Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) aktualisiert, die erstmals 2014 eingeführt wurden. Trotz einiger Verbesserungen in der Neufassung, die ab 2020 gilt, bleibt die Kritik bestehen, dass nicht alle Möglichkeiten für eine grundlegende Überarbeitung genutzt wurden.
Die überarbeiteten GoBD bringen einige Erleichterungen: So wird das Fotografieren von Belegen, zum Beispiel auf Dienstreisen, nun explizit erlaubt, und die Richtlinien gelten auch ausdrücklich für Cloud-basierte Systeme. Auch wurde eine Verschärfung der Aufzeichnungspflichten für bestimmte Gruppen von Steuerpflichtigen vermieden. Doch diese Änderungen tragen nicht genug dazu bei, die tägliche Buchführungspraxis signifikant zu erleichtern.
Ein weiterhin kritischer Punkt ist die Verfahrensdokumentation. Trotz der Anerkennung, dass keine umfangreichen Verfahrensdokumentationen erforderlich sind, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt wird, bleibt die Anforderung bestehen. Dies stellt insbesondere für Kleinunternehmer und ihre Berater eine unveränderte Belastung dar.
Die Verfahrensdokumentation bleibt ein wesentliches Element der Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Diese Dokumentation ist notwendig, um eine geordnete und sichere Belegablage zu gewährleisten sowie die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate zu dokumentieren. Die Finanzverwaltung sieht sie als unerlässlich an, um die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung sicherzustellen. Trotz der damit verbundenen Herausforderungen, insbesondere für Kleinunternehmer und ihre Berater, wird anerkannt, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und dem eingesetzten EDV-System abhängen sollte.
Es wird betont, dass das Fehlen einer angemessenen Verfahrensdokumentation allein nicht unbedingt dazu führt, dass die Buchführung als unzureichend betrachtet wird, solange die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle gewährleistet bleibt. Dies bietet einen gewissen Spielraum, verlangt jedoch von den Unternehmen, dass sie ihre Dokumentationspraktiken kontinuierlich überprüfen und verbessern.
Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben auf die neuen Vorgaben für das mobile Scannen reagiert, indem sie ihr Muster für eine Verfahrensdokumentation überarbeitet haben. Dieses Muster unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Prozess der Belegbearbeitung, von der Erfassung bis zur Archivierung, ordnungsgemäß zu dokumentieren und somit den Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten effektiv zu managen. Dies zielt darauf ab, Papierbelege vollständig durch digitale Versionen zu ersetzen, was die Effizienz steigert und die Einhaltung der GoBD sicherstellt.
Das BMF hat zudem Hinweise veröffentlicht, welche Daten Unternehmen bei Betriebsprüfungen bereitstellen müssen, inklusive aller notwendigen Strukturinformationen. Diese Anforderungen sind besonders für kleinere und mittlere Unternehmen eine Herausforderung.
Enttäuschend ist, dass die GoBD weiterhin im Konflikt mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen, da sie permanente Datenspeicherung fordern, während die DSGVO das Recht auf Löschung der Daten vorsieht. Die GoBD, als Verwaltungsanweisung, stehen somit in einem fragwürdigen Verhältnis zu übergeordnetem Recht.
Abschließend ist festzustellen, dass die neuen GoBD zwar einige Fortschritte bieten, aber die Chance für tiefgreifendere Verbesserungen, die die Buchführungsbürden insgesamt reduzieren könnten, nicht genutzt wurde. Weiterführende Informationen und Analysen sind in den neuesten Ausgaben der NWB-Zeitschriften verfügbar, die sich ausführlich mit den GoBD auseinandersetzen.