Buchhaltung lernen: Der umfassende Lehrgang für Einsteiger & Unternehmer

2. Welche Gesetze spielen bei der Buchführung eine Rolle?

Buchhaltung ist streng reguliert. Die wichtigsten Spielregeln finden sich in diesen Gesetzen:

• Handelsgesetzbuch (HGB): Regelt die kaufmännische Buchführung (wer Bücher führen muss, wie der Jahresabschluss aussieht).
• Abgabenordnung (AO): Das "Grundgesetz des Steuerrechts" definiert steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
• EStG & UStG: Bestimmen die Gewinnermittlung und wie die Mehrwertsteuer (Umsatz- und Vorsteuer) zu buchen ist.
• Körperschaft- & Gewerbesteuer: Wichtig für Jahresabschlussbuchungen bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) und Gewerbebetrieben.

Buchführungspflicht und GoBD

Wer ist buchführungspflichtig? Grundsätzlich Kaufleute nach HGB (GmbH, UG, AG, e.K.) sowie Unternehmen, die steuerliche Buchführungsgrenzen überschreiten. Freiberufler sind häufig nicht buchführungspflichtig und dürfen ihren Gewinn vereinfacht per EÜR ermitteln.

3. Inventur, Inventar, Bilanz & EÜR

Damit der Fiskus und Sie wissen, wie reich das Unternehmen ist, braucht es Bestandsaufnahmen:

• Inventur: Die tatsächliche Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen, Wiegen.
• Inventar: Das daraus resultierende, detaillierte Bestandsverzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden.
• Bilanz: Die Kurzfassung des Inventars in Kontenform.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Die vereinfachte Gewinnermittlung (Betriebseinnahmen abzüglich -ausgaben).

Unterschiedliches Buchen: Bilanzierung vs. EÜR

Das Wann macht den Unterschied:

• Bilanzierung (Soll-Versteuerung / Periodengerecht): Eine Rechnung wird gebucht, sobald sie gestellt wird (Forderung an Erlöse). Der Gewinn entsteht im Zeitpunkt der Leistungserbringung.
• EÜR (Zufluss-Abfluss-Prinzip): Gebucht wird erst, wenn das Geld auf dem Konto eingeht oder abfließt (§ 11 EStG).

4. Der Kontenrahmen in der Übersicht

Ein Kontenrahmen (z. B. DATEV SKR 03 oder SKR 04) ist wie ein großer Aktenschrank mit festen Schubladen für Ihre Geschäftsvorfälle:

• Bestandskonten: Bilden die Bilanz ab. Sie haben einen Anfangsbestand und werden ins nächste Jahr fortgeführt. Unterteilt in Aktivkonten (Vermögen, z.B. Bank, Forderungen) und Passivkonten (Schulden/Kapital, z.B. Kredite, Rückstellungen).
• Erfolgskonten: Bestimmen Ihren Gewinn oder Verlust. Sie starten jedes Jahr bei Null (Aufwandskonten z. B. Miete; Ertragskonten z. B. Umsatzerlöse).
• Privatkonten: Erfassen bei Personengesellschaften/Einzelunternehmen private Entnahmen und Einlagen. Sie beeinflussen den Gewinn nicht!
• Debitoren (Kunden) / Kreditoren (Lieferanten): Personenkonten, um offene Rechnungen Geschäftspartnern zuzuordnen.

5. Geschäftsvorfälle richtig buchen (Soll & Haben)

In der doppelten Buchführung lautet die goldene Regel: Soll an Haben. Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten gebucht. Das Soll steht auf der linken Seite des Kontos, das Haben auf der rechten.

Drei klassische Buchungssätze

• Beispiel 1 (Kunde zahlt Rechnung): Bank an Forderungen.
• Beispiel 2 (Kauf PKW auf Ziel): Fuhrpark an Verbindlichkeiten.
• Beispiel 3 (Bar- & Bankzahlung einer Rechnung): Verbindlichkeiten an Kasse und Bank.

Manuell vs. DATEV-Erfassung

6. Spezielle Geschäftsfälle in der Praxis

Steuern in der Buchhaltung

Unternehmen sind Steuereinsammler. Die Umsatzsteuer auf Rechnungen schulden Sie dem Finanzamt. Die Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen holen Sie sich zurück.

Anschaffungskosten & Abschreibung

Kaufen Sie eine Maschine, dürfen Sie die Kosten oft nicht sofort als Aufwand buchen. Sie aktivieren die Anschaffungskosten (inkl. Transport/Aufbau) und verteilen diese über die Nutzungsdauer (Abschreibung / AfA).

Warenbewegungen, Skonto & Ausland

• Skonto: Zahlen Sie früh, ziehen Sie Skonto ab. Achtung: Das mindert auch die Vorsteuer! (Beispiel: 1.190 € Rechnung. 2% Skonto = 23,80 €. Die Buchung korrigiert nun den Rechnungsbetrag und die Vorsteuer).
• Erlösschmälerungen: Kundenreklamationen oder Gutschriften mindern Ihren Umsatz.
• EU & Drittland: Warenkauf in der EU? Erwerbsteuer buchen und sofort als Vorsteuer abziehen (Reverse Charge). Bei Exporten (z. B. Lieferung von Bürobedarf in die Schweiz / Drittland) ist die Ausfuhrlieferung gem. § 4 Nr. 1a UStG steuerfrei.

Buchen von Privatvorgängen & Löhnen

Ein Einzelunternehmer hebt 500 € für den Urlaub ab: Privatentnahme an Bank. Zahlt er eine Firmenrechnung vom Privatkonto: Verbindlichkeiten an Privateinlage.

Löhne: Bei z. B. 3.000 € Brutto und 2.000 € Netto wird die Differenz als Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt (Lohnsteuer) und gegenüber Krankenkassen (SV-Beiträge) gebucht. Hinzu kommt noch der Arbeitgeberanteil zur SV.

7. Organisation der Finanzbuchhaltung und Belege

Zunächst muss im Buchhaltungsprogramm ein individueller Kontenplan aufgestellt werden. Basis jeder Buchung ist der Beleg. Fehlt ein Beleg (z. B. Parkautomat), erstellen Sie einen Eigenbeleg (mit Datum, Anlass, Betrag, Unterschrift).

Best Practice: Das 12-Ordner-System für die Belegverarbeitung

Trennen Sie Belege zwingend in Belegkreise (z. B. "Bank" und "Bar"). So gehen Sie optimal vor:

1. Beschriften Sie 12 DIN-A4 Blätter (Monate 1-12) und heften Sie diese in Klarsichthüllen in einen Ordner.
2. Legen Sie Trennstreifen aus Karton dazwischen, um die Belegkreise ("Bank", "Bar") zu separieren.
3. Buchen Sie anhand des Kontoauszugs chronologisch. Notieren Sie die vom System generierte Belegnummer auf Auszug und Beleg.
4. Heften Sie den Kontoauszug und dahinter die sortierten Bank-Belege ab. Die Kassen-Belege folgen hinter dem Karton-Trennstreifen.

Rechnungsanforderungen & Vorsteuerabzug

Fehlen Angaben auf Rechnungen, streicht das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Pflicht sind u.a.: Name/Anschrift beider Parteien, Steuernummer des Leistenden, Rechnungsnummer, Datum, Nettoentgelt, Steuerbetrag und Steuersatz. Allgemeine Bezeichnungen wie "Fachbuch" reichen nicht (Titel muss genannt sein). Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) genügt oft der Bruttobetrag und Steuersatz; der Empfänger muss nicht zwingend genannt werden.

Kasse, Kassenbuch und Kassenbericht

Barzahlungen müssen täglich im Kassenbuch oder der Registrierkasse erfasst werden. Bei einer "offenen Ladenkasse" ermitteln Sie die Einnahmen per Kassenbericht durch Bestandsvergleich. Die Kasse darf niemals Kassenminusbeträge aufweisen (Gefahr der Steuerschätzung!).

Download: Excel-Vorlage Kassenbuch mit Kassenbericht und SKR03

Download: Bankbuch (Excel-Tabelle)

8. Offene-Posten-Buchhaltung (OPOS) & Kreditgeschäfte

Die Kontierung offener Posten ist essenziell für das Forderungsmanagement und das Mahnwesen. Offene Posten sind unbezahlte Rechnungen (Forderungen bei Kunden/Debitoren, Verbindlichkeiten bei Lieferanten/Kreditoren).

Die 5 Schritte der Kontierung von offenen Posten:

1. Erfassung: Prüfung von Betrag, Datum, Mehrwertsteuer.
2. Zuordnung: Bspw. Aufwandskonto + Verbindlichkeitenkonto (bei Eingangsrechnung).
3. Buchung: Soll-Buchung auf Forderungskonto, Haben auf Ertragskonto (bei Ausgangsrechnung).
4. Überwachung: Wichtig für die Liquiditätsplanung.
5. Ausgleich: Bei Zahlungseingang: Bank (Soll) an Forderungen (Haben), um den Posten zu nullen.

Periodenweise Erfassung & Kontokorrentkonto

Bei doppelter Buchführung wird meist ein Kontokorrentkonto (unterteilt nach Debitoren/Kreditoren) geführt. Werden Rechnungen binnen 8 Tagen beglichen, ist es nicht zu beanstanden, wenn diese nicht kontokorrentmäßig erfasst werden.

Erleichterungen für Einzelhändler/Handwerker: Ist die Zahl der Kreditgeschäfte gering, reicht es oft, Krediteinkäufe im Wareneingangsbuch in einer Spalte zu kennzeichnen. Verkäufe auf Ziel können in einer Kladde notiert werden. Eingangsrechnungen werden mit eigener Belegnummer versehen, Ausgangsrechnungen (Fakturierung) erhalten eine Rechnungsnummer. Bis zur Bezahlung verbleiben sie im Ordner "Unbezahlte Rechnungen".

9. Software, Aufbewahrungsfristen & Kosten

Die Finanzbuchhaltung wird aus Kostengründen und zur Rechensicherheit heute per Buchhaltungssoftware erstellt. Ob intern (eigene Abteilung) oder extern (Outsourcing an den Steuerberater), Software automatisiert Prozesse und minimiert Fehler.

Aufbewahrungsfristen von Belegen

Für Belege und Auswertungen besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ein separater Ordner sollte folgende Fächer enthalten:

• Summen- und Saldenlisten (SuSa)
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
• UStVA (Umsatzsteuervoranmeldungen)
• Konten (Hauptbuch, Nebenbücher)
• Journale (Primanota / Grundbuch)

Hinweis: Bei Software-Nutzung müssen die Daten für eine Betriebsprüfung elektronisch aufbewahrt werden (GoBD).

Download: PDF Aufbewahrungspflichten & Fristen

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10. FAQ zur Finanzbuchhaltung

Was gehört alles zur Finanzbuchhaltung?

Zur FiBu gehören die lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle, die Kontierung nach Kontenrahmen, Buchung von Soll und Haben, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung sowie die Erstellung von Auswertungen (BWA, GuV, Bilanz).

Wer muss die doppelte Buchführung machen?

In der Regel sind Unternehmen, die als Kaufleute im Handelsregister stehen (GmbH, AG, e.K.), sowie Gewerbetreibende, die bestimmte Umsatz-/Gewinngrenzen überschreiten, zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet. Freiberufler können meist die einfache EÜR nutzen.

Wie finde ich die richtige Software?

Achten Sie darauf, dass die Software eine DATEV-Schnittstelle besitzt, GoBD-konform archiviert, eine ELSTER-Anbindung für die USt-Voranmeldung bietet und ein effizientes Belegmanagement ermöglicht. (Wir stellen unseren Mandanten entsprechende Systeme kostenfrei zur Verfügung).

Passend dazu: Weitere Ratgeber aus unserer Kanzlei

• Wann ist man buchführungspflichtig?
• Warum eine Buchhaltung mit Excel oft problematisch ist
• Umsatzsteuervoranmeldung online mit ELSTER