Rechnung mit Umsatzsteuer schreiben (2026)

Rechnung mit Umsatzsteuer richtig schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Vorsteuerabzug, Kleinunternehmerregelung, E-Rechnungspflicht ab 2025 sowie Vorlage und Muster.

Rechnungen richtig mit Umsatzsteuer schreiben und Vorsteuerabzug sichern

Wann muss die Umsatzsteuer auf die Rechnung?

Die Umsatzsteuer ist auf der Rechnung auszuweisen, wenn das Unternehmen der Regelbesteuerung unterliegt und eine steuerpflichtige Lieferung oder sonstige Leistung erbracht hat. Die Umsatzsteuer (Regelsteuersatz 19 % oder ermäßigter Steuersatz 7 %) wird auf das Netto-Entgelt aufgeschlagen und gesondert ausgewiesen; daraus ergibt sich der Bruttobetrag der Rechnung.

Eine wichtige Ausnahme ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze inländischer Kleinunternehmer steuerfrei (bis 2024 wurde die Steuer lediglich "nicht erhoben"). Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen und sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (mehr dazu unten).

Wichtig: Wer Umsatzsteuer ausweisen muss, ist auch dafür verantwortlich, den richtigen Steuersatz und Steuerbetrag auszuweisen. Ein zu hoher, zu niedriger oder unberechtigter Steuerausweis kann zu Steuerschuld, Nachzahlungen und Zinsen führen (siehe Rechnungsberichtigung).

Ausstellen von Rechnungen mit Umsatzsteuer

Haben Sie als Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen ausgeführt, sind Sie von Gesetzes wegen verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine Rechnungspflicht besteht insbesondere bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person sowie bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber Privatpersonen.

Steuertipp: Die Rechnung ist grundsätzlich innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG). Der korrekte Umsatzsteuerausweis gehört dabei zu den Pflichtangaben.

Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)

Eine Rechnung mit Umsatzsteuer muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und dem Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug ermöglicht. Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller) und des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger)
2. die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
3. das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
4. eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. der Vereinnahmung des Entgelts (bei Anzahlungen)
7. das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Netto) sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z. B. Rabatte, Skonti)
8. der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag oder – im Fall einer Steuerbefreiung – ein entsprechender Hinweis
9. ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (bei steuerpflichtigen Werklieferungen/-leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück)

Hinweis: Die Steuernummer oder USt-IdNr. des Empfängers ist kein allgemeines Pflichtmerkmal. Sie wird nur in besonderen Fällen benötigt, etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder beim Übergang der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge, § 13b UStG; dann mit dem Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sind die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Empfängers anzugeben.

Der wohl wichtigste Bestandteil einer Rechnung ist der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Verfügt Ihr Kunde über ein Postfach oder eine Großkundenadresse, genügen diese Daten anstelle der Anschrift. Bei mehreren Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteilen kann jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift angegeben werden.

Download: Angabe der Steuernummer in einer Rechnung

Jede Rechnung ist mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer zu versehen. Dies wird von der Betriebsprüfung erfahrungsgemäß sehr genau untersucht. Die Nummer soll sicherstellen, dass jede Rechnung einmalig ist. Zulässig sind eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen sowie deren Kombination. Nummernkreise dürfen auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche (Zeiträume, Filialen, Betriebsstätten) gebildet werden. Bei Dauerverträgen reicht eine einmalige Nummer (z. B. Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer); die zugehörigen Zahlungsbelege benötigen keine gesonderte fortlaufende Nummer.

In jeder Rechnung ist außerdem der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben – auch dann, wenn ein Teilentgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmt wird, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht. Nur wenn der Leistungszeitpunkt noch nicht feststeht (z. B. bei Voraus- oder Anzahlungen), ist die Angabe entbehrlich; dann ist jedoch kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen ergibt sich der Leistungszeitpunkt aus der Zuordnung der Zahlung zur jeweiligen Periode.

Schließlich darf in jeder Rechnung das Entgelt nicht fehlen. Es ist nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen getrennt aufzuschlüsseln. Auch jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Rabatte, Skonti) ist anzugeben, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt wurde. Gerne nenne ich Ihnen geeignete Formulierungen.

Besteht die Rechnung aus mehreren Dokumenten, muss in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben sein; außerdem sind dort alle weiteren Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die erforderlichen Angaben insgesamt ergeben. Achtung: Bei der E-Rechnung gilt dies nicht – hier müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz selbst enthalten sein (siehe E-Rechnung).

Download: Vorsteuerabzug aus Rechnungen, in denen der Bruttopreis und die Umsatzsteuer, nicht aber das Entgelt aufgeführt ist

Zu Rechnungen innerhalb der EU sowie zur Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften beraten wir Sie gerne, was Sie bei der Rechnungserstellung beachten müssen.

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E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung zum 1. Januar 2025 zum neuen Standard für inländische B2B-Umsätze. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im Format der EU-Norm EN 16931 (insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x). Eine einfache PDF-Datei oder eine Papierrechnung gilt seither nur noch als "sonstige Rechnung".

Empfang ist bereits Pflicht: Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer – müssen seit dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und gesetzeskonform aufzubewahren. Hierfür genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden.
• Für in 2027 ausgeführte Umsätze gilt dies weiterhin für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) bis zu 800.000 Euro; größere Unternehmen müssen dann bereits E-Rechnungen versenden.
• Ab 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich uneingeschränkt verpflichtend.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Umsätze an Endverbraucher (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer und diese Fälle dürfen freiwillig per E-Rechnung abrechnen. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2024, ergänzt durch das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 (überführt in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Weitere Hinweise zur elektronischen Rechnung sowie zu Rechnungen per E-Mail finden Sie auf den verlinkten Seiten.

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Kleinunternehmerregelung: neue Grenzen ab 2025

Durch das Jahressteuergesetz 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) zum 1.1.2025 grundlegend reformiert. Seitdem gilt:

• Die Umsätze inländischer Kleinunternehmer sind umsatzsteuerfrei (ohne Berechtigung zum Vorsteuerabzug); bis 2024 wurde die Steuer lediglich "nicht erhoben".
• Die Vorjahresgrenze wurde von 22.000 Euro auf 25.000 Euro angehoben (Netto-Gesamtumsatz).
• Neu ist eine Grenze für das laufende Jahr von 100.000 Euro (zuvor 50.000 Euro). Wird sie unterjährig überschritten, entfällt die Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort ab dem überschreitenden Umsatz – nicht erst im Folgejahr.
• Mit § 19a UStG besteht ein besonderes Meldeverfahren, um die Kleinunternehmerregelung EU-weit in anderen Mitgliedstaaten in Anspruch zu nehmen.

Kleinunternehmer weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert aus und nehmen die Steuerbefreiung mit einem entsprechenden Hinweis in Bezug auf § 19 UStG auf. Wann Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und ob sich ein Verzicht (Option zur Regelbesteuerung) lohnt, erläutere ich Ihnen gerne.

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Abrechnung per Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger (Kunden/Auftraggeber) ausgestellt wird. Bei der Gutschriftabrechnung können Sie mit Ihrem Geschäftspartner frei vereinbaren, ob Sie als Auftragnehmer oder Ihr Kunde als Auftraggeber abrechnet. Mittels Gutschrift lassen sich auch steuerfreie Umsätze abrechnen; sie eignet sich ebenso, wenn der Leistende unter die Kleinunternehmerregelung fällt.

Wichtig: In der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers anzugeben – nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers. Fragen Sie diese Angaben daher bei Ihrem Geschäftspartner ab. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt im Gutschriftsverfahren der Gutschriftsaussteller. Außerdem muss das Dokument ausdrücklich als "Gutschrift" bezeichnet sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).

