Doppelte Buchführung (Doppik), Buchungssätze, Buchführungspflicht & moderne Software-Lösungen

1. Was ist doppelte Buchführung? – Grundlagen & Definition

Die doppelte Buchführung (auch Doppik genannt) ist das Standardsystem der kaufmännischen Buchhaltung. Bei diesem System wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten erfasst – einmal im Soll und einmal im Haben.

Wenn man von Buchhaltung spricht, meint man in der Regel die doppelte Buchführung. Die Gewinnermittlung erfolgt durch den Vergleich des Betriebsvermögens zum Jahresanfang und zum Jahresende. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn.

Wesentliche Merkmale der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ist ein in sich geschlossenes System mit folgenden Kernmerkmalen:

• Doppelte Erfassung: Jeder Geschäftsvorfall berührt mindestens zwei Konten (Soll und Haben) und wird sowohl zeitlich (Grundbuch/Journal) als auch sachlich gegliedert (Hauptbuch/Konten) erfasst
• Geschlossenes System: Ziel ist Richtigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle
• Jahresabschluss: Ermöglicht einen verlässlichen Jahresabschluss (Bilanz und GuV)
• Gewinnermittlung: Erfolgt durch:
  • Betriebsvermögensvergleich gemäß § 4 Abs. 1 EStG
  • Saldo aus der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

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Merkblatt für buchführungs- und bilanzierungspflichtige Mandanten

Systematik: Soll und Haben

Jeder Geschäftsvorfall wird mindestens auf einem Konto im Soll und auf einem Gegenkonto im Haben gebucht – dadurch entsteht die „Doppelheit". Dieses System erhöht die Beweiskraft und macht Plausibilitätskontrollen (z.B. Summen- und Saldenabgleich) einfach möglich.

Gewinnermittlung bei der doppelten Buchführung

Anders als bei der Einnahmenüberschussrechnung werden alle Änderungen des Vermögens und der Schulden unabhängig von der Bezahlung gebucht. Daher müssen auch zeitliche Abgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gebildet und Forderungen sowie Verbindlichkeiten gebucht werden.

Die Buchung geschieht sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite zweier unterschiedlicher Konten (doppelte Buchung) nach der Regel: Soll an Haben.

Vorteile der doppelten Buchhaltung

• Hohe Genauigkeit: Durch die Erfassung jeder Transaktion auf mindestens zwei Konten erhöht sich die Präzision der Buchführung
• Systematische Fehlererkennung: Unstimmigkeiten werden leicht erkannt, da die Bilanz immer ausgeglichen sein muss
• Umfassende finanzielle Übersicht: Klare und umfassende Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens
• Fundierte Entscheidungsgrundlage: Detaillierte Finanzinformationen helfen Managern und Stakeholdern, fundierte Entscheidungen zu treffen
• Hohe Beweiskraft: Die Doppik bietet hohe Beweiskraft, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Beste Grundlage für Steuerbilanzen: Sie ist die beste Grundlage für korrekte Steuerbilanzen

Nachteile der doppelten Buchhaltung

• Komplexität: Das System kann für Anfänger komplex und schwer zu verstehen sein
• Zeitaufwand: Die doppelte Erfassung jeder Transaktion kann zeitaufwendig sein

2. Buchführungspflicht – Wer muss Bücher führen?

Die Verpflichtung zur doppelten Buchführung ergibt sich aus verschiedenen rechtlichen Grundlagen. Die Buchführungspflicht besteht somit für alle Kaufleute und ist durch die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einer für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbaren Form zu erfüllen.

Handelsrechtliche Buchführungspflicht (§ 238 HGB)

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Die doppelte Buchführung ist das in der Praxis übliche und empfohlene System. Das System der Doppik eignet sich besonders, um die handelsrechtlichen Buchführungszwecke und die GoB einzuhalten.

• Formkaufleute sind stets buchführungspflichtig:
  • GmbH und Aktiengesellschaften (AG)
  • Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA)
  • Genossenschaften
  • Alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute

GmbH-Geschäftsführer sind nach § 41 GmbHG verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen.

Befreiung für Einzelkaufleute (§ 241a HGB)

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden.

Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Steuerrechtliche Buchführungspflicht (§§ 140-141 AO)

Die Buchführungspflicht ergibt sich aus den §§ 140 ff. AO sowie aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB.

• Derivative Buchführungspflicht (§ 140 AO): Handelsrechtliche Buchführungspflichten wirken über § 140 AO als derivative steuerliche Buchführungspflicht. Die so geführten Bücher sind Grundlage für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1, § 5 EStG.
• Originäre Buchführungspflicht (§ 141 AO): Steuerlich entsteht eine originäre Buchführungspflicht mit Verpflichtung zur doppelten Buchführung, wenn definierte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten und die Pflicht durch das Finanzamt mitgeteilt wurde:
  • Umsatz über 600.000 Euro im Kalenderjahr
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb über 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr

Freiwillige doppelte Buchführung – wann sinnvoll?

Man kann auch freiwillig seine Bücher nach der doppelten Buchführung führen. Gründe hierfür können sein:

• Betriebswirtschaftlich höhere Aussagekraft durch zeitgerechte Abgrenzung von Aufwand und Ertrag
• Steuerung des Ergebnisses durch Bilanzierungswahlrechte unabhängig von Zahlungen
• Vermögensübersicht und nicht nur Jahresergebnis
• Bessere Kontrolle bei Personengesellschaften über Einlagen, Entnahmen und Gewinne der einzelnen Gesellschafter durch Kapitalkonten
• Abweichendes Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr möglich
• Vorbereitung auf Wachstum: Bei absehbarer Überschreitung der Schwellenwerte
• Kreditwürdigkeit: Banken bevorzugen oft eine Bilanz gegenüber der EÜR

3. System und Systematik der doppelten Buchführung

Das geschlossene Kontensystem

Die doppelte Buchführung basiert auf einem systematischen, geschlossenen Kontensystem. Das System der Doppik beginnt mit der Eröffnungsbilanz und endet mit der Schlussbilanz. Jeder Geschäftsvorfall wird nach folgendem Prinzip erfasst:

Am Ende eines Wirtschaftsjahres muss die Summe aller Aktiva der Summe aller Passiva entsprechen.

1. Eröffnungsbilanz

Die Eröffnungsbilanz gibt zu Beginn eines Wirtschaftsjahres einen Überblick über das Anlage- und Umlaufvermögen auf der Aktivseite sowie das Eigen- und Fremdkapital auf der Passivseite.

2. Zeitliche und sachliche Erfassung

Geschäftsvorfälle werden zunächst fortlaufend in Grund(buch)aufzeichnungen festgehalten, um Belegsicherung und Unverlierbarkeit zu gewährleisten. Anschließend erfolgt die Verbuchung im Journal und die Übernahme in das Hauptbuch mit Kontenfunktion.

3. Aktiva (Vermögenskonten)

Anlage- und Umlaufvermögen werden auf einzelnen Sachkonten geführt:

• Zugänge werden im Soll gebucht
• Abgänge werden im Haben gebucht
• Der Endbestand fließt in die Schlussbilanz ein

4. Erfolgskonten

Gewinnwirksame Vorgänge werden über Erfolgskonten erfasst:

• Aufwendungen im Soll
• Erlöse im Haben
• Der Gewinn bzw. Verlust fließt in das Eigenkapital ein

5. Passiva

Eigenkapital:

• Anfangsbestand und Zugänge im Haben
• Abgänge im Soll
• Gewinn erhöht, Verlust mindert das Eigenkapital

Fremdkapital:

• Anfangsbestand und Zugänge im Haben
• Abgänge im Soll
• Endbestand fließt in die Schlussbilanz

6. Schlussbilanz

Die Schlussbilanz fasst die Endbestände aller Konten zusammen und gibt die finanzielle Lage des Unternehmens wieder.

Kontenrahmen und Kontenplan

Die doppelte Buchführung basiert auf sog. Kontenrahmen. Ein Kontenrahmen ist eine Vorgabe von immer wieder benötigten Konten für eine Branche. Er bietet eine Vorgabe für die Aufstellung eines konkreten Kontenplan in einem Unternehmen. Damit soll die Buchhaltung vereinheitlicht werden.

Ein an der Unternehmensstruktur ausgerichteter Kontenplan ist Voraussetzung für sachgerechte Kontierung und effiziente Verbuchung.

Tipp: Kontenrahmen SKR03 + SKR04 mit Suchfunktion

4. Vollständiges Praxisbeispiel mit Bilanz & GuV

Das folgende Beispiel zeigt die Systematik der doppelten Buchführung anhand eines Einzelunternehmers. Es illustriert, wie verschiedene Geschäftsvorfälle (Entnahmen, Einlagen, Wareneinkauf, Warenverkauf, Abschreibungen, Bestandsänderungen und Rückstellungen) gebucht werden.

Beispielhafte Bilanz eines Einzelunternehmers zum 31.12.

Beispielhafte Buchungssätze

1. Privatentnahme von Grund und Boden und Gebäuden (600.000 Euro)
   Privatentnahme 600.000 Euro an Grundstücke 50.000 Euro, Gebäude 400.000 Euro, Erträge 150.000 Euro

   Die Differenz zwischen Verkehrswert (600.000) und Buchwert (450.000) wird als Ertrag erfasst.

2. Einlage von Bargeld (5.000 Euro)
   Kasse 5.000 Euro an Neueinlage 5.000 Euro
3. Wareneinkauf auf Rechnung (10.000 Euro + 1.900 Euro USt)
   Wareneinkauf 10.000 Euro, Vorsteuer 1.900 Euro an Verbindlichkeiten 11.900 Euro
4. Warenverkauf mit Bankzahlung (20.000 Euro + 3.800 Euro USt)
   Bank 23.800 Euro an Warenverkauf 20.000 Euro, USt 3.800 Euro
5. Abschreibung Fahrzeuge (20.000 Euro)
   AfA Fahrzeuge 20.000 Euro an Fahrzeuge 20.000 Euro
6. Bestandserhöhung Waren (5.000 Euro)
   Waren 5.000 Euro an Bestandsveränderungen 5.000 Euro
7. Erhöhung Rückstellungen (10.000 Euro)
   Rückstellungsaufwand 10.000 Euro an Rückstellungen 10.000 Euro

Gewinn- und Verlustrechnung

Betriebsvermögensvergleich gemäß § 4 Abs. 1 EStG

5. Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung?

Die doppelte Buchhaltung ist ein System der Buchführung, das jede Geschäftstransaktion in mindestens zwei Konten erfasst. Diese Methode wird verwendet, um die Genauigkeit der Finanzberichte zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Bilanz immer ausgeglichen ist.

Wesentliche Merkmale der doppelten Buchführung

• Doppelte Erfassung: Jeder Geschäftsvorfall wird sowohl im Soll als auch im Haben gebucht
• Chronologische und sachliche Erfassung: Buchungen erfolgen in der Reihenfolge ihres Auftretens und werden sachlich den entsprechenden Konten zugeordnet
• Abschluss: Die Bilanz- und Bestandskonten zeigen Vermögens- und Kapitalbestände, während die GuV die Erfolgskonten mit Erträgen und Aufwendungen darstellt

System der doppelten Buchführung

• Bilanzkonten: Ausgehend von den Bilanzkonten zu Beginn eines Wirtschaftsjahres werden alle Geschäftsvorfälle und Abschlussbuchungen erfasst
• Buchungssätze: Jede Buchung basiert auf einem Buchungssatz, der das Soll-Konto und das Haben-Konto mit den entsprechenden Beträgen angibt
• Belege: Alle Buchungen müssen durch Belege nachweisbar und nachvollziehbar sein

Die Grundprinzipien

1. Jede Transaktion wird doppelt erfasst: Jede Geschäftstransaktion wirkt sich auf mindestens zwei Konten aus
2. Konten: In der doppelten Buchhaltung gibt es verschiedene Arten von Konten:
   • Vermögenskonten (Aktiva)
   • Verbindlichkeiten (Passiva)
   • Eigenkapital
   • Erträge und Aufwendungen
3. Bilanzgleichung: Die Bilanzgleichung (Aktiva = Passiva + Eigenkapital) muss immer ausgeglichen sein

Anforderungen nach § 146 AO und § 239 HGB

Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden.

Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Journal und Hauptbuch

Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung im Journal und nach sachlicher Ordnung im Hauptbuch vorzunehmen. Das Hauptbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Vermögensrechnung erforderlichen Sachkonten.

Die Buchung im Journal umfasst mindestens:

1. eine eindeutige Belegnummer
2. den Buchungstag
3. einen Hinweis, der die Verbindung mit der Buchung im Hauptbuch herstellt
4. den Betrag

Buchungen müssen durch Unterlagen, aus denen sich der Grund der Buchung ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern herstellen.

6. Buchungssätze verstehen – Definition & Beispiele

Ein Buchungssatz ist ein grundlegender Begriff in der Buchhaltung, insbesondere in der doppelten Buchführung, der die formale Aufzeichnung einer Geschäftstransaktion darstellt.

Struktur eines Buchungssatzes

Ein Buchungssatz folgt typischerweise dem Format:

Dabei wird der Betrag, der im Soll eines Kontos gebucht wird, auch im Haben eines anderen Kontos gebucht. Die Summe der Soll-Buchungen muss immer der Summe der Haben-Buchungen entsprechen.

Beispiele für Buchungssätze

Beispiel 1: Kauf von Büromaterial auf Kredit

Ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 500 Euro auf Kredit.

Das Konto "Büromaterialaufwand" (Aufwandskonto) wird im Soll erhöht, das Konto "Verbindlichkeiten" (Passivkonto) wird im Haben erhöht.

Beispiel 2: Barverkauf von Waren

Verkauf von Waren für 1.000 Euro in bar.

Das Kassenkonto (Aktivkonto) wird im Soll gebucht, die Umsatzerlöse (Ertragskonto) im Haben.

Beispiel 3: Banküberweisung für Miete

Überweisung der Büromiete in Höhe von 2.000 Euro.

Beispiel 4: Privatentnahme

Der Unternehmer entnimmt 500 Euro aus der Kasse für private Zwecke.

Beispiel 5: Abschreibung

Lineare Abschreibung eines Firmenfahrzeugs in Höhe von 5.000 Euro.

Funktionen eines Buchungssatzes

• Dokumentation: Buchungssätze dienen als detaillierte Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
• Grundlage für den Jahresabschluss: Sie bilden die Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses
• Überwachung und Kontrolle: Durch die systematische Erfassung unterstützen Buchungssätze die Überwachung der finanziellen Situation

7. Anforderungen, Ordnungsmäßigkeit & GoBD

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung sind gesetzlich streng geregelt. Die formelle Ordnungsmäßigkeit begründet nach § 158 AO eine gesetzliche Vermutung für die sachliche Richtigkeit der Buchführung.

Formelle Ordnungsmäßigkeit

Die formelle Ordnungsmäßigkeit betrifft die Organisation der Buchführung, die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Ordnungsvorschriften sowie die Anforderungen an DV-gestützte Buchführung (GoBD).

Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist das Gesamtbild aller Umstände im Einzelfall maßgebend. Eine Buchführung ist erst dann formell ordnungswidrig, wenn sie wesentliche Mängel aufweist oder die Gesamtheit aller (unwesentlichen) Mängel diesen Schluss fordert.

Materielle Ordnungsmäßigkeit

Die materielle Ordnungsmäßigkeit bezieht sich auf die sachliche Richtigkeit der Buchführung und Grundaufzeichnungen. Materielle Mängel liegen vor, wenn Geschäftsvorfälle nicht, unvollständig oder inhaltlich falsch erfasst wurden.

Bei formell ordnungsgemäßer Buchführung besteht eine Richtigkeitsvermutung (§ 158 AO), die nur durch gewichtige Anhaltspunkte (z.B. erhebliche Nachkalkulationsabweichungen, festgestellte nicht verbuchte Vorgänge) entkräftet wird.

GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung

Bei DV-gestützter Buchführung gelten die GoBD. Sie sind Teil der formellen Ordnungsmäßigkeit und erfassen die gesamte Prozesskette von der ersten Erfassung bis zur Archivierung.

Zentrale GoBD-Anforderungen:

• Unveränderbarkeit: Elektronische Grundaufzeichnungen dürfen nicht unprotokolliert geändert werden
• Nachvollziehbarkeit: Alle Verarbeitungsschritte müssen dokumentiert sein
• Zeitgerechtigkeit: Die Ordnungsvorschriften gelten bereits mit der ersten Erfassung
• Datensicherheit: Schutz vor Verlust und unbefugten Zugriffen
• Verfahrensdokumentation: Schriftliche Beschreibung des Buchführungsverfahrens

Besondere Anforderungen an die Kassenführung

Für bargeldintensive Unternehmen ist die ordnungsmäßige Kassenführung besonders relevant, da Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten sind.

Anforderungen:

• Einsatz GoBD-konformer Kassensysteme mit vollständiger Dokumentation
• Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle, Z-Bons müssen aufbewahrt werden
• Kassensturzfähigkeit und Ausschluss nachträglicher manipulativer Änderungen

Rechtsfolgen von Mängeln

Schwere formelle Mängel

Schwere formelle Mängel können zur Verwerfung der gesamten Buchführung und Vollschätzung nach § 162 AO führen.

Materielle Mängel

Materielle Mängel führen regelmäßig zur (Teil-)Schätzung. Nur bei wesentlicher Unbrauchbarkeit kommt eine Vollschätzung in Betracht. Das Buchführungsergebnis ist nicht zu übernehmen, soweit die Beanstandungen reichen.

Konkrete Empfehlungen für die Praxis

1. Klare Belegorganisation und -ablage

• Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah, vollständig und mit ordnungsgemäßen Belegen erfasst werden
• Die Belege sind geordnet abzulegen und über die gesetzliche Frist aufzubewahren
• Auch Kleinbetragsrechnungen sollten nummeriert werden

2. Systematische Nutzung eines durchdachten Kontenplans

• Der Kontenplan sollte die steuerlich und betriebswirtschaftlich relevanten Sachverhalte trennscharf abbilden
• Eindeutige Kontentexte und Buchungsschlüssel erleichtern das Mapping zur E-Bilanz-Taxonomie

3. Aufbau und Pflege eines IKS (Internes Kontrollsystem)

• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Vier-Augen-Prinzip für kritische Bereiche
• Regelmäßige Abstimmung von Nebenbüchern, Kassen und Bankkonten mit dem Hauptbuch

4. Sorgfältige Kassenführung

• Einsatz GoBD-konformer Kassensysteme mit vollständiger Dokumentation
• Kassensturzfähigkeit und Ausschluss nachträglicher manipulativer Änderungen

5. Elektronische Prozesse optimieren

• Frühzeitige, GoBD-konforme Gestaltung der Schnittstellen zwischen Vorsystemen und Hauptbuch
• Scanning- und Digitalisierungsprozesse sollten so organisiert werden, dass Belege vollständig, lesbar und eindeutig zuordenbar sind

6. Steuerliche Schwellen und Pflichten aktiv steuern

• Umsatz- und Gewinngrenzen des § 141 AO sowie handelsrechtliche Schwellen nach § 241a HGB sollten laufend überwacht werden
• In Konstellationen ohne Pflicht ist abzuwägen, ob freiwillige Doppik sinnvoll ist

7. Dokumentation der Buchführungssystematik

• Eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Buchführung unterstützt die Argumentation gegenüber der Finanzverwaltung
• Dokumentierte Abgrenzung zwischen Handels- und Steuerbilanz erleichtert künftige Außenprüfungen

8. Fehlerkorrektur

• Korrekturen sollten nachvollziehbar, mit Beleg und Buchungstext dokumentiert werden
• Nie durch „Löschen" von Buchungen vornehmen

Mehr Informationen zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung siehe GoB.

8. Buchhaltungssoftware – Auswahl & Vergleich

Moderne Buchhaltungssoftware ist für die meisten Unternehmen unverzichtbar geworden. Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auf Datenträgern (DV-Buchführung) oder in visuell lesbarer Form geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

Gesetzliche Anforderungen an Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware muss sicherstellen, dass jede Buchung oder Aufzeichnung im Zusammenhang mit einem Beleg steht und dass alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sind.

Kernfunktionen:

• Jeder Geschäftsvorfall muss eine Buchung auf mindestens zwei Konten verursachen (Soll- und Habenbuchung)
• Die Journalfunktion kann zusammen mit der Kontenfunktion erfüllt werden
• Bei der erstmaligen Erfassung müssen alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Informationen erfasst werden
• Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten dargestellt werden können

Ist Buchhaltungssoftware Pflicht?

In Deutschland gibt es keine explizite gesetzliche Pflicht zur Verwendung einer spezifischen Buchhaltungssoftware. Unternehmen sind jedoch verpflichtet, ihre Bücher ordnungsgemäß zu führen und aufzubewahren.

Faktoren für die Methodenwahl:

• Unternehmensgröße: Kleinere Unternehmen können einfache Methoden nutzen, größere benötigen fast immer Software
• Rechtliche Anforderungen: Bestimmte Geschäftsformen haben spezifische Buchführungsanforderungen
• Effizienz und Genauigkeit: Software kann die Effizienz verbessern, Fehler reduzieren und eine schnellere Verarbeitung ermöglichen
• GoBD in Deutschland: Unternehmen, die elektronische Buchführungssysteme verwenden, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den GoBD entsprechen

Vorteile der Buchhaltungssoftware

• Automatisierung: Viele Routineaufgaben können automatisiert werden
• Aktualität: Software kann in Echtzeit aktualisiert werden
• Integration: Buchhaltungssoftware kann oft mit anderen Geschäftssystemen integriert werden
• Reporting: Erweiterte Reporting- und Analysefunktionen

Nachteile der Buchhaltungssoftware

• Kosten: Die Anschaffung und Wartung kann teuer sein
• Komplexität: Einige Softwarelösungen können komplex sein
• Sicherheit: Die Speicherung von Daten in digitaler Form kann Sicherheitsrisiken bergen

Buchhaltung vom Steuerberater

Viele Mandanten benutzen keine Buchhaltungssoftware und übergeben dem Steuerberater die Buchführung nur in Form von Belegen. Das hat mehrere Nachteile:

• Hohe Buchhaltungskosten
• Nicht aktuelles Zahlenmaterial
• Aufwendiges Versenden der Belege
• Die Belege sind nicht verfügbar

Hier finden Sie einen Vergleich der Buchhaltungssoftware.

Buchhaltungssoftware

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Tipp: Buchhaltung mit Excel

9. Rechtliche Grundlagen & Gewinnermittlung

Die doppelte Buchführung ist nicht nur ein praktisches Werkzeug, sondern auch rechtlich fest verankert.

Handelsrechtliche Verankerung

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Die doppelte Buchführung ist das in der Praxis übliche und empfohlene System, um die handelsrechtlichen Buchführungszwecke und die GoB einzuhalten.

Steuerrechtliche Anknüpfung

Derivative Buchführungspflicht (§ 140 AO)

Handelsrechtliche Buchführungspflichten wirken über § 140 AO als derivative steuerliche Buchführungspflicht. Die so geführten Bücher sind Grundlage für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1, § 5 EStG.

Originäre Buchführungspflicht (§ 141 AO)

Steuerlich entsteht eine originäre Buchführungspflicht nach § 141 AO (mit Verpflichtung zur doppelten Buchführung), wenn definierte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten und die Pflicht durch das Finanzamt mitgeteilt wurde.

Gewinnermittlung bei doppelter Buchführung

Bei doppelter Buchführung erfolgt die steuerliche Gewinnermittlung grundsätzlich durch Betriebsvermögensvergleich auf Basis der Bilanz. Die GuV ergibt sich systembedingt aus der Buchführung.

Die Bilanz stellt das Betriebsvermögen zu zwei Stichtagen gegenüber; aus dieser Gegenüberstellung wird der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermittelt (§ 4 Abs. 1 EStG).

GuV – Gewinn- und Verlustrechnung

Wer Bücher nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung führt, muss der Steuererklärung eine Bilanz und eine GuV beifügen (§ 60 Abs. 1 EStDV).

Steuerrechtlich ist eine GuV nicht zwingend erforderlich, soweit allein auf den Betriebsvermögensvergleich abgestellt wird. Erforderlich ist sie nur, wenn Bücher nach Grundsätzen der doppelten Buchführung geführt werden und § 60 EStDV eingreift.

E-Bilanz

Die E-Bilanz ist nach der Steuertaxonomie elektronisch zu übermitteln. Zahlreiche Zusatzinformationen sind gefordert, weshalb in der Praxis häufig eine eigene Steuerbilanz erstellt wird.

Nutzen der Doppik

• Die Doppik bietet hohe Beweiskraft, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle
• Sie ist die beste Grundlage für korrekte Steuerbilanzen und damit für sachgerechte steuerliche Gewinnermittlung
• Sie ist anderen Systemen insoweit überlegen

10. Häufig gestellte Fragen (FAQ) & weitere Informationen

Häufig gestellte Fragen

Verwandte Themen und weiterführende Links

• Buchführungspflicht: Wann ist man buchführungspflichtig?
• Buchhaltung leicht gemacht - Übersicht & Tipps
• Finanzbuchhaltung: Definition & Grundlagen
• Kassenbuchführung: Anforderungen & Excel-Vorlage
• Kontenrahmen: SKR03, SKR04 und weitere
• Bilanz: Definition, Aufbau & E-Bilanz
• Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
• Rechnungswesen Lexikon
• GoB: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Externe Lernressourcen

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