Transparenzregister

Transparenzregister: Wer muss sich eintragen und wie hoch sind die Kosten?

Hier erhalten Sie Infos & Tipps zum Transparenzregister und weitere neue Vorschriften zur Geldwäscheprävention

Die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erlangt aufgrund stets komplexer werdenden Strukturen der organisierten Kriminalität immer mehr Wichtigkeit. Hierzu gibt es in Deutschland umfangreiche Regelungen, die auch Unternehmen dazu verpflichten, bei ihren Kunden entsprechende Prüfungen, etwa der Identität, durchzuführen. Längst sind davon nicht mehr nur Banken betroffen, auch Handelsunternehmen sowie Anwälte und Steuerberater können unter die Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GwG) fallen. Dieses Merkblatt informiert über die Pflichten, von denen kleine und mittelständische Unternehmen betroffen sein können.


1 Grundlegendes zum Begriff Geldwäsche

1.1 Was ist unter Geldwäsche zu verstehen und wie wird sie sanktioniert?

1.2 Wie funktioniert Geldwäsche in der Praxis?

1.1 Was ist unter Geldwäsche zu verstehen und wie wird sie sanktioniert?

Unter Geldwäsche wird die Verschleierung von aus Straftaten erlangten Vermögenswerten verstanden. Aus Sicht der Kriminellen ist der Wunsch nach Verschleierung nachvollziehbar: Was nutzt erbeutetes Geld – etwa aus Drogen- und Waffenhandel, Banküberfällen oder Erpressungen –, wenn es nicht „ganz normal“ investiert oder ausgegeben werden kann? Deshalb wird versucht, solche Vermögenswerte in den legalen Wirtschaftskreislauf zu bringen. Entsprechend kommen jegliche Vermögenswerte als Gegenstand einer Geldwäsche in Frage: bewegliche und unbewegliche Sachen ebenso wie Bar- und Buchgeld oder Wertpapiere.

Geldwäsche ist als eigener Tatbestand strafbar, unabhängig von der Straftat, aus der die entsprechenden Vermögenswerte stammen, der sogenannten Vortat. Für Geldwäsche ist eine Freiheitsstrafe von drei Monaten bis fünf Jahren vorgesehen. In besonders schweren Fällen, zum Beispiel bei gewerbs- oder bandenmäßiger Geldwäsche, kann sich die Freiheitsstrafe auf bis zu zehn Jahre erhöhen. Nur bei leichtfertiger Geldwäsche ist lediglich eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder eine Geldstrafe vorgesehen.

Für Unternehmer besteht insbesondere die Gefahr, dass sie in den Verdacht der Beihilfe zur Geldwäsche geraten, wenn sie fragwürdigen Kunden gegenüber nicht die notwendige Vorsicht walten lassen.

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1.2 Wie funktioniert Geldwäsche in der Praxis?

Zunächst müssen illegale Gelder, die in Bargeld vorliegen, in Buchgeld gewandelt werden; dies geschieht etwa über die Einzahlung auf ein Bankkonto. Dazu werden sogenannte Einzahlungslegenden erfunden, um die Herkunft des Geldes zu erklären: Einnahmen aus der Gastronomie, aus Geldgewinnen oder Ähnliches. Dann wird die Herkunft des Geldes durch hintereinander geschaltete Transaktions- oder Handlungsketten noch weiter verschleiert, auch unter Einsatz von Off­shorekonten in „Steueroasen“, die nicht am internationalen Informationsaustausch teilnehmen. Irgendwann fließen die Gelder direkt oder indirekt an den Initiator zurück und können im legalen Wirtschaftsleben investiert und ausgegeben werden.

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2 Grundlegendes zum deutschen Geldwäschegesetz

2.1 Sinn und Zweck

2.2 Verpflichtete

2.1 Sinn und Zweck

Die Regelungen des deutschen GwG basieren auf denEU-Geldwäscherichtlinien sowie an weiteren internationalen Standards, da nur so eine effektive länderübergreifende Bekämpfung der Geldwäsche möglich ist. Sie sollen die Spuren der für die Geldwäsche benötigten Geschäfte und Transaktionen besser sichtbar machen. Zudem sollen Kontrollmechanismen erschweren, dass überhaupt solche Geschäfte getätigt werden.

Das GwG wurde in der Vergangenheit mehrmals geändert und in der Tendenz immer weiter verschärft. Durch die Umsetzung der fünften EU-Geldwäsche-Richtlinie in Deutschland ab dem Jahr 2020 ergeben sichneue Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention für viele Unternehmen.

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2.2 Verpflichtete

Ein wesentlicher Bestandteil des GwG ist, dass Unternehmen und Institutionen, die für Geldwäschetaten genutzt werden können, mitÜberwachungs-, Ermittlungs- und auch Meldepflichten belegt werden. Der Gesetzgeber weist diesen also im Grunde die Funktion eines „Hilfsermittlers“ zu.

