Finanzbuchhaltung: Grundlagen, Software + Beispiel
Zeit sparen, Kosten senken - mit effizienter Finanzbuchhaltung.
Willkommen bei Finanzbuchhaltung + Buchhaltungssoftware,
hier erhalten Sie Informationen zur Finanzbuchhaltung und Buchhaltungssoftware:
Grundlagen der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung (Fibu) ist das Herzstück des Rechnungswesens in Unternehmen. Sie liefert wichtige Informationen über die finanzielle Lage und bildet die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Hier ein umfassender Überblick:
Definition:
Die Finanzbuchhaltung erfasst systematisch alle Geschäftsvorfälle , die sich in Geldwerten ausdrücken lassen. Dazu gehören Einnahmen und Ausgaben, Vermögen und Schulden. Ziel ist es, einen lückenlosen und nachvollziehbaren Nachweis über alle finanziellen Transaktionen zu erstellen.
Was ist Buchhaltung?
Die Buchhaltung erfasst alle finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen, z.B. Einnahmen, Ausgaben, Lohnzahlungen. Früher wurde alles handschriftlich in Büchern festgehalten, heute nutzen Sie dafür meist Software.
Die Finanzbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens von Unternehmen und Organisationen. Sie umfasst die systematische Erfassung, Zusammenfassung, Aufbereitung und Auswertung von Finanzdaten, um ein genaues Bild der Finanzlage eines Unternehmens zu erhalten.
Im Allgemeinen umfasst die Finanzbuchhaltung die folgenden Aufgaben:
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Erfassung von Geschäftsvorfällen: Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle, die mit der finanziellen Aktivität eines Unternehmens zusammenhängen. Hierzu gehören zum Beispiel Einkäufe, Verkäufe, Gehaltszahlungen und Investitionen.
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Kontierung der Geschäftsvorfälle: Die erfassten Geschäftsvorfälle werden kontiert und den entsprechenden Konten zugeordnet. Konten sind in der Regel nach Art des Geschäftsvorfalls strukturiert, zum Beispiel nach Kostenart oder Einnahmenart. Siehe auch Kontierungs-ABC.
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Buchung der Geschäftsvorfälle: Die kontierten Geschäftsvorfälle werden in die Buchhaltung eingetragen. Dabei werden sowohl die Soll- als auch die Habenseite der Konten erfasst.
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Erstellung von Finanzberichten: Auf Grundlage der erfassten und gebuchten Daten werden regelmäßig Finanzberichte erstellt, wie zum Beispiel die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Cashflow-Rechnung. Diese Berichte geben Aufschluss über die finanzielle Situation des Unternehmens.
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Prüfung der Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung muss regelmäßig auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Hierzu gehören unter anderem die Abstimmung von Konten und die Durchführung von Inventuren.
Die Finanzbuchhaltung ist also eine wichtige Grundlage für die Steuerung und Planung von Unternehmen und Organisationen. Sie liefert Entscheidungsträgern wichtige Informationen, um ihre Geschäfte erfolgreich zu führen.
Warum ist Buchhaltung wichtig?
- Gesetzliche Pflicht: Fast alle Unternehmen sind gesetzlich zur Buchführung verpflichtet (§ 238 HGB).
- Überblick über Finanzen: Sie sehen, ob Ihr Unternehmen Gewinn macht oder Verlust, und können Ihre Abläufe optimieren.
Wer unterliegt der Buchführungspflicht?
Unternehmer können sowohl nach steuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften der Buchführungspflicht unterliegen. Sie sollten Ihre Finanzbuchhaltung aber trotzdem nicht nur als lästige Pflicht betrachten, sondern sie auch zu Ihrem Vorteil nutzen. Die Finanzbuchhaltung stellt in erster Linie ein kaufmännisches Informationsinstrument dar. Denn, nur was Sie messen können, können Sie auch managen. Der Aufwand für die Finanzbuchhaltung lässt sich durch entsprechende Buchhaltungssoftware minimieren und zum großen Teil schon automatisieren.
Wichtige Aufgaben:
- Erfassung aller Geschäftsvorfälle (Einkauf, Verkauf, Löhne, etc.)
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten
- Anlagenbuchhaltung: Verfolgung von Anlagegütern
- Liquiditätsmanagement: Überwachung der Zahlungsströme
- Erstellung von Auswertungen: z.B. BWA, GuV, Bilanz
Grundlagen:
- Belegprinzip: Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen (z.B. Rechnung, Quittung).
- GoB: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gewährleisten die Richtigkeit und Klarheit der Buchführung.
- Doppelte Buchführung: Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht (Soll und Haben).
Arten der Buchführung:
- Einfache Buchführung: Für Freiberufler und Kleinunternehmer. Es werden nur Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt.
- Doppelte Buchführung: Für die meisten Unternehmen. Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht (Soll und Haben).
Grundlage der Finanzbuchhaltung ist die doppelte Buchführung über das Vermögens und der Schulden sowie der damit im Zusammenhang stehenden Erträge und Aufwendungen. Im Gegensatz hierzu gibt es z. B. die Lohnbuchhaltung und ferner die Nebenbuchhaltungen der Finanzbuchhaltung, wie z. B. die Anlagenbuchhaltung oder die Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung. Die Finanzbuchhaltung ist der wohl wichtigste Teilbereich der Buchhaltung.
Doppelte Buchführung - Soll und Haben:
- Soll: Linke Seite des Kontos. Hier werden Vermögenswerte (z.B. Bankguthaben) und Aufwendungen (z.B. Miete) gebucht.
- Haben: Rechte Seite des Kontos. Hier werden Verbindlichkeiten (z.B. Kredite) und Erträge (z.B. Umsatzerlöse) gebucht.
- Buchungssatz: Jeder Geschäftsvorfall wird als Buchungssatz erfasst: "Soll an Haben".
Die 4 Schritte für einen Buchungssatz:
- Welche Konten benötige ich? Dazu muss man die Bilanz kennen und wissen, welche Konten es gibt (z.B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital, Verbindlichkeiten).
- Handelt es sich um Aktiv- oder Passivkonten? Aktivkonten stehen auf der linken Seite der Bilanz, Passivkonten auf der rechten. Ein wichtiger Tipp: Am Anfang sind nur Verbindlichkeiten Passivkonten!
- Nimmt das Konto zu oder ab? Hier muss man den Geschäftsvorfall genau lesen (z.B. "Wir kaufen eine Maschine" -> Maschinenkonto nimmt zu).
- Wo nimmt mein Konto zu/ab? Aktivkonten nehmen im Soll zu und im Haben ab, Passivkonten umgekehrt. Merke: Anfangsbestand im Soll = Zunahme im Soll .
Beispiel:
Sie kaufen Waren im Wert von 1.000 € und bezahlen per Überweisung. Der Buchungssatz lautet:
- Soll: Wareneingang 1.000 €
- Haben: Bank 1.000 €
Wichtig: Buchungssätze immer "Soll an Haben" schreiben.
Anhand von drei weiteren Beispielen wird gezeigt, wie man Buchungssätze erstellt:
- Beispiel 1: Kunde bezahlt Rechnung -> Bank an Forderungen
- Beispiel 2: Kauf eines PKWs auf Ziel -> Fuhrpark an Bank und Verbindlichkeiten
- Beispiel 3: Bezahlung einer Rechnung mit Kasse und Bank -> Verbindlichkeiten an Kasse und Bank
Wichtige Begriffe:
- Aktiva: Zeigt, wie das Kapital im Unternehmen investiert ist (Anlage- und Umlaufvermögen).
- Passiva: Zeigt, woher das Kapital stammt (Eigen- und Fremdkapital).
- Bilanzsumme: Die Summe der Aktiva muss immer der Summe der Passiva entsprechen.
- Gliederung: Die Aktiva werden nach Liquidität (wie schnell etwas zu Geld gemacht werden kann) gegliedert, die Passiva nach Fälligkeit (wie schnell etwas zurückgezahlt werden muss).
- Buchhalternase: Ein Querstrich, der verhindert, dass nachträglich etwas in die Bilanz eingetragen wird.
- Aktivkonto: Vermögen (z.B. Bank, Forderungen)
- Passivkonto: Schulden (z.B. Kredite, Eigenkapital)
- Erfolgskonto: Aufwendungen und Erträge
- Inventur: Vergleich des tatsächlichen Lagerbestands mit dem Sollbestand
- Rückstellungen: Schulden, die in Zukunft wahrscheinlich anfallen werden
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV):
Die GuV zeigt, ob Ihr Unternehmen im vergangenen Jahr Gewinn oder Verlust gemacht hat. Sie enthält alle Aufwendungen und Erträge.
Bilanz:
Die Bilanz gibt eine Übersicht über das Vermögen und die Schulden Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Organisation:
- Interne Buchhaltung: Eine eigene Buchhaltungsabteilung im Unternehmen
- Externe Buchhaltung: Outsourcing an einen Steuerberater oder Buchhaltungsservice
- Kombination: Teile der Buchhaltung werden intern erledigt, andere extern vergeben
Kosten:
Die Kosten der Finanzbuchhaltung hängen von verschiedenen Faktoren ab:
- Unternehmensgröße und -komplexität: Je größer und komplexer das Unternehmen, desto höher die Kosten.
- Art der Buchführung: Eigenständige Buchführung oder Outsourcing an einen Steuerberater
- Software: Anschaffungskosten und laufende Gebühren für Buchhaltungssoftware
Dies gibt Ihnen einen ersten Überblick über die Grundlagen der Finanzbuchhaltung. Für tiefergehende Informationen empfehle ich Ihnen, weitere Ressourcen wie Bücher, Kurse oder Online-Tutorials (wie z.B. https://buchhaltung-lernen.com/) zu nutzen.
Fazit:
Die Finanzbuchhaltung ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens. Durch eine effiziente Organisation und den Einsatz von Buchhaltungssoftware lassen sich Kosten sparen und die Qualität der Buchführung verbessern.
Finanzbuchhaltung selber erledigen?
Viele Steuerberater erledigen für ihre Mandanten auch die Finanzbuchhaltung. Dazu ist die Arbeitszeit des Steuerberaters bzw. seiner Mitarbeiter in der Regel zu teuer. Um Steuerberatungskosten zu sparen, können Sie die Finanzbuchhaltung vorbereiten oder sogar selbst erledigen. Das ist einfacher als Sie vielleicht denken. Sie können z. B. Ihre Bankauszüge per online Banking downloaden oder die Daten in eine Tabelle eingeben. Sie können auch ein Buchhaltungssoftware für den PC nutzen. Sie erhalten von mir eine kostenlose Buchhaltungssoftware im nächsten Abschnitt.
Tipps:
- Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, um die Buchhaltung zu vereinfachen.
- Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf.
Finanzbuchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware:
Buchhaltungssoftware erleichtert die Finanzbuchhaltung enorm. Sie automatisiert viele Prozesse und minimiert Fehlerquellen.
Vorteile:
- Zeitersparnis: Automatisierte Buchungen und Auswertungen
- Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben
- Übersichtlichkeit: Alle Daten zentral verfügbar
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Finanzbuchhaltung wird in der Regel nur noch per Software erledigt, da diese rechensicherer und Kosten günstiger ist. Ich biete meinen Mandaten von der Firma Cyberlab GmbH und zwei Buchhaltungsprogramme MS-Buchhalter an, die speziell für Freiberufler und Kleinunternehmer entwickelt wurden. Meine Mandanten erhalten die Buchhaltungsprogramme kostenlos:
- Das Buchhaltungsprogramm MS-Buchhalter ist eine Software die Sie herunterladen und auf dem Computer installieren können.
- Das Buchhaltungsprogramm online ist ein Online-Service (Software as a Service), bei der man sich einmalig anmeldet und dann die gesamte Buchhaltung, Rechnungswesen, Belegverwaltung, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss, Kunden-, Lieferanten- und Produktverwaltung und vieles mehr online erledigen kann.
MS-Buchhalter: EÜR / Bilanz
Kostenloses Buchhaltungsprogramm online
Organisation der Finanzbuchhaltung und Aufbewahrung von Belegen
Zunächst ist bei der Finanzbuchhaltung zu entscheiden, welche Belegorganisation für das Unternehmen angemessen ist. Dann muss ein Kontenrahmen i.d.R.
- SKR03 (Prozessgliederungsprinzip))
- SKR04 (Bilanzgliederungsprinzip))
- SKR45 Heime und soziale Einrichtungen
- SKR49 Vereine
- SKR70 Hotel und Gaststätten
- SKR80 Zahnärzte
- SKR81 Ärzte
im Finanzbuchhaltungsprogramm ausgewählt und ein individueller Kontenplan aufgestellt werden, der auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wird. Die Finanzbuchhaltung muss zeitnah erfolgen (i. d. R. monatlich). Darüber hinaus gibt es Aufzeichnungen, die täglich zu führen sind (wie z. B. das Kassenbuch).
Basis jeder Buchung ist der Beleg (Keine Buchung ohne Beleg!), wobei gegebenenfalls auch ein Eigenbeleg erstellt werden kann, wenn keine andere Rechnung, Quittung oder Vertrag vorhanden ist, wie z. B. bei Ausgaben für Parkgelder o. ä. Der Eigenbeleg muss das Datum, den Anlass, den Betrag, den Ort und die Unterschrift enthalten.
Organisation der Belege
Zuerst sollten Sie, um ein problemloses Erfassen ihrer Geschäftsvorfälle zu ermöglichen, ein System festlegen, nach dem Sie ihre Belege sortieren.
Eine gute Organisation der Belege vereinfacht das Buchen enorm. Wir empfehlen Ihnen Ihre Belege mindestens in die Belegkreise "Bank" (per Banküberweisung gezahlt) und "Bar" (Bar gezahlt) zu unterteilen. Um die Belege zu verarbeiten, empfiehlt es sich folgendermaßen vorgehen.
Vorbereitung:
- Beschriften Sie 12 DIN-A4 Blätter, ein Blatt pro Monat, in der oberen rechten Ecke mit Zahlen von 1 bis 12. Heften Sie nun diese Trennblätter, vorzugsweise in Klarsichthüllen gesteckt, in einem Ordner ab.
- Anschließend legen Sie genau so viele Trennstreifen aus Karton zwischen die Trennblätter, wie notwendig sind, um die von Ihnen verwendeten Belegkreise innerhalb der Monate zu trennen. Es sollte also mindestens ein Trennstreifen sein, um die Belegkreise "Bank" und "Bar" zu separieren.
Belegverarbeitung:
- Beim Buchen Ihrer Geschäftsvorfälle beginnen Sie am Besten mit dem Kontoauszug des Monats, den Sie buchen möchten. Geben Sie dazu die Zahlungsvorgänge auf dem Kontoauszug Ihrer Bank der Reihe nach ein. Die vom Buchhaltungsprogramm fortlaufend generierten Belegnummern werden, eventuell mit Belegkreiskürzel, sowohl vor die entsprechende Position auf dem Kontoauszug, als auch auf dem Beleg (wenn dazu vorhanden) notiert. So können die Belege jederzeit der entsprechenden Buchung zugeordnet werden.
- Um den gebuchten Belegkreis "Bank" abzuheften, wird hinter dem Trennblatt des Monats als Erstes der Kontoauszug, gefolgt von den dazugehörigen und in zeitlicher Reihenfolge sortierten Belegen, in den Ordner gelegt.
- Bar gezahlte Belege werden bearbeitet, indem man sie ebenfalls in zeitlicher Reihenfolge sortiert bucht. Die Buchungsnummern werden auch hier, eventuell mit Belegkreiskürzel, auf den Belegen notiert.
- Um den gebuchten Belegkreis "Bar" abzuheften, werden die Bar gezahlten Belege hinter den Belegen des Belegkreise "Bank", separiert durch den Trennstreifen aus Karton, chronologisch abgelegt.
In Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Das für diesen leistenden Unternehmer zuständige Finanzamt und die Steuernummer des leistenden Unternehmers.
- Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer.
- Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung.
- Das (Netto-) Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 Umsatzsteuergesetz).
- Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag und der Steuersatz.
Fehlen einzelne Angaben oder sind die Rechnungen unvollständig, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger führen. Bei Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter 150 € (sog. Kleinbetragsrechnungen) , kann u.a. auf die Angabe des Empfängers verzichtet werden. Die Angabe des Bruttoentgelts und des Steuersatzes reicht in diesem Fall aus. Der Nettobetrag und die Umsatzsteuer müssen also nicht gesondert ausgewiesen werden.
Wichtig für die steuerliche Anerkennung von Rechnungen ist, dass die Belege keine allgemeinen Bezeichnungen enthalten. So reicht ein Beleg mit der Angabe "Fachbuch" nicht aus. Der Titel muss auf der Rechnung stehen. Für Bewirtungsbelege gilt nur die gedruckte Form. Rechnungen können auch wirksam per Telefax, Teletex, Telex, Datenfernübertragung oder Datenträgeraustausch übermittelt werden. Es ist die Aufgabe des Steuerpflichtigen, die Belege vollständig und systematisch zu sammeln.
Belegkreise bzw. Buchungskreise
Die Belege werden nach folgender Herkunft unterschieden (Beleg- bzw. Buchungskreise):
Kasse, Kassenbuch und Kassenbericht
Es werden alle Barzahlungen täglich in einem Kassenbuch eingetragen oder mit Hilfe einer Registrierkasse erfasst. Bei fehlender Registrierkasse bzw. mangels Einzelaufzeichnung können die Einnahmen anhand eines Bestandvergleichs ermittelt werden. Für die Einnahmen, die in so einer "offenen Ladenkasse" landen, empfiehlt sich ein Kassenbericht. Ein Kassenbericht erfasst die Bargeldbestände am Ende des Geschäftstages. Dieser Bestand wird dann mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen.
Hinter dem Kassenbuch bzw. Kassenbericht sollten die Belege abgelegt werden, die zu den jeweiligen Zahlungen gehören. Mehrere Barverkäufe können getrennt nach Umsatzsteuersätzen zusammengefasst werden. Die Kassenblätter werden zeitlich sortiert abgelegt. Die Kassenberichte sollten mit einer Belegnummer versehen werden.
Die Kasse sollte sehr sorgfältig geführt werden, da bei Kassenminusbeträgen das Finanzamt Umsatzerhöhungen oder Steuerschätzungen vornehmen kann.
Mehr Infos zu Kassenbuchführung
Bank
Für jede Bank sind die Bankauszüge nach Auszugnummer sortiert mit den dazugehörigen Belegen abzuheften.
Offene-Posten-Buchhaltung (Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung)
Die Kontierung von offenen Posten (OP) ist ein wichtiger Prozess in der Buchhaltung, insbesondere im Rahmen des Forderungsmanagements und der Verbindlichkeitenbuchhaltung. Offene Posten sind unbezahlte Rechnungen oder Forderungen (bei Kunden) bzw. Verbindlichkeiten (bei Lieferanten), die in der Buchhaltung erfasst und überwacht werden müssen, bis sie beglichen sind. Die Kontierung bezieht sich auf die Zuordnung dieser Posten zu den entsprechenden Konten im Kontenplan des Unternehmens, um eine ordnungsgemäße Buchführung und Finanzberichterstattung zu gewährleisten.
Schritte der Kontierung von offenen Posten
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Erfassung der Rechnung: Zunächst wird die eingehende oder ausgehende Rechnung erfasst. Dies beinhaltet die Prüfung der Rechnungsdetails wie Betrag, Datum, Mehrwertsteuer etc.
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Zuordnung zu Konten: Die Rechnung wird spezifischen Konten zugeordnet. Bei einer Eingangsrechnung könnte dies beispielsweise ein Aufwandskonto und ein Verbindlichkeitenkonto sein; bei einer Ausgangsrechnung ein Forderungskonto und ein Ertragskonto.
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Buchung der Rechnung: Die Rechnung wird im Buchhaltungssystem als offener Posten verbucht. Die Buchung erfolgt üblicherweise in zwei Schritten:
- Bei Eingangsrechnungen: Soll-Buchung auf dem entsprechenden Aufwandskonto und Haben-Buchung auf dem Verbindlichkeitenkonto.
- Bei Ausgangsrechnungen: Soll-Buchung auf dem Forderungskonto und Haben-Buchung auf dem Ertragskonto.
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Überwachung der offenen Posten: Offene Posten werden regelmäßig überwacht, um sicherzustellen, dass Zahlungen fristgerecht erfolgen. Dies ist wichtig für die Liquiditätsplanung und das Mahnwesen.
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Ausgleich der offenen Posten: Sobald eine Zahlung für einen offenen Posten eingeht, wird dieser im Buchhaltungssystem als bezahlt markiert. Die Zahlung wird gegen den offenen Posten gebucht, um ihn auszugleichen:
- Bei Zahlungseingängen: Soll-Buchung auf dem Bank- oder Kassenkonto und Haben-Buchung auf dem Forderungskonto, um die Forderung auszugleichen.
- Bei Zahlungsausgängen: Soll-Buchung auf dem Verbindlichkeitenkonto und Haben-Buchung auf dem Bank- oder Kassenkonto, um die Verbindlichkeit auszugleichen.
Die korrekte Kontierung von offenen Posten ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Genauigkeit der Finanzberichte: Sie gewährleistet, dass die Finanzberichte des Unternehmens die tatsächliche finanzielle Lage korrekt widerspiegeln.
- Effizientes Forderungsmanagement: Eine präzise Kontierung und Überwachung von Forderungen hilft, Zahlungsverzögerungen und -ausfälle zu minimieren.
- Steuerliche Korrektheit: Die richtige Erfassung von Vorsteuer und Umsatzsteuer auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist für die steuerliche Abrechnung essenziell.
- Liquiditätsmanagement: Die Überwachung von offenen Posten ermöglicht eine bessere Planung der Liquidität und Cashflows.
Die Kontierung von offenen Posten erfordert daher eine sorgfältige und systematische Vorgehensweise, um die finanzielle Integrität und das effektive Finanzmanagement eines Unternehmens zu unterstützen.
Die Kontierung und der Buchungssatz für offene Posten hängen von der Art der Transaktion ab – ob es sich um eine Eingangsrechnung (Verbindlichkeiten) oder eine Ausgangsrechnung (Forderungen) handelt. Hier sind zwei grundlegende Beispiele für beide Szenarien:
1. Eingangsrechnung (Verbindlichkeiten)
Situation: Ein Unternehmen erhält eine Rechnung von einem Lieferanten für den Kauf von Waren auf Kredit.
Betroffene Konten:
- Soll: Aufwandskonto (falls es sich um Verbrauchsmaterial handelt) oder ein Aktivkonto (falls es sich um einen Vermögensgegenstand handelt, z.B. Anlagevermögen)
- Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (ein Konto unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten)
Buchungssatz bei Rechnungseingang:
- Soll: Aufwandskonto/Anlagevermögen X Euro
- an Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen X Euro
Buchungssatz bei Zahlung der Rechnung:
- Soll: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen X Euro
- an Haben: Bank/Kasse X Euro
2. Ausgangsrechnung (Forderungen)
Situation: Ein Unternehmen verkauft Waren auf Rechnung an einen Kunden.
Betroffene Konten:
- Soll: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (ein Konto unter den kurzfristigen Forderungen)
- Haben: Umsatzerlöse (ein Ertragskonto)
Buchungssatz bei Rechnungsausgang:
- Soll: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen X Euro
- an Haben: Umsatzerlöse X Euro
Buchungssatz bei Zahlungseingang:
- Soll: Bank/Kasse X Euro
- an Haben: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen X Euro
Allgemeine Hinweise:
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Mehrwertsteuer (MwSt.): In der Praxis müssen bei den meisten Geschäftsvorfällen auch die Mehrwertsteuerbuchungen berücksichtigt werden. Zum Beispiel wird bei Eingangsrechnungen die Vorsteuer (Soll) gegenüber den Verbindlichkeiten (Haben) gebucht. Bei Ausgangsrechnungen wird die Umsatzsteuer (Haben) zusammen mit den Umsatzerlösen gebucht, während die Forderungen entsprechend höher ausgewiesen werden.
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Anpassungen: Je nach Geschäftsvorfall können zusätzliche Konten betroffen sein, und die Buchungssätze müssen entsprechend angepasst werden. Beispielsweise könnten Rabatte, Rücksendungen oder Boni zusätzliche Buchungen erfordern.
Die genaue Kontierung und die Formulierung der Buchungssätze hängen von den spezifischen Umständen des Geschäftsvorfalls und den Richtlinien des jeweiligen Unternehmens ab. Es ist wichtig, dass die Buchhaltung diese Vorgänge sorgfältig dokumentiert, um die Genauigkeit der Finanzberichte zu gewährleisten.
Bei Kreditgeschäften sind die Entstehung der Forderungen und Schulden und ihre Tilgung grundsätzlich als getrennte Geschäftsvorfälle zu behandeln. Bei einer doppelten Buchführung ist für Kreditgeschäfte in der Regel ein Kontokorrentkonto, unterteilt nach Schuldnern (Debitoren) und Gläubigern (Kreditoren), zu führen. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. Werden bei der Erstellung der Buchführung die Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass Buchführungsunterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern. Neben der Erfassung der Kreditgeschäfte in einem Grundbuch müssen die unbaren Geschäftsvorfälle, aufgegliedert nach Geschäftspartnern, kontenmäßig dargestellt werden. Dies kann durch Führung besonderer Personenkonten oder durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung erfüllt werden.
Ist die Zahl der Kreditgeschäfte verhältnismäßig gering, gelten hinsichtlich ihrer Erfassung die folgenden Erleichterungen:
a) Besteht kein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftspartnern, müssen für jeden Bilanzstichtag über die an diesem Stichtag bestehenden Forderungen und Schulden Personenübersichten aufgestellt werden.
b) Einzelhändler und Handwerker können Krediteinkäufe und Kreditverkäufe kleineren Umfangs vereinfacht buchen.Es genügt, wenn sie die Wareneinkäufe auf Kredit im Wareneingangsbuch in einer besonderen Spalte als Kreditgeschäfte kennzeichnen und den Tag der Begleichung der Rechnung vermerken. Bei Kreditverkäufen reicht es aus, wenn sie einschließlich der Zahlung in einer Kladde festgehalten werden, die als Teil der Buchführung aufzubewahren ist. Außerdem müssen in beiden Fällen für jeden Bilanzstichtag Personenübersichten aufgestellt werden.
Wareneingangsbuch
Es werden alle Eingangsrechnungen gesammelt bzw. aufgelistet. Die Eingangsrechnungen von Lieferanten (Kreditoren) können mit einer eigenen Belegnummer versehen werden. Für die Kreditoren können ebenfalls Nummern vergeben werden. Es kann so auch auf die Rechnungsnummer des Lieferanten bzw. das Rechnungsdatum zurückgegriffen werden. Die Ablage der Eingangsrechnungen kann nach verschiedenen Systemen erfolgen: Nach Belegnummer, alphabetisch, nach Datum oder Fälligkeit.
Warenausgangsbuch
Ausgangsrechnungen an die Kunden (Debitoren) erhalten bei Rechnungsstellung (Fakturierung) eine Rechnungsnummer. Für Debitoren können ebenfalls Nummern vergeben werden. Analog den Eingangsrechnungen können auch die Ausgangsrechnungen nach den dort genannten verschiedenen Systemen abgelegt werden. Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden bis zur Bezahlung in einem Ordner "Unbezahlte Rechnungen" aufbewahrt. Nach Ihrer Bezahlung werden die Rechnungen bei der Bank bzw. Kasse abgelegt oder in einen Ordner "Bezahlte Rechnungen" abgeheftet. Man spricht auch in diesem Zusammenhang von einer Offenen-Posten-Buchhaltung. Die Kontrolle der Offenen-Posten-Buchhaltung ist für Ihr Mahnwesen, aber auch für die Inanspruchnahme von Skonti sehr wichtig. Wir können für Sie auch die Offenen-Posten-Buchhaltung und Ihr Mahnwesen übernehmen und für Sie eine Zahlungsvorschlagliste erstellen, damit Sie Skonti in Anspruch nehmen können. Der Zahlungsverkehr kann von uns mit Überweisungsträgern, Schecks oder beleglosem Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank vorbereitet werden.
Sonstiges
Neben den oben beschriebenen Belegkreisen sollte ein spezielles Fach für die Ablage aller sonstigen für die Finanzbuchhaltung notwendigen Unterlagen vorgesehen werden. Hier können beispielsweise Kopien von Dauerverträgen u. ä. abgelegt werden. In einem weiteren Fach können notwendige Unterlagen für die Jahresabschlusserstellung für den Steuerberater gesammelt werden.
Aufbewahrungsfristen von Belegen
Wie für Belege, besteht auch für Auswertungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Es sollte ein separater Ordner eingerichtet werden, der u. a. Fächer für folgende Unterlagen enthält:
- Summen- und Saldenlisten (abgekürzt SuSa)
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen (abgekürzt BWA)
- Umsatzsteuervoranmeldungen (abgekürzt UStVA)
- Konten (auch Hauptbuch bzw. Unterteilung in Nebenbücher, wie Debitoren, Kreditoren, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung usw.)
- Journale (auch Primanota oder Grundbuch)
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Hinweis: Sie müssen die neben den Belegen auch die Buchhaltungsdaten und andere elektronische Dokumente für eine eventuelle Betriebsprüfung elektronisch aufbewahren, wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erstellt haben. Mehr Infos unter GoBD - Elektronische Buchführung
Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit einem innovativen und sehr komfortablen System effektiv und kostengünstig organisieren möchten, dann berate ich Sie gerne in Sachen per E-Mail: Finanzbuchhaltung
Rechtsgrundlagen zum Thema: Finanzbuchhaltung
EStREStR R 10b.1 Ausgaben zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke i. S. d. § 10b Abs. 1 und 1a EStG
UStAE
UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis
UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis
UStR
UStR 135. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis