Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen geht in die nächste Phase. Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) weitere Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht. Dabei geht es insbesondere um Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Leistungsbeschreibungen, Rechnungsberichtigungen sowie den Umgang mit technischen Fehlern.
Für Unternehmen ist das neue BMF-Schreiben besonders wichtig, weil zum 31. Dezember 2026 eine zentrale Übergangsregelung ausläuft. Viele Betriebe müssen deshalb ab 2027 ihre Ausgangsrechnungen verpflichtend in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen.
Das BMF-Schreiben ergänzt die bisherigen Verwaltungsanweisungen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 und konkretisiert die Anforderungen an die praktische Umsetzung der E-Rechnung.
Was ändert sich durch das neue BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bei bestimmten Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.
Das neue BMF-Schreiben schafft weitere Klarheit bei Fragen, die sich seit Einführung der E-Rechnungspflicht in der Unternehmenspraxis ergeben haben.
Im Mittelpunkt stehen insbesondere:
- Anzahlungs-, Vorauszahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen
- die E-Rechnungspflicht bei Geschäftskunden
- Pflichtangaben im strukturierten Rechnungsdatensatz
- Leistungsbeschreibungen und zusätzliche Anlagen
- besondere Anforderungen bei Bauleistungen
- Rabatt- und Bonusvereinbarungen
- Rechnungen auf Grundlage von Bruttopreisen
- die Berichtigung elektronischer Rechnungen
- technische Fehler und deren Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug
Außerdem passt das BMF den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) an.
Für Unternehmen bedeutet dies: Die elektronische Rechnungsstellung muss nicht nur technisch funktionieren. Auch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung müssen erfüllt sein.
Ab wann ist die E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend?
Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht findet sich insbesondere in § 14 UStG. Übergangsregelungen enthält § 27 Abs. 38 UStG.
Die Einführung erfolgt schrittweise.
Seit dem 1. Januar 2025: Empfang von E-Rechnungen
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Diese Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob sie bereits selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.
Auch Kleinunternehmer sowie Unternehmer mit ausschließlich umsatzsteuerfreien Leistungen können von der Empfangspflicht betroffen sein.
Bis Ende 2026: Übergangsregelung für Rechnungsaussteller
Für bestimmte Umsätze dürfen Unternehmer im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelung weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungsformate verwenden.
Bei einer herkömmlichen PDF-Rechnung ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Ab 2027: E-Rechnung für viele Unternehmen verpflichtend
Für ab 2027 ausgeführte Umsätze müssen zahlreiche inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Eine weitere Übergangsregelung gilt für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat.
Diese Unternehmen dürfen für begünstigte Umsätze des Jahres 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden.
Ab 2028: Grundsätzlich verpflichtende Ausstellung
Ab dem 1. Januar 2028 entfällt auch die allgemeine umsatzabhängige Übergangsregelung für kleinere Unternehmen.
Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze gilt dann grundsätzlich die Pflicht zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen.
Gesetzlich geregelte Ausnahmen bleiben bestehen.
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht ausnahmslos jede Rechnung. Beispielsweise gelten für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze besondere Regelungen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen grundsätzlich nicht.
Zu den in der Praxis verwendeten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere:
- XRechnung: Ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, das auf maschinenlesbaren Daten basiert.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das in geeigneter Ausgestaltung eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten verbindet.
Entscheidend ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Was gilt künftig für Anzahlungs- und Schlussrechnungen?
Das BMF konkretisiert die Anforderungen an Rechnungen über Anzahlungen, Vorauszahlungen und Abschlagszahlungen.
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem für den Unternehmer maßgeblichen Zeitpunkt der verpflichtenden E-Rechnungsausstellung erteilt wurden, müssen nicht allein deshalb nachträglich als E-Rechnung ausgestellt werden, weil die Leistung oder Zahlung später erfolgt.
Besondere Bedeutung hat die Behandlung von Schlussrechnungen.
Wurden bereits Anzahlungen geleistet und darüber Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erteilt, müssen diese Beträge in der Schlussrechnung ordnungsgemäß berücksichtigt werden.
Da die technische Umsetzung innerhalb strukturierter Rechnungsformate schwierig sein kann, lässt das BMF vorübergehend Vereinfachungen zu.
Bis zum 30. Juni 2030 wird es unter den im BMF-Schreiben genannten Voraussetzungen nicht beanstandet, wenn bereits vereinnahmte Teilentgelte im strukturierten Teil zusammengefasst und erforderliche Einzelheiten in dafür vorgesehenen ergänzenden Angaben dargestellt werden.
Alternativ kann unter bestimmten Voraussetzungen ein eingebetteter, unstrukturierter Anhang verwendet werden, auf den der strukturierte Rechnungsteil ausdrücklich verweist.
Diese Erleichterungen sind insbesondere für Unternehmen mit umfangreichen Projektabrechnungen relevant.
Welche Angaben müssen in einer E-Rechnung enthalten sein?
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ergeben sich insbesondere aus § 14 Abs. 4 UStG.
Dazu gehören unter anderem:
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Leistung
- Entgelt und gegebenenfalls vereinbarte Entgeltminderungen
- Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Das BMF stellt klar, dass die erforderlichen Informationen grundsätzlich im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.
Ein bloßer Hinweis auf zusätzliche Unterlagen reicht nicht in jedem Fall aus.
Leistungsbeschreibung muss nachvollziehbar sein
Besonders wichtig ist die Beschreibung der abgerechneten Leistungen.
Die strukturierten Rechnungsdaten müssen es ermöglichen, die Leistung zu identifizieren und ihre umsatzsteuerliche Behandlung nachzuvollziehen.
Zusätzliche Informationen, die über diese Kontrollfunktion hinausgehen, dürfen unter den entsprechenden Voraussetzungen in ergänzenden Anlagen enthalten sein.
Praxisbeispiel: Rechnet ein Dienstleistungsunternehmen Beratungsleistungen ab, muss aus den strukturierten Rechnungsdaten hinreichend klar hervorgehen, welche Art von Leistung erbracht wurde. Ergänzende Tätigkeitsnachweise können gegebenenfalls in einer Anlage bereitgestellt werden.
Welche Sonderregelungen gelten für E-Rechnungen im Baugewerbe?
Gerade bei Bauleistungen können Rechnungen zahlreiche Einzelpositionen und umfangreiche Leistungsverzeichnisse enthalten.
Das BMF berücksichtigt diese Besonderheiten.
Es wird derzeit nicht beanstandet, wenn bei einer E-Rechnung über Bauleistungen im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen aufgeführt werden.
Voraussetzung ist, dass eine detaillierte Aufschlüsselung anhand des Leistungsverzeichnisses in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage enthalten ist.
Auf diese Anlage muss im strukturierten Rechnungsteil eindeutig hingewiesen werden.
Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe bedeutet dies eine wichtige praktische Erleichterung.
Allerdings müssen die strukturierten Rechnungsdaten weiterhin eine ausreichende steuerliche Prüfung ermöglichen.
Wie müssen Rabatte und Bonusvereinbarungen angegeben werden?
Auch bei Rabatt- und Bonusvereinbarungen schafft das BMF zusätzliche Klarheit.
Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG müssen im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen in der Rechnung berücksichtigt werden, soweit sie nicht bereits im Entgelt enthalten sind.
Dabei kann es sich beispielsweise um Skonti, Jahresboni oder sonstige Rabatte handeln.
Das BMF lässt unter bestimmten Voraussetzungen einen allgemeinen Hinweis auf eine schriftlich getroffene Entgeltminderungsvereinbarung genügen.
Die entsprechenden Unterlagen müssen allerdings nachvollziehbar dokumentiert und für eine Prüfung verfügbar sein.
Ändert sich eine solche Vereinbarung erst nach Ausstellung der Rechnung, ist allein deshalb nicht zwingend eine Rechnungsberichtigung erforderlich.
Welche Erleichterungen gibt es bei Bruttopreisrechnungen?
Eine weitere Besonderheit betrifft Rechnungen, bei denen die Abrechnung auf Bruttopreisen beruht.
Da die derzeitigen technischen Strukturen der E-Rechnung solche Abrechnungen nicht in jedem Fall ohne Weiteres abbilden können, sieht das BMF eine befristete Erleichterung vor.
Für bestimmte bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte E-Rechnungen dürfen unter den Voraussetzungen des BMF-Schreibens im strukturierten Teil zusammengefasste Entgelte nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen ausgewiesen werden.
Die detaillierte Leistungsbeschreibung mit den Einzelpositionen muss dann aus einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage hervorgehen.
Diese Erleichterung kann beispielsweise für Unternehmen relevant sein, die Waren auf Grundlage festgelegter Bruttopreise abrechnen.
Wie müssen fehlerhafte E-Rechnungen berichtigt werden?
Auch elektronische Rechnungen können fehlerhafte Angaben enthalten.
Das BMF stellt klar, dass eine erforderliche Rechnungsberichtigung grundsätzlich ebenfalls in einem strukturierten elektronischen Format erfolgen muss, wenn für die betreffende Rechnung eine E-Rechnungspflicht besteht.
Die Berichtigung muss eindeutig erkennen lassen, welche ursprüngliche Rechnung korrigiert wird.
Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass ihre Rechnungssoftware nicht nur E-Rechnungen erstellen, sondern auch ordnungsgemäße Korrekturen verarbeiten kann.
Besonders wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation der ursprünglichen und der berichtigten Rechnung.
Führt ein technischer Fehler automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs?
Nein. Nicht jeder technische Fehler führt automatisch dazu, dass eine elektronische Rechnung umsatzsteuerlich unwirksam ist.
Das BMF unterscheidet insbesondere zwischen technischen Geschäftsregelfehlern und Fehlern, die umsatzsteuerlich erforderliche Rechnungsangaben betreffen.
Ein sogenannter Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn eine Rechnungsdatei bestimmte technische Prüfregeln des verwendeten Formats verletzt.
Entscheidend ist, ob der Fehler eine umsatzsteuerrechtlich erforderliche Angabe betrifft.
Ein negatives Ergebnis bei einer technischen Validierung bedeutet daher nicht zwangsläufig, dass die Rechnung umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß ist.
Fehlen jedoch wesentliche Pflichtangaben oder sind diese inhaltlich fehlerhaft, können sich Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug ergeben.
Steuer-Tipp: E-Rechnungen technisch und steuerlich prüfen
Unternehmen sollten eingehende E-Rechnungen nicht ausschließlich auf technische Lesbarkeit prüfen.
Ebenso wichtig ist die Kontrolle der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.
Ein geeignetes Rechnungsprüfungsverfahren sollte deshalb sowohl technische Fehler als auch inhaltliche Unstimmigkeiten erkennen können.
So lassen sich spätere Probleme beim Vorsteuerabzug vermeiden.
Welche Übergangsregelung gilt für das neue BMF-Schreiben?
Das neue BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 gilt grundsätzlich für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt wurden.
Die gesetzlichen Übergangsregelungen bis Ende 2027 bleiben bestehen.
Zusätzlich enthält das Schreiben eine wichtige Nichtbeanstandungsregelung:
Bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen werden auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht allein deshalb beanstandet, weil sie zwar den bisherigen BMF-Schreiben aus 2024 und 2025 entsprechen, aber noch nicht alle zusätzlichen Anforderungen des Schreibens vom 15. Oktober 2026 erfüllen.
Unternehmen erhalten damit eine begrenzte Anpassungsfrist für die neuen Verwaltungsanforderungen.
Diese Erleichterung bedeutet allerdings nicht, dass fehlende gesetzliche Pflichtangaben generell unbeachtlich wären.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Angesichts der auslaufenden Übergangsregelungen sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse überprüfen.
Checkliste zur E-Rechnungspflicht
- Rechnungssoftware prüfen: Kann Ihre Software E-Rechnungen in einem zulässigen strukturierten Format erstellen?
- Empfang sicherstellen: Können Sie eingehende E-Rechnungen empfangen, lesen und verarbeiten?
- Pflichtangaben kontrollieren: Werden die erforderlichen Rechnungsinformationen korrekt in den strukturierten Datensatz übernommen?
- Schlussrechnungen überprüfen: Werden bereits geleistete Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer ordnungsgemäß berücksichtigt?
- Rechnungskorrekturen vorbereiten: Unterstützt Ihre Software die strukturierte Berichtigung elektronischer Rechnungen?
- Archivierung sicherstellen: Werden E-Rechnungen einschließlich ihrer strukturierten Daten ordnungsgemäß aufbewahrt?
- Mitarbeiter schulen: Sind Buchhaltung und Rechnungsstellung mit den neuen Anforderungen vertraut?
- Übergangsfristen beachten: Prüfen Sie, ab wann für Ihr Unternehmen die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gilt.
Achtung: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Ein häufiger Fehler besteht darin, eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung bereits als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben anzusehen.
Das ist grundsätzlich nicht richtig.
Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss in einem geeigneten strukturierten elektronischen Format vorliegen.
Unternehmen, die bisher ausschließlich PDF-Rechnungen versenden, sollten daher rechtzeitig auf ein entsprechendes Rechnungsformat umstellen.
Fazit: E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 rückt näher
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 konkretisiert die Finanzverwaltung zahlreiche Praxisfragen rund um die elektronische Rechnungsstellung.
Besonders relevant sind die Anforderungen an strukturierte Rechnungsdaten, die Behandlung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen sowie der Umgang mit technischen Fehlern.
Gleichzeitig rückt das Ende wichtiger Übergangsfristen näher.
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Rechnungsstellung, Buchhaltung und Archivierung an die gesetzlichen Anforderungen anzupassen.
Wer frühzeitig handelt, kann technische Schwierigkeiten vermeiden und Risiken beim Vorsteuerabzug reduzieren.
Sie haben Fragen zur E-Rechnungspflicht oder möchten Ihre Rechnungsprozesse steuerlich überprüfen lassen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und bei umsatzsteuerlichen Fragestellungen.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Die gesetzliche E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen. Ab 2027 werden zahlreiche Unternehmen zur Ausstellung verpflichtet, ab 2028 entfällt grundsätzlich auch die umsatzabhängige Übergangsregelung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG besteht aufgrund der gesetzlichen Sonderregelung grundsätzlich keine Verpflichtung, ihre Rechnungen als E-Rechnung auszustellen. Sie müssen jedoch den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Erforderlich ist ein geeignetes strukturiertes elektronisches Format.
Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?
Zu den üblichen Formaten gehören XRechnung und entsprechend ausgestaltete ZUGFeRD-Rechnungen. Entscheidend ist, dass das jeweilige Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Was gilt für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz?
Unternehmer, deren maßgeblicher Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro beträgt, dürfen für bestimmte Umsätze des Jahres 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen.
Führt ein technischer Fehler zum Verlust des Vorsteuerabzugs?
Nicht automatisch. Entscheidend ist, ob der Fehler umsatzsteuerlich relevante Pflichtangaben betrifft. Ein negatives technisches Prüfergebnis allein führt nicht zwingend zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs.
Müssen E-Rechnungen elektronisch archiviert werden?
Ja. Die strukturierte elektronische Rechnung muss entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften aufbewahrt werden. Dabei müssen insbesondere die maßgeblichen elektronischen Rechnungsdaten erhalten bleiben.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15.10.2026, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017, „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 – Ergänzende Regelungen“.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I 2024, S. 1320.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, BStBl I 2025, S. 1806.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen.
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG – Vorsteuerabzug.
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen zur E-Rechnung.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern.
Rechtsstand: 25. Oktober 2026
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.