Steuern & Recht

Neufassung der GoBD: Was Unternehmen wissen müssen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sein Schreiben aus dem Jahr 2019 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) überarbeitet. Diese Aktualisierung, die Änderungen aufgrund des „Gesetzes zur Umsetzung der DAC7-Richtlinie“ einarbeitet, bringt wichtige Neuerungen, insbesondere bezüglich des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung. Die neuen GoBD gelten seit dem 1. April 2024.

Wichtige Änderungen im Überblick

  1. Recht auf Datenzugriff durch die Finanzverwaltung:
    • Daten können jetzt nicht nur über physische Speichermedien, sondern auch über eine Datenaustauschplattform der Finanzbehörde, wie eine Cloud, zur Verfügung gestellt werden.
    • Die „Datenträgerüberlassung“ wurde durch die „Datenüberlassung“ ersetzt, um diese neue Methode widerzuspiegeln.
  2. Verarbeitung und Aufbewahrung durch Prüfer:
    • Prüfer dürfen die überlassenen Daten auf ihren Laptops unabhängig vom Einsatzort verarbeiten und aufbewahren.
    • Die Finanzbehörde bleibt verpflichtet, die Daten nach Bestandskraft der Bescheide, die aufgrund der Außenprüfung ergangen sind, zu löschen.
  3. Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung:
    • Es sind verschiedene Schnittstellen für den Datenimport und verschiedene Dateiformate zulässig.
    • Verpflichtend ist nur die Verwendung der „Digitalen Lohnschnittstelle“ sowie der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“.
  4. Änderungen bei der Führung und Aufbewahrung im Ausland:
    • Entfallen ist die Pflicht, einen Antrag zu stellen, wenn elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im EU-Ausland geführt und aufbewahrt werden.
    • Bei der Führung und Aufbewahrung in einem Drittland ist weiterhin ein Antrag bei den Finanzbehörden notwendig.
  5. Präzisierungen für Taxi- und Mietwagenunternehmen:
    • In einem weiteren Schreiben vom selben Tag hat das BMF die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen präzisiert.

Erleichterungen und Herausforderungen

Die Neufassung der GoBD bringt einige Erleichterungen und mehr Klarheit für Unternehmen. Beispielsweise wird es nicht beanstandet, wenn Reisekostenbelege mit Hilfe eines Smartphones fotografiert werden, auch wenn die Belege im Ausland entstanden sind. Neu ist auch, dass die GoBD nunmehr explizit für Cloud-Systeme gelten.

Praxisrelevante Neuerungen

  • Keine Verschärfung für Einnahmen-Überschuss-Rechner:
    • Es gibt keine neuen Aufzeichnungspflichten für Quartals- und Jahreszahler bei der Umsatzsteuer sowie für Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen.
  • Verfahrensdokumentation bleibt Pflicht:
    • Eine geordnete und sichere Belegablage sowie die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente bleiben zentrale Anforderungen. Die konkrete Ausgestaltung hängt von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit sowie vom eingesetzten EDV-System ab.

Fazit

Die neuen GoBD bringen einige wichtige Änderungen mit sich, die Unternehmen bei der digitalen Buchführung beachten müssen. Sie bieten sowohl Erleichterungen als auch Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Datenüberlassung und die Verfahrensdokumentation. Unternehmen sollten die neuen Anforderungen genau prüfen und ihre internen Prozesse entsprechend anpassen.

Für eine erfolgreiche Umsetzung der neuen GoBD sollten Unternehmen und Steuerberater eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die neuen Möglichkeiten optimal genutzt werden.