Doppelte Buchführung

Definition Doppelte Buchführung (Doppik), Buchführungspflicht und Software (Freeware)

Die doppelte Buchführung soll den Gewinn des Wirtschaftsjahres ermitteln: Aus diesem Grund müssen auch zeitliche Abgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gebildet und Forderungen und Verbindlichkeiten gebucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung sind nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant. Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben (Soll an Haben). Diese beiden Seiten müssen immer insgesamt den gleichen Wert ausweisen.

Buchführungspflicht

Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) § 1 ff. HGB (Eintrag im Handelsregister) sind nach handelsrechtlichen Vorschriften zur Doppelten Buchführung verpflichtet (Buchführungspflicht). Auch Nicht-Kaufleute können nach steuerrechtlichen Vorschriften (§ 140 ff. Abgabenordnung) zur doppelten Buchführung verpflichtet sein.

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden.i Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Man kann auch freiwillig seine Bücher nach der Doppelten Buchführung führen. Gründe hierfür können sein:

• Betriebswirtschaftlich höhere Aussagekraft durch Zeitgerechte Abgrenzung von Aufwand und Ertrag.
• steuerung des Ergebnisses durch Bilanzierungswahlrechte unabhängig von Zahlungen.
• Vermögensübersicht und nicht nur Jahresergebnis.
• Bessere Kontrolle bei Personengesellschaften über Einlagen, Entnahmen und Gewinne der einzelnen gesellschafter durch Kapitalkonten.
• Abweichendes Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr möglich.

Doppelte Buchführung

Wenn man von Buchhaltung spricht, meint man in der Regel die Doppelte Buchführung. Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden. Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Der Buchführung ist ein Kontenrahmen und Kontenplan zugrunde zu legen.

Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auf Datenträgern (DV-Buchführung) oder in visuell lesbarer Form geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Download: Merkblatt für Buchführungs- und bilanzierungspflichtige Mandanten

Download: Standards für die staatliche doppelte Buchführung (Standards staatlicher Doppik)

Die Gewinnermittlung erfolgt bei der doppelten Buchführung durch den Vergleich des Betriebsvermögens zum Jahresanfang und zum Jahresende. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Daher müssen alle Änderungen des Vermögens und der Schulden (Geschäftsvorfall) unabhängig von der Bezahlung gebucht werden. Allerdings müssen privat veranlasste Vorgänge unberücksichtigt blei­ben, weshalb die Entnahmen diesem Gewinn hinzugerechnet und die Einlagen abgerechnet werden müssen.

Die Buchung geschieht sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite zweier unterschiedlichen Konten (doppelte Buchung). Das erfolgt immer nach der Regel: Soll an Haben. Aus diesem Grund ist die Doppelte Buchführung aufwendiger aber auch informativer. Der Gewinn oder der Verlust eines Wirtschaftsjahres (Hinweis: Das Wirtschaftsjahr kann bei Kaufleuten vom Kalenderjahr abweichen.) wird bei der doppelten Buchführung durch einen Jahresabschluss bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. Anhang und Lagebericht festgestellt.

Die doppelte Buchführung basiert auf sog. Kontenrahmen. Ein Kontenrahmen ist eine Vorgabe von immer wieder benötigten Konten für eine Branche. Er bietet eine Vorgabe für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans in einem Unternehmen. Damit soll die Buchhaltung vereinheitlicht werden.

Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung im Journal und nach sachlicher Ordnung im Hauptbuch vorzunehmen. Das Hauptbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Vermögensrechnung erforderlichen Sachkonten. Zum Hauptbuch können Nebenbücher geführt werden. Die Ergebnisse der Nebenbücher sind laufend in das Hauptbuch zu übernehmen.

Buchungen müssen durch Unterlagen, aus denen sich der Grund der Buchung ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern herstellen.

Die Buchung im Journal umfasst mindestens:

1. eine eindeutige Belegnummer,
2. den Buchungstag,
3. einen Hinweis, der die Verbindung mit der Buchung im Hauptbuch herstellt,
4. den Betrag.

Die GmbH Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen (§ 41 GmbHG: Buchführung).

Buchführung bei Gartenbaubetrieben, Saatzuchtbetrieben, Baumschulen und ähnlichen Betrieben müssen ein Anbauverzeichnis führen (§ 142 AO). Ist einer dieser Betriebe ein Gewerbebetrieb i. S. d. § 15 EStG, ist § 142 AO nicht unmittelbar anwendbar. Dennoch hat der Stpfl. Bücher zu führen, die inhaltlich diesem Erfordernis entsprechen. Andernfalls ist die Buchführung nicht so gestaltet, dass sie die zuverlässige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und des Vermögens ermöglicht und gewährleistet.

Beweiskraft der Buchführung: § 158 AO enthält eine gesetzliche Vermutung. Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Die Vermutung der Richtigkeit einer Buchführung kann durch einen inneren Betriebsvergleich mit einer sog. qualifizierten Nachkalkulation widerlegt werden. Es muss der Nachweis erbracht werden, dass das Buchführungsergebnis sachlich schlechterdings nicht zutreffen kann. Ein Zeitreihenvergleich kann die Beweiskraft einer formell ordnungsgemäßen Buchführung nach § 158 AO nicht erschüttern.

Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist das Gesamtbild aller Umstände im Einzelfall maßgebend. Eine Buchführung kann trotz einzelner Mängel nach den §§ 140 bis 148 AO aufgrund der Gesamtwertung als formell ordnungsmäßig erscheinen. Insoweit kommt der sachlichen Gewichtung der Mängel ausschlaggebende Bedeutung zu. Eine Buchführung ist erst dann formell ordnungswidrig, wenn sie wesentliche Mängel aufweist oder die Gesamtheit aller (unwesentlichen) Mängel diesen Schluss fordert (BFH-Beschluss vom 2.12.2008 - X B 69/08 - m.w.N.). Sie verliert ihre Wirksamkeit mit der Folge der Schätzungsnotwendigkeit nach § 162, wenn es nach Verprobung usw. unwahrscheinlich ist, dass das ausgewiesene Ergebnis mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmt.

Ob festgestellte Mängel das System einer kaufmännischen Buchführung berühren oder ob die Buchführung nicht mehr als ordnungsmäßig im Sinne der oben gemachten Ausführungen anzusprechen ist, muß im Einzelfall unter Berücksichtigung aller Umstände festgestellt werden. Es handelt sich vorwiegend um eine Frage der tatsächlichen Feststellung. Die zeitgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle und eine ordnungsmäßige Kassenführung sind aber in der Regel entscheidende Grundlagen einer kaufmännischen Buchführung. Mängel auf diesem Gebiet berühren demnach im allgemeinen das System einer kaufmännischen Buchführung.

Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl I, S. 1342 aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein. Die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Kassenbuchführung erfordert, dass ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann. Das Buchführungsergebnis ist nicht zu übernehmen, soweit die Beanstandungen reichen. Eine Vollschätzung an Stelle einer Zuschätzung kommt nur dann in Betracht, wenn sich die Buchführung in wesentlichen Teilen als unbrauchbar erweist.

Es ist nicht Sache des Steuerpflichtigen, darzulegen und zu dokumentieren, dass das von ihm eingesetzte Kassenprogramm Änderungen nicht zulasse. Das Finanzamt muss vielmehr den Nachweis erbringen, dass das Kassenprogramm Manipulationen ermöglicht.

Allein der Umstand, dass ein Chi-Quadrat-Test - eine statistische Methode des Vergleichs der festgestellten Ziffern mit deren theoretisch erwarteter Häufigkeit, basierend auf der Annahme, dass derjenige, der manipuliert, unbewusst bestimmte „Lieblingszahlen“ häufiger verwendet - eine 100%ige Manipulationswahrscheinlichkeit ergeben hat, rechtfertigt keine Zuschätzungen, wenn das häufigere Auftreten bestimmter Zahlen sich zwangsläufig aus der Preisgestaltung des Unternehmers ergibt.

Bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen ist eine Buchführung nicht ordnungsgemäß. Da zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden sein muss, ist der Begriff des Belegs funktional zu verstehen. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung anhand von Belegen verfolgen lassen.

Weisen Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) keine Stornobuchungen aus, lässt sich nicht mehr feststellen, ob lediglich Fehlbuchungen oder auch Einnahmebuchungen an sich gelöscht wurden. Die erforderliche Vollständigkeit der Buchungen ist infolge dieser Veränderungen nicht gewährleistet.

Die Aufbewahrungspflicht des Steuerpflichtigen von Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind, umfasst neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Aufzubewahren sind insbesondere die elektronische Journaldatei, in der jede neue Buchung an das Dateiende angefügt wird und Änderungen oder Löschungen nicht möglich sind. Gleiches gilt für Programmierprotokolle, die nachträgliche Änderungen dokumentieren.

Eine Schätzungsbefugnis des Finanzamts nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO wegen Nichtordnungsmäßigkeit der Buchführung ist dann zu bejahen, wenn festgestellte Lücken zu berechtigten Zweifeln an der materiellen Richtigkeit (Vollständigkeit) der Aufzeichnungen Anlass geben.

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