Zentral ist hier der Begriff des Verpflichteten gemäß GwG: Der „Verpflichtete“ muss die entsprechenden Vorschriften erfüllen und im Verhältnis mit seinen Kunden und Auftraggebern spezielle Sorgfaltspflichten einhalten. Der Kreis der Verpflichteten wurde ab 2020 noch erweitert. Verpflichtete nach GwG sind insbesondere:

  • Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute,
  • · Finanzunternehmen und Kapitalverwaltungsgesellschaften nach Kapitalanlagegesetz,
  • · Rechtsanwälte und Notare, wenn sie ihre Mandanten insbesondere beim Kauf bzw. Verkauf von Immobilien, Unternehmen oder Wertpapieren beraten oder als Treuhänder bei entsprechenden Transaktionen tätig werden,
  • · Anbieter von elektronischen Geldbörsen sowie Umtauschplattformen, auf denen virtuelle Währungen getauscht werden können,
  • · alle Dienstleister in Steuerangelegenheiten (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Lohnsteuerhilfe­vereine) ,
  • · Güterhändler, Kunstvermittler und Kunstlagerhalter, soweit die Lagerhaltung in Zollfreigebieten erfolgt,
  • · Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute, also Unternehmen, die Coupons, Chips, mit Geld aufladbare Gutscheine oder virtuelle Währungen (wie z.B. Bitcoin) ausgeben,
  • Immobilien- und Mietmakler,
  • Versicherungsunternehmen sowie
  • Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen, wozu auch Aufsteller von Geldspielgeräten zählen. Folglich sind nicht nur Finanzunternehmen von den Vorschriften des GwG betroffen, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen, insbesondere Freiberufler, Händler und Makler.

Hinweis:

Die (Sorgfalts-)Pflichten gemäß GwG greifen bei den oben genannten Unternehmen grundsätzlich nur dann, wenn es sich um Transaktionen handelt, die eine Geldbewegung oder Vermögensverschiebung von mehr als 10.000 € bezwecken oder bewirken. Die genannten Grenzen können auch überschritten werden, wenn der Kunde oder eine zusammenhängende Kundengruppe eine Stückelung ihrer Einkäufe oder Aufträge vornimmt. Generell gilt es, trotz der Freigrenzen wachsam zu sein, insbesondere bei ungewöhnlichen Geschäften. Beim Handel mit Edelmetallen wurde die Grenze ab dem 1.1.2020 sogar auf 2.000 € reduziert.

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3 Sorgfaltspflichten

3.1 Allgemeine Sorgfaltspflichten

3.2 Verstärkte Sorgfaltspflichten

3.3 Vereinfachte Sorgfaltspflichten

3.1 Allgemeine Sorgfaltspflichten

Pflicht zur Identifizierung des Vertragspartners

Per Gesetz wird verlangt, dass ein verpflichteter Unternehmer weiß, wer sein Geschäftspartner ist. Dieses sogenannte KYC-Prinzip (engl. know your customer, „Ken­ne deinen Kunden“) ist bei allen neuen Kunden obligatorisch. Bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen müssen die Sorgfaltspflichten zu geeigneter Zeit erneuert werden. Diese Pflichten gelten bei Transaktionen zu Vermittlungsgeschäften nicht nur für die Vertragsparteien, sondern auch für die Vertreter und wirtschaftlich Berechtigten.

Hinweis

Immobilienmakler müssen die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen, wenn Kauf-, Verkaufs-, Miet- oder Pachtverträge vermittelt werden, bei denen die Nettokaltmiete/-pacht 10.000 € pro Monat übersteigt.

Wie ist die Identifizierung vorzunehmen?

Von einer natürlichen Person müssen

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum und -ort,
  • Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift

festgestellt werden, und zwar anhand von Ausweis-
oder Passdokumenten. Dazu muss die zu identifizierende Person grundsätzlich persönlich anwesend sein, weil nur dann die Übereinstimmung zwischen der Person und ihrem Bild in den Dokumenten sowie die sonstigen Angaben geprüft werden können.

Hinweis:

Bestimmte Passersatzpapiere, insbesondere von Nicht-EU-Bürgern, beruhen ausschließlich auf den Angaben von deren Träger. Dies geht dann auch aus dem jeweiligen Papier hervor. Hier sollte zumindest beim Lichtbildabgleich eine erhöhte Sorgfalt an den Tag gelegt werden.

Bei einer Kapital- oder Personengesellschaft sind zur Identifikation die folgenden Daten zu erheben:

  • Firma, Name oder Bezeichnung,
  • Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
  • Rechtsform und Registernummer sowie

· der Registerauszug und die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter.

Wenn es (noch) keinen Registereintrag gibt, so können auch die Gründungsdokumente herangezogen werden.

Pflicht zur Feststellung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung

Neben dem Wer ist auch das Warum von Interesse. Ins­besondere ist abzufragen, ob ein privater oder betrieblicher Zweck vorliegt. Hierfür können, ebenso wie für die Identifizierung, entsprechende Fragebögen verwendet werden. Oftmals ergibt sich aus dem betreffenden Produkt bereits der Zweck der Geschäftsbeziehung: So dienen Anlageprodukte der Vermögenssicherung oder Vermögensbildung, Depotkonten der Verwahrung und Verwaltung von Wertpapieren und Kredite der Finanzierung. Abfragen müssen also für den Kunden verständlich an die Art des Geschäftsvorfalls angepasst werden.

