Ab November 2024 wird jedem wirtschaftlich tätigen Unternehmen in Deutschland stufenweise eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zugeteilt. Diese Nummer soll dazu dienen, Unternehmen in Steuer- und Verwaltungsprozessen eindeutig zu identifizieren und bürokratische Abläufe zu vereinfachen.

Warum die W-IdNr. wichtig ist

Die W-IdNr. soll eine zentrale Rolle in der Kommunikation mit den Finanzbehörden und anderen staatlichen Stellen übernehmen. Sie bleibt während der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit eines Unternehmens unverändert – auch bei Namens- oder Adressänderungen.

Wichtiger Hinweis: Die W-IdNr. ersetzt nicht die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder die Identifikationsnummer (IdNr.). Sie wird parallel zu diesen verwendet.

Aufbau der W-IdNr.

Die W-IdNr. besteht aus den Buchstaben „DE“ und neun Ziffern, gefolgt von einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal. Das Unterscheidungsmerkmal sorgt dafür, dass jede wirtschaftliche Tätigkeit eines Unternehmens eindeutig zugeordnet werden kann. Ein Beispiel für die Struktur könnte wie folgt aussehen:

DE123456789-00001

Vergabe in Stufen

Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt stufenweise:

• Unternehmen, die zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind oder als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten, erhalten ihre W-IdNr. ab November 2024.
• Unternehmen, die diese Kriterien nicht erfüllen, erhalten ihre W-IdNr. ab dem 3. Quartal 2025.
• Für weitere wirtschaftliche Tätigkeiten eines Unternehmens werden zusätzliche Unterscheidungsmerkmale ab 2026 vergeben.

Eine Antragstellung für die W-IdNr. ist nicht erforderlich.

Abgrenzung zu bestehenden Identifikationsnummern

• Steuernummer: Die Steuernummer bleibt weiterhin in Gebrauch und wird wie gewohnt in Steuererklärungsvordrucken verwendet. Erst nach Abschluss der W-IdNr.-Vergabe wird die Nutzung der W-IdNr. verpflichtend.
• USt-IdNr.: Die W-IdNr. ergänzt die USt-IdNr., ersetzt sie jedoch nicht. Die USt-IdNr. bleibt relevant für Unternehmen, die innergemeinschaftlich tätig sind.
• IdNr.: Die IdNr. bleibt weiterhin das Identifikationsmerkmal für natürliche Personen und wird nicht durch die W-IdNr. ersetzt.

Datenschutz und Mitteilung der W-IdNr.

Die W-IdNr. wird entweder öffentlich mitgeteilt oder über das ELSTER-Portal bereitgestellt. Datenschutzrechtlich ist eine Mitteilung per E-Mail oder Telefon ausgeschlossen. Unternehmen, die bereits eine USt-IdNr. haben, werden über eine öffentliche Mitteilung über die Zuteilung der W-IdNr. informiert. Unternehmen ohne USt-IdNr. erhalten ihre W-IdNr. über ELSTER.

FAQ: Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)

Was bringt mir als Unternehmerin / Unternehmer die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die W-IdNr. dient der eindeutigen Identifizierung Ihres Unternehmens bei Finanzbehörden und anderen staatlichen Stellen. Sie erleichtert die Kommunikation mit Behörden und trägt dazu bei, steuerliche Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Ersetzt die Wirtschafts-Identifikationsnummer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder andere Identifikationsnummern?

Die W-IdNr. ersetzt nicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder andere bestehende Identifikationsnummern. Sie wird parallel zu diesen verwendet und könnte langfristig dazu beitragen, andere Nummern zu ersetzen.

Bedeutet die Einführung der W-IdNr. nicht noch mehr Bürokratie?

Zwar ist die W-IdNr. eine zusätzliche Nummer, sie soll jedoch die Verwaltung langfristig vereinfachen. Die W-IdNr. dient der eindeutigen Identifikation und soll bestehende Nummern schrittweise ersetzen, was Doppelungen vermeidet und Prozesse effizienter gestaltet.

Wie unterscheidet sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von der Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die USt-IdNr. wird speziell für den innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU verwendet, für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind. Die W-IdNr. hingegen wird allen Unternehmen in Deutschland zugeteilt und dient primär steuerlichen Zwecken innerhalb Deutschlands.

Muss ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer bei einer Neugründung separat beantragen?

Nein, die W-IdNr. wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilt. Sie müssen diese Nummer bei einer Neugründung nicht separat beantragen.

Muss ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer für ein bestehendes Unternehmen separat beantragen?

Auch für bestehende Unternehmen wird die W-IdNr. automatisch vergeben. Es ist kein gesonderter Antrag erforderlich.

Wozu benötige ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die W-IdNr. wird für die Kommunikation mit den Finanzbehörden verwendet. Sie soll künftig auch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (beWiNr.) nach dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz dienen und so administrative Prozesse vereinfachen und die eindeutige Identifizierung von Unternehmen ermöglichen.

Wann erhalte ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die Zuteilung erfolgt automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern. Bei Neugründungen wird die W-IdNr. im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens zugeteilt. Bestehende Unternehmen erhalten die Nummer ab November 2024 bis voraussichtlich 2026. Es ist kein Antrag notwendig.

Fazit

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird einen wichtigen Schritt zur Vereinfachung der Verwaltungsprozesse in Deutschland darstellen. Für Unternehmen bedeutet die Einführung der W-IdNr., dass sie sich nicht mehr um Anträge oder zusätzliche bürokratische Schritte kümmern müssen – die Zuteilung erfolgt automatisch und ohne Antrag. Sie müssen lediglich darauf achten, die W-IdNr. korrekt in steuerlichen und administrativen Prozessen zu verwenden, sobald diese vollständig vergeben ist.