Um sicherzustellen, dass Ihr elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollten Sie die folgenden Schritte und Überprüfungen durchführen, basierend auf den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD):

1. Vergleichbarkeit mit manuellen Aufzeichnungen

Stellen Sie sicher, dass Ihr elektronisches Fahrtenbuch dieselben Informationen liefert wie ein manuell geführtes Fahrtenbuch. Dazu gehören Datum, Start- und Zielort der Fahrt, der Zweck der Fahrt, die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner und der Kilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt.

2. Technische Sicherheit gegen nachträgliche Änderungen

Überprüfen Sie, ob die Software Ihres elektronischen Fahrtenbuchs nachträgliche Änderungen technisch ausschließt oder zumindest jede Änderung dokumentiert. Dies ist entscheidend, um die Integrität der Daten zu gewährleisten.

3. Einhaltung der GoBD

Das Fahrtenbuch muss den GoBD entsprechen. Dies beinhaltet, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format vorliegen und bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit lesbar aufbewahrt werden können.

4. Maschinelle Auswertbarkeit

Stellen Sie sicher, dass die Daten Ihres Fahrtenbuchs maschinell auswertbar sind, um den Anforderungen des § 147 Abs. 2 Abgabenordnung (AO) zu genügen. Dies ist besonders wichtig für die Effizienz bei Betriebsprüfungen.

5. Dokumentation des Tachostands

Achten Sie darauf, dass der Tachostand regelmäßig dokumentiert wird, um Abweichungen zwischen GPS-Daten und dem tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs nachvollziehen zu können.

6. Zeitnahe Erfassung

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Laut BMF ist die Erfassung aller Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt und die Eingabe des Fahrtanlasses innerhalb von bis zu 7 Tagen als zeitnah anzusehen.

7. Überprüfung der Fahrzeugliste

Vergewissern Sie sich, dass auch die Nutzung der im BMF-Schreiben aufgeführten Fahrzeugtypen (z.B. Elektrokleinstfahrzeuge, Elektrofahrräder) korrekt im Fahrtenbuch erfasst wird, falls diese in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Fazit

Ein elektronisches Fahrtenbuch, das diesen Anforderungen entspricht, sollte vom Finanzamt anerkannt werden. Es ist ratsam, vor der Einführung eines solchen Systems eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater oder direkt mit dem Finanzamt vorzunehmen, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Die sorgfältige Auswahl eines Anbieters, der diese Kriterien erfüllt und Unterstützung bei der Einhaltung der Vorgaben bietet, ist entscheidend für die reibungslose Anerkennung Ihres elektronischen Fahrtenbuchs durch das Finanzamt.

Siehe auch Fahrtenbuch