Hinweis:

Damit ist es jedoch nicht getan: Ob Zweck und Art der Geschäftsbeziehung tatsächlich noch aktuell sind, muss im weiteren Verlauf der Geschäftsbeziehung fortwährend überprüft und plausibilisiert werden.

Pflicht zur Klärung des wirtschaftlich Berechtigten

Oftmals ist der direkte Ansprechpartner des Unternehmers lediglich ein Beauftragter oder Mittelsmann des eigentlichen Vertragspartners bzw. der hinter dem Geschäft stehenden Person. Diese aus wirtschaftlicher und tatsächlicher Sicht eigentlich profitierende Person, die letztlich auch das Geld zur Verfügung stellt, wird als „wirtschaftlich Berechtigter“ bezeichnet. Der wirtschaftlich Berechtigte kann immer nur eine natürliche Person sein. Er steht letztlich bestimmend hinter Gesellschaften, Beauftragungen oder rechtlichen Gestaltungen. Beispiele für wirtschaftlich Berechtigte sind:

· Jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert.

· Bei rechtsfähigen Stiftungen und Treuhandgestaltungen sowie vergleichbaren Rechtsformen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet bzw. verteilt oder dessen Verwaltung bzw. Verteilung durch Dritte beauftragt wird, ist wirtschaftlich Berechtigter jede natürliche Person, die als Treugeber (Settlor) handelt oder als Mitglied des Vorstands oder als Begünstigter der Stiftung beherrschenden Einfluss ausüben kann oder auf sonstige Weise mindestens 25 % des Vermögens kontrolliert.

In drei Sonderfällen gelten nachfolgend genannte Bestimmungen hinsichtlich des wirtschaftlich Berechtigten:

  • Bei Wohnungseigentümergemeinschaften reicht es grundsätzlich aus, wenn sich die Bank eine jährlich zu aktualisierende Liste aller Wohnungseigentümer vorlegen lässt; eine dokumentenmäßige Über­prüfung von deren Identität ist nicht erforderlich.

· Bei nicht rechtsfähigen Vereinen, insbesondere Ge­werkschaften oder Parteien, reicht es grundsätzlich aus, eine verfügungsberechtigte Person zu erfassen; die Erfassung sämtlicher Mitglieder oder die Vorlage von Mitgliederlisten ist nicht erforderlich.

· Kann auch nach umfassender Prüfung keine natürliche Person als „tatsächlich“ wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden oder bestehen Zweifel daran, dass die ermittelte Person wirtschaftlich Berechtigter ist, dann gelten die gesetzlichen Vertreter (z.B. der Vorstand bei einem Verein), die geschäftsführenden Gesellschafter oder die Partner (z.B. bei einer Kanzlei nach dem PartG) als „fiktive wirtschaftlich Berechtigte“.

Aufgrund der Schwellenwerte bei gesellschaftsrechtlichen Beteiligungen kann es grundsätzlich auch mehrere wirtschaftlich Berechtigte geben, wenn eine Gesellschaft mehrere entsprechend hoch beteiligte Personen aufweist.

Bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen muss auf die kontrollierenden natürlichen Personen im Hinter­grund „durchgeschaut“ werden. Die von den zwischengeschalteten Gesellschaften gehaltenen Anteile werden den natürlichen Personen zugerechnet, die diese zwischengeschalteten Gesellschaften letztendlich kontrollieren bzw. beherrschen.

Eine kontrollierende Stellung des oder der wirtschaftlich Berechtigten kann jedoch auch ohne die entsprechenden Stimmrechte vorliegen; diese gelten lediglich als eine gesetzliche Vermutung. Denkbar sind etwa Stimmbindungs- oder Beherrschungsverträge, durch die auch eigentlich minderbeteiligte Personen zu wirtschaftlich Berechtigten werden können. Eine Prüfung, ob eine solche faktische Kontrolle vorliegt, ist nur vorzunehmen, wenn es offenkundige Hinweise dafür gibt.

Für die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten reicht es grundsätzlich aus, den vollständigen Namen zu erfassen. Auch diese Angaben sind in der Praxis üblicherweise mit einem Formular einzuholen, welches gleichzeitig der Dokumentation dient.

Hinweis:

Oftmals stoßen Überprüfungen des wirtschaftlich Berechtigten in der Praxis an ihre Grenzen – etwa wenn auch der mit dem Vertragsabschluss beauftragten Person nicht die dazu erforderlichen Informationen vorliegen. Kann auch kein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, sollte der betreffende Kunde eventuell abgelehnt werden.

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3.2 Verstärkte Sorgfaltspflichten

Bei Konstellationen, die erfahrungsgemäß ein erhöhtes Geldwäscherisiko bergen, sind die Verpflichteten noch mehr gefordert, Sorgfalt walten zu lassen. Situationen mit erhöhtem Risiko, die zu den verstärkten Sorgfaltspflichten führen, sind im Gesetz nicht abschließend geregelt, es gibt jedoch folgende konkrete Beispiele:

  • Politisch exponierte Personen (PEP) sind natürliche Personen, die nicht im Inland ansässig sind und ein wichtiges öffentliches Amt ausüben, sowie deren Familienmitglieder und ihnen nahestehende Personen. Bei einer PEP ist es erforderlich, die Genehmigung zum Geschäft durch deren Vorgesetzten einzuholen oder einzusehen und aufzuklären, woher das Geld für das Geschäft stammt. Außerdem ist eine verstärkte kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung mit der PEP erforderlich.

Hinweis:

Durch die 5. EU-Geldwäscherichtlinie wurde festgelegt, dass der EU-Kommission bis Januar 2020 Listen vorzulegen sind, die den jeweiligen Status als PEP begründen. Diese Listen werden dann jährlich aktualisiert.

  • Große und ungewöhnliche Transaktionen verlangen eine besondere Prüfung. Dabei reicht es für die Bewertung eines Sachverhalts als zweifelhaft oder ungewöhnlich bereits aus, dass der Verpflichtete auf der Grundlage seines Erfahrungswissens in der jeweiligen Branche Abweichungen eines Kunden vom üblichen Geschäftsverhalten feststellen kann. Als solche Abweichung ist insbesondere denkbar, dass sich ein Geschäftsvolumen übermäßig stark erhöht, oder auch, dass stark verbilligte Konditionen angeboten werden. Hintergrund ist, dass es einem Geldwäscher nicht unbedingt darum geht, ein gutes Geschäft zu machen. Im Vordergrund steht eher, die Herkunft der Vermögenswerte zu verschleiern. Dafür werden dann auch schlechte Konditionen in Kauf genommen.

· Verstärkte Sorgfaltspflichten bestehen auch bei Geschäften mitKunden aus bestimmten, sogenannten Hochrisikodrittstaaten und nicht persönlich anwesenden natürlichen Personen. Die EU-Kommission veröffentlicht regelmäßig eine Liste der Hochrisiko­drittstaaten. Zu diesen zählen seit Juli 2018:

o Amerikanisch-Samoa,

o Amerikanische Jungferninseln,

o Äthiopien,

o Bahamas,

o Botsuana,

o Demokratische Volksrepublik Korea,

o Ghana,

o Guam,

o Irak,

o Iran,

o Jemen,

o Libyen,

o Nigeria,

o Pakistan,

o Panama,

o Puerto Rico,

o Samoa,

o Saudi-Arabien,

o Sri Lanka,

o Syrien,

o Trinidad und Tobago,

o Tunesien.

· Zudem müssen einige Verpflichtete, wie zum Beispiel Kreditinstitute, zukünftig bei Transaktionen mit Bezug zu einem Drittstaat oder einem Staat des EWR mit erhöhtem Risiko zusätzliche Informationen einholen.

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3.3 Vereinfachte Sorgfaltspflichten

Es gibt praktisch keine Situation, in der schon von vorn­herein – also „standardmäßig“ – lediglich vereinfachte Sorgfaltspflichten angewendet werden müssen. Eine individuelle Prüfung des Risikos ist stets erforderlich. Insoweit gibt es auch in „einfachen“ Fällen entsprechenden Prüfungsaufwand.

Bei den vereinfachten Sorgfaltspflichten kann die Identifizierung auch auf Basis von anderen Informationen als beispielsweise Ausweis oder Registerauszug durch­geführt werden. Voraussetzung ist, dass diese Informationen aus einer glaubwürdigen und unabhängigen Quelle stammen und für die Überprüfung geeignet sind.

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4 Risikomanagement

4.1 Risikoanalyse

4.2 Interne Sicherungsmaßnahmen

4.3 Geldwäschebeauftragter

Ein Verpflichteter gemäß GwG muss grundsätzlich bei jeder Geschäftsbeziehung eine Risikoeinschätzung treffen. Dies setzt ein effektives Risikomanagement vor­aus, das laut Gesetz eine Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen umfassen muss.

Vor den gesetzlichen Verschärfungen im Jahr 2017 mussten lediglich Banken und manche Finanzdienstleister ein systematisches Risikomanagement vorhalten. Seit 2017 gilt das Erfordernis eines strukturierten Risikomanagements grundsätzlich auch für alle anderen Verpflichteten (z.B. Güterhändler, Immobilien­makler und Rechtsanwälte).

Hinweis:

Güterhändler müssen schon dann über ein Risikomanagement verfügen, wenn im Rahmen einer Transaktion Barzahlungen von mindestens 10.000 € vor- oder entgegen­genommen werden.

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4.1 Risikoanalyse

Der verpflichtete Unternehmer muss sich klar werden über das geldwäscherelevante Risikoprofil in seinem Unternehmen. Es gilt zwar grundsätzlich, jede einzelne Geschäftsbeziehung mit Kunden zu bewerten, allerdings können ähnliche Fälle mit gleichem oder weitgehend gleichem Risikoprofil bei dieser Betrachtung auch zusammengefasst werden.

Die Dokumentation zur Risikoanalyse kann Gegenstand entsprechender Prüfungen durch Aufsichtsbehörden werden. Deshalb sollte die Dokumentation zusammenhängend so aufbereitet sein, dass ein fremder, sachkundiger Dritter sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Aus praktischer Sicht sollte es sich um ein geschlossenes Dokument oder zumindest einzelne in sich geschlossene Reports handeln. Darüber hinaus sollten Risikobewertungen auch klar begründet werden. Insbesondere sollte herausgestellt werden, warum welche Sorgfaltspflichten (vereinfachte oder verstärkte) angewendet wurden. Die Risikoanalyse musslaufend überprüft und entsprechend aktualisiert werden. Auch Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden.

