Buchführung: Umfang der Aufzeichnungspflicht bei PC-Kassen

Durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind Einzelhändler verpflichtet, sämtliche Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen – soweit dies zumutbar ist. Verwendet der Einzelhändler eine sog. PC-Kasse, sind alle damit bewirkten automatischen Einzelaufzeichnungen zumutbar.

A erzielte gewerbliche Einkünfte aus dem Betrieb einer Apotheke. Sie war buchführungspflichtig und verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Damit wurden die Tageseinnahmen über PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagessummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. A übersandte zur Vorbereitung auf eine Außenprüfung dem Finanzamt eine CD mit den Daten des Kassensystems. Die Datei mit der Einzeldokumentation der Verkäufe hatte sie allerdings zuvor entfernt. Daraufhin forderte der Prüfer die A auf, auch die Daten über die Warenverkäufe vorzulegen.

Das Finanzgericht entschied, dass das Finanzamt nicht berechtigt gewesen sei, Einsicht in die angeforderte Verkaufsdatei zu nehmen, weil A nicht verpflichtet gewesen sei, die von ihr getätigten Verkäufe im Einzelnen manuell oder auf einem Datenträger aufzuzeichnen.

Entscheidung

Der Bundesfinanzhof sah das anders und gab dem Finanzamt Recht. Weil A zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe sowie zur Aufbewahrung der Aufzeichnung verpflichtet gewesen sei, durfte das Finanzamt die A zur Überlassung der Kassendaten in elektronisch verwertbarer Form auffordern.

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. Das bedeutet, dass grundsätzlich jedes einzelne Handelsgeschäft – einschließlich der sich darauf beziehenden Kassenvorgänge – einzeln aufgezeichnet werden muss. Für Einzelaufzeichnungen in Einzelhandelsgeschäften, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, gilt die Aufzeichnungspflicht im Rahmen des Zumutbaren. Nutzt ein Einzelhandelsgeschäft allerdings ein elektronisches Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und speichert, kann sich der Einzelhändler später nicht darauf berufen, dass die Aufzeichnungsverpflichtung unzumutbar war. Er muss die vorhandenen Aufzeichnungen aufbewahren und sie dem Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung stellen.