Doppelte Buchführung einfach erklärt

Doppelte Buchführung (Doppik), BuchungssatzBuchführungspflicht + Software

Doppelte Buchführung

Wenn man von Buchhaltung spricht, meint man in der Regel die Doppelte Buchführung. Die Gewinnermittlung erfolgt bei der doppelten Buchführung durch den Vergleich des Betriebsvermögens zum Jahresanfang und zum Jahresende. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Daher müssen alle Änderungen des Vermögens und der Schulden (Geschäftsvorfall) unabhängig von der Bezahlung gebucht werden. Allerdings müssen privat veranlasste Vorgänge unberücksichtigt bleiben, weshalb die Entnahmen diesem Gewinn hinzugerechnet und die Einlagen abgerechnet werden müssen.

Download: Merkblatt für Buchführungs- und bilanzierungspflichtige Mandanten

Die doppelte Buchführung soll den Gewinn des Wirtschaftsjahres ermitteln: Aus diesem Grund müssen auch zeitliche Abgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gebildet und Forderungen und Verbindlichkeiten gebucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung sind nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant. Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben (Soll an Haben). Diese beiden Seiten müssen immer insgesamt den gleichen Wert ausweisen.

Vorteile der doppelten Buchhaltung:

• Genauigkeit: Durch die Erfassung jeder Transaktion in mindestens zwei Konten erhöht sich die Genauigkeit der Buchführung.
• Fehlererkennung: Unstimmigkeiten können leichter erkannt werden, da die Bilanz immer ausgeglichen sein muss.
• Finanzielle Übersicht: Die doppelte Buchhaltung bietet eine klare und umfassende Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens.
• Entscheidungsfindung: Detaillierte Finanzinformationen helfen Managern und Stakeholdern, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Nachteile der doppelten Buchhaltung:

• Komplexität: Das System kann für Anfänger komplex und schwer zu verstehen sein.
• Zeitaufwand: Die doppelte Erfassung jeder Transaktion kann zeitaufwendig sein.

Wichtige Hinweise:

• Genauigkeit und Vollständigkeit: Die doppelte Buchführung erfordert Genauigkeit und Vollständigkeit in der Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
• Rechtliche Anforderungen: Unternehmen müssen ihre Buchführung gemäß den gesetzlichen Anforderungen und Rechnungslegungsstandards führen.
• Professionelle Beratung: Aufgrund der Komplexität der doppelten Buchführung ist es oft ratsam, professionelle Beratung oder Schulung zu suchen, insbesondere wenn das Unternehmen wächst oder spezifische finanzielle Herausforderungen hat.

Die doppelte Buchführung ist ein grundlegendes Werkzeug für das Finanzmanagement und die strategische Planung in Unternehmen. Sie ermöglicht eine detaillierte Analyse der finanziellen Aktivitäten und unterstützt die Einhaltung von Steuer- und Handelsgesetzen.

Wesentliche Merkmale der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung ist ein Buchhaltungssystem, bei dem jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst wird: einmal im Soll und einmal im Haben. Dadurch wird eine systematische und nachvollziehbare Buchhaltung gewährleistet.

Zu den Hauptmerkmalen der doppelten Buchführung zählen:

• Erfassung jedes Geschäftsvorfalls sowohl in seiner Vermögens- als auch Erfolgsauswirkung.

• Chronologische und sachliche Buchung aller Vorgänge.

• Gewinnermittlung durch:

  • Saldo aus der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

  • Betriebsvermögensvergleich gemäß § 4 Abs. 1 EStG

System der doppelten Buchführung

Das System der doppelten Buchführung beginnt mit der Eröffnungsbilanz und endet mit der Schlussbilanz. Jeder Geschäftsvorfall wird nach folgendem Prinzip erfasst:

Buchungssatz:
Soll-Konto XXX EUR an Haben-Konto XXX EUR

Am Ende eines Wirtschaftsjahres muss die Summe aller Aktiva der Summe aller Passiva entsprechen.

Das geschlossene Kontensystem

Eröffnungsbilanz

Die Eröffnungsbilanz gibt zu Beginn eines Wirtschaftsjahres einen Überblick über das Anlage- und Umlaufvermögen auf der Aktivseite sowie das Eigen- und Fremdkapital auf der Passivseite.