Hinweis:

Die Risikoanalyse kann knapper ausfallen, wenn es keine bzw. kaum identifizierbare Risiken gibt. Umso umfangreicher muss sie aber ausfallen, etwa wenn viele Exportgeschäfte und Transaktionen mit neuen oder unbekannten Kunden zum Alltag gehören.

Der grobe Rahmen der Risikoanalyse ergibt sich aus folgenden Überlegungen und Vorbereitungen:

  • Zusammenstellung von Grunddaten zum Unternehmen (Gegenstand, Rechtsform, Größe, Niederlassungen).

· Analyse der Standorte unter Risikogesichtspunkten: geographisches und infrastrukturelles Umfeld der Geschäftstätigkeit (z.B. ländlicher Raum, Flughafennähe, Grenznähe, Bevölkerungsstruktur, sonstiges Gewerbe im Umfeld, allgemeine Kriminalitätslage).

  • Kunden-, Vertriebs - und Produktstruktur.
  • Typische Eigenschaften der Kunden bzw. der Geschäftstätigkeit (z.B. Laufkundschaft, Stammkundschaft, Endabnehmer, Wiederverkäufer, Herkunftsländer der Kunden, Onlinegeschäfte, Außendienstmitarbeiter, angebotene Produkte).

Zudem gibt das Gesetz als Hilfestellung ein Schema vor, anhand dessen eine Risikoeinschätzung vorgenommen werden kann. Dabei sind die verschiedenen Risikofaktoren aufgeteilt auf die drei Kategorien Kundenrisiko, Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko und geographisches Risiko.

Beispiele für ein potentiell geringes Risiko sind:

  • Kundenrisiko: Der Kunde

o ist ein börsennotiertes Unternehmen,

o ist ein öffentliches Unternehmen oder eine öffentliche Verwaltung oder

o hat seinen Wohnsitz in einem Land mit niedrigem Transaktionsrisiko.

· Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko: Es handelt sich um

o bestimmte in der Nutzung eingeschränkte
E-Geld-Produkte,

o Renten- und Pensionspläne, die Arbeitnehmern Altersvorsorge ermöglichen, wobei die Beiträge vom Gehalt abgezogen werden und die Produkte nicht übertragbar sind, oder

o Lebensversicherungspolicen mit niedriger Prämie.

· Geographisches Risiko: Der Geschäftspartner kommt aus

o einem Mitgliedstaat der EU oder

· einem Drittstaat mit gut funktionierenden Systemen zur Verhinderung, Aufdeckung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus­finanzierung. Beispiele für ein potenziell hohes Risiko sind:

  • Kundenrisiko: Es geht um

o Geschäftsbeziehungen mit außergewöhnlichen Umständen (z.B. unüblich hohen Volumina),

o juristische Personen oder Rechtsvereinbarungen (z.B. Treuhandkonstruktionen), die der privaten Vermögensverwaltung dienen,

o bargeldintensive Unternehmen oder

o Kunden mit einer in Relation zur Geschäftstätigkeit übermäßig kompliziert erscheinenden Eigentümerstruktur.

· Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisiko: Es handelt sich um

o Produkte oder Transaktionen, die Anonymität begünstigen könnten,

o Transaktionen ohne persönliche Kontakte und Sicherungsmaßnahmen (z.B. elektronische Unterschriften) oder

o den Eingang von Zahlungen unbekannter oder nicht verbundener Dritter.

· Geographisches Risiko: Der Geschäftspartner kommt aus

o einem Land, das nicht über hinreichende Systeme zur Verhinderung, Aufdeckung und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verfügt,

o einem Staat, gegen den beispielsweise die EU oder die UN Sanktionen, Embargos oder ähnliche Maßnahmen verhängt hatte oder hat, oder

o einem Staat, der terroristische Aktivitäten finanziell oder anderweitig unterstützt oder in dem bekannte terroristische Organisationen aktiv sind.

Neben dieser eher schematischen Risikodarstellung gibt es außerdem noch folgende weitere Quellen für Erkenntnisse zu betriebsspezifischen Risiken :

· internes Erfahrungswissen, Erfahrungsaustausch, Vorkommnisse,

· Typologiepapiere (z.B. Bundeskriminalamt – Financial Intelligence Unit),

  • allgemeine Presse und
  • Veröffentlichungen der Aufsichtsbehörden.

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4.2 Interne Sicherungsmaßnahmen

Basierend auf dem Ergebnis der Risikoanalyse müssen innerbetrieblichStrukturen geschaffen werden, um die Vorschriften auch effektiv umsetzen zu können.

Allgemein handelt es sich hierbei insbesondere um die folgenden Maßnahmen:

  • Festlegung von Handlungsanweisungen mit festgelegten Zuständigkeiten (z.B. Regelungen zur Bargeldannahme),
  • EDV-Lösungen zum automatisierten Abfragen der notwendigen Daten (z.B. zur Identifizierung des Vertragspartners und des wirtschaftlich Berechtigten),
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter (z.B. durch Präsenzschulungen oder Onlineschulungen inklusive Bestätigungsnachweis der Kenntnisnahme) und
  • regelmäßige Kontrollen , ob die angeordneten Maßnahmen auch umgesetzt werden.

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4.3 Geldwäschebeauftragter

Von zentraler Bedeutung bei den internen Sicherungsmaßnahmen kann die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten als Ansprechpartner für die Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden werden.

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4.3.1 Pflicht zur Bestellung

Für bestimmte Branchen besteht in jedem Fall die Pflicht, einen Geldwäschebeauftragten zu bestimmen. Dazu gehören Kreditinstitute sowie Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen.

Für andere Branchen kann die Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn sie es für angemessen hält. Zu diesen Branchen gehören Güterhändler, Immobilienmakler und Versicherungsvermittler. Bei Güterhändlern soll die Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn die Haupttätigkeit im Handel mit hochwertigen Gütern besteht – etwa Edelmetallen und -steinen, Schmuck, Kunstgegenständen, Antiquitäten oder Autos. Geregelt wird dies durch die jeweiligen Landesbehörden. In einigen Bundesländern (z.B. Hessen) besteht bereits länger die Verpflichtung zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten im Unternehmen. Im Zweifel ist die zuständige Industrie- und Handelskammer eine erste Anlaufstelle für Informationen darüber, welche landesrechtlichen Regelungen und Zuständigkeiten im Einzelnen gelten.

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4.3.2 Anforderungen

Es ist nicht geregelt, welche Ausbildung und Qualifikationen ein betriebsinterner Geldwäschebeauftragter besitzen muss. Voraussetzung ist lediglich, dass er über die notwendige Sachkunde verfügen muss. Üblicherweise lässt sich dies durch Schulungen bei spezialisierten Instituten erreichen, wenn nicht bereits eine entsprechende Vorbildung gegeben ist.

Ob Führungskräfte besonders geeignet sind, um die Position des Geldwäschebeauftragten einzunehmen, ist umstritten. Zwar sind diese mit den internen Abläufen im Unternehmen üblicherweise bestens vertraut, allerdings kann ein Interessenkonflikt mit der Kontrollfunktion des Geldwäschebeauftragten entstehen – beispielsweise wenn die entsprechende Führungskraft nach Umsatzzielen vergütet wird. Eine Trennung der Funktionen entspricht auch dem gesetzlichen Leitbild, wonach der Geldwäschebeauftragte nicht Teil der Geschäftsleitung, sondern ihr „unmittelbar nachgeordnet“ sein soll. Nur in kleinen Unternehmen, in denen die personellen Ressourcen nicht ausreichen, um diese Trennung zu vollziehen, kann von diesem Leitbild abgewichen werden.

Hinweis:

Die Ausführungen zur Qualifikation sowie Stellung des Geldwäschebeauftragten im Unternehmen gelten entsprechend auch für dessen Stellvertreter.

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4.3.3 Externer Geldwäschebeauftragter

Zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten verpflichtete Unternehmen können dessen Aufgaben alternativ auch auf externe Anbieter übertragen. Gerade in kleineren Unternehmen, in denen nur die Geschäftsführung oder der Vorstand dafür in Betracht kommen, bietet es sich an, einen Externen als Geldwäschebeauftragten zu bestellen.

Allerdings bedarf die Bestellung eines externen Geldwäschebeauftragten derZustimmung der zuständigen Aufsichtsbehörde. Damit sie erteilt wird, muss der externe Geldwäschebeauftragte nachweisen, dass die internen Sicherungsmaßnahmen im betreffenden Unternehmen ordnungsgemäß durchgeführt werden.

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5 Aufzeichnungspflichten

Es besteht die Verpflichtung zur Aufzeichnung von erhobenen Angaben und eingeholten Informationen insbesondere

· zum Vertragspartner, zu Vertragsparteien des Kaufgegenstands sowie gegebenenfalls zur Person, die für den Vertragspartner auftritt,

  • zum wirtschaftlich Berechtigten,

· zu Geschäftsbeziehungen und Transaktionen sowie Transaktionsbelegen, soweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können, und

· über die Durchführung sowie die Ergebnisse der Risikobewertung.

Die Aufzeichnungen können auf einem Datenträger gespeichert werden. Der Verpflichtete muss jedoch
sicherstellen, dass die gespeicherten Daten

· mit den festgestellten Angaben und Informationen übereinstimmen,

· während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und

· jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Die Aufzeichnungen bzw. Daten sind für fünf Jahre vorzuhalten und danach unverzüglich zu vernichten.

Hinweis:

Andere gesetzliche Fristen zur Aufbewahrung, etwa die Zehnjahresfrist zur Aufbewahrung von Rechnungen oder die Sechsjahresfrist zur Aufbewahrung von Handelsbriefen, gelten unabhängig von den speziellen Aufbewahrungspflichten der Geldwäschevorschriften.

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6 Pflicht zur Verdachtsanzeige

Wird bei einem Geschäftspartner ein geldwäscherechtlich relevantes Verhalten bzw. ein Hinweis auf Terrorismusfinanzierung erkannt, muss dies unverzüglich der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen ge­meldet werden. In der Praxis ist dies zum Beispiel der Fall bei der Verwendung von gefälschten Dokumenten bzw. bei größeren Unstimmigkeiten in den Angaben des Kunden.

Im Bankensektor ist die Schwelle für eine Verdachtsanzeige bereits jetzt relativ niedrig. Dort wird eine solche bereits getätigt, wenn benötigte Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Dies zeigt auch die stetig ansteigende Anzahl der Verdachtsanzeigen: Von 2016 bis 2019 ist die Anzahl der Verdachtsanzeigen von ca. 45.500 pro Jahr auf ca 120.000 pro Jahr gestiegen.

Eine Verdachtsanzeige ist elektronisch über das Meldeportal „goAML“ an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen zu erstatten.

Spätestens bei einer Verdachtsanzeige sollte dasGeschäftsverhältnis mit dem betreffenden Kunden beendet werden. Es ist also immer zwischen der Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften abzuwägen. Insbesondere in komplexeren Fällen sollte ein spezialisierter Rechtsanwalt hinzugezogen werden, bevor eine Verdachtsanzeige gemacht wird und das Geschäftsverhältnis (gegebenenfalls grundlos) irreparablen Schaden nimmt. Auch gilt es, den Kunden bei einem stockenden Informationsfluss bezüglich geldwäscherechtlich relevanter Daten deutlich über deren Wichtigkeit aufzuklären.

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7 Sanktionen bei Verstößen

Kommt ein Unternehmer seinen Verpflichtungen gemäß GwG nicht nach, drohen umfangreiche Sanktionen: Der sehr umfangreiche Bußgeldkatalog sieht bereits für kleinere Verstöße Sanktionen vor. Das Bußgeld kann das Doppelte des durch den Verstoß erlangten wirtschaftlichen Vorteils oder maximal 1 Mio. € betragen. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen gegen die Vorschriften können maximale Geldbußen von bis zu 5 Mio. € oder 10 % des jährlichen Gesamtumsatzes verhängt werden.

Zudem kann die Tätigkeit als Geschäftsleiter eines Verpflichteten untersagt werden. Der Bußgeldkatalog enthält überdies auch eine sogenannte Prangervorschrift: Bestandskräftige Bußgeldbescheide wegen Verstößen gegen das GwG können auf Websites der Behörden im Internet veröffentlicht werden.

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8 Transparenzregister

8.1 Meldepflichten

8.2 Sanktionen und Zugangsrechte

Dreh- und Angelpunkt für die Wirksamkeit der Regelungen zur Geldwäscheprävention ist die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten. Gerade dies gestaltet sich aber in der Praxis mitunter am schwierigsten. Letztlich ist der Verpflichtete auf die erhaltenen Angaben angewiesen; eine wirklich tiefgehende Nachprüfung ist oft schwierig durchzuführen.

Damit Verpflichtete den wirtschaftlich Berechtigten einfacher und sicherer identifizieren können, wurde das Transparenzregister geschaffen: Ein öffentliches Register, in dem eine Vielzahl von Gesellschaften und Organisationen Angaben hinterlegen (muss), die der Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten dienen.

Auf der anderen Seite wird der Unternehmer bei entsprechenden Geschäftsfällen nicht nur zur Einholung von Daten verpflichtet, sondern muss diese auch selbst liefern – sozusagen auf Vorrat zur Unterstützung der Erfüllung geldwäscherelevanter Verpflichtungen anderer Unternehmen.

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8.1 Meldepflichten

8.1.1 Wer muss Informationen melden?

Zur Meldung von Daten an das Transparenzregister sind verpflichtet:

  • Alle juristischen Personen des Privatrechts (AGs, GmbHs, UGs, Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaften (SE), KGaAs),
  • in das Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (u.a. OHGs, KGs),

· in das Partnerschaftsregister eingetragene Partnerschaften,

  • bestimmte Trusts und Treuhänder von nicht rechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen,
  • Vereine und Genossenschaften , sofern ein Mitglied mehr als 25 % der Stimmrechte besitzt, sowie

· Vereinigungen mit Sitz im Ausland, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer in Deutschland gelegenen Immobilie zu erwerben.

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8.1.2 Welche Informationen sind mitzuteilen?

Es sind folgende Angaben über den oder die wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Geburtsort,
  • Wohnort,
  • sämtliche Staatsangehörigkeiten,

· Art und Umfang seines wirtschaftlichen Interesses, also insbesondere die maßgebliche Anteilsquote.

Der registerführenden Stelle muss unverzüglich gemeldet werden, wenn zugängliche Daten über die wirtschaftlich Berechtigten mit den zur Verfügung stehenden Angaben nicht übereinstimmen.

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8.1.3 Kann auf die Mitteilung verzichtet werden?

Die Mitteilungspflicht entfiel bis zur Rechtsänderung mit Wirkung seit 01.08.2021 nur dann, wenn sich dieAngaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen, elektronisch abrufbaren öffentlichen Registern oder Quellen ergeben – also etwa aus dem Handelsregister, dem Vereinsregister oder durch aktienrechtliche Bekanntmachungen. Bei Vereinigungen mit Sitz im Ausland kann dies auch ein anderes Register eines Mitgliedstaates der Europäischen Union sein.

In folgenden Fällen dürften sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten nicht ohne weiteres aus derartigen Informationsquellen ergeben:

· Die Gesellschafterliste im Handelsregister liegt noch nicht in elektronischer Form vor.

· Es handelt sich um eine Personengesellschaft mit geschäftsführendem Kommanditisten ohne einen Beteiligten mit mehr als 25 %.

· Es geht um eine Gesellschaft mit im Gesellschaftsvertrag geregelten abweichenden Stimmrechts- und Beteiligungsquoten oder Stimmrechtbindungs- und Stimmrechtpoolungsverträgen zwischen Gesellschaftern.

· Es bestehen Nießbrauchsverhältnisse, Treuhandverhältnisse, Unterbeteiligungen und stille Beteiligungsverhältnisse.

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8.1.4 Wer muss die Informationen eintragen lassen und bis wann?

Die Verantwortung für die Eintragung liegt bei der Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens. Sie hat die notwendigen Informationen sowie etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister zu übermitteln. Bei Trusts, nicht rechtsfähigen Stiftungen und bestimmten Rechtsgestaltungen haben die Verwalter bzw. Treuhänder diese Aufgaben zu erfüllen. In jedem Fall muss die Mitteilung elektronisch über www.transparenzregister.de erfolgen; dort sind auch die Details zum Prozedere dargestellt.

Hinweis:

Die Mitteilungen mussten erstmals bis zum 01.10.2017 erfolgen.

Eine juristische Person des Privatrechts oder eine eingetragene Personengesellschaft, die zwar mitteilungspflichtig, aber in kein Register eingetragen ist, muss unverzüglich Folgendes mitteilen:

  • Änderung der Beziehung,
  • Verschmelzung oder Auflösung oder
  • Rechtsformänderung.

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8.1.5 Mitteilungspflicht seit 01.08.2021

Seit 01.08.2021 haben auch diejenigen Gesellschaften, deren eintragungspflichtige Angaben aus anderen Registern erkennbar sind, diese Informationen an das Transparenzregister umgehend zu übertragen. Das Transparenzregister wird damit vom Auffang- zum Vollregister.

Allerdings gibt es Übergangsfristen:

· für Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien bis zum 31.03.2022,

· für GmbH, Genossenschaften und Partnerschaften bis zum 30.06.2022,

  • für alle übrigen bis zum 31.12.2022.

Die Meldepflichten sind dann statt bis zum 01.08.2021 erst bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist zu erfüllen. Voraussetzung für die Anwendung der Übergangsregelung ist, dass das Unternehmen aufgrund der Mitteilungsfiktion bis zum 31.07.2021 nicht an das Transparenzregister mitteilen musste.

Eine Ausnahme wurde lediglich für Vereine geschaffen. Die Daten werden automatisiert aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übertragen, sofern

· der jeweilige Verein nur bestimmte „fiktive“ wirtschaftlich Berechtigte hat – das ist bei typischen Vereinen mit Mitgliedern der Fall –,

· der Vorstand seinen Wohnsitz in Deutschland hat und

  • der Vorstand die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt.

Zudem müssen Änderungen im Vorstand „unverzüglich“ beim Vereinsregister angemeldet werden, andernfalls entfällt die Fiktionswirkung für das Transparenzregister wieder. In diesem Fall muss auch der Vorstand des Vereins die Mitteilungspflichten an das Transparenzregister erfüllen.

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8.2 Sanktionen und Zugangsrechte

8.2.1 Welche Sanktionen drohen bei Nichtbeachtung?

Die Nichtbeachtung kann zu erheblichen Bußgeldern führen: in leichtfertigen Fällen bis zu 100.000 €, bei schwerwiegenden Fällen, insbesondere bei wiederholten und systematischen Verstößen, bis zu 1 Mio. €. Außerdem werden sämtliche bestandskräftigenBußgeldentscheidungen für mindestens fünf Jahreauf der Internetseite der Aufsichtsbehörde veröffentlicht.

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8.2.2 Wer darf das Transparenzregister einsehen?

Seit dem 1.1.2020 ist der Zugriff auf das Transparenzregister öffentlich. Ein berechtigtes Interesse ist anders als zuvor nicht mehr erforderlich; vielmehr kann jeder Einsicht nehmen. Bei Unternehmen und Trusts können beispielsweise bestimmte Behörden (z.B. Gerichte, Strafverfolgungsbehörden) oder auch Mitglieder der Öffentlichkeit (nur bestimmte Informationen wie z.B. Wohnsitzland, Geburtsjahr) Einsicht nehmen.

Auf Antrag des Berechtigten kann die Einsichtnahme aber vollständig oder teilweise beschränkt werden, wenn schutzwürdige Interessen vorliegen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der wirtschaftlich Berechtigte aufgrund der Einsichtnahme das Opfer einer Erpressung, Nötigung oder Ähnlichem werden könnte. Auch die Interessen von minderjährigen oder geschäftsunfähigen wirtschaftlich Berechtigten sind schutzwürdig.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: August 2021

Alle Informationen und Angaben haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

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Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:



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