Privatbereich

Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kann damit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?

Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kann damit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?

Mitarbeiter, die einen Firmenwagen privat nutzen dürfen, können den damit verbundenen geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode berechnen. Bei der Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten allerdings besonders strenge Regeln, wie ein aktuelles Urteil mal wieder zeigt.

Hintergrund

Der Kläger führte sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktierte er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand. Unterwegs sprach er besondere Vorkommnisse (z. B. Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometerstand auf das Gerät. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung.

Entscheidung

Die hiergegen gerichtete Klage beim Finanzgericht hatte keinen Erfolg. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind nach dem Urteil die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden. Die besprochenen Kassetten stellen aber kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Sie sind jederzeit änderbar. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden und sie sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist nach Auffassung der Richter nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Nach Auffassung des Gerichts ist ein nicht handschriftliches, sondern ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Privatbereich

Dienstreise-Kaskoversicherung: Prämienzahlung muss nicht versteuert werden

Dienstreise-Kaskoversicherung: Prämienzahlung muss nicht versteuert werden

Eine Dienstreise-Kaskoversicherung darf neben den steuerfreien Kilometerpauschalen gewährt werden. Hat also ein Arbeitgeber eine solche Versicherung für private Kfz von Arbeitnehmern abgeschlossen, führt die Prämienzahlung nicht zum Lohnzufluss.

Hintergrund

Benutzt der Mitarbeiter ein eigenes Kfz, können anstelle der tatsächlichen Fahrtkosten aus Vereinfachungsgründen auch pauschale Kilometersätze je gefahrenem Kilometer erstattet werden. Seit dem 1.12014 sind die pauschalen Kilometersätze für die Benutzung von Kraftfahrzeugen im Rahmen von Auswärtstätigkeiten gesetzlich geregelt.

An der Höhe der Kilometerpauschale hat sich aber nichts geändert: Höchstgrenze bei Nutzung eines Kraftfahrzeugs sind das 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Die tatsächlichen Kosten werden dann nicht geprüft.

Verwaltungsanweisung

Die Verwaltung weist jetzt in einem Erlass darauf hin, dass die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 EUR unvermindert auch dann gilt, wenn der Mitarbeiter keine eigene Fahrzeug-Vollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreise-Kaskoversicherung für ein Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat.

Die bisherige Verwaltungsanweisung – auf der Grundlage älterer Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs -, wurde mit sofortiger Wirkung aufgehoben. Nach dieser Anweisung konnte in diesen Fällen nur eine verminderte Kilometerpauschale steuerfrei ersetzt werden.

Privatbereich

Raucherpausen müssen nicht vergütet werden

Raucherpausen müssen nicht vergütet werden

Ein Arbeitnehmer wollte eine Vergütung für seine Raucherpausen haben und zog sogar vor das Arbeitsgericht. Ohne Erfolg – zur Erleichterung des Arbeitgebers.

Hintergrund

Im Betrieb der beklagten Arbeitgeberin konnten die Beschäftigten den Arbeitsplatz für eine sogenannte Raucherpause jederzeit verlassen – ohne sich dafür am Zeiterfassungsgerät an- bzw. abzumelden. Im Zuge des Nichtraucherschutzgesetzes war das Rauchen auf dem Betriebsgelände nur noch auf einer Raucherinsel nahe der Stechuhr erlaubt war. 2012 wurde zwischen den Betriebsparteien eine Betriebsvereinbarung über das Rauchen im Betrieb geschlossen, in der festgelegt wurde, dass beim Entfernen vom Arbeitsplatz zum Rauchen das nächstgelegene Zeiterfassungsgerät zum Ein-und Ausstempeln zu benutzen sei. Die Betriebsvereinbarung trat zum 1. Januar 2013 in Kraft.

Für Januar 2013 wurden dem Kläger 210 Minuten, für Februar 96 und für März 572 Minuten für seine Raucherpausen von der Arbeitszeit abgezogen und nicht vergütet. Das wollte der Arbeitnehmer nicht hinnehmen und erhob im Juli 2014 Klage auf die restliche Vergütung der 3 Monate.