Aktiva

Anlage- und Umlaufvermögen werden auf einzelnen Sachkonten geführt. Zugänge werden im Soll, Abgänge im Haben erfasst. Der Endbestand fließt in die Schlussbilanz ein.

Erfolgskonten

Gewinnwirksame Vorgänge werden über Erfolgskonten erfasst:

• Aufwendungen im Soll

• Erlöse im Haben

• Der Gewinn bzw. Verlust fließt in das Eigenkapital ein.

Passiva

Eigenkapital

• Anfangsbestand und Zugänge im Haben

• Abgänge im Soll

• Gewinn erhöht, Verlust mindert das Eigenkapital

Fremdkapital

• Anfangsbestand und Zugänge im Haben

• Abgänge im Soll

• Endbestand fließt in die Schlussbilanz

Schlussbilanz

Die Schlussbilanz fasst die Endbestände aller Konten zusammen und gibt die finanzielle Lage des Unternehmens wieder.

Beispiel zur Systematik der doppelten Buchführung

Beispielhafte Bilanz eines Einzelunternehmers zum 31.12.

Beispielhafte Buchungssätze

1. Privatentnahme von Grund und Boden und Gebäuden (600.000 EUR)
   Privatentnahme 600.000 EUR an Grundstücke 50.000 EUR, Gebäude 400.000 EUR, Erträge 150.000 EUR

2. Einlage von Bargeld (5.000 EUR)
   Kasse 5.000 EUR an Neueinlage 5.000 EUR

3. Wareneinkauf auf Rechnung (10.000 EUR + 1.900 EUR USt)
   Wareneinkauf 10.000 EUR, Vorsteuer 1.900 EUR an Verbindlichkeiten 11.900 EUR

4. Warenverkauf mit Bankzahlung (20.000 EUR + 3.800 EUR USt)
   Bank 23.800 EUR an Warenverkauf 20.000 EUR, USt 3.800 EUR

Gewinn- und Verlustrechnung

Betriebsvermögensvergleich gemäß § 4 Abs. 1 EStG

Betriebsvermögen am 31.12.: -160.000 EUR
Betriebsvermögen am 01.01.: 300.000 EUR
Zzgl. Entnahmen: 600.000 EUR
Abzgl. Einlagen: -5.000 EUR
Gewinnermittlung: 135.000 EUR

Fazit:

Die doppelte Buchführung ist ein unverzichtbares System für Unternehmen, um eine korrekte und nachvollziehbare Finanzbuchhaltung zu gewährleisten. Sie bietet eine umfassende Gewinnermittlung, die sowohl für steuerliche als auch für betriebswirtschaftliche Zwecke notwendig ist.

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Buchführungspflicht

Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) § 1 ff. HGB (Eintrag im Handelsregister) sind nach handelsrechtlichen Vorschriften zur Doppelten Buchführung verpflichtet (Buchführungspflicht). Auch Nicht-Kaufleute können nach steuerrechtlichen Vorschriften (§ 140 ff. Abgabenordnung) zur doppelten Buchführung verpflichtet sein.

Die Buchführungspflicht ergibt sich aus den §§ 140 ff. AO sowie aus den handelsrechtlichen Vorschriften des HGB. Gemäß § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verlangt nach § 146 Abs. 1 AO und § 239 Abs. 2 HGB die vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen. Die materielle Ordnungsmäßigkeit bezieht sich auf die sachliche Richtigkeit der Buchführung und Grundaufzeichnungen.

Die Buchführungspflicht besteht somit für alle Kaufleute und ist durch die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einer für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbaren Form zu erfüllen.

GmbH Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen (§ 41 GmbHG: Buchführung).

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden.i Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Man kann auch freiwillig seine Bücher nach der Doppelten Buchführung führen. Gründe hierfür können sein:

• Betriebswirtschaftlich höhere Aussagekraft durch Zeitgerechte Abgrenzung von Aufwand und Ertrag.
• steuerung des Ergebnisses durch Bilanzierungswahlrechte unabhängig von Zahlungen.
• Vermögensübersicht und nicht nur Jahresergebnis.
• Bessere Kontrolle bei Personengesellschaften über Einlagen, Entnahmen und Gewinne der einzelnen gesellschafter durch Kapitalkonten.
• Abweichendes Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr möglich.

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Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung?

Die doppelte Buchhaltung, auch Doppik genannt, ist ein System der Buchführung, das jede Geschäftstransaktion in mindestens zwei Konten erfasst. Diese Methode wird verwendet, um die Genauigkeit der Finanzberichte zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Bilanz immer ausgeglichen ist. Die doppelte Buchhaltung ist das Standardbuchführungssystem für die meisten Unternehmen weltweit und wird durch verschiedene Rechnungslegungsstandards wie IFRS (International Financial Reporting Standards) oder das HGB (Handelsgesetzbuch) in Deutschland geregelt.

1. Wesentliche Merkmale der doppelten Buchführung

• Doppelte Erfassung: Jeder Geschäftsvorfall wird sowohl im Soll als auch im Haben gebucht, was bedeutet, dass jede Transaktion zwei Konten beeinflusst.
• Chronologische und sachliche Erfassung: Buchungen erfolgen in der Reihenfolge ihres Auftretens und werden sachlich den entsprechenden Konten zugeordnet.
• Abschluss: Die Bilanz- und Bestandskonten zeigen Vermögens- und Kapitalbestände, während die Gewinn- und Verlustrechnung die Erfolgskonten mit Erträgen und Aufwendungen darstellt. Der Saldo aus der Gewinn- und Verlustrechnung fließt in das Eigenkapitalkonto und somit in die Bilanz ein.

System der doppelten Buchführung

• Bilanzkonten: Ausgehend von den Bilanzkonten zu Beginn eines Wirtschaftsjahres werden alle Geschäftsvorfälle und Abschlussbuchungen erfasst.
• Buchungssätze: Jede Buchung basiert auf einem Buchungssatz, der das Soll-Konto und das Haben-Konto mit den entsprechenden Beträgen angibt.
• Belege: Alle Buchungen müssen durch Belege nachweisbar und nachvollziehbar sein.

Das geschlossene Kontensystem

• Eröffnungsbilanz: Zeigt das Anlage- und Umlaufvermögen (Aktiva) sowie das Eigen- und Fremdkapital (Passiva) zu Beginn des Wirtschaftsjahres.
• Aktiva: Umfasst Anlage- und Umlaufvermögen. Jedes Sachkonto wird mit Anfangsbestand, Zugängen (Soll) und Abgängen (Haben) geführt.
• Erfolgskonten: Hier werden alle Aufwendungen (Soll) und Erlöse (Haben) gebucht. Der Saldo zeigt den Gewinn oder Verlust, der das Eigenkapital beeinflusst.
• Passiva:
  • Eigenkapital: Erfasst Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und den Saldo aus der Gewinn- und Verlustrechnung.
  • Fremdkapital: Umfasst Verbindlichkeiten und Rückstellungen, die im Haben (Anfangsbestand und Zugänge) und Soll (Abgänge) geführt werden.
• Schlussbilanz: Zeigt die Endbestände aller Sachkonten des Anlage- und Umlaufvermögens (Aktiva) sowie des Eigen- und Fremdkapitals (Passiva).

Tipp: Kontenrahmen SKR03 + SKR04 mit Suchfunktion

Grundprinzipien der doppelten Buchhaltung:

1. Jede Transaktion wird doppelt erfasst: Jede Geschäftstransaktion wirkt sich auf mindestens zwei Konten aus. Dies bedeutet, dass für jeden Geschäftsvorfall mindestens eine Soll-Buchung und eine Haben-Buchung durchgeführt werden müssen.

2. Konten: In der doppelten Buchhaltung gibt es verschiedene Arten von Konten, darunter Vermögenskonten (Aktiva), Verbindlichkeiten (Passiva), Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen. Jedes Konto hat eine Soll- und eine Haben-Seite.

3. Bilanzgleichung: Die Bilanzgleichung (Aktiva = Passiva + Eigenkapital) muss immer ausgeglichen sein. Dies bedeutet, dass die Summe der Vermögenswerte immer gleich der Summe der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals sein muss.

Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden. Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Die Buchung geschieht sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite zweier unterschiedlichen Konten (doppelte Buchung). Das erfolgt immer nach der Regel: Soll an Haben. Aus diesem Grund ist die Doppelte Buchführung aufwendiger aber auch informativer. Der Gewinn oder der Verlust eines Wirtschaftsjahres (Hinweis: Das Wirtschaftsjahr kann bei Kaufleuten vom Kalenderjahr abweichen.) wird bei der doppelten Buchführung durch einen Jahresabschluss bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. Anhang und Lagebericht festgestellt.

Die doppelte Buchführung basiert auf sog. Kontenrahmen. Ein Kontenrahmen ist eine Vorgabe von immer wieder benötigten Konten für eine Branche. Er bietet eine Vorgabe für die Aufstellung eines konkreten Kontenplans in einem Unternehmen. Damit soll die Buchhaltung vereinheitlicht werden.

Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung im Journal und nach sachlicher Ordnung im Hauptbuch vorzunehmen. Das Hauptbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Vermögensrechnung erforderlichen Sachkonten. Zum Hauptbuch können Nebenbücher geführt werden. Die Ergebnisse der Nebenbücher sind laufend in das Hauptbuch zu übernehmen.

Buchungen müssen durch Unterlagen, aus denen sich der Grund der Buchung ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern herstellen.

Die Buchung im Journal umfasst mindestens:

1. eine eindeutige Belegnummer,
2. den Buchungstag,
3. einen Hinweis, der die Verbindung mit der Buchung im Hauptbuch herstellt,
4. den Betrag.

Beispiel zur Systematik der doppelten Buchführung

Das Beispiel zeigt wie verschiedene Geschäftsvorfälle (Entnahmen, Einlagen, Wareneinkauf, Warenverkauf, Abschreibungen, Bestandsänderungen und Rückstellungen) gebucht werden. Es illustriert, wie die doppelte Buchführung praktisch angewendet wird.

1. Identifizierung der Transaktion: Zunächst wird eine Geschäftstransaktion identifiziert. Dies könnte der Verkauf von Produkten, der Kauf von Vorräten, die Zahlung von Gehältern oder jede andere Art von finanzieller Aktivität sein.

2. Bestimmung der betroffenen Konten: Als Nächstes bestimmt der Buchhalter, welche Konten von der Transaktion betroffen sind. Zum Beispiel könnte der Verkauf von Produkten das Konto "Umsatzerlöse" (Ertrag) und das Konto "Bank" oder "Forderungen" (Aktiva) betreffen.

3. Erfassung der Transaktion: Die Transaktion wird dann mit einer Soll-Buchung auf einem Konto und einer entsprechenden Haben-Buchung auf einem anderen Konto erfasst. Die Summe der Soll-Buchungen muss immer der Summe der Haben-Buchungen entsprechen.

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Buchungssatz

Ein Buchungssatz ist ein grundlegender Begriff in der Buchhaltung, insbesondere in der doppelten Buchführung, der die formale Aufzeichnung einer Geschäftstransaktion in der Buchhaltung eines Unternehmens darstellt. Jeder Buchungssatz beschreibt, wie eine Transaktion die verschiedenen Konten beeinflusst, und besteht aus mindestens zwei Teilen: einer Soll-Buchung und einer Haben-Buchung. Diese Teile spiegeln das grundlegende Prinzip der doppelten Buchführung wider, nach dem jede Transaktion gleichzeitig in mindestens zwei Konten erfasst wird, um die Bilanzgleichung (Aktiva = Passiva + Eigenkapital) aufrechtzuerhalten.

Struktur eines Buchungssatzes

Ein Buchungssatz folgt typischerweise dem Format:

Sollkonto an Habenkonto

Dabei wird der Betrag, der im Soll eines Kontos gebucht wird, auch im Haben eines anderen Kontos gebucht. Die Summe der Soll-Buchungen muss immer der Summe der Haben-Buchungen entsprechen.

Beispiele

1. Kauf von Büromaterial auf Kredit

   Angenommen, ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 500 Euro auf Kredit. Der Buchungssatz würde wie folgt aussehen:

   • Soll: Büromaterialaufwand 500 Euro
   • an Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 500 Euro

   Dieser Buchungssatz erhöht das Konto "Büromaterialaufwand" (ein Aufwandskonto, das die Aktiva mindert) und erhöht gleichzeitig das Konto "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" (ein Passivkonto, das die Schulden erhöht).

