Umsatzsteuer 2026 – vom Steuerberater erklärt

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) verständlich: Pflichten, Steuersätze, Vorsteuerabzug, Kleinunternehmerregelung 2025/2026, Ist- und Sollversteuerung, Reverse-Charge, E-Rechnungspflicht und Umsatzsteuer-Voranmeldung – mit allen aktuellen Schwellenwerten.

Was ist die Umsatzsteuer? – Kurzdefinition

Die Umsatzsteuer (USt) besteuert Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens im Inland ausführt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Sie ist eine Verbrauchsteuer auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen. In Deutschland gilt der Regelsteuersatz von 19 % und ein ermäßigter Steuersatz von 7 % (§ 12 UStG); für bestimmte Photovoltaikanlagen greift seit 2023 ein Nullsteuersatz (§ 12 Abs. 3 UStG).

Juristisch ist die Umsatzsteuer eine indirekte Steuer: Steuerschuldner (der Unternehmer) und wirtschaftlich Belasteter (der Endverbraucher) sind nicht identisch. Wirtschaftlich kann die Umsatzsteuer unter Umständen nicht oder nicht vollständig auf den Endverbraucher überwälzt werden.

Umsatzsteuer: Was Unternehmer wissen müssen

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) betrifft nahezu jeden Unternehmer – ob bei der Lieferung von Waren, der Erbringung von Dienstleistungen oder beim Einkauf aus dem EU-Ausland. Wer die Regelungen kennt, vermeidet Fallstricke und nutzt Gestaltungsspielräume. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen umfassenden Überblick zu allen umsatzsteuerlichen Pflichten auf Stand 2026 – verständlich aufbereitet und mit Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften.

1. Welche Umsätze unterliegen der Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer fällt grundsätzlich auf alle entgeltlichen Umsätze im Inland an, sofern keine Steuerbefreiung greift (§ 1 UStG). Zu den steuerbaren Umsätzen zählen:

• Lieferungen (z. B. Warenverkäufe)

• sonstige Leistungen (z. B. Dienstleistungen)

• innergemeinschaftliche Erwerbe aus der EU

• unentgeltliche Wertabgaben (z. B. private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge)

• Einfuhren aus dem Drittland (Einfuhrumsatzsteuer)

Steuersätze (§ 12 UStG):

• Regelsteuersatz: 19 %

• Ermäßigter Steuersatz: 7 % (z. B. Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, ÖPNV)

• Nullsteuersatz (0 %) für bestimmte Photovoltaikanlagen (§ 12 Abs. 3 UStG)

2. Vorsteuerabzug – Erstattung für Unternehmer

Als Unternehmer können Sie die Ihnen von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen (§ 15 UStG). Das mindert Ihre eigene Umsatzsteuerschuld unmittelbar.

Vorsteuerabzug möglich bei:

• Eingangsrechnungen mit korrektem Steuerausweis

• innergemeinschaftlichen Erwerben

• Einfuhrumsatzsteuer

• Leistungen nach § 13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren)

🚫 Kein Vorsteuerabzug besteht bei steuerfreien Umsätzen ohne Optionsmöglichkeit, z. B. bei Heilbehandlungen oder langfristiger Vermietung (mit Ausnahmen, vgl. § 9 UStG).

📌 Wichtiger Ausblick: Ab dem 01.01.2028 wird der Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Istversteuerern grundsätzlich erst mit der Zahlung möglich sein. Zugleich kommt eine neue Rechnungspflichtangabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ hinzu (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG n. F.).

3. Kleinunternehmerregelung 2025/2026 – ohne Umsatzsteuer?

Durch das Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG zum 01.01.2025 grundlegend neu gefasst. Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seither echt steuerfrei (statt wie bisher „wird nicht erhoben“).

Als Kleinunternehmer gilt seit 2025, wer folgende zwei Grenzen einhält:

• Vorjahresumsatz: max. 25.000 € netto

• Laufender Jahresumsatz: max. 100.000 € netto (hartes Limit)

Folgen der Kleinunternehmerregelung:

• keine Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen

• kein Vorsteuerabzug

• grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen

• Hinweis auf der Rechnung erforderlich: „Umsatzsteuerbefreiung aufgrund des Kleinunternehmerstatus gemäß § 19 UStG“

⚠️ Achtung – hartes Limit: Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, wird der Unternehmer ab dem Umsatz, der zur Überschreitung führt, sofort regelbesteuert. Ein unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung ist seit 2025 also möglich – und zwingend.

📌 EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG, neu seit 2025): Deutsche Unternehmer können sich für die Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Mitgliedstaaten registrieren lassen, sofern der EU-weite Jahresumsatz 100.000 € nicht übersteigt und die nationalen Schwellenwerte des jeweiligen Mitgliedstaats eingehalten werden.

📌 Verzicht (Option zur Regelbesteuerung): Bei größeren Investitionen ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung oft vorteilhaft – nur so erhalten Sie Ihre Vorsteuer zurück. Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre und ist bis zum letzten Tag des Februars des übernächsten Kalenderjahres zu erklären (z. B. Verzicht für 2025 bis 28.02.2027).

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4. Soll- oder Istversteuerung – wann entsteht die Umsatzsteuer?

Sollversteuerung (Regelfall, § 16 Abs. 1 UStG):
Die Umsatzsteuer entsteht mit Ausführung der Leistung, unabhängig vom Zahlungseingang.

Istversteuerung (auf Antrag, § 20 UStG):
Die Umsatzsteuer entsteht erst bei Zahlungseingang – ein erheblicher Liquiditätsvorteil. Voraussetzung ist eine der folgenden Bedingungen:

• Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € (angehoben durch das Wachstumschancengesetz, gilt seit 01.01.2024; vorher 600.000 €), oder

• keine Buchführungs-/Abschlusspflicht nach § 148 AO, oder

• Freiberufler i. S. d. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG (unabhängig von der Umsatzhöhe).

📌 Anzahlungen sind auch bei der Sollversteuerung stets im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung zu versteuern (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).

5. Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)

In bestimmten Fällen schuldet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Praxisrelevante Fälle:

• Werklieferungen und sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer

• Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen

• Gebäudereinigung an Unternehmer, die selbst solche Leistungen erbringen

• Lieferungen von Altmetall, Edelmetallen, Industrieschrott

• Lieferungen von Mobilfunkgeräten / integrierten Schaltkreisen ab 5.000 € pro wirtschaftlichem Vorgang

• Handel mit Emissionszertifikaten, Gas, Elektrizität, Wärme, Kälte

• Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen

• innergemeinschaftliche Erwerbe

⚠️ Auch Kleinunternehmer sind als Leistungsempfänger vom Reverse-Charge betroffen – sie müssen die Umsatzsteuer dann abführen, ohne Vorsteuer ziehen zu können!

6. Steuerfreie Umsätze – Ausnahmen vom Regelfall

Von der Umsatzsteuer befreit sind nach § 4 UStG insbesondere:

• Ausfuhrlieferungen & innergemeinschaftliche Lieferungen (mit Erhalt des Vorsteuerabzugs)

• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (ohne kurzfristige Vermietung)

• Heilbehandlungen durch Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker

• Unterrichts- und Bildungsleistungen bestimmter Einrichtungen

• Pflege- und Betreuungsdienste

• Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr (z. B. Kreditgewährung)

• Versicherungsleistungen

📌 Wichtig: Steuerfreie Umsätze schließen in der Regel den Vorsteuerabzug aus. Prüfen Sie immer, ob eine Option zur Steuerpflicht (§ 9 UStG) möglich und vorteilhaft ist. Weitere Details finden Sie unter Umsatzsteuerbefreiungen.

7. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Die USt-IdNr. benötigen Sie insbesondere für:

• innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen

• Handel über Onlineplattformen (Amazon, eBay etc.)

• Anwendung des § 19a UStG (EU-Kleinunternehmerregelung)

Sie erhalten die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, online oder schriftlich. Denken Sie bei grenzüberschreitenden Umsätzen auch an die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG). Online-Prüfung und Antrag: USt-ID prüfen + beantragen.

8. Rechnungen & Pflichtangaben – Vorsteuer nur bei korrekter Rechnung

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

• vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Empfänger

• Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden

• Ausstellungsdatum und Leistungs-/Lieferdatum

• fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung

• Entgelt (netto), Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag

• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatt)

📌 Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto benötigen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name/Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge/Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung).

9. E-Rechnungspflicht seit 2025 – das müssen Sie wissen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht:

✅ Nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1) gelten als E-Rechnung.
❌ Ein einfaches PDF oder Papier ist keine E-Rechnung mehr.

Übergangsfristen für den Versand:

• Umsatz im Vorjahr ≤ 800.000 €: sonstige Rechnungen noch bis Ende 2027

• Umsatz im Vorjahr > 800.000 €: sonstige Rechnungen nur noch bis Ende 2026

• EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls bis Ende 2027 möglich

📌 Wichtig: Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Jedes Unternehmen muss seit 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.

Fazit: Umsatzsteuer im Griff – mit professioneller Unterstützung

Ob Regelbesteuerung, Kleinunternehmerregelung oder innergemeinschaftliche Leistungen – mit der richtigen Beratung vermeiden Sie Nachzahlungen und nutzen steuerliche Vorteile optimal. Wir beraten Sie individuell zu:

• Umsatzsteuer-Voranmeldungen & Jahreserklärungen

• Wechsel zwischen Soll- und Istversteuerung

• korrektem Rechnungsausweis & E-Rechnung

• Vorsteuerabzug & Reverse-Charge-Verfahren

• EU-grenzüberschreitenden Umsätzen und § 19a UStG

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Was wird besteuert?

