Rechnung schreiben 2026: Pflichtangaben, E-Rechnung und Vorsteuer richtig beachten
Wer eine Rechnung schreiben muss, sollte 2026 besonders auf drei Punkte achten: vollständige Pflichtangaben nach § 14 UStG, die neue E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich und den richtigen Umgang mit Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge, Gutschrift und Rechnungsberichtigung. Fehlerhafte Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden oder zu unberechtigt ausgewiesener Umsatzsteuer führen.
Rechnung schreiben 2026: Das Wichtigste auf einen Blick
| Thema | Regel 2026 | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnung | Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. | Die Bezeichnung „Rechnung“ ist nicht zwingend; auch „Invoice“ oder „Abrechnung“ kann genügen. |
| Pflicht zur Rechnungsausstellung | Grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten bei Leistungen an Unternehmer oder juristische Personen. | Bei Grundstücksleistungen auch gegenüber Privatpersonen. |
| EU-Fälle | Innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte grenzüberschreitende B2B-Leistungen: Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats. | USt-IdNr. des Leistenden und Leistungsempfängers prüfen. |
| E-Rechnung B2B | Seit 01.01.2025 grundsätzlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern eingeführt. | Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise bei bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. |
| PDF-Rechnung | Seit 2025 keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung. | Während Übergangsfristen möglich; elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Kleinbetragsrechnung | Bis 250 € brutto mit vereinfachten Pflichtangaben. | Nicht bei Reverse-Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen verwenden. |
| Kleinunternehmer | Kein Umsatzsteuerausweis; seit 2025 Grenzen 25.000 € / 100.000 € beachten. | Hinweis auf § 19 UStG aufnehmen. |
| Aufbewahrung | Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahren. | E-Rechnungen im ursprünglichen strukturierten Format archivieren. |
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Entscheidend ist der Inhalt, nicht die Überschrift. Auch ein Dokument mit der Bezeichnung „Invoice“, „Abrechnung“, „Faktura“ oder „Gutschrift“ kann umsatzsteuerlich eine Rechnung sein, wenn daraus die abgerechnete Leistung erkennbar ist.
Wer muss eine Rechnung schreiben?
Unternehmer sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn sie eine steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringen. Die Rechnung ist grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen.
| Fall | Rechnungspflicht? | Frist / Hinweis |
|---|---|---|
| B2B-Leistung an Unternehmer im Inland | Ja | Grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten; E-Rechnungspflicht und Übergangsfristen beachten. |
| Leistung an juristische Person | Ja | Zum Beispiel Verein, Stiftung, Körperschaft des öffentlichen Rechts. |
| Grundstücksbezogene Werklieferung oder sonstige Leistung an Privatperson | Ja | Private Auftraggeber müssen auf zweijährige Aufbewahrung hingewiesen werden. |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Ja | Bis zum 15. Tag des Folgemonats; USt-IdNrn. angeben. |
| Bestimmte grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen | Ja | Bis zum 15. Tag des Folgemonats; Reverse-Charge-Hinweis beachten. |
| Reine Privatverkäufe | Keine umsatzsteuerliche Unternehmerrechnung | Keine Umsatzsteuer ausweisen. |
E-Rechnung seit 2025: Was gilt beim Rechnung schreiben?
Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die elektronische Rechnung eingeführt. Eine E-Rechnung ist nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Typische Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD mit strukturiertem XML-Datenteil. Eine reine PDF-Rechnung ist seit 2025 nur noch eine sonstige Rechnung.
| Zeitraum | Regel | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. | Ein E-Mail-Postfach reicht als Mindestlösung; interne Zuständigkeit und Archivierung festlegen. |
| 2025 bis 2026 | Aussteller dürfen übergangsweise noch sonstige Rechnungen verwenden. | Papier immer möglich; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Verlängerte Übergangsfrist bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €. | Umsatzgrenze des Rechnungsausstellers prüfen. |
| Ab 2028 | E-Rechnung im B2B-Inlandsfall grundsätzlich verpflichtend. | Rechnungssoftware, Archivierung, XML-Viewer und Prozesse rechtzeitig umstellen. |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € | Keine E-Rechnungspflicht. | Vereinfachte Rechnung möglich. |
| Kleinunternehmer | Dürfen Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. | E-Rechnung freiwillig möglich; Empfangsfähigkeit bleibt erforderlich. |
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Für Rechnungen über 250 € brutto gelten die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Diese Angaben sind insbesondere für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers wichtig.
| Pflichtangabe | Was muss stehen? | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Vollständige und eindeutige Angaben. | Nur Künstlername, Shopname oder unvollständige Adresse. |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Vollständige Kundendaten. | Falsche Firma, falscher Rechnungsempfänger oder veraltete Anschrift. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Nummer des leistenden Unternehmers. | USt-IdNr. des Kunden statt der eigenen Nummer. |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungserstellung. | Fehlt oder wird mit Leistungsdatum verwechselt. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer zur Identifizierung. | Doppelte Rechnungsnummer oder Lücken ohne Dokumentation. |
| Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung | Konkrete, prüfbare Leistungsbeschreibung. | Zu allgemein: „Beratung“, „Service“, „Leistung laut Vereinbarung“. |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. | Nur Rechnungsdatum angegeben, obwohl Leistung an anderem Tag erfolgte. |
| Entgelt nach Steuersätzen | Nettobetrag aufgeschlüsselt nach 19 %, 7 %, steuerfrei oder Reverse-Charge. | Mehrere Steuersätze nicht getrennt. |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung. | Falscher Steuersatz oder Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung. |
| Besondere Hinweise | Zum Beispiel „Gutschrift“, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, „Differenzbesteuerung“. | Reverse-Charge-Hinweis fehlt. |
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto
Für Rechnungen bis einschließlich 250 € brutto gelten vereinfachte Pflichtangaben. Das ist besonders relevant für Tankbelege, Bewirtungen, kleinere Einkäufe, Taxifahrten oder Sofortkäufe.
| Erforderlich | Nicht erforderlich | Hinweis |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Name des Leistungsempfängers | Kundendaten sind bei Kleinbetragsrechnung nicht zwingend. |
| Ausstellungsdatum | Fortlaufende Rechnungsnummer | Für Kleinbetragsrechnungen vereinfacht. |
| Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung | Steuernummer oder USt-IdNr. | Leistung muss trotzdem identifizierbar sein. |
| Bruttobetrag und Steuersatz | Gesonderter Umsatzsteuerbetrag | Steuer wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. |
| Hinweis auf Steuerbefreiung, falls einschlägig | Leistungszeitpunkt, sofern nicht erforderlich | Bei steuerfreien Umsätzen klare Kennzeichnung verwenden. |
Kleinunternehmer-Rechnung: Was muss drauf?
Kleinunternehmer dürfen in ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.
| Punkt | So sollte es aussehen | Fehler vermeiden |
|---|---|---|
| Kein Umsatzsteuerausweis | Nur Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer. | Keine Zeile „zzgl. 19 % Umsatzsteuer“ verwenden. |
| Hinweis auf § 19 UStG | „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | Der Hinweis ersetzt nicht die übrigen Pflichtangaben. |
| E-Rechnung | Kleinunternehmer dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. | E-Rechnung kann freiwillig vereinbart werden; Empfangsfähigkeit beachten. |
| USt-IdNr. | Bei Auslandsgeschäften gesondert prüfen. | Umsatzsteuerliche Sonderfälle nicht mit § 19 UStG „überdecken“. |
Reverse-Charge-Rechnung: Wenn der Kunde die Umsatzsteuer schuldet
Beim Reverse-Charge-Verfahren geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Der leistende Unternehmer stellt dann grundsätzlich eine Nettorechnung ohne deutschen Umsatzsteuerausweis aus und nimmt einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf.
| Fall | Rechnung | Hinweis |
|---|---|---|
| B2B-Dienstleistung an Unternehmer in anderem EU-Staat | Nettorechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. | USt-IdNr. beider Parteien und Reverse-Charge-Hinweis. |
| Leistung eines ausländischen Unternehmers an deutschen Unternehmer | Leistungsempfänger schuldet die Steuer. | In Deutschland in der Umsatzsteuervoranmeldung erklären. |
| Bauleistungen im Inland | Einzelfall nach § 13b UStG. | Bauleistender Unternehmerstatus sorgfältig prüfen. |
| Gebäudereinigung, Schrott, bestimmte Metalllieferungen | Einzelfall nach § 13b UStG. | Warengruppe und Leistung genau prüfen. |
Gutschrift oder Rechnung?
Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger ausstellt. Dafür muss vorher vereinbart sein, dass per Gutschrift abgerechnet wird. Das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden.
| Begriff | Wer stellt aus? | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnung | Leistender Unternehmer. | Normalfall. |
| Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn | Leistungsempfänger. | Nur bei vorheriger Vereinbarung. |
| Kaufmännische Gutschrift / Storno | Meist Leistender. | Nicht mit umsatzsteuerlicher Gutschrift verwechseln. |
| Widerspruch gegen Gutschrift | Leistender Unternehmer. | Bei falschem Steuerausweis sofort widersprechen. |
Anzahlung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Bei Anzahlungen und Abschlägen muss die Rechnung erkennen lassen, dass über ein noch nicht vollständig ausgeführtes Geschäft abgerechnet wird. In der Schlussrechnung müssen bereits vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallende Umsatzsteuer sauber abgesetzt werden.
| Rechnungstyp | Wichtig | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Hinweis auf Anzahlung, Leistungsgegenstand, Steuerbetrag und Zahlung. | Unklarer Leistungsgegenstand. |
| Abschlagsrechnung | Teilbetrag des Gesamtauftrags mit Umsatzsteuer. | Kein Bezug zum Auftrag oder Leistungsfortschritt. |
| Schlussrechnung | Gesamtauftrag, abgesetzte Abschläge und bereits enthaltene Umsatzsteuer darstellen. | Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen. |
| E-Rechnung-Endrechnung | Strukturierter Teil muss auf ergänzende Anlage eindeutig verweisen. | Absetzung nur in PDF-Anlage ohne strukturierten Bezug. |
Wie berichtigt man eine fehlerhafte Rechnung?
Eine fehlerhafte Rechnung kann durch eine korrigierte Rechnung oder durch ein ergänzendes Berichtigungsdokument berichtigt werden. Wichtig ist, dass die Berichtigung eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Für eine rückwirkende Rechnungsberichtigung muss die ursprüngliche Rechnung berichtigungsfähig sein.
| Fehler | Berichtigung möglich? | Hinweis |
|---|---|---|
| Falsche Anschrift | Ja, regelmäßig. | Berichtigungsdokument mit Bezug zur Originalrechnung. |
| Fehlendes Leistungsdatum | Ja. | Leistungszeitpunkt ergänzen. |
| Zu allgemeine Leistungsbeschreibung | Einzelfall. | Leistung muss eindeutig und leicht nachprüfbar sein. |
| Falscher Umsatzsteuersatz | Ja, aber § 14c UStG beachten. | Zu hoch ausgewiesene Steuer kann bis zur Berichtigung geschuldet werden. |
| Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmer | Ja, dringend. | Falschen Steuerausweis berichtigen und Zahlung/Steuerschuld prüfen. |
| E-Rechnungspflichtiger Fall | Berichtigung grundsätzlich ebenfalls als E-Rechnung. | Während Übergangsfristen Erleichterungen prüfen. |
Aufbewahrung: Wie lange müssen Rechnungen gespeichert werden?
Unternehmer müssen ausgestellte und erhaltene Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein bloßer Ausdruck einer elektronischen Rechnung reicht für die digitale Archivierung nicht aus.
| Rechnung | Aufbewahrung | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Geordnet, lesbar und auffindbar. | Digitalisierung möglich, wenn Verfahrensdokumentation passt. |
| PDF-Rechnung | Elektronisch im empfangenen Format. | Nicht nur ausdrucken. |
| XRechnung | XML-Datei unverändert archivieren. | Zusätzlich Viewer für Lesbarkeit nutzen. |
| ZUGFeRD | Hybriddatei mit strukturiertem Datenteil aufbewahren. | Strukturierter Teil ist bei Abweichungen maßgeblich. |
| Kassenbelege / Thermopapier | Lesbarkeit sicherstellen. | Scan oder Kopie kann sinnvoll sein; Originalprozess dokumentieren. |
Muster: Rechnung schreiben
Das folgende Muster zeigt die Grundstruktur einer einfachen Rechnung. Je nach Fall müssen weitere Hinweise ergänzt werden, zum Beispiel Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge, Steuerbefreiung, Differenzbesteuerung, Gutschrift oder Aufbewahrungspflicht bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen.
PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) konforme Rechnung
Rechnung erstellen:
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Rechnung Nr. | Datum: | Leistungsdatum: |
| Ihre Zeichen: |
Rechnungshinweis: |
Text am Rechnungsanfang:
| Rechnungbetrag netto | 0,00 | |
| zzgl. 7% MwSt. | 0,00 | |
| zzgl. 19% MwSt. | 0,00 | |
| Rechnungsbetrag brutto | 0,00 | |
| Bereits bezahlt | ||
| Offener Betrag |
Text am Rechnungsende/Zahlungskonditionen:
Checkliste: Rechnung 2026 rechtssicher schreiben
- Klären, ob B2B, B2C, Inland, EU oder Drittland vorliegt.
- Prüfen, ob eine E-Rechnung erforderlich ist oder Übergangsregel greift.
- Bei E-Rechnung XRechnung, ZUGFeRD oder anderes zulässiges strukturiertes Format verwenden.
- Vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Leistungsempfänger prüfen.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers einfügen.
- Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben.
- Ausstellungsdatum und Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum angeben.
- Leistung konkret und prüfbar beschreiben.
- Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag korrekt ausweisen.
- Bei Kleinunternehmern keine Umsatzsteuer ausweisen und §-19-UStG-Hinweis ergänzen.
- Bei Reverse-Charge Nettorechnung und Hinweis auf Steuerschuldnerschaft aufnehmen.
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen USt-IdNrn. und Frist bis 15. Folgemonat beachten.
- Bei Grundstücksleistungen an Privatpersonen Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht aufnehmen.
- Rechnungen und E-Rechnungsdaten acht Jahre unverändert und lesbar archivieren.
- Fehlerhafte Rechnungen nicht überschreiben, sondern nachvollziehbar berichtigen.
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FAQ: Rechnung schreiben 2026
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Auf einer Rechnung über 250 € brutto müssen insbesondere Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag stehen.
Ist eine PDF-Rechnung 2026 noch erlaubt?
Eine reine PDF-Rechnung ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Während der Übergangsfristen kann sie im B2B-Bereich mit Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich sein.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele sind XRechnung und ZUGFeRD mit strukturiertem Datenteil.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Kleinunternehmer dürfen Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. Sie müssen aber seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Wie hoch ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen?
Die Grenze liegt bei 250 € brutto. Bis zu diesem Betrag gelten vereinfachte Pflichtangaben.
Wie schreibt ein Kleinunternehmer eine Rechnung?
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen einen Hinweis wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Was passiert bei falschem Umsatzsteuerausweis?
Wer Umsatzsteuer zu hoch oder unberechtigt ausweist, kann den ausgewiesenen Betrag schulden. Fehlerhafte Rechnungen sollten zeitnah berichtigt werden.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Unternehmer müssen ausgestellte und erhaltene Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahren. E-Rechnungen sind im ursprünglichen strukturierten Format zu archivieren.
Quellenverzeichnis
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, Rechnungsdefinition, E-Rechnung und Pflichtangaben; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14a UStG – zusätzliche Pflichten bei Rechnungen in besonderen Fällen, insbesondere innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Fälle; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, achtjährige Aufbewahrungsfrist; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14c UStG – unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug und Rechnungsvoraussetzungen; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner, Reverse-Charge; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung, Grenzen 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € laufender Jahresumsatz; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € brutto; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 31 UStDV – Angaben in Rechnungen und ergänzende Dokumente; Rechtsstand: 29.06.2026.
- BMF, Fragen und Antworten zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zum 01.01.2025 – Definition, PDF als sonstige Rechnung, Empfangspflicht, Formate, Übergangsregelungen und Aufbewahrung; Stand: 2026.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 sowie aktualisierte Verwaltungsauffassung zur obligatorischen E-Rechnung – strukturierte Formate, Übergangsregelungen, Berichtigungen und Endrechnungen.
- BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer – Kleinunternehmerrechnungen und E-Rechnungsausnahme.
- BMF-Schreiben vom 18.09.2020, III C 2 - S 7286-a/19/10001 :001 – Rechnungsberichtigung und Rückwirkung beim Vorsteuerabzug.
- AO § 147 und GoBD – Aufbewahrung, Ordnungsmäßigkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit steuerlicher Unterlagen; Rechtsstand: 29.06.2026.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