2. Barverkauf von Waren

   Verkauft ein Unternehmen Waren für 1.000 Euro in bar, könnte der Buchungssatz lauten:

   • Soll: Kasse 1.000 Euro
   • an Haben: Umsatzerlöse 1.000 Euro

   Hier wird das Kassenkonto (ein Aktivkonto, das die verfügbaren Mittel erhöht) im Soll gebucht, während gleichzeitig das Konto "Umsatzerlöse" (ein Ertragskonto, das das Eigenkapital erhöht) im Haben gebucht wird.

Funktionen eines Buchungssatzes

• Dokumentation: Buchungssätze dienen als detaillierte Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und ermöglichen eine nachvollziehbare Dokumentation der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens.

• Grundlage für den Jahresabschluss: Sie bilden die Basis für die Erstellung des Jahresabschlusses, einschließlich der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.

• Überwachung und Kontrolle: Durch die systematische Erfassung aller Transaktionen unterstützen Buchungssätze die Überwachung der finanziellen Situation und die Kontrolle über die Vermögenswerte eines Unternehmens.

Buchungssätze sind somit ein zentrales Element der Buchhaltung, das die systematische und genaue Erfassung finanzieller Transaktionen ermöglicht und die Grundlage für die Finanzberichterstattung und -analyse bildet.

Beispiel:

Angenommen, ein Unternehmen verkauft Produkte im Wert von 1.000 € auf Kredit. Dies würde zu zwei Buchungen führen:

• Forderungen an Kunden (Aktiva) steigen: Dies wird auf der Soll-Seite des Forderungskontos gebucht (+1.000 €).
• Umsatzerlöse (Ertrag) steigen: Dies wird auf der Haben-Seite des Umsatzerlöskontos gebucht (+1.000 €).

Download: Standards für die staatliche doppelte Buchführung (Standards staatlicher Doppik)

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Anforderungen an die Doppelte Buchhaltung

Die formelle Ordnungsmäßigkeit begründet nach § 158 AO eine gesetzliche Vermutung für die sachliche Richtigkeit der Buchführung. Bei gravierenden formellen oder materiellen Fehlern in den Aufzeichnungen besteht die Möglichkeit einer Schätzung nach § 162 AO, was erhebliche wirtschaftliche Folgen haben kann.

Hinweis: Für bargeldintensive Unternehmen ist die ordnungsmäßige Kassenführung besonders relevant, da sie die täglichen Kasseneinnahmen und -ausgaben lückenlos dokumentieren müssen. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht grundsätzlich für alle Geschäftsvorfälle, wobei aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Kunden gegen Barzahlung eine elektronische Kasse verwendet werden kann.

Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. Der Buchführung ist ein Kontenrahmen und Kontenplan zugrunde zu legen.

Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

Die gesetzlichen Voraussetzungen für die doppelte Buchführung erfordern, dass jede Buchung oder Aufzeichnung im Zusammenhang mit einem Beleg steht und dass alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein müssen. Im Hauptbuch verursacht jeder Geschäftsvorfall eine Buchung auf mindestens zwei Konten, eine Soll- und eine Habenbuchung. Die Journalfunktion kann zusammen mit der Kontenfunktion erfüllt werden, indem bei der erstmaligen Erfassung des Geschäftsvorfalls alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Informationen erfasst werden. Dazu gehören eine eindeutige Belegnummer, der Buchungsbetrag, Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung sowie eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls. Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten dargestellt und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Diese Belege müssen in der Buchführung so verarbeitet werden, dass sie eine zeitliche und sachliche Zuordnung ermöglichen und die Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten gebucht werden. Die Buchführung muss jederzeit einen geordneten Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens gewährleisten.

Die doppelte Buchführung ist somit korrekt durchgeführt, wenn alle Geschäftsvorfälle belegmäßig erfasst, zeitlich und sachlich geordnet dargestellt und auf mindestens zwei Konten verbucht werden, sodass die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens jederzeit nachvollziehbar ist.

Die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung wird durch das Gesamtbild aller Umstände im Einzelfall bestimmt, wobei die materielle Ordnungsmäßigkeit auf die sachliche Richtigkeit der Buchführung und Grundaufzeichnungen abstellt.

Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auf Datenträgern (DV-Buchführung) oder in visuell lesbarer Form geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen (siehe auch Buchhaltungssoftware). Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Beweiskraft der Buchführung: § 158 AO enthält eine gesetzliche Vermutung. Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Die Vermutung der Richtigkeit einer Buchführung kann durch einen inneren Betriebsvergleich mit einer sog. qualifizierten Nachkalkulation widerlegt werden. Es muss der Nachweis erbracht werden, dass das Buchführungsergebnis sachlich schlechterdings nicht zutreffen kann. Ein Zeitreihenvergleich kann die Beweiskraft einer formell ordnungsgemäßen Buchführung nach § 158 AO nicht erschüttern.

Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist das Gesamtbild aller Umstände im Einzelfall maßgebend. Eine Buchführung kann trotz einzelner Mängel nach den §§ 140 bis 148 AO aufgrund der Gesamtwertung als formell ordnungsmäßig erscheinen. Insoweit kommt der sachlichen Gewichtung der Mängel ausschlaggebende Bedeutung zu. Eine Buchführung ist erst dann formell ordnungswidrig, wenn sie wesentliche Mängel aufweist oder die Gesamtheit aller (unwesentlichen) Mängel diesen Schluss fordert (BFH-Beschluss vom 2.12.2008 - X B 69/08 - m.w.N.). Sie verliert ihre Wirksamkeit mit der Folge der Schätzungsnotwendigkeit nach § 162, wenn es nach Verprobung usw. unwahrscheinlich ist, dass das ausgewiesene Ergebnis mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmt.

Ob festgestellte Mängel das System einer kaufmännischen Buchführung berühren oder ob die Buchführung nicht mehr als ordnungsmäßig im Sinne der oben gemachten Ausführungen anzusprechen ist, muß im Einzelfall unter Berücksichtigung aller Umstände festgestellt werden. Es handelt sich vorwiegend um eine Frage der tatsächlichen Feststellung. Die zeitgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle und eine ordnungsmäßige Kassenführung sind aber in der Regel entscheidende Grundlagen einer kaufmännischen Buchführung. Mängel auf diesem Gebiet berühren demnach im allgemeinen das System einer kaufmännischen Buchführung.

Für bargeldintensive Unternehmen ist die ordnungsmäßige Kassenführung von besonderer Bedeutung, da Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten sind. Die Nutzung von vorgelagerten Systemen wie Registrierkassen unterliegt denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentliche Buchführung. Siehe auch Kasse + Buchhaltung.

Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl I, S. 1342 aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein. Die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Kassenbuchführung erfordert, dass ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann. Das Buchführungsergebnis ist nicht zu übernehmen, soweit die Beanstandungen reichen. Eine Vollschätzung an Stelle einer Zuschätzung kommt nur dann in Betracht, wenn sich die Buchführung in wesentlichen Teilen als unbrauchbar erweist.

Es ist nicht Sache des Steuerpflichtigen, darzulegen und zu dokumentieren, dass das von ihm eingesetzte Kassenprogramm Änderungen nicht zulasse. Das Finanzamt muss vielmehr den Nachweis erbringen, dass das Kassenprogramm Manipulationen ermöglicht.

Allein der Umstand, dass ein Chi-Quadrat-Test - eine statistische Methode des Vergleichs der festgestellten Ziffern mit deren theoretisch erwarteter Häufigkeit, basierend auf der Annahme, dass derjenige, der manipuliert, unbewusst bestimmte „Lieblingszahlen“ häufiger verwendet - eine 100%ige Manipulationswahrscheinlichkeit ergeben hat, rechtfertigt keine Zuschätzungen, wenn das häufigere Auftreten bestimmter Zahlen sich zwangsläufig aus der Preisgestaltung des Unternehmers ergibt.

Bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen ist eine Buchführung nicht ordnungsgemäß. Da zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden sein muss, ist der Begriff des Belegs funktional zu verstehen. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung anhand von Belegen verfolgen lassen.

Weisen Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) keine Stornobuchungen aus, lässt sich nicht mehr feststellen, ob lediglich Fehlbuchungen oder auch Einnahmebuchungen an sich gelöscht wurden. Die erforderliche Vollständigkeit der Buchungen ist infolge dieser Veränderungen nicht gewährleistet.

Die Aufbewahrungspflicht des Steuerpflichtigen von Unterlagen und Daten, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind, umfasst neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Aufzubewahren sind insbesondere die elektronische Journaldatei, in der jede neue Buchung an das Dateiende angefügt wird und Änderungen oder Löschungen nicht möglich sind. Gleiches gilt für Programmierprotokolle, die nachträgliche Änderungen dokumentieren.

Eine Schätzungsbefugnis des Finanzamts nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO wegen Nichtordnungsmäßigkeit der Buchführung ist dann zu bejahen, wenn festgestellte Lücken zu berechtigten Zweifeln an der materiellen Richtigkeit (Vollständigkeit) der Aufzeichnungen Anlass geben.

Buchführung bei Gartenbaubetrieben, Saatzuchtbetrieben, Baumschulen und ähnlichen Betrieben müssen zusätzlich ein Anbauverzeichnis führen (§ 142 AO). Ist einer dieser Betriebe ein Gewerbebetrieb i. S. d. § 15 EStG, ist § 142 AO nicht unmittelbar anwendbar. Dennoch hat der Stpfl. Bücher zu führen, die inhaltlich diesem Erfordernis entsprechen. Andernfalls ist die Buchführung nicht so gestaltet, dass sie die zuverlässige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und des Vermögens ermöglicht und gewährleistet.

Zusammenfassend muss eine Buchführung, um als ordnungsmäßig zu gelten, die Anforderungen der vollständigen, richtigen, zeitgerechten und geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle erfüllen und dabei die Journalfunktion sowie die Kontenfunktion beachten. Die Geschäftsvorfälle müssen laufend gebucht und durch Belege nachgewiesen werden. Insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen ist die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben unerlässlich.

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Buchhaltungssoftware

Die gesetzlichen Voraussetzungen für die Buchführung, insbesondere die doppelte Buchführung, sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Gemäß § 238 Abs. 1 HGB muss jeder Kaufmann Bücher führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich machen. Nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO sind die Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen müssen einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können.

Eine Buchhaltungssoftware muss daher sicherstellen, dass jede Buchung oder Aufzeichnung im Zusammenhang mit einem Beleg steht und dass alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sind. Jeder Geschäftsvorfall muss eine Buchung auf mindestens zwei Konten verursachen (Soll- und Habenbuchung). Die Journalfunktion und die Kontenfunktion müssen erfüllt sein, indem bei der erstmaligen Erfassung des Geschäftsvorfalls alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Informationen erfasst werden, einschließlich einer eindeutigen Belegnummer, des Buchungsbetrags, der Währungsangabe und eines hinreichenden Erläuterungstextes. Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten dargestellt und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Die Buchhaltungssoftware muss also die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe der eingegebenen Geschäftsvorfälle gewährleisten. Sie muss die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die Einzeldaten aufbewahren. Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen müssen sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt verändert werden können.

Die Buchhaltungssoftware muss somit den Anforderungen der GoB entsprechen und eine ordnungsgemäße Buchführung ermöglichen, die jederzeit einen geordneten Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens gewährleistet.

Hier finden Sie einen Vergleich der Buchhaltungssoftware.

In Deutschland, gibt es keine explizite gesetzliche Pflicht zur Verwendung einer spezifischen Buchhaltungssoftware für die Führung der Bücher. Unternehmen und Selbstständige sind jedoch verpflichtet, ihre Bücher ordnungsgemäß zu führen und aufzubewahren. Dies bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos, nachvollziehbar und in einer angemessenen Zeit dokumentiert werden müssen. Die Art und Weise, wie dies erreicht wird, ob durch traditionelle Buchführungsmethoden oder moderne Buchhaltungssoftware, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Faktoren, die die Wahl der Buchführungsmethode beeinflussen können:

1. Unternehmensgröße: Kleinere Unternehmen oder Einzelunternehmer könnten einfache Buchführungsmethoden oder manuelle Buchhaltung bevorzugen, während größere Unternehmen aufgrund der Komplexität und des Umfangs ihrer Transaktionen fast immer Buchhaltungssoftware verwenden.

