Steuerberater Berlin Michael Schröder Steuerberater
 
Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Welche Dokumente, Belege, Unterlagen etc. Sie aufbewahren müssen und welche Sie wegwerfen können. Ermitteln Sie mit meinem Rechner die Aufbewahrungsfristen: Privatpersonen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Rechnungen, Steuerbescheide, HGB etc.

Aufbewahrungsfristen berechnen

Jahr der Vernichtung:


Dokument, Unterlage, Beleg:


 

 

Aufbewahrungsfristen

 

Steuertipp: Steuern sparen mit Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

 

Steuertipp:

Aufbewahrungspflichten

 

 

Aufbewahrung und Vorlage nach HGB

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) 1Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
2Sind Unterlagen aufgrund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Top Aufbewahrungsfristen

 

§ 239 Führung der Handelsbücher

(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.

 

§ 103 Ordnungswidrigkeiten

(1) Ordnungswidrig handelt, wer als Handelsmakler 1. vorsätzlich oder fahrlässig ein Tagebuch über die abgeschlossenen Geschäfte zu führen unterlässt oder das Tagebuch in einer Weise führt, die dem § 100 Abs. 1 widerspricht oder
2. ein solches Tagebuch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet.

(2) Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden.

 

§ 283b Verletzung der Buchführungspflicht

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer
1. Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlich verpflichtet ist, zu führen unterlässt oder so führt oder verändert, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird,
2. Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert,
3. entgegen dem Handelsrecht
a. Bilanzen so aufstellt, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird, oder
b. es unterlässt, die Bilanz seines Vermögens oder das Inventar in der vorgeschriebenen Zeit aufzustellen.

(2) Wer in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 oder 3 fahrlässig handelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

(3) § 283 Abs. 6 gilt entsprechend.

Top Aufbewahrungsfristen

 

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der untenls Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes:

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO , die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO ). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” vom 7. November 1995 (BStBl 1995 I S. 738 ) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” vom 16. Juli 2001 (BStBl 2001 I S. 415 ) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO ). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO , § 63 Abs. 1 UStDV ). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl 2004 II S. 599 ) sind. Im Einzelnen können dies sein:

• Name und Vorname des Fahrers

• Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende)

• Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter

• Anzahl der Touren lt. Taxameter

• Summe der Einnahmen lt. Taxameter

• Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende)

• Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters

• Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)

• Summe der Gesamteinnahmen

• Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer

• Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrechnungsfahrten)

• Summe der verbleibenden Resteinnahmen

• Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge

• Kennzeichen der Taxe

Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Das BMF-Schreiben zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen” vom 9. Januar 1996 (BStBl 1996 I S. 34 ) wird im Übrigen hiermit aufgehoben.

BMF v. 26.11.2010 - IV A 4 - S 0316/08/10004-07 BStBl 2010 I S. 1342

Top Aufbewahrungsfristen

 

Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Onlinebanking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden überuntenlt. Zudem sehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146 , 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.

Gem. § 239 Abs. 4 HGB , § 146 Abs. 5 AO können Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind insbesondere auch für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten.

Die ausschließlich digitale Aufbewahrung setzt nach den GoBS voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und die Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen der AO , den GoB und den GoBS in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Die in digitaler Form eingegangenen Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden. Hinsichtlich elektronischer Kontoauszüge müssen daher insbesondere folgende Kriterien erfüllt werden:

• Bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff).

• Aus der System- und Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf weiche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.

• Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (§ 146 Abs. 4 AO ). Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist.

• Durch den Buchführungspflichtigen sind Verfahrenskontrollen zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autorisation) durchzuführen.

Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z. B. als xls- oder csv-Datei) dient in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Bei dieser Form der Übermittlung ist insbesondere die Unveränderbarkeit der empfangenen Daten von der Einspielung in das System bis zum erfassten und verarbeiteten Buchungssatz sicherzustellen. Soweit also Kontoinformationen in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme überuntenlt werden, sind sie dort aber – z. B. in Form von Buchungssatzvorschlägen – änderbar oder unterdrückbar, ist lediglich die digitale Aufbewahrung der xls- oder csv-Datei nicht ausreichend. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten und dies muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.

Eine Alternative zu den dargestellten Anforderungen kann die Vorhaltung des Kontoauszugs beim Kreditinstitut mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO sein.

Häufig weisen Kreditinstitute in ihren Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking ihre Kunden darauf hin, die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs sei mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. Die Beachtung einer ordnungsmäßigen Buchführung liegt in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerpflichtigen.

Im Privatkundenbereich (Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerpflichtigen i. S. des § 147a AO , für die obige Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweisuntenl im Besteuerungsverfahren, vgl. Karte 1 zu § 97 AO .

Bayerisches Landesamt für Steuern v. 19.05.2014 - S 0317.1.1-3/3 St42

Top Aufbewahrungsfristen

 

Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen;

Steuerliche Anerkennung elektronischer Kontoauszüge

 

Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Steuerliche Anerkennung elektronischer Kontoauszüge
Steuerpflichtige nutzen zunehmend Onlinebanking-Verfahren. Hierbei überuntenln die Kreditinstitute dem Bankkunden die Kontoauszüge vermehrt ausschließlich in elektronischer Form. Die elektronischen Kontoauszüge sind als originär digitale Dokumente steuerlich anzuerkennen, wenn deren Richtigkeit erkennbar geprüft und deren Unveränderbarkeit gewährleistet ist.

 

1. Prüfung und Dokumentation der Richtigkeit

In Abkehr von der bisherigen Verwaltungsauffassung sind elektronische Kontoauszüge nunmehr als Buchungsbelege steuerlich anzuerkennen, wenn sie im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) gemäß Nr. IV der GoBS bei Eingang vom Steuerpflichtigen auf ihre Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüft werden und dieses Vorgehen dokumentiert wird. Insoweit sind an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen.

 

2. Sicherstellung der Unveränderbarkeit

Die Archivierung der elektronischen Kontoauszüge hat nach Maßgabe des § 147 Abs. 2 und 5 AO zu erfolgen. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) insbesondere hinsichtlich der Unveränderbarkeit der elektronischen Kontoauszüge ab Eingang beim Steuerpflichtigen. Die Beachtung dieser Grundsätze liegt in allen Fällen in der Verantwortungssphäre des Steuerpflichtigen.

Die Unveränderbarkeit ist in § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 2 HGB normiert. Danach darf eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

 

Zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit muss ausweislich Nr. VIII lit. b Nr. 2 der GoBS hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung des elektronischen Kontoauszugs als originär digitales Dokument nicht möglich ist. Hierzu ist dieser mit einem unveränderbaren Index als technische Ausgestaltung des IKS zu versehen. Der so archivierte elektronische Kontoauszug kann ausschließlich unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zu kennzeichnen. Diese Erfordernisse können beispielsweise durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems erfüllt werden.

Ergänzend oder alternativ kann der Steuerpflichtige die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Kontoauszüge auch mit Hilfe anderweitiger Maßnahmen des IKS sicherstellen, soweit das von ihm eingesetzte DV-System die dargestellten technischen Anforderungen nicht erfüllt. Dabei muss die Unveränderbarkeit des Datenbestands allerdings ebenfalls gewährleistet sein (vgl. Nr. I.2. lit. a der GDPdU).

 

Lediglich mit dem Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs genügt der Steuerpflichtige den Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich bei dem elektronisch überuntenlten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.

 

3. Übermittlungsform

Stellt der Steuerpflichtige die Einhaltung der vorstehend dargestellten Grundsätze sicher, sind elektronische Kontoauszüge unabhängig von der Übermittlungsform (z. B. als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail) anzuerkennen.

 

4. Grundsätzliche keine Aufbewahrungspflicht im Privatbereich

Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte erzielen und nicht dem Regelungsbereich des § 147a AO unterfallen, trifft keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge.

 

5. Entscheidung über die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung

Die Entscheidung, ob die Archivierung der elektronischen Kontoauszüge ordnungsgemäß erfolgt ist, kann von der Finanzverwaltung ausschließlich im Rahmen einer Außenprüfung beim einzelnen Steuerpflichtigen getroffen werden.

Diese Rundvfg. ersetzt die Rundvfg. vom 19.02.2014.

 

 

Das könnte Sie aus dem Bereich 'Unternehmen' auch interessieren:


zurück zu Steuerrechner

to Top Steuerrechner


Buchhaltungssoftware & online
MS-Buchhalter 2016
Jetzt kostenlos downloaden …



Steuerberatung

Montag - Freitag 9 - 18 Uhr

Schmiljanstraße 7, 12161 Berlin
(Tempelhof-Schöneberg/ Friedenau)
E-Mail: Steuerberater@steuerschroeder.de


StBK/B

Steuerberater-Verband Berlin-Brandenburg e.V.

Datev

 

Suche im Steuerblog:

steuerschroeder

Steuerberatung und Steuererklärung vom Steuerberater in Berlin

Steuerberater-Twitter Steuerberater Dipl.-Kfm. Michael Schröder auf Xing kontaktieren