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GmbH-Gesellschafter/-Geschäftsführer

Einkommensteuer 2014: Veranlagung startet ab Mitte März

Einkommensteuer 2014: Veranlagung startet ab Mitte März

Die Finanzämter können erst ab Mitte März beginnen, die Einkommensteuererklärungen 2014 zu bearbeiten. Denn Arbeitgeber, Versicherungen und andere Institutionen haben bis Anfang März Zeit, die für die Steuerberechnung benötigten Daten elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Dabei handelt es sich z. B. um Lohnsteuerbescheinigungen, Rentenbezugsmitteilungen oder die Beitragsdaten zur Altersvorsorge und zur Kranken- und Pflegeversicherung. Diese Daten werden aufbereitet und an die jeweiligen Finanzämter weitergeleitet. Dies dauert einige Tage, sodass die Finanzämter in der Regel Mitte März mit der Bearbeitung der Einkommensteuererklärungen für das Vorjahr beginnen können. Vorher sind auch keine Einkommensteuerbescheide zu erwarten.

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Was passiert, wenn ein Brief verspätet zugestellt wird und dadurch Fristen versäumt werden?

Was passiert, wenn ein Brief verspätet zugestellt wird und dadurch Fristen versäumt werden?

Wie lange darf ein Brief unterwegs sein? Und dürfen Anwälte und ihre Mandanten sich auf die von der Deutschen Post genannten Postlaufzeiten verlassen? Das Oberlandesgericht Hamm hat die Antworten.

Ein Straftäter kam nach Verbüßung von 2/3 seiner Freiheitsstrafe auf Bewährung frei, verstieß dann aber gegen seine Bewährungsauflagen. Gegen den Beschluss der Strafkammer, die Bewährung aufzuheben, legte er innerhalb der 1-wöchigen Frist sofortige Beschwerde ein, und zwar per Einschreiben. Das Schreiben ging bei Gericht aber erst 3 Tage später ein. Die Generalstaatsanwaltschaft beantragte deshalb zugunsten des Beschwerdeführers Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.

Entscheidung

Das Oberlandesgericht Hamm gewährte die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand. Begründung: Der Beschwerdeführer durfte darauf vertrauen, dass sein Schreiben einen Tag später bei Gericht einging. Denn nach Informationen der Deutschen Post gilt für die Zustellung eines Einschreibens die Laufzeitvorgabe von einem Tag nach Einlieferung.

Für die Region, in der der Beschwerdeführer wohnt, gibt die Deutsche Post einen Anteil von 94 % für die Laufzeitvorgabe von einem Tag an. Das Gericht betonte deshalb, dass danach grundsätzlich davon ausgegangen werden kann, dass, wenn keine Besonderheiten vorliegen, Postsendungen, die an einem Werktag aufgegeben werden, am folgenden Werktag beim Empfänger eingehen.

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Kann die Steuererklärung wirksam per Fax übermittelt werden?

Kann die Steuererklärung wirksam per Fax übermittelt werden?

Wer seine Einkommensteuererklärung eigenhändig unterschreibt und dann per Fax an das Finanzamt schickt, hat sie wirksam abgegeben. Die Voraussetzung einer eigenhändigen Unterzeichnung der Erklärung ist damit erfüllt.

A erzielte im Streitjahr 2007 ausschließlich Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Ihre Steuerberaterin S erstellte für sie am 28.12.2011 die komprimierte Einkommensteuererklärung und warf sie in den Briefkasten der urlaubsbedingt abwesenden A ein, wo sie von deren Tochter T aufgefunden wurde. T faxte die erste Seite (Deckblatt) der Erklärung an den Urlaubsort der A. Auf diesem Blatt leistete sie ihre Unterschrift und faxte es zurück an T. Diese reichte am 30.12.2011 das Deckblatt zusammen mit der von S erstellten komprimierten Erklärung beim Finanzamt ein. Außerdem übermittelte S die Erklärung über das ELSTER-Portal ohne Zertifizierung an das Finanzamt. Am 24.1.2012 unterschrieb A erneut ein Erklärungs-Deckblatt beim Finanzamt.

Dem Finanzamt genügte die gefaxte Unterschrift jedoch nicht und es lehnte den Antrag der A auf Veranlagung ab, da die Festsetzungsfrist seiner Ansicht nach abgelaufen war. Das Finanzgericht gab dagegen der Klage statt.

