Ratgeber für Unternehmer, Selbstständige und Gründer
Umsatzsteuer-Nachschau: Was tun, wenn das Finanzamt unangekündigt prüft?
Eine Umsatzsteuer-Nachschau kann ohne vorherige Ankündigung stattfinden. Das Finanzamt darf dabei geschäftlich genutzte Räume betreten und umsatzsteuerlich relevante Unterlagen, Daten und Auskünfte verlangen. Für Unternehmen ist entscheidend, die Rechte und Pflichten zu kennen, ruhig zu reagieren und frühzeitig steuerlichen Rat einzubeziehen.
Rechtsstand: 10.08.2026
Soforthilfe bei unangekündigter Prüfung?
Steht ein Prüfer des Finanzamts vor der Tür, sollten Sie keine vorschnellen Aussagen machen. Lassen Sie Ausweis, Anlass und Prüfungsumfang klären und kontaktieren Sie unmittelbar Ihren steuerlichen Berater.
Umsatzsteuer-Nachschau im Kurzüberblick
| Thema | Was bedeutet das? |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 27b UStG erlaubt eine unangekündigte Nachschau zur Sicherstellung der Umsatzsteuer. |
| Ankündigung | Eine vorherige Prüfungsankündigung ist nicht erforderlich. |
| Räume | Betreten werden dürfen grundsätzlich geschäftlich oder beruflich genutzte Grundstücke und Räume. |
| Kein Durchsuchungsrecht | Die Nachschau erlaubt kein Durchsuchen von Schränken, Taschen, privaten Unterlagen oder Wohnräumen. |
| Datenzugriff | Umsatzsteuerlich relevante elektronische Daten können eingesehen werden; das umfasst auch elektronische Rechnungen. |
| Außenprüfung | Bei Anlass kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergegangen werden; der Übergang ist schriftlich mitzuteilen. |
Infografik: So reagieren Sie richtig
Was ist eine Umsatzsteuer-Nachschau?
Die Umsatzsteuer-Nachschau ist ein besonderes Verfahren der Finanzverwaltung. Sie ist keine Außenprüfung im Sinne der §§ 193 ff. AO, sondern dient der zeitnahen Aufklärung umsatzsteuerlich erheblicher Sachverhalte.
Das Finanzamt kann damit kurzfristig prüfen, ob Angaben zur Umsatzsteuer plausibel sind, ob ein Unternehmen tatsächlich existiert, ob Rechnungen und Vorsteuerbeträge nachvollziehbar sind oder ob bestimmte Umsätze zutreffend behandelt wurden.
Steuer-Tipp
Halten Sie eine interne Notfallroutine bereit: Wer empfängt den Prüfer? Wer informiert die Geschäftsleitung? Wer ruft den Steuerberater an? Wer darf Auskünfte erteilen? Gerade bei unangekündigten Prüfungen verhindert ein klarer Ablauf unnötige Fehler.
Wann droht eine Umsatzsteuer-Nachschau?
Eine Umsatzsteuer-Nachschau kann insbesondere angezeigt sein, wenn das Finanzamt einzelne umsatzsteuerliche Sachverhalte zeitnah klären möchte. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass nennt unter anderem Existenzprüfungen bei neu gegründeten Unternehmen, Entscheidungen im Zustimmungsverfahren nach § 168 Satz 2 AO, Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug anderer Finanzämter und Amtshilfeersuchen anderer EU-Mitgliedstaaten.
Typische Risikofaktoren in der Praxis
- neugegründetes Unternehmen mit hohen Vorsteuererstattungen,
- ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge nach größeren Anschaffungen,
- häufig berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen,
- abweichende Umsatzsteuerzahllast zwischen Voranmeldungen und Jahreserklärung,
- unklare Rechnungsangaben oder formale Rechnungsmängel,
- grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen mit erhöhtem Nachweisbedarf,
- Geschäfte mit insolventen, unbekannten oder schwer erreichbaren Vertragspartnern,
- Subunternehmerstrukturen, Anzahlungen oder steuerfreie Umsätze mit besonderem Dokumentationsbedarf.
Achtung / Häufiger Fehler
Veraltete pauschale Aussagen wie „eine Umsatzsteuer-Nachschau betrifft nur Gründer“ sind zu eng. Zwar sind Existenzprüfungen ein wichtiger Anwendungsfall, die Nachschau kann aber auch bei etablierten Unternehmen erfolgen, wenn ein konkreter umsatzsteuerlicher Sachverhalt zeitnah geklärt werden soll.
Darf das Finanzamt ohne Ankündigung Geschäftsräume betreten?
Ja. Nach § 27b Abs. 1 UStG dürfen die mit der Umsatzsteuer betrauten Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung Grundstücke und Räume betreten, die von selbstständig gewerblich oder beruflich tätigen Personen genutzt werden. Das gilt während der Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Die Nachschau ist aber begrenzt: Sie dient nur der Feststellung von Sachverhalten, die für die Umsatzsteuer erheblich sein können. Sie ist keine allgemeine Besichtigung des Unternehmens und keine vollumfängliche Betriebsprüfung.
Darf der Prüfer private Wohnräume betreten?
Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Bei gemischt genutzten Räumen ist sorgfältig zwischen dem beruflich genutzten Bereich und dem privaten Wohnbereich zu trennen.
Hat das Finanzamt ein Durchsuchungsrecht?
Nein. Die Umsatzsteuer-Nachschau erlaubt grundsätzlich das Betreten und Besichtigen umsatzsteuerlich relevanter geschäftlicher Räume. Ein eigenständiges Durchsuchungsrecht ergibt sich daraus nicht. Das Finanzamt darf also nicht beliebig Schränke, private Bereiche oder persönliche Gegenstände durchsuchen.
Welche Unterlagen und Daten darf das Finanzamt verlangen?
Soweit dies zur Feststellung umsatzsteuerlich erheblicher Sachverhalte zweckdienlich ist, müssen betroffene Personen auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen.
Wurden die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, darf das Finanzamt die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und, soweit erforderlich, hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Nach § 27b Abs. 2 UStG gilt dies ausdrücklich auch für elektronische Rechnungen nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG.
Praktische Beispiele für verlangte Unterlagen
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen,
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Buchungsnachweise,
- Belege zu hohen Vorsteuerbeträgen,
- Nachweise für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhren,
- Aufzeichnungen zu Anzahlungen, Stornos, Gutschriften oder Berichtigungen,
- elektronische Rechnungen und dazugehörige Buchungsdaten.
Steuer-Tipp
Geben Sie dem Prüfer keinen unkontrollierten Vollzugriff auf sämtliche Unternehmensdaten. Stellen Sie die umsatzsteuerlich relevanten Daten gezielt bereit und dokumentieren Sie, welche Unterlagen eingesehen oder übergeben wurden.
Wie läuft eine Umsatzsteuer-Nachschau typischerweise ab?
- Der Prüfer erscheint unangekündigt während der Geschäfts- oder Arbeitszeiten.
- Ausweis verlangen: Sobald nicht öffentlich zugängliche Geschäftsräume betreten, Unterlagen verlangt oder Auskünfte eingefordert werden, muss sich der Amtsträger ausweisen.
- Anlass und Umfang klären: Fragen Sie, welcher umsatzsteuerliche Sachverhalt geprüft werden soll.
- Umsatzsteuerbezug prüfen: Die Mitwirkungspflicht bezieht sich auf umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte.
- Unterlagen geordnet bereitstellen: Keine ungeprüften Sammelordner, privaten Unterlagen oder irrelevanten Steuerunterlagen herausgeben.
- Berater einbeziehen: Bei Zweifeln, Streit über den Umfang oder drohendem Übergang zur Außenprüfung sofort steuerlichen Rat einholen.
Wie sollten Sie sich bei einer Umsatzsteuer-Nachschau verhalten?
Bleiben Sie kooperativ, aber kontrolliert. Eine pauschale Zutrittsverweigerung ist meist nicht sinnvoll, weil sie das Misstrauen der Finanzverwaltung erhöhen kann. Gleichzeitig sollten Sie keine Auskünfte „aus dem Bauch heraus“ geben und keine Unterlagen überlassen, ohne den Umsatzsteuerbezug zu prüfen.
Checkliste für den Ernstfall
- Prüferausweis zeigen lassen und Daten notieren.
- Anlass, Zeitraum und konkreten Prüfungsgegenstand erfragen.
- Geschäftsleitung und Steuerberater sofort informieren.
- Nur umsatzsteuerlich relevante Unterlagen bereitstellen.
- Keine privaten Unterlagen und keine Unterlagen zu anderen Steuerarten freiwillig herausgeben.
- Keine ungeprüften Erklärungen oder Schuldeingeständnisse abgeben.
- Notieren, welche Fragen gestellt und welche Unterlagen eingesehen wurden.
- Bei schriftlichem Übergang zur Außenprüfung sofort den Prüfungsumfang prüfen lassen.
Achtung / Häufiger Fehler
Mitarbeiter sollten nicht spontan Auskünfte zu steuerlichen Detailfragen geben. Legen Sie intern fest, dass nur Geschäftsleitung, Buchhaltung oder eine benannte verantwortliche Person mit dem Finanzamt kommuniziert.
Kann die Umsatzsteuer-Nachschau in eine Betriebsprüfung übergehen?
Ja. Wenn die Feststellungen bei der Umsatzsteuer-Nachschau hierzu Anlass geben, kann das Finanzamt nach § 27b Abs. 3 UStG ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Auf diesen Übergang ist schriftlich hinzuweisen.
Weil die Umsatzsteuer-Nachschau auf Umsatzsteuer-Sachverhalte bezogen ist, kommt regelmäßig eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung in Betracht. Der Prüfungszeitraum und der Prüfungsumfang müssen festgelegt werden.
Warum ist der schriftliche Hinweis so wichtig?
Mit dem Übergang ändern sich die verfahrensrechtlichen Rahmenbedingungen. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Vorschriften für die Außenprüfung. Deshalb sollten Sie den schriftlichen Hinweis, den Prüfungszeitraum und den sachlichen Prüfungsumfang sofort prüfen lassen.
Können Sie gegen Maßnahmen der Umsatzsteuer-Nachschau Einspruch einlegen?
Verwaltungsakte im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau können nach § 347 AO mit dem Einspruch angefochten werden. Der Einspruch hat jedoch grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung. Die Nachschau wird also nicht allein dadurch gestoppt, dass Einspruch eingelegt wird. Eine Aussetzung der Vollziehung kann gesondert zu prüfen sein.
Sollen aufgrund der Umsatzsteuer-Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör nach § 91 AO zu gewähren. Außerdem hemmt der Beginn einer Umsatzsteuer-Nachschau nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass den Ablauf der Festsetzungsfrist nach § 171 Abs. 4 AO nicht.
FAQ zur Umsatzsteuer-Nachschau
Darf das Finanzamt wirklich unangekündigt erscheinen?
Ja. § 27b UStG erlaubt die Umsatzsteuer-Nachschau ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.
Muss ich den Prüfer sofort hereinlassen?
Sie sollten zunächst den Dienstausweis verlangen und Anlass sowie Umfang der Nachschau klären. Eine pauschale Verweigerung ist in der Praxis riskant, weil sie weitere Prüfungsmaßnahmen auslösen kann.
Darf der Prüfer meine privaten Wohnräume betreten?
Gegen Ihren Willen grundsätzlich nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung. Bei gemischt genutzten Räumen ist eine Abgrenzung wichtig.
Darf das Finanzamt meine EDV nutzen?
Ja, soweit die Daten umsatzsteuerlich relevant sind und dies zur Nachschau erforderlich ist. Das gilt auch für gespeicherte Daten und elektronische Rechnungen.
Muss ich Unterlagen zu Einkommensteuer oder privaten Vorgängen zeigen?
Die Umsatzsteuer-Nachschau ist auf umsatzsteuerlich erhebliche Sachverhalte bezogen. Unterlagen ohne Umsatzsteuerbezug sollten Sie nicht ungeprüft herausgeben.
Kann aus der Nachschau sofort eine Betriebsprüfung werden?
Ja. Bei entsprechendem Anlass kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Der Übergang muss schriftlich mitgeteilt werden.
Bekomme ich nach der Nachschau einen Prüfungsbericht?
Nein. Da die Umsatzsteuer-Nachschau keine Außenprüfung ist, ist grundsätzlich kein Prüfungsbericht zu fertigen.
Was sollte ich als Erstes tun?
Ausweis prüfen, Anlass und Umfang klären, keine spontanen Detailauskünfte geben und sofort den Steuerberater kontaktieren.
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Umsatzsteuer-Nachschau vorbereiten oder begleiten lassen
Eine unangekündigte Prüfung ist kein Grund zur Panik – aber ein Grund für klare Abläufe. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung, begleiten die Kommunikation mit dem Finanzamt und prüfen, welche Unterlagen tatsächlich vorgelegt werden müssen.
Hinweis
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
Quellenverzeichnis
- § 27b Umsatzsteuergesetz (UStG) – Umsatzsteuer-Nachschau, Rechtsstand geprüft am 10.08.2026: Gesetze im Internet
- Bundesministerium der Finanzen, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 27b.1 „Umsatzsteuer-Nachschau“, insbesondere Ausweispflicht, kein Durchsuchungsrecht, Datenzugriff, Übergang zur Außenprüfung, Rechtsbehelf und Festsetzungsfrist, Rechtsstand geprüft am 10.08.2026: BMF UStAE
- BMF-Schreiben vom 20.12.2024 – III C 3 - S 7015/22/10004 :001, BStBl I 2024, S. 1682; Änderung des UStAE zu § 27b UStG.
- § 91 Abgabenordnung (AO) – Anhörung Beteiligter: Gesetze im Internet
- § 193 Abgabenordnung (AO) – Zulässigkeit einer Außenprüfung: Gesetze im Internet
- § 196 Abgabenordnung (AO) – Prüfungsanordnung; AEAO zu § 196: BMF Amtliches AO-Handbuch
- § 347 Abgabenordnung (AO) – Statthaftigkeit des Einspruchs: Gesetze im Internet
- § 361 Abgabenordnung (AO) und § 69 Finanzgerichtsordnung (FGO) – Aussetzung der Vollziehung.