Die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer) wird systematisch den Besitz- und Verkehrsteuern zugerechnet (ausgenommen die Einfuhrumsatzsteuer). Wirtschaftlich ist sie eine allgemeine Verbrauchsteuer, mit der grundsätzlich der gesamte private und öffentliche Verbrauch (vom Endverbraucher erworbene Güter und in Anspruch genommene Dienstleistungen) belastet wird. Hierdurch unterscheidet sie sich von der Einkommen- bzw. Lohnsteuer, die auf die individuelle Leistungsfähigkeit Rücksicht nimmt.

Eine Steuerkumulierung – d. h. die Erhebung der Steuer von der Steuer – ist grundsätzlich ausgeschlossen. Dies wird durch den Vorsteuerabzug erreicht: Der Unternehmer darf von der Steuer, die er für seine Umsätze schuldet, die Vorsteuerbeträge abziehen, die ihm andere Unternehmer in Rechnung gestellt haben. Abziehbar als Vorsteuer ist auch die Umsatzsteuer auf innergemeinschaftliche Erwerbe, die nach § 13b UStG geschuldete Steuer und die Einfuhrumsatzsteuer.

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Download: Umsatzsteuer von A bis Z

Beispiel: So funktioniert die Umsatzsteuer entlang der Handelskette

Ein vereinfachtes schematisches Beispiel verdeutlicht den Weg einer Ware über mehrere Handelsstufen bis zum Endverbraucher:

• Händler A liefert an Händler B eine Ware für 100 € netto zzgl. 19 € Umsatzsteuer. A führt 19 € an das Finanzamt ab.

• B macht in gleicher Höhe einen Vorsteuerabzug geltend. Veräußert B die Ware für 140 € netto zzgl. 26,60 € USt an Händler C, führt B 26,60 € ab; C zieht 26,60 € Vorsteuer.

• C verkauft die Ware für 200 € netto zzgl. 38 € USt an einen Endverbraucher. C führt 38 € ab. Dieser Betrag verbleibt endgültig dem Fiskus.

Die Umsatzsteuer realisiert sich also erst beim Verkauf an einen Endverbraucher. Verdirbt eine Ware oder kann sie aus anderen Gründen nicht verkauft werden, erhält der Fiskus keine Steuer.

Wer schuldet die Umsatzsteuer?

Steuerschuldner ist grundsätzlich der Unternehmer (§ 13a UStG). Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt (§ 2 UStG). Als Verbraucherabgabe ist die Umsatzsteuer darauf angelegt, wirtschaftlich vom Konsumenten getragen zu werden – technisch wäre es jedoch nicht möglich, sie beim Verbraucher zu erheben.

Schuldner ist deshalb grundsätzlich der Unternehmer, der die Umsatzsteuer an die Empfänger seiner Leistungen als Bestandteil der Preise weitergibt. In Rechnungen an andere Unternehmer und an juristische Personen sind sie zum offenen Steuerausweis verpflichtet (§ 14 Abs. 2 UStG). Das Gleiche gilt bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Weil die Umsatzsteuer vom Konsumenten auf dem Umweg über den Unternehmer erhoben wird, zählt sie zu den indirekten Steuern.

Neben dem Schulden kommt auch eine Umsatzsteuerhaftung in Betracht (insbesondere § 25d UStG und § 13c UStG).

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Unternehmer, die die Kleinunternehmerschwellen überschreiten, müssen ihre Umsätze nach den allgemeinen Vorschriften versteuern. Sie sind dann zum Vorsteuerabzug berechtigt und müssen die Umsatzsteuer in ihren Rechnungen offen ausweisen.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Unternehmer, die im Inland ansässig sind und deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 € betragen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet, können seit 2025 als Kleinunternehmer die Sonderregelung des § 19 UStG in Anspruch nehmen. Ihre Umsätze sind echt steuerfrei (nicht mehr lediglich „wird nicht erhoben“).

Bei Betriebsbeginn während des Jahres ist seit 2025 keine Umrechnung des Umsatzes auf einen Jahreswert mehr erforderlich. Im Gründungsjahr gilt das harte Limit von 25.000 €.

Folgen für Kleinunternehmer:

• kein Vorsteuerabzug

• kein offener Steuerausweis in Rechnungen (Gefahr des § 14c Abs. 2 UStG)

• Pflichtangabe auf der Rechnung: „Umsatzsteuerbefreiung aufgrund des Kleinunternehmerstatus gemäß § 19 UStG“

• grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Wegen der Versagung des Vorsteuerabzugs kann die Regelung ungünstig sein. Der Verzicht ist bis zum letzten Tag des Februars des übernächsten Kalenderjahres zu erklären; er bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

Prüfen Sie online, ob Sie Kleinunternehmer sind: Kleinunternehmergrenze berechnen

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Was ist umsatzsteuerpflichtig?

Der Umsatzsteuer unterliegen insbesondere (§ 1 UStG):

• Lieferungen und sonstige Leistungen, die der Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführt
• der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt
• die Einfuhr von Gegenständen aus dem Drittland (Einfuhrumsatzsteuer)
• die Entnahme eines Gegenstands aus dem Unternehmen für private Zwecke
• die Verwendung eines dem Unternehmen zugeordneten Gegenstands (bei vollem/teilweisem Vorsteuerabzug) für unternehmensfremde Zwecke
• die unentgeltliche Erbringung einer anderen sonstigen Leistung für unternehmensfremde Zwecke

Umsätze sind nur steuerbar, wenn sie auch im Inland erbracht werden. Der Ort der Lieferung bzw. sonstigen Leistung richtet sich nach §§ 3 ff. UStG.

Grundsatz: Alle Leistungen, die ein Unternehmer in Deutschland ausführt, unterliegen der Umsatzsteuer, soweit sie nicht ausdrücklich steuerfrei sind. Die Umsatzsteuer ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) und im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) geregelt. Sie sind Unternehmer, wenn Sie auf eigene Rechnung und Verantwortung Leistungen im wirtschaftlichen Sinn nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen erbringen.

Gibt es steuerfreie Umsätze?

Das Umsatzsteuergesetz enthält in § 4 UStG einen umfangreichen Katalog von steuerbefreiten Leistungen. Man unterscheidet zwei Gruppen:

1. Steuerbefreiungen mit Erhalt des Vorsteuerabzugs

• Ausfuhrlieferungen in Drittländer
• innergemeinschaftliche Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten
• bestimmte Umsätze für die Seeschifffahrt und Luftfahrt
• sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Gegenständen der Ein-, Aus- und Durchfuhr

2. Steuerbefreiungen mit Ausschluss des Vorsteuerabzugs

• Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker
• Umsätze als Bausparkassen-/Versicherungsvertreter, Versicherungsmakler
• Veräußerung sowie Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (Option nach § 9 UStG teilweise möglich)
• Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr (z. B. Kreditgewährung)
• Leistungen der gesetzlichen Sozialversicherungsträger
• Leistungen der meisten Krankenhäuser und Rehabilitationseinrichtungen
• Pflege- und Betreuungsleistungen für hilfsbedürftige Personen
• Bildungsleistungen anerkannter Einrichtungen
• Leistungen anerkannter Verbände der freien Wohlfahrtspflege
• Leistungen bestimmter Theater, Orchester, Museen, Tierparks; Jugendhilfeleistungen

Mehr Informationen unter Umsatzsteuerbefreiungen.

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Wie hoch ist die Umsatzsteuer?

Bemessungsgrundlage

Bemessungsgrundlage ist das Entgelt – also alles, was der Empfänger der Lieferung oder sonstigen Leistung aufwendet, um sie zu erhalten, abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer (§ 10 UStG). Die Bemessungsgrundlage bei der Entnahme ist der Netto-Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten oder – mangels Einkaufspreises – die Selbstkosten zum Zeitpunkt der Entnahme. Bei sonstigen Leistungen sind die anteiligen Ausgaben anzusetzen, soweit sie zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben.

Wie hoch sind die Steuersätze?

Das Umsatzsteuergesetz kennt aktuell drei Steuersätze:

• Regelsteuersatz: 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG)

• Ermäßigter Steuersatz: 7 % (§ 12 Abs. 2 UStG) – z. B. für die meisten Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Personennahverkehr, kulturelle Leistungen

• Nullsteuersatz: 0 % (§ 12 Abs. 3 UStG) – für Lieferung und Installation bestimmter Photovoltaikanlagen seit 01.01.2023

Für Land- und Forstwirte (§ 24 UStG) gelten besondere Durchschnittssätze.

Wichtiger Hinweis zur Gastronomie: Seit dem 01.01.2024 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (mit Ausnahme der Abgabe von Getränken) wieder der Regelsteuersatz von 19 % – die zeitlich befristete Senkung auf 7 % ist ausgelaufen.

Historischer Hinweis – Corona-Senkung 2020: Vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 waren die Steuersätze befristet auf 16 % bzw. 5 % gesenkt. Diese Senkung gehört der Vergangenheit an und ist nur noch für Altfälle (z. B. Berichtigungen) relevant.

Download: Umsatzsteuersätze – Übergangsregelungen

Siehe auch: Umsatzsteuersenkung im Überblick

Berechnung der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer können Sie mit dem kostenlosen Umsatzsteuerrechner online berechnen – auch aus dem Bruttobetrag (Brutto-/Netto-Umrechnung).

Wann muss die Umsatzsteuer gezahlt werden?

Die Umsatzsteuer entsteht grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Kalendervierteljahr oder Kalendermonat), in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt worden ist (§ 13 UStG). Bei der Ermittlung wird grundsätzlich von den vereinbarten Entgelten ausgegangen – der sogenannten Sollversteuerung (§ 16 Abs. 1 UStG). Es kommt also nicht darauf an, ob der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat.

Auf Antrag kann das Finanzamt jedoch die Istversteuerung (§ 20 UStG) gestatten: Die Umsatzsteuer ist dann erst für den Voranmeldungszeitraum anzumelden, in dem das Entgelt eingegangen ist. Voraussetzung ist:

• Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € (seit 01.01.2024, vorher 600.000 €), oder
• keine Verpflichtung zur Buchführung und zu jährlichen Abschlüssen (§ 148 AO), oder
• Tätigkeit als Freiberufler i. S. d. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG (unabhängig vom Umsatz).

Wichtige Ausnahme – Anzahlungen: Werden vor Ausführung des Umsatzes Anzahlungen geleistet, entsteht die Steuer bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Spiegelbildlich kann der Leistungsempfänger die ihm in Rechnung gestellte Steuer als Vorsteuer abziehen, sobald er gezahlt hat.

Ausblick 2028: Ab dem 01.01.2028 verschiebt sich der Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Istversteuerern grundsätzlich auf den Zahlungszeitpunkt; dafür wird die neue Rechnungspflichtangabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ eingeführt.

Umsatzsteuer-Voranmeldung – Schwellenwerte ab 2025

Der Unternehmer muss spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums eine elektronische Voranmeldung über ELSTER übermitteln (§ 18 UStG). Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) und das Wachstumschancengesetz wurden die maßgeblichen Schwellenwerte zum 01.01.2025 angehoben:

Bisherige Werte (bis 2024): > 7.500 € monatlich, Befreiung bis 1.000 €. Die Anhebung soll Bürokratie deutlich reduzieren.

Sonderregelung Existenzgründer (Gründungen 2021–2026): Die frühere Pflicht zur monatlichen Voranmeldung im Gründungs- und Folgejahr ist ausgesetzt. Es gelten die regulären Schwellenwerte; im Gründungsjahr ist die voraussichtliche Steuerschuld maßgeblich.

Wahlrecht bei Überschuss: Ergibt sich im Vorjahr ein Überschuss zu Ihren Gunsten von mehr als 9.000 €, können Sie freiwillig den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen – sinnvoll bei dauerhaften Vorsteuerüberschüssen. An die Wahl sind Sie das gesamte Kalenderjahr gebunden.

Dauerfristverlängerung

Das Finanzamt kann auf Antrag die Frist für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen um einen Monat verlängern (§§ 46–48 UStDV). Bei monatlicher Abgabe ist eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorjahres-USt-Zahllast zu leisten; sie wird mit der Dezember-Voranmeldung verrechnet. Der Antrag erfolgt elektronisch über ELSTER. Quartalszahler müssen den Antrag nur einmal stellen und keine Sondervorauszahlung leisten.

Beispiel: Berechnung der USt-Zahllast

Ein Unternehmer hat im Voranmeldungszeitraum September Umsätze in Höhe von 100.000 € (Regelsteuersatz 19 %) und Eingangsrechnungen mit ausgewiesenen Vorsteuerbeträgen von insgesamt 10.200 €:

• Gesamtbetrag der Entgelte: 100.000 €
• Umsatzsteuer 19 %: 19.000 €
• Abziehbare Vorsteuer: 10.200 €
• An das Finanzamt zu zahlen: 8.800 €

Nach Ablauf des Kalenderjahrs muss der Unternehmer eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben, in der er die Jahressteuer selbst berechnet. Diese gilt als Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung. Das Finanzamt erlässt nur dann einen abweichenden Steuerbescheid, wenn es zu einer anderen Berechnung kommt.

Woher bekommen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Um die korrekte Anwendung des innerhalb der EU geltenden Bestimmungslandprinzips zu gewährleisten, erhalten Unternehmer, die am innergemeinschaftlichen Handel teilnehmen, auf Antrag eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) vom Bundeszentralamt für Steuern – Dienstsitz Saarlouis. Anträge sind online (www.bzst.de), schriftlich oder telefonisch (+49 228 406-1222) möglich. Bei steuerlicher Neuaufnahme kann die USt-IdNr. zugleich beim Finanzamt beantragt werden.

Die Erteilung setzt die umsatzsteuerliche Erfassung beim zuständigen deutschen Finanzamt voraus. Nach § 18a UStG sind Unternehmer verpflichtet, Zusammenfassende Meldungen über ihre steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen, innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und Lieferungen im Rahmen von Dreiecksgeschäften (§ 25b Abs. 2 UStG) abzugeben.

👉 USt-ID online prüfen und beantragen

Worauf müssen Sie beim Autokauf in einem anderen EU-Land achten?

Der entgeltliche innergemeinschaftliche Erwerb eines neuen Fahrzeugs unterliegt auch bei Privatpersonen und Unternehmern, die das Fahrzeug für den nichtunternehmerischen Bereich beziehen, der deutschen Umsatzbesteuerung (§§ 1b, 13, 18 UStG).

Ein Kraftfahrzeug gilt als „neu“, wenn

• es nicht mehr als 6.000 km zurückgelegt hat, oder
• seine erste Inbetriebnahme im Zeitpunkt des Erwerbs nicht länger als 6 Monate zurückliegt.

Die Umsatzsteuer entsteht am Tag des Erwerbs. Der Erwerber hat spätestens bis zum 10. Tag nach dem Erwerb eine Fahrzeugeinzelbesteuerung (Vordruck USt 1B) abzugeben und die Steuer selbst zu berechnen.

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Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)

Die Umsatzsteuer schuldet in der Regel der Leistungserbringer. In wichtigen Ausnahmefällen geht die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über. Praxisrelevante Fälle nach § 13b UStG:

• Werklieferungen und sonstige Leistungen im Ausland ansässiger Unternehmer, wenn der Leistungsempfänger Unternehmer oder juristische Person ist
• steuerpflichtige Lieferungen sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber an den Sicherungsnehmer außerhalb des Insolvenzverfahrens
• Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen
• Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen
• Lieferung von Gas, Elektrizität, Wärme oder Kälte
• Handel mit Emissionszertifikaten
• Umsätze von Anlagegold, Industrieschrott, Altmetallen und sonstigen Abfallstoffen
• Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen an Unternehmer, die selbst solche Leistungen erbringen
• Lieferung von Mobilfunkgeräten sowie bestimmten integrierten Schaltkreisen ab einer Bemessungsgrundlage von 5.000 € pro wirtschaftlichem Vorgang

Praxis-Tipp – Umkehr der Steuerschuldnerschaft: Stellen Sie als Leistender eine Rechnung fälschlicherweise mit Umsatzsteuer aus, obwohl der Empfänger sie schuldet, drohen Steuernachforderungen nach § 14c UStG. Stellen Sie umgekehrt fälschlicherweise ohne Umsatzsteuer aus, schuldet der Empfänger zwar die Steuer – Sie haben jedoch ggf. ein Haftungsrisiko nach § 25d UStG. Lassen Sie sich daher beim Reverse-Charge unbedingt fachlich beraten.

Rechtsgrundlagen der Umsatzsteuer

Rechtsgrundlagen für die Erhebung der Umsatzsteuer sind das Umsatzsteuergesetz (UStG), die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 in der jeweils aktuellen Fassung sowie die Einfuhrumsatzsteuer-Befreiungsverordnung. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) enthält die für die Finanzverwaltung verbindlichen Anweisungen zur Auslegung des Umsatzsteuerrechts.

Download: Umsatzsteuergesetz (UStG)

Das deutsche Umsatzsteuerrecht wird laufend an das EU-Recht angepasst. Maßgebend sind insbesondere die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (RL 2006/112/EG) und die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Mit der Richtlinie (EU) 2020/285 wurde die EU-weite Kleinunternehmerregelung harmonisiert, die in Deutschland durch das JStG 2024 in §§ 19, 19a UStG umgesetzt wurde.

Wer erhebt die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer wird von den Ländern im Auftrag des Bundes verwaltet. Das Aufkommen steht Bund, Ländern und (seit 1998) Gemeinden gemeinsam zu. Gemessen am Aufkommen ist die Umsatzsteuer eine der bedeutendsten Steuern in Deutschland.

Wie hat sich die Umsatzsteuer entwickelt?

Allgemeine Verbrauchsabgaben sind bereits im Altertum nachweisbar. In den mittelalterlichen deutschen Städten entwickelten sich aus dem Umsatz- oder Pfundzoll des 12./13. Jahrhunderts die sogenannten Um- oder Ungelder. Vom 15. Jahrhundert an traten die „Akzisen“ in den Vordergrund. Bremen führte als einziger deutscher Staat von 1863 bis 1884 eine allgemeine Umsatzsteuer ein.

Im Ersten Weltkrieg griff das Reich den Umsatzsteuergedanken wieder auf: 1916 wurde ein Warenumsatzstempel eingeführt, 1918 folgte die Allphasen-Bruttoumsatzsteuer, die bis Ende 1967 galt. Der Steuersatz stieg von 0,5 % (1918) über 2 % (1935), 3 % (1946) auf 4 % (1951).