Entscheidung

Auch der Bundesfinanzhof entschied zugunsten der Klägerin und sieht das Formerfordernis der eigenhändigen Unterschrift als erfüllt an. Denn es liegt eine Unterschrift „von der Hand“ der A vor. Dass das unterschriebene Deckblatt beim Finanzamt als Faxkopie eingereicht wurde, steht dem nicht entgegen. Denn sowohl die Steuererklärung als auch die Unterschrift des Steuerpflichtigen können per Fax an das Finanzamt übermittelt oder in Faxkopie beim Finanzamt vorgelegt werden.

Das Schriftlichkeitserfordernis soll gewährleisten, dass der Inhalt der Erklärung und die erklärende Person zuverlässig festgestellt werden können. Darüber hinaus soll dadurch sichergestellt werden, dass das Schriftstück mit Wissen und Wollen des Erklärenden an das Gericht gesandt wurde. Außerdem soll gewährleistet werden, dass der Steuerpflichtige die Verantwortung für die Angaben in der Steuererklärung übernimmt. Diese Zwecke werden auch erfüllt, wenn der Steuerpflichtige die Einkommensteuererklärung unterschreibt und sie per Telefax an das Finanzamt schickt.

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Auslandsreisen: Für viele Länder gibt es neue Pauschalen

Auslandsreisen: Für viele Länder gibt es neue Pauschalen

Das Bundesfinanzministerium hat die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen veröffentlicht, die für Auslandsreisen ab 2015 gelten. Die Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen können vom Arbeitgeber in Höhe der jeweiligen Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden.

Änderungen ergeben sich bei den Spesensätzen gegenüber 2014 u. a. für folgende Staaten bzw. Orte:

  • Österreich und Niederlande,
  • Argentinien und Mexiko,
  • Kroatien und Portugal sowie für
  • Russland (mit höheren Pauschalen für Moskau und St. Petersburg).

Eintägige Reisen und Kurztrips

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Der ausländische Spesensatz gilt auch dann, wenn eine Auswärtstätigkeit an einem Tag nur stundenweise ins Ausland geführt hat.

Mehrtägige Reisen

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen Folgendes:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird.
  • Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Flugreisen und Schiffreisen

Bei Schiffreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Bei Flugreisen ist die Landung entscheidend. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als 2 Kalendertage, so ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.

Übernachtungspauschale oder tatsächliche Kosten

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer ist dagegen nur in Höhe der tatsächlich entstandenen und durch Rechnungsbelege nachgewiesenen Übernachtungskosten zulässig.

Praxisbeispiel

Arbeitnehmer A reist am Montag um 20 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien morgens um 2 Uhr. Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8 Uhr nach Amsterdam, das er um 14 Uhr erreicht. Dort ist er bis Donnerstag um 13 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. In seiner Wohnung in Berlin kommt er am Donnerstag um 22:30 Uhr an.

Für den Anreisetag Montag ist die inländische Verpflegungspauschale von 12 EUR maßgebend, da A sich um 24 Uhr noch im Inland befindet. Für Dienstag ist die Verpflegungspauschale für Belgien in Höhe von 41 EUR anzuwenden. Für Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande zugrunde zu legen – 2015 nur noch 46 EUR statt bisher 60 EUR. Für Donnerstag ist die Verpflegungspauschale der Niederlande für den Abreisetag maßgeblich – auch hier nur noch 31 EUR statt bisher 40 EUR –, da A noch bis 13 Uhr in Amsterdam beruflich tätig war.

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Aufteilungsmaßstab für die Vorsteuer aus der Insolvenzverwalter-Vergütung

Aufteilungsmaßstab für die Vorsteuer aus der Insolvenzverwalter-Vergütung

Ein Urteil des Sächsischen Finanzgerichts klärt, welcher Aufteilungsmaßstab für die Vorsteuer aus der Insolvenzverwalter-Vergütung gilt, wenn der unternehmerische und der nichtunternehmerische Bereich betroffen sind.

Der Insolvenzverwalter über das Vermögen einer Einzelunternehmerin machte die von ihm im Rahmen seiner Vergütung in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von 2.713,84 EUR in voller Höhe als Vorsteuer geltend. Er hatte mit dem Ziel der Masseanreicherung gegenüber dem Finanzamt Steuerzahlungen von 14.668,74 EUR nebst Zinsen von 909,57 EUR angefochten. Der Betrag von 14.668,74 EUR teilte sich wie folgt auf:

Einkommensteuer auf gewerbliche Einkünfte: 12.223,91 EUR
Umsatzsteuer und Kfz-Steuer: 2.444,83 EUR

Das Finanzamt und der Insolvenzverwalter schlossen daraufhin eine Anfechtungsvereinbarung dahingehend, dass das Finanzamt einen Betrag von 12.000,00 EUR an den Insolvenzverwalter zurückbezahlt, die dieser als „Einkommensteuer“ zur Insolvenztabelle anmeldete. Insgesamt erzielte der Insolvenzverwalter Erlöse (aus Anfechtungen und der Verwertung der Insolvenzmasse) von 38.121,77 EUR. Da die Einkommensteuer privat veranlasst sei, kürzte das Finanzamt die Vorsteuer um 31,47 % auf 1.859,80 EUR.

Die Insolvenzgläubiger (inkl. Finanzamt) hatten insgesamt 267.775,57 EUR zur Insolvenztabelle angemeldet. Daneben kam es zur Pfändung von Arbeitseinkommen in Höhe von 360,59 EUR.

Entscheidung

Das Finanzgericht gewährte den Vorsteuerabzug zwar nicht in voller Höhe; erhöhte die Vorsteuer aber auf 2.487,23 EUR. Dabei gab das Finanzgericht dem Finanzamt insoweit (inhaltlich) Recht, dass die Einkommensteuer – auch soweit sie auf gewerbliche Einkünfte entfällt – privat veranlasst sei. Das Gericht schloss sich aber nicht der Aufteilung der Vorsteuern im Verhältnis der Erlöse des Insolvenzverwalters an. Vielmehr sei eine „Gesamtbetrachtung“ des Insolvenzverfahrens erforderlich. Zunächst teilte es den vereinbarten Anfechtungsbetrag von 12.000,00 EUR im Verhältnis der Ausgangsbeträge (12.223,91 EUR bzw. 2.444,83 EUR zu 14.668,74 EUR) auf, was zu folgenden Beträgen führte:

Anfechtungserlöse Einkommensteuer 9.999,60 EUR
Anfechtungserlöse Umsatzsteuer und Kfz-Steuer 2.000,40 EUR

Damit ergab sich bezogen auf die Vorsteuer von insgesamt 2.713,84 EUR folgende Aufteilung:

Erlöse (Anfechtung und Verwertung) 38.121,77 EUR
Durch die Insolvenzgläubiger angemeldete Insolvenzforderungen 229.653,80 EUR
Gesamtbetrag für Aufteilungsmaßstab 267.775,57 EUR
darin enthaltene angefochtene Einkommensteuer 9.999,60 EUR
Gepfändetes Arbeitseinkommen 360,59 EUR
Als „Einkommensteuer“ angemeldete Insolvenzforderungen 12.000,00 EUR
Privat veranlasste Insolvenzschulden & Zahlungen (8,35 %) 22.360,19 EUR
Nicht abzugsfähige Vorsteuer aus EUR 2.713,84 (8,35 %) 226,61 EUR
Abzugsfähige Vorsteuer aus EUR 2.713,84 (91,65 %) 2.487,23 EUR
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Lohnsteuerfreibetrag: Neuer Antrag nötig

Lohnsteuerfreibetrag: Neuer Antrag nötig

Arbeitnehmer müssen einen Lohnsteuerfreibetrag für das Jahr 2015 neu beantragen, sonst kann dieser bei der Entgeltabrechnung nicht berücksichtigt werden. Denn für den Arbeitgeber sind immer die in der ELStAM-Datenbank hinterlegten Daten maßgeblich.

Welche Freibeträge neu beantragt werden müssen

Für die persönlichen Freibeträge gilt im Lohnsteuerverfahren 2015 weiterhin die jahresbezogene Betrachtungsweise. Die Berücksichtigung dieser Freibeträge setzt deshalb einen neuen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung beim Finanzamt voraus.

Freibeträge für den Lohnsteuerabzug, z. B. für Werbungskosten aufgrund Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, müssen in jedem Fall neu beantragt werden. Entsprechend gilt dies für Arbeitnehmer mit Steuerklasse II und Kindern ab 18 Jahren und für das Faktorverfahren bei Doppelverdiener-Ehegatten.

Ausnahmen: Die Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene werden automatisch ohne neuen Antrag bis zu dem nachgewiesenen Gültigkeitsende berücksichtigt, ebenso wie mehrjährig gewährte Kinderfreibetragszähler für volljährige Kinder.

Ein Antrag auf Eintragung eines Freibetrags wegen erhöhter Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnlicher Belastungen kann nur dann gestellt werden, