Kann ich Möbel im Homeoffice absetzen?

Beruflich genutzte Möbel wie Schreibtisch, Bürostuhl oder Regal können Arbeitsmittel sein. Sie sind getrennt von den Raumkosten des häuslichen Arbeitszimmers zu prüfen.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Kosten erstattet?

Steuerfreie Arbeitgebererstattungen mindern den Werbungskostenabzug. Sie können nur den Teil absetzen, den Sie selbst getragen haben.

Fazit: Arbeitsmittel konsequent sammeln und richtig zuordnen

Arbeitsmittel als Werbungskosten werden häufig unterschätzt. Gerade Computer, Telefon, Internet, Fachliteratur, Berufskleidung und Arbeitszimmer-Ausstattung können die Steuererstattung erhöhen. Entscheidend sind beruflicher Zusammenhang, korrekte Aufteilung bei Privatnutzung und gute Belege.

Sie möchten Ihre Werbungskosten optimieren? Wir prüfen, welche Arbeitsmittel Sie absetzen können, wie gemischte Nutzung aufzuteilen ist und ob Sofortabzug oder Abschreibung günstiger ist.

Passend dazu

• Weitere Werbungskosten absetzen
• Häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen
• Computer und Software abschreiben
• Telefonkosten-Rechner
• Werbungskosten-Rechner
• Einkommensteuererklärung