2. Rechtliche Anforderungen: Bestimmte Geschäftsformen und Branchen haben spezifische Buchführungsanforderungen, die möglicherweise den Einsatz von Buchhaltungssoftware erfordern, um Compliance sicherzustellen.

3. Effizienz und Genauigkeit: Buchhaltungssoftware kann die Effizienz verbessern, Fehler reduzieren und eine schnellere Verarbeitung von Finanztransaktionen ermöglichen. Viele Unternehmen entscheiden sich für Softwarelösungen, um von diesen Vorteilen zu profitieren.

4. GoBD in Deutschland: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen in Deutschland fest, wie digitale Dokumente und elektronische Buchführung zu handhaben sind. Unternehmen, die elektronische Buchführungssysteme verwenden, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den GoBD entsprechen.

Vorteile der Buchhaltungssoftware:

• Automatisierung: Viele Routineaufgaben können automatisiert werden, was Zeit spart und Fehler reduziert.
• Aktualität: Software kann in Echtzeit aktualisiert werden, um die neuesten steuerlichen und rechtlichen Änderungen widerzuspiegeln.
• Integration: Buchhaltungssoftware kann oft mit anderen Geschäftssystemen integriert werden, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
• Reporting: Erweiterte Reporting- und Analysefunktionen helfen Unternehmen, ihre finanzielle Leistung besser zu verstehen und zu verwalten.

Nachteile der Buchhaltungssoftware:

• Kosten: Die Anschaffung und Wartung von Software kann teuer sein, besonders für kleine Unternehmen.
• Komplexität: Einige Softwarelösungen können komplex und schwierig zu erlernen sein.
• Sicherheit: Die Speicherung von Daten in digitaler Form kann Sicherheitsrisiken bergen, wenn nicht angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden.

Buchhaltung vom Steuerberater

Viele Mandanten benutzen keine Buchhaltungssoftware und übergeben dem Steuerberater die Buchführung nur in Form von Belegen. Das hat mehrere Nachteile, wie z. B. hohe Buchhaltungskosten, nicht aktuelles Zahlenmaterial, aufwendiges Versenden der Belege, die Belege sind nicht verfügbar usw. Sie können die Nachteile vermeiden und bis zu 50% der jährlichen Steuerberatungskosten sparen, in dem Sie Ihre Finanzbuchhaltung auf eine einfache Art und Weise vorbereiten oder sogar selbst erledigen. Das ist einfacher als Sie vielleicht denken. Sie können z. B. Ihre Bankauszüge per online Banking downloaden oder die Daten in eine Tabelle eingeben. Sie können auch meine Buchhaltungssoftware für den PC nutzen.

Buchhaltungssoftware

Ich biete meinen Mandanten ein neues online Buchführungsprogramm kostenlos an, mit dem Sie Belege einscannen und online Rechnungen erstellen können. Außerdem können Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER an das Finanzamt senden.

Tipp: Buchhaltung mit Excel

Fazit:

Obwohl die Verwendung von Buchhaltungssoftware nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, entscheiden sich viele Unternehmen aufgrund der Effizienz, Genauigkeit und Compliance-Vorteile dafür. Die Entscheidung sollte auf einer Bewertung der spezifischen Bedürfnisse, Ressourcen und rechtlichen Anforderungen des Unternehmens basieren. Kleinere Unternehmen oder Freelancer mit einer überschaubaren Anzahl von Transaktionen könnten sich für manuelle Methoden entscheiden, während größere oder komplexere Organisationen fast immer von der Verwendung einer Buchhaltungssoftware profitieren. Unabhängig von der gewählten Methode ist es entscheidend, dass alle Unternehmen die geltenden Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften einhalten.

Wenn Sie Ihre Buchhaltungoftware effektiv und kostengünstig organisieren möchten, dann berate ich Sie gerne.

Mehr Infos zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung siehe GoB.

Tipp: Mit der Seite Buchhaltung-lernen.com kann man Buchhaltung selbst online lernen.

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