Mit dem Umsatzsteuergesetz 1967 erfolgte der Übergang zum heutigen System der Mehrwertsteuer mit Vorsteuerabzug – im Zuge der EU-weiten Harmonisierung. Ein zentraler Meilenstein war die 6. EG-Richtlinie vom 17.05.1977; sie wurde zum 01.01.2007 durch die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (RL 2006/112/EG) neu gefasst, die zugleich die Bemessungsgrundlage für die EU-Eigenmittel bildet.

Welche Aufzeichnungspflichten müssen Sie beachten?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Bemessungsgrundlagen Aufzeichnungen zu führen (§ 22 UStG, § 65 UStDV):

• die vereinbarten Entgelte für ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen (getrennt nach Steuersätzen)
• die vereinnahmten Entgelte und Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Leistungen (getrennt nach Steuersätzen)
• die Bemessungsgrundlage für unentgeltliche Wertabgaben (getrennt nach Steuersätzen)
• die nach § 14c UStG geschuldeten Steuerbeträge (unrichtiger/unberechtigter Steuerausweis)
• die Entgelte für an das Unternehmen ausgeführte steuerpflichtige Leistungen sowie die darauf entfallenden Vorsteuern
• die Bemessungsgrundlage für Einfuhren und die entrichtete Einfuhrumsatzsteuer
• die Bemessungsgrundlage des innergemeinschaftlichen Erwerbs und die darauf entfallende Steuer

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen den Wert der erhaltenen Gegenleistungen festhalten. Aufbewahrungsfrist: grundsätzlich 10 Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO; durch das Wachstumschancengesetz wurde die handelsrechtliche Aufbewahrung von Buchungsbelegen auf 8 Jahre verkürzt – für Umsatzsteuerzwecke bleiben jedoch 10 Jahre maßgeblich).

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Was ist bei Teil- und Schlussrechnungen zu beachten?

Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil davon für eine noch nicht ausgeführte Leistung, ist die Umsatzsteuer bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung anzumelden. Wird später eine Schlussrechnung erteilt, müssen die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge offen abgezogen werden. Bei falschem Ausweis droht eine doppelte Umsatzsteuerschuld nach § 14c UStG.

Mindestangaben auf der Rechnung

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV):

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistenden
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung)

Rechnungen über 250 € brutto (§ 14 Abs. 4 UStG):

• vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten oder erbrachten Leistung
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt
• nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, ggf. Hinweise auf Steuerbefreiungen
• anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatt, Bonus)
• ggf. Hinweise wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, „Gutschrift“, „Sonderregelung für Reisebüros“ etc.

📌 Bei einfachen Kassentippstreifen über 250 € lassen Sie sich eine separate Rechnung mit den obigen Angaben ausstellen, sonst geht der Vorsteuerabzug verloren.

Beispiel: Korrekte Schlussrechnung

Schlussrechnung – KORREKT:

Schlussrechnung – FALSCH (führt zu doppelter Umsatzsteuer nach § 14c UStG):

Bei dieser falschen Variante schuldet der Unternehmer die gesamte 9.500 € Umsatzsteuer zusätzlich zur bereits in den Abschlagsrechnungen ausgewiesenen Steuer (4.750 €) – es kommt zur doppelten Belastung mit 14.250 € statt korrekt 9.500 €.

Beispiele: Zeitpunkt der Steuerentstehung

Beispiel 1 – Bauleistung mit Abnahme: Ein Bauunternehmer errichtet auf dem Grundstück des Bauherrn schlüsselfertig ein Wohngebäude. Fertigstellung Juli, Abnahme durch Bauherrn im August, baubehördliche Abnahme im Oktober, Schlussrechnung Dezember, Zahlung im Folgejahr.

Lösung: Umsatzsteuerrechtlich ist die Lieferung mit der Abnahme durch den Bauherrn im August ausgeführt – die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Monats August. Zieht der Bauherr bereits im Juli ein (konkludente Abnahme), entsteht die Steuer schon mit Ablauf des Monats Juli.

Beispiel 2 – Werkleistung: Ein Bauunternehmer hebt im Mai eine Baugrube aus, stellt die Rechnung im November, Zahlung erfolgt im Dezember.

Lösung: Werkleistungen sind mit ihrer Vollendung ausgeführt. Die Umsatzsteuer entsteht hier mit Ablauf des Monats Mai – unabhängig von Rechnungsstellung oder Zahlung.

Ausnahmeregelungen / Sondervorschriften

Es bestehen zahlreiche umsatzsteuerliche Sondervorschriften, u. a.:

• innergemeinschaftlicher Leistungs- und Güteraustausch
• Differenzbesteuerung bei Gebrauchtwaren (§ 25a UStG)
• Margenbesteuerung für Reiseleistungen (§ 25 UStG)
• Fernverkaufsregelungen und One-Stop-Shop (OSS) / Import-One-Stop-Shop (IOSS)
• Land- und Forstwirtschaft (§ 24 UStG)

Hinweis: Zu diesen Sondervorschriften sprechen Sie bitte mit uns – die korrekte Anwendung ist regelmäßig komplex und stark einzelfallabhängig.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in Deutschland 2026?

Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Steuersatz 7 %. Für bestimmte Photovoltaikanlagen gilt ein Nullsteuersatz (0 %). Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt seit 01.01.2024 wieder der Regelsteuersatz von 19 %.

Was sind die Kleinunternehmer-Grenzen 2025/2026?

Seit 01.01.2025 gelten zwei Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 € (netto) und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € (netto) nicht überschreiten. Die 100.000-€-Grenze ist ein hartes Limit – bei Überschreitung wird der Unternehmer ab dem auslösenden Umsatz sofort regelbesteuert.

Wann ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben?

Seit 01.01.2025 gilt: monatliche Abgabe bei einer USt-Zahllast von mehr als 9.000 € im Vorjahr; vierteljährlich bei 2.000 € bis 9.000 €; Befreiung möglich bei einer Zahllast bis 2.000 €.

Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Istversteuerung?

Bei der Sollversteuerung (Regelfall) entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung, bei der Istversteuerung erst mit Zahlungseingang. Die Istversteuerung können seit 01.01.2024 Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sowie Freiberufler unabhängig vom Umsatz beantragen.

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

Seit 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand bestehen Übergangsfristen: Bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € bis Ende 2026, ansonsten bis Ende 2027. Eine echte E-Rechnung ist nur ein strukturiertes elektronisches Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD); ein einfaches PDF reicht nicht aus.

Was bedeutet Reverse-Charge?

Beim Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) schuldet nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer – insbesondere bei Leistungen ausländischer Unternehmer, Bauleistungen unter Bauunternehmern, Gebäudereinigung und bestimmten Lieferungen wie Mobilfunkgeräten ab 5.000 €.

Was passiert ab 2028 mit dem Vorsteuerabzug?

Ab 01.01.2028 wird der Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Istversteuerern grundsätzlich erst mit der Zahlung möglich sein. Zudem muss die Rechnung künftig den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ enthalten.

Aktuelles & Reformdebatte

Einheitlicher Mehrwertsteuersatz im Gespräch

In Deutschland wird die Diskussion um die Mehrwertsteuer und ihre zahlreichen Ausnahmeregelungen erneut entfacht. Die Rückkehr zum regulären Mehrwertsteuersatz von 19 % in der Gastronomie seit Anfang 2024 hat in der Branche und in der breiten Öffentlichkeit für Unmut gesorgt und ein grundsätzliches Problem des Steuersystems beleuchtet: den komplexen Flickenteppich unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze.

Vorschlag eines einheitlichen Steuersatzes

Clemens Fuest, Präsident des ifo-Instituts, schlägt einen einheitlichen Mehrwertsteuersatz von 16 % vor. Damit würde die heutige Struktur (19 % / 7 %) abgelöst. Fuest argumentiert, die aktuelle Praxis sei ökonomisch schädlich, schaffe Abgrenzungsprobleme und begünstige Lobbyarbeit.

Problematik der aktuellen Regelung

Die derzeitige Regelung führt zu Ungereimtheiten: Kuhmilch und Trüffel werden mit 7 % besteuert, Hafermilch und Süßkartoffeln mit 19 %. Auch bei Dienstleistungen gibt es Unterschiede, die für Verbraucher kaum nachvollziehbar sind (Essen im Restaurant: 19 %; „to go“: 7 %).

Herausforderungen einer Reform

Eine Anhebung des ermäßigten Satzes auf 16 % würde viele Grundnahrungsmittel verteuern und insbesondere einkommensschwächere Haushalte belasten. Als Ausgleich schlägt Fuest staatliche Geldtransfers oder eine Senkung der Einkommensteuer vor.

Politische Zurückhaltung

Trotz offensichtlicher Probleme und der Unterstützung durch Institutionen wie den Bundesrechnungshof zögert die Politik bislang, die Mehrwertsteuer grundlegend zu reformieren.

Fazit

Eine umfassende Reform könnte das System gerechter, einfacher und effizienter machen – sie erfordert aber sorgfältige Planung und soziale Ausgleichsmaßnahmen, um einkommensschwächere Haushalte nicht zu belasten.

Download: Aktuelle Praxisprobleme in der Umsatzsteuer 1

Download: Aktuelle Praxisprobleme in der Umsatzsteuer 2

Siehe auch: Umsatzsteuergesetz + Anwendungserlass