Steuern & Recht

BFH: Kein Werbungskostenabzug für Dienstreisen mit dem Privatwagen, wenn ein Firmenwagen zur Verfügung steht

BFH, Urteil vom 21.01.2026 – VI R 30/24

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 21. Januar 2026 entschieden, dass Aufwendungen für Dienstreisen mit dem privaten Pkw regelmäßig nicht als Werbungskosten abziehbar sind, wenn dem Arbeitnehmer für diese Fahrten ein Firmenwagen zur Verfügung steht und ihm bei Nutzung des Firmenwagens keine eigenen Fahrtkosten entstanden wären. Der BFH hob damit das anderslautende Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts auf.

Worum ging es im Streitfall?

Der Kläger war Arbeitnehmer und durfte einen Firmenwagen auch privat nutzen. Für berufliche Fahrten erstattete der Arbeitgeber bei Nutzung des Firmenwagens die Tankkosten. Bei genehmigter Nutzung eines Privatwagens wurde lediglich eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro gezahlt. Die Nutzung privater Fahrzeuge war nach den Vorgaben des Arbeitgebers aber nur in Ausnahmefällen vorgesehen.

Trotzdem führte der Kläger im Streitjahr drei Dienstreisen mit seinem privaten Sportwagen durch. Den Firmenwagen nutzte währenddessen seine Ehefrau. In der Einkommensteuererklärung machte der Kläger für die Dienstreisen mit dem Privatwagen Fahrtkosten in Höhe von 3.758 Euro geltend. Grundlage war ein Kilometersatz von 2,28 Euro je Kilometer.

Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen nicht an. Das Finanzgericht ließ den Werbungskostenabzug zunächst zu. Der BFH entschied nun jedoch zugunsten des Finanzamts.

Kernaussage des BFH

Nach Auffassung des BFH können Dienstreisekosten mit dem Privatwagen zwar grundsätzlich Werbungskosten sein. Das ergibt sich aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Danach können Arbeitnehmer für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen für ein selbst genutztes Beförderungsmittel geltend machen.

Diese allgemeine Regel wird aber durch das Abzugsverbot für unangemessene Aufwendungen begrenzt. Nach § 9 Abs. 5 Satz 1 EStG in Verbindung mit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG sind Aufwendungen nicht abziehbar, wenn sie die Lebensführung berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen sind.

Genau das nahm der BFH hier an.

Warum waren die Aufwendungen unangemessen?

Der entscheidende Punkt war nicht allein, dass der Kläger einen privaten Sportwagen nutzte. Maßgeblich war vielmehr, dass ihm für die Dienstreisen ein Firmenwagen zur Verfügung stand, dessen Nutzung für ihn keine eigenen Fahrtkosten verursacht hätte.

Der Kläger nutzte den Privatwagen nach den Feststellungen des BFH nicht aus beruflichen Gründen, sondern aus privaten Gründen: Der Firmenwagen sollte während seiner Abwesenheit seiner Ehefrau zur Verfügung stehen. Ein beruflicher Grund für die Nutzung des Privatwagens war nicht ersichtlich.

Der BFH bezeichnet diesen Vorgang als „Über-Kreuz-Nutzung“: Der Firmenwagen wird privat genutzt, während berufliche Fahrten mit dem Privatwagen durchgeführt werden.

Wahlfreiheit des Verkehrsmittels hat Grenzen

Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer selbst entscheiden, welches Verkehrsmittel sie für berufliche Fahrten nutzen. Diese Wahlfreiheit bedeutet aber nicht, dass jede daraus entstehende Mehrbelastung steuerlich abziehbar ist.

Der BFH stellt klar: Wenn ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen für Dienstreisen nutzen könnte und ihm dadurch keine Kosten entstehen würden, kann die Entscheidung für den Privatwagen steuerlich unangemessen sein. Das gilt insbesondere, wenn die Entscheidung auf privaten Motiven beruht.

Dann sind die Aufwendungen nicht nur teilweise, sondern in voller Höhe vom Werbungskostenabzug ausgeschlossen.

Keine Rolle: Verhältnis der Kosten zum Einkommen

Das Finanzgericht hatte noch darauf abgestellt, dass die geltend gemachten Aufwendungen im Verhältnis zum Bruttoarbeitslohn nicht besonders hoch seien. Der BFH hält dieses Kriterium im Streitfall nicht für entscheidend.

Wenn die Kosten ausschließlich deshalb entstehen, weil der Firmenwagen aus privaten Gründen nicht für die Dienstreise genutzt wird, kommt es nach Auffassung des BFH nicht darauf an, ob die Aufwendungen im Verhältnis zum Einkommen noch angemessen erscheinen.

Bedeutung für Arbeitnehmer mit Firmenwagen

Das Urteil ist für Arbeitnehmer mit Dienstwagen oder Firmenwagen sehr praxisrelevant. Wer einen Firmenwagen auch für Dienstreisen nutzen darf und bei dessen Nutzung keine eigenen Kosten tragen müsste, kann nicht ohne Weiteres stattdessen den Privatwagen einsetzen und die dadurch entstehenden Kosten als Werbungskosten geltend machen.

Das gilt besonders dann, wenn der Firmenwagen aus privaten Gründen anderweitig genutzt wird, etwa durch Ehegatten oder Familienangehörige.

Wann kann der Privatwagen trotzdem abziehbar sein?

Das Urteil bedeutet nicht, dass ein Werbungskostenabzug für Dienstreisen mit dem Privatwagen bei vorhandenem Firmenwagen immer ausgeschlossen ist. Entscheidend bleibt der Einzelfall.

Ein Abzug kann eher in Betracht kommen, wenn es einen objektiven beruflichen Grund für die Nutzung des Privatwagens gibt, zum Beispiel:

  • der Firmenwagen war für die konkrete Dienstreise nicht verfügbar,
  • der Arbeitgeber hat die Nutzung des Privatwagens ausdrücklich angeordnet,
  • der Firmenwagen war für die Reise ungeeignet,
  • technische oder organisatorische Gründe sprachen gegen die Nutzung des Firmenwagens,
  • mit dem Privatwagen mussten Gegenstände transportiert werden, die mit dem Firmenwagen nicht transportiert werden konnten.

Diese Gründe sollten jedoch sorgfältig dokumentiert werden.

Praxishinweis

Arbeitnehmer sollten bei Dienstreisen grundsätzlich den zur Verfügung gestellten Firmenwagen nutzen, wenn dieser für die Dienstreise vorgesehen ist und keine eigenen Fahrtkosten entstehen. Wird ausnahmsweise der Privatwagen verwendet, sollte der berufliche Grund hierfür dokumentiert werden.

Empfehlenswert ist insbesondere:

  • vorherige Genehmigung des Arbeitgebers einholen,
  • Grund für die Nutzung des Privatwagens schriftlich festhalten,
  • Verfügbarkeit des Firmenwagens dokumentieren,
  • Erstattungsregelungen des Arbeitgebers aufbewahren,
  • Reisekostenabrechnung vollständig führen,
  • private Motive vermeiden oder jedenfalls nicht zur Grundlage der Fahrzeugwahl machen.

Bedeutung für Arbeitgeber

Auch Arbeitgeber sollten ihre Dienstwagen- und Reisekostenrichtlinien klar formulieren. Wenn ein Firmenwagen vorrangig für Dienstreisen vorgesehen ist, sollte dies eindeutig geregelt werden. Ebenso sollte festgelegt werden, wann ausnahmsweise die Nutzung eines Privatwagens zulässig ist und welche Erstattung dann erfolgt.

Das reduziert Streitigkeiten in der Lohnabrechnung und bei späteren Einkommensteuerveranlagungen der Arbeitnehmer.

Fazit

Der BFH begrenzt den Werbungskostenabzug für Dienstreisen mit dem Privatwagen deutlich, wenn ein Firmenwagen zur Verfügung steht. Zwar bleibt die berufliche Veranlassung der Dienstreise bestehen. Die zusätzlich entstehenden Kosten für den Privatwagen können aber unangemessen sein, wenn sie allein deshalb entstehen, weil der Firmenwagen aus privaten Gründen nicht genutzt wird.

Für die Praxis gilt: Wer einen Firmenwagen kostenfrei für Dienstreisen nutzen kann, sollte den Privatwagen nur aus nachvollziehbaren beruflichen Gründen einsetzen. Andernfalls droht die vollständige Versagung des Werbungskostenabzugs.

Quelle: BFH, Urteil vom 21.01.2026 – VI R 30/24, „Dienstreisen: Kein Werbungskostenabzug, wenn anstelle des Firmenwagens der Privatwagen genutzt wird“.