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Rechnungen weg, was nun?

Rechnungen weg, was nun?

Kernaussage
Der Vorsteuerabzug setzt das Vorliegen einer Rechnung voraus. Es gilt die Regel, ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug. Doch wie sieht es aus, wenn die Rechnungen verloren gehen?

Sachverhalt
Im Rahmen einer Betriebsprüfung konnte der spätere Kläger die angeforderten Rechnungen nicht vorlegen. Zur Begründung verwies er darauf, dass er habe umziehen müssen und er zu diesem Zweck die Buchführungsunterlagen nebst EDV-Anlage auf einen Lkw geladen habe. Dieser sei ihm dann geklaut worden. Der Kläger konnte nur wenige Kopien der Rechnungen vorlegen. Das Finanzamt schätzte daraufhin den Vorsteuerabzug mit 60 % der angemeldeten Beträge, basierend auf dem Ergebnis der vorangegangen Betriebsprüfung. Dem Kläger war der Ansatz zu gering. Er verwies darauf, dass die Kürzung der Vorsteuer bei der letzten Betriebsprüfung den Erwerb eines Grundstückes betraf, also einmalig war. Ferner wären alle Eingangsrechnungen vom Steuerberater gebucht worden. Dieser versichere nur ordnungsgemäße Rechnungen verbucht zu haben. Auch würden ihm seine Lieferanten bestätigen, dass sie immer mit USt abgerechnet hätten.

Entscheidung
Das FG Sachsen-Anhalt hält die Schätzung für zulässig. Demnach kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn der Steuerpflichtige die von ihm zu führenden Bücher nicht vorlegen kann. Ob den Steuerpflichtigen diesbezüglich eine Schuld trifft ist unerheblich. Die Höhe der Schätzung ist nach Ansicht des FG nicht zu beanstanden, da der Kläger nur Vorsteuerbeträge in Höhe von insgesamt ca. 57.000 DM durch Kopien hatte nachweisen können, das Finanzamt jedoch ca. 925.000 DM anerkannt hatte. Ein höherer Ansatz scheitere auch daran, dass der Kläger zwar durch seinen Steuerberater und durch seine Lieferanten nachweisen konnte, dass Rechnungen vorgelegen haben, nicht jedoch, ob diesen Leistungen zugrunde lagen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Konsequenz
Der konkrete Fall mag abenteuerlich klingen, hat aber durchaus Relevanz. Es muss nicht unbedingt ein Diebstahl sein, der zum Verlust der Buchführungsunterlagen führt. So kann Hochwasser, wie in diesem Sommer, zur Vernichtung aller Belege nebst EDV führen, ebenso Datenverluste in der EDV bei unzureichender Sicherung, sofern die Belege elektronisch archiviert wurden. Hier hilft natürlich nur eine entsprechende Vorsorge. Der Versuch nach Verlust der Rechnungen Kopien zu besorgen, ist selten erfolgversprechend, und zudem mit viel Aufwand verbunden.

Elektronische Rechnungen ab 1.7.2011 – Lohnt sich die Umstellung?

Elektronische Rechnungen

Kernaussage

Kürzlich wurde das Steuervereinfachungsgesetz 2011 verabschiedet; es beinhaltet Neuregelungen zu den elektronischen Rechnungen, die rückwirkend ab dem 1.7.2011 gelten. Für die Praxis stellt sich jetzt die Frage, ob nun elektronisch abgerechnet werden sollte bzw. elektronische Eingangsrechnungen akzeptiert werden sollten.

Gesetzliche Neuregelung

Bisher galten nur Rechnungen mit qualifizierter Signatur und solche, die im EDI-Verfahren versendet werden, als elektronische Rechnungen i. S. d. Umsatzsteuergesetzes (UStG). Nunmehr gelten auch Rechnungen die z. B. per E-Mail, Computer-Fax oder Web-Download übermittelt werden, als elektronische Rechnungen. Unverändert muss der Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes sowie die Lesbarkeit gewährleisten. Hierzu kann er neben den bisher akzeptierten Verfahren auch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einsetzen. Dieses muss einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und empfangener Leistung schaffen. In seiner einfachsten Form soll laut Bundesfinanzministerium (BMF) hier ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung den Anforderungen genügen.

Konsequenzen

Gegenüber der bisher sehr restriktiven Handhabung stellt die Neuerung eine Vereinfachung dar. Allerdings ist noch nicht eindeutig geklärt, wie ein internes Kontrollsystem, das Überprüfungen durch die Finanzverwaltung standhält, etabliert und gegebenenfalls dokumentiert werden kann. Zwar hat das BMF einen „Frage-Antwort-Katalog“ zur Neuregelung veröffentlicht, der vermeintlich relativ geringe Anforderungen vorgibt, doch ist fraglich, ob Prüfer sich hierauf einlassen werden. Geschieht dies nicht, droht die Versagung des Vorsteuerabzuges. Wer zukünftig elektronische Rechnungen nutzen möchte, sollte daher mit der Umsetzung warten, bis das BMF sich hierzu verbindlich geäußert hat. Ferner ist zu beachten, dass die Archivierung elektronischer Rechnungen nicht vereinfacht wurde; es ist also nach wie vor nicht möglich, diese in Papierform aufzubewahren. Vielmehr muss die Aufbewahrung auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt. Neben den vermeintlichen Vorteilen der Neuregelung wurden allerdings auch die Kontrollbefugnisse der Finanzverwaltung erheblich verschärft. Nunmehr dürfen die Prüfer auch im Rahmen der Umsatzsteuernachschau, also unangemeldet, Einsicht in die EDV der Unternehmen nehmen. Es bleibt dann keine Zeit mehr, hierauf zu reagieren, so dass die Daten ständig prüfungsbereit gehalten werden müssen.