Seine Forderung begründete er damit, dass er einen Anspruch auf Vergütung seiner Raucherpausen aus betrieblicher Übung habe. Aus dem Verhalten der Arbeitgeberin habe er schließen können, dass sie auch künftig Raucherpausen bezahlen werde, da bislang keine Lohnabzüge dafür vorgenommen wurden. Die Raucherpausen im Umfang von durchschnittlich 60 bis 80 Minuten pro Tag seien durch Fortzahlung der Vergütung gebilligt worden. Die Betriebsvereinbarung habe den arbeitsvertraglichen Anspruch aus betrieblicher Übung nicht wirksam geändert, sondern regle nur die Zeiterfassung. Die Frage nach einer Entgeltzahlungspflicht sei davon gerade nicht betroffen.

Entscheidung

Das Landesarbeitsgericht schloss sich der Argumentation des Arbeitnehmers nicht an: Je mehr die vom Arbeitgeber gewährte Vergünstigung als Gegenleistung für die vom Arbeitnehmer erbrachte Leistung anzusehen sei, desto mehr spräche dies dafür, dass Arbeitnehmer auf die Weitergewährung der Leistung vertrauen könnten. Die Bezahlung der Raucherpausen stünde jedoch in keinem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung. Ohne eine Rechtsgrundlage bedürfe es ganz besonderer Anhaltspunkte, damit ein Arbeitnehmer darauf vertrauen könne, auch ohne jede Gegenleistung vom Arbeitgeber bezahlt zu werden. Solche Anhaltspunkte sahen beide Instanzen aber gerade nicht gegeben.

Würde die Arbeitgeberin weiterhin die Raucherpausen vergüten, würde dies eine Privilegierung der Raucherpausen im Vergleich zu den normalen Pausen darstellen, denn auch diese erfolgten in aller Regel unbezahlt. Diese Besserstellung gegenüber nicht rauchenden Arbeitnehmern sei nicht hinzunehmen: Aufs Jahr hochgerechnet arbeite der Arbeitnehmer einen Monat weniger, wolle aber den gleichen Lohn erhalten.

Unternehmer und Freiberufler

Falsche Betriebskostenabrechnung zur Wahrung der Abrechnungsfrist? Das funktioniert nicht

Falsche Betriebskostenabrechnung zur Wahrung der Abrechnungsfrist? Das funktioniert nicht

Betriebskosten müssen innerhalb eines Jahres abgerechnet werden. Verschickt ein Vermieter eine Betriebskostenabrechnung mit bewusst falschen Angaben, nur um die Abrechnungsfrist zu wahren, verhindert dies den Fristablauf nicht.

Hintergrund

Im Dezember 2012 übersandte die Vermieterin dem Mieter die Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2011 mit einer Nachforderung von 256 EUR. Grundlage der Abrechnung waren jedoch die Kosten aus dem Jahr 2010, da die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft noch nicht vorliegt.

Nachdem die Vermieterin die Jahresabrechnung für 2011 erhalten hatte, erstellte sie im April 2013 eine neue Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2011 mit einer Nachforderung von 345 EUR.

Entscheidung

Das Gericht folgt nicht der Auffassung des Vermieters, dass die im Dezember 2012 übersandte Abrechnung die einjährige Abrechnungsfrist gewahrt habe. Es entschied vielmehr, dass die Vermieterin keine Nachzahlung verlangen kann, weil sie die Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums nicht eingehalten hat.

Die Abrechnung aus dem Dezember 2012 stellt den Versuch dar, den Ausschluss der Nachforderung infolge Versäumens der Abrechnungsfrist zu umgehen. Die absichtlich falsche Angabe der Gesamtkosten allein zur Wahrung der Abrechnungsfrist ist nicht geeignet, die Frist zugunsten des Vermieters als gewahrt anzusehen.

Der Vermieter muss sich rechtzeitig bemühen, die Gesamtkosten des Abrechnungsjahres zu ermitteln und eine Betriebskostenabrechnung zu erteilen. Das gilt auch bei vermieteten Eigentumswohnungen. Der Vermieter muss frühzeitig beim Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft die Abrechnung anmahnen und ggf. weitere geeignete und zumutbare Schritte unternehmen. Wenn er dies getan hat und trotzdem die Abrechnungsfrist versäumt wird, kann der Vermieter sich darauf berufen, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Unternehmer und Freiberufler

Hausmeisterkosten: Vermieter muss Tätigkeiten im Einzelnen nachweisen

Hausmeisterkosten: Vermieter muss Tätigkeiten im Einzelnen nachweisen

Ein Vermieter muss beweisen, welche Arbeiten der Hausmeister verrichtet hat, wenn der Mieter bestreitet, dass Hausmeisterkosten aus der Betriebskostenabrechnung tatsächlich angefallen sind. Der Hausmeistervertrag allein reicht als Nachweis nicht aus.

Hintergrund

In der Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2013 entfallen auf die Mieterin Hausmeisterkosten von 357 EUR. Die Mieterin erkennt hiervon lediglich einen Betrag von 57 EUR an. Darüber hinaus bestreitet sie, dass ein Hausmeister tätig geworden ist. Außerdem verstoßen die Hausmeisterkosten ihrer Ansicht nach gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Die Vermieterin hat zum Nachweis der Hausmeisterkosten einen Dienstleistungsvertrag vorgelegt. Aus diesem ergeben sich die Aufgaben des Hausmeisterservice. Auch wird zwischen Instandhaltungs- und anderen Aufgaben unterschieden.

Entscheidung

Das Gericht gab der Mieterin Recht. Sie muss die Hausmeisterkosten über den anerkannten Betrag hinaus nicht zahlen. Die Vermieterin hat die abgerechneten Hausmeisterkosten nicht konkret vorgetragen und nicht bewiesen.

Der vorgelegte Hausmeistervertrag allein genügt als Nachweis nicht. Insbesondere ist hieraus nicht ersichtlich, wann der Hausmeister welche Arbeiten wo im Objekt verrichtet hat und wie diese gegenüber der Vermieterin abgerechnet worden sind. Die Auflistungen, was seitens des Hausmeisterservice gegenüber der Vermieterin geschuldet gewesen ist, sagen nichts darüber aus, was tatsächlich getan worden ist.

Der Vermieter ist jedoch verpflichtet, die umzulegenden Betriebskosten so darzustellen, dass der Mieter nachvollziehen kann, welche Arbeiten wann tatsächlich ausgeführt worden sind und für welche Arbeiten welche Beträge aufgewendet worden sind, um die Durchführung der Arbeiten und Angemessenheit der geltend gemachten Kosten nachprüfen zu können. Dies war hier nicht gegeben.

Unternehmer und Freiberufler

Wann ein Anspruch auf Steuererstattung samt Zinsen aktiviert werden darf

Wann ein Anspruch auf Steuererstattung samt Zinsen aktiviert werden darf

Wann dürfen Betriebe ihre Ansprüche auf Steuererstattungen und Steuererstattungszinsen aktivieren? In beiden Fällen gilt: Die Ansprüche müssen hinreichend sicher sein. Was das heißt, legt das Finanzministerium Berlin in einem neuen Erlass dar.

Ansprüche auf Steuererstattungen können frühestens aktiviert werden, wenn sie hinreichend sicher sind. Hiervon ist auszugehen, wenn der Anspruchsrealisierung am Bilanzstichtag keine materiell-rechtlichen und verfahrensrechtlichen Hindernisse mehr entgegenstehen. Eine Aktivierung ist also erst zulässig, wenn der Erstattungsanspruch vom Finanzamt nicht mehr bestritten wird. Oder es liegt eine veröffentlichte Verwaltungsanweisung vor, wonach der Anspruch vom Finanzamt nicht mehr bestritten werden darf.

Auch Ansprüche auf Steuererstattungszinsen dürfen erst bei hinreichender Sicherheit aktiviert werden. Dies ist regelmäßig an dem Bilanzstichtag der Fall, der nach der Bekanntgabe der begünstigenden Verwaltungsentscheidung folgt. Ein Anspruch auf Steuererstattungszinsen darf jedoch schon zu einem früheren Bilanzstichtag aktiviert werden, wenn der Anspruchsrealisierung zu diesem Zeitpunkt keine materiell-rechtlichen und verfahrensrechtlichen Hindernisse mehr entgegenstehen.

Unternehmer und Freiberufler

Kostenentscheidung in Einspruchsentscheidung: Einspruch oder Klage?

Kostenentscheidung in Einspruchsentscheidung: Einspruch oder Klage?

Ist gegen eine mit der Einspruchsentscheidung verbundene Kostenentscheidung der Einspruch zulässig oder muss gegen die Kostenentscheidung Klage erhoben werden? Diese Frage hat der Bundesfinanzhof jetzt entschieden.

Hintergrund

V beantragte Kindergeld für seine beiden Kinder. Dieser Antrag wurde jedoch von der Familienkasse abgelehnt. Der dagegen eingelegte Einspruch war nur teilweise erfolgreich. Die Familienkasse setzte für bestimmte Zeiträume Kindergeld fest und wies den Einspruch im Übrigen als unbegründet zurück. In der Einspruchsentscheidung entschied die Familienkasse zugleich, dass die Aufwendungen, die V im Rechtsbehelfsverfahren entstanden waren, nicht übernommen werden.

Gegen diese Kostenentscheidung legte V Einspruch ein. Er beantragte, die ihm entstandenen Kosten anteilig der Familienkasse aufzuerlegen. Die Familienkasse verwarf diesen Einspruch als unzulässig, da gegen die Kostenentscheidung allein die Klage, nicht der Einspruch, zulässig sei.

Das Finanzgericht urteilte zugunsten des V und ging davon aus, dass gegen die Kostenentscheidung der Einspruch zulässig war.

Entscheidung

Der Bundesfinanzhof vertritt dagegen die Auffassung, dass gegen die im Rahmen der Einspruchsentscheidung ergangene Kostenentscheidung ausschließlich die Klage, nicht der Einspruch zulässig ist. Er begründet seine Auffassung damit, dass er die Kostenentscheidung als Teil der Einspruchsentscheidung betrachtet, die als solche nicht mit einem erneuten Einspruch anfechtbar ist.

Die Kostenentscheidung ist zwar ein Verwaltungsakt. Das bedeutet aber nicht, dass dieser Verwaltungsakt nicht Teil der Einspruchsentscheidung ist. Dem steht auch nicht entgegen, dass die Kostenentscheidung ein Erstbescheid ist, die den Einspruchsführer erstmalig beschwert. Denn der Betroffene kann unmittelbar Klage gegen die Kostenentscheidung erheben.

Unternehmer und Freiberufler

Entgangene Arbeitsstelle: Schadensersatz ist steuerpflichtiger Arbeitslohn

Entgangene Arbeitsstelle: Schadensersatz ist steuerpflichtiger Arbeitslohn

Wird für entgangenen Arbeitslohn eine Entschädigung geleistet, ist diese steuerpflichtig. Das gilt auch dann, wenn es noch gar nicht zum Vertragsabschluss gekommen war.

Hintergrund

Der Kläger war Vorstandsmitglied einer Bank. Nach der geplanten Fusion mit einer anderen Bank sollte er dort einen Posten im Vorstand erhalten. Bevor es dazu kommen konnte, kündigte ihm die Bank jedoch fristlos, und zwar auf Anordnung des Bundesaufsichtsamts für das Kreditwesen (jetzt: BaFin).

Der Kläger verlangte von der BaFin Schadensersatz, nachdem das Verwaltungsgericht festgestellt hatte, dass diese Anordnung rechtswidrig war. Auf Grundlage eines Prozessvergleichs leistete diese eine Schadensersatzzahlung, u. a. für entgangene Gehalts- und Rentenansprüche des Klägers.

Das Finanzamt behandelte diese Zahlung als steuerpflichtigen Arbeitslohn, soweit sie auf entgangene Gehalts- und Rentenansprüche entfiel. Der Kläger vertrat demgegenüber die Auffassung, dass die Zahlung als „echte“ Schadensersatzleistung nicht steuerbar ist.

Entscheidung

Das Finanzgericht schloss sich dagegen dem Finanzamt an und wies die Klage ab. Die Entschädigungszahlungen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn, denn der Kläger ist damit für die weggefallenen Einnahmen aus der beabsichtigten Vorstandstätigkeit entschädigt worden. Die Tatsache, dass die Entschädigung nicht vom Arbeitgeber, sondern von einem Dritten – der BaFin – geleistet worden ist, ändert daran nichts.

Unerheblich ist auch, dass der Schadensersatz nicht als Ausgleich für die Kündigung eines bestehenden Arbeitsvertrags geleistet wurde, sondern dafür, dass ein neuer Vertrag gar nicht erst zustande gekommen ist.

Unternehmer und Freiberufler

Außenprüfung: Achtung bei der Speicherung von Steuerdaten auf mobilen Geräten

Außenprüfung: Achtung bei der Speicherung von Steuerdaten auf mobilen Geräten

Das Finanzamt kann die Herausgabe digitalisierter Steuerdaten zur Speicherung und Auswertung verlangen, bei mobilen Rechnern der Betriebsprüfer aber nur, wenn Datenzugriff und Auswertung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder in den Diensträumen des Finanzamts stattfinden.

Hintergrund

Das Finanzamt ordnete bei einem Steuerberater eine Außenprüfung an. Es verlangte seine Buchhaltungsdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger. Der Steuerberater weigerte sich und bot die Prüfung am betrieblichen EDV-Programm an.

Das Finanzgericht bejahte die Pflicht zur Herausgabe der Daten und verneinte auch eine Rückgabe- bzw. Löschungsverpflichtung.

Entscheidung

Der Bundesfinanzhof gab der Klage dagegen statt.

Grundsätzlich darf das Finanzamt die Überlassung von Steuerdaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger verlangen. Diesem Datenzugriff steht das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung nicht entgegen. Das gilt auch für den Zugriff auf Daten bei Berufsgeheimnisträgern. Denn die gewonnenen Informationen unterliegen dem Steuergeheimnis und die überlassenen Datenträger sind spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide zurückzugeben oder zu löschen.

Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit darf das Finanzamt allerdings seine Befugnisse nur entsprechend dem Zweck der Außenprüfung unter Berücksichtigung der Interessen der Steuerpflichtigen am Schutz ihrer persönlichen Daten ausüben. Dabei ist möglichst auszuschließen, dass die Daten z. B. aufgrund eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten. Dieses Bedürfnis wird angemessen berücksichtigt, wenn die Daten nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden und wenn nach dem Abschluss der Außenprüfung die Daten nur noch in den Diensträumen des Finanzamts gespeichert oder aufbewahrt werden, und zwar nur soweit und solange sie noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens benötigt werden.

Nach Beendigung der Außenprüfung müssen die Daten von den mobilen Geräten gelöscht werden.

Der Bundesfinanzhof ergänzte deshalb die Prüfungsanordnung dahin, dass die Herausgabe der Steuerdaten nur zur Speicherung und Auswertung auf dem Rechner des Prüfers während der Prüfung in den Geschäftsräumen oder zur Mitnahme durch den Prüfer für die Speicherung und Auswertung auf einem Rechner des Finanzamts verlangt wird.

Steuern & Recht

Änderungskündigung zur Streichung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld aufgrund des höheren Stundenlohnes nach dem Mindest-lohngesetz unwirksam

Eine Änderungskündigung, mit der der Arbeitgeber aufgrund des ab 1. Januar 2015 maßgeblichen Mindestlohns bisher zusätzlich zu einem Stundenlohn unterhalb des Mindestlohns gezahltes Urlaubs- und Weihnachtsgeld streichen will, ist unwirksam. Dies hat das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg entschieden und entsprechende Entscheidungen des Arbeitsgerichts Berlin bestätigt.

In den zugrunde liegenden Arbeitsverträgen ist neben dem Stundenlohn eine von der Betriebszugehörigkeit abhängige Sonderzahlung zum Jahresende in Höhe eines halben Monatsentgelts, teilweise mit Kürzungsmöglichkeit im Falle von Krankheitszeiten, sowie ein zusätzliches Urlaubsgeld für die Zeit gewährten Urlaubs und eine Leistungszulage vereinbart. Durch eine Änderungskündigung sollten diese Leistungen gestrichen und stattdessen ein Stundenlohn in Höhe des Mindestlohns bzw. geringfügig darüber gezahlt werden.

Die Änderungskündigungen sind nach mehreren Entscheidungen des Landesarbeitsgerichts unwirksam. Jedenfalls bei dem zusätzlichen Urlaubsgeld, abhängig von der Vertragsgestaltung auch bei der Sonderzuwendung, handle es sich in den vorliegenden Fällen um Leistungen, die nicht im engeren Sinne der Bezahlung der Arbeitsleistung dienten, sondern um eine zusätzliche Prämie. Diese könne nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden, sondern stehe den Beschäftigten zusätzlich zu. Eine Änderungskündigung zwecks Streichung dieser Leistungen setze voraus, dass andernfalls der Fortbestand des Betriebes mit den vorhandenen Arbeitsplätzen gefährdet sei. Dies könne in den vorliegenden Fällen nicht festgestellt werden.

In einem darüber hinaus auf Zahlung der Leistungszulage gerichteten Verfahren hat das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg entschieden, diese könne im vorliegenden Fall auf den Mindestlohn angerechnet werden und sei nicht zusätzlich zum Mindestlohn zu zahlen.

Quelle: LAG Berlin-Brandenburg, Pressemitteilung vom 08.10.2015 zu den Urteilen 9 Sa 570/15, 9 Sa 569/15, 9 Sa 591/15 und 9 Sa 1727/15 vom 02.10.2015

 

Steuern & Recht vom Steuerberater M. Schröder Berlin