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Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag (brutto) 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV). Für sie gelten erleichterte Anforderungen: Sie benötigen keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Angabe des Leistungsempfängers und keine getrennte Ausweisung von Entgelt und Steuerbetrag. Für den Vorsteuerabzug genügen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis).

Formulierungsvorschläge halte ich für Sie bereit. Beachten Sie: Kleinbetrags­rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.

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Rechnungen und Vorsteuerabzug

Wollen Sie aus empfangenen Lieferungen und Leistungen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, muss die Rechnung grundsätzlich alle oben genannten bzw. in der Checkliste aufgezählten formellen Voraussetzungen erfüllen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen). Nach der Rechtsprechung des EuGH und des BFH kann eine fehlerhafte Rechnung zudem rückwirkend berichtigt werden, sofern die Ursprungsrechnung die wesentlichen Kernmerkmale enthält.

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Rechnungsberichtigung bei falschem Umsatzsteuerausweis

Wird die Umsatzsteuer in einer Rechnung falsch ausgewiesen, sind zwei Fälle zu unterscheiden:

• Die Umsatzsteuer wird zu hoch ausgewiesen (z. B. 19 % statt 7 %): Der Unternehmer schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Beim Rechnungsempfänger ist nur die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.
• Die Umsatzsteuer wird zu niedrig ausgewiesen (z. B. 7 % statt 19 %): Der Unternehmer schuldet die gesetzlich vorgeschriebene Umsatzsteuer. Beim Rechnungsempfänger ist nur der in der Rechnung ausgewiesene Steuerbetrag als Vorsteuer abziehbar.

Der Unternehmer kann die Rechnung berichtigen – durch eine geänderte Rechnung (mit Rückgabe der falschen Rechnung) oder durch ein ergänzendes Dokument, das sich auf die Rechnung bezieht (dann ist keine Rückgabe nötig). Die Berichtigung darf nur durch den Rechnungsaussteller erfolgen, nicht durch den Empfänger.

Eine Berichtigung ist beim unberechtigten Steuerausweis (§ 14c Abs. 2 UStG) nur eingeschränkt möglich. Ein unberechtigter Steuerausweis liegt vor,

• wenn jemand Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist,
• wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet, obwohl er kein Unternehmer ist, oder
• wenn keine Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wird (sog. Scheinrechnungen).

In diesen Fällen schuldet der Aussteller die Umsatzsteuer. Eine Berichtigung ist nur mit Zustimmung des Finanzamts zulässig und setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist – also kein Vorsteuerabzug durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer zurückgezahlt wurde.

Download: Entstehung der Steuer in den Fällen des unrichtigen Steuerausweises

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Checkliste Rechnung

Die Checkliste für Rechnungen dient Ihnen als roter Faden für alle Formalitäten einer steuerlich ordnungsgemäßen Rechnung. Sie ersetzt nicht die individuelle Beratung.

Häufige Fragen zur Rechnung mit Umsatzsteuer (FAQ)

Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze 2026?
Die Vorjahresgrenze liegt bei 25.000 Euro, die Grenze für das laufende Jahr bei 100.000 Euro (§ 19 UStG). Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen bereits seit dem 1.1.2025. Für den Versand laufen Übergangsfristen bis 31.12.2026 bzw. – für kleinere Unternehmen – bis 31.12.2027; ab 2028 ist sie uneingeschränkt verpflichtend.

Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro (§ 33 UStDV).

Muss die Steuernummer des Kunden auf die Rechnung?
Nein. Pflicht ist nur die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers. Die USt-IdNr. des Empfängers ist nur in Sonderfällen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung) erforderlich.

Innerhalb welcher Frist muss eine Rechnung ausgestellt werden?
Grundsätzlich innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG).

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Weitere Infos:

• Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)
• Wie man eine Rechnung schreibt …
• Rechnung per E-Mail
• Umsatzsteuer bei Auslandsgeschäften

Rechtsstand: Mai 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 14, 14a, 14c, 19, 19a UStG; §§ 33, 34 UStDV; § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen E-Rechnung); BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und Oktober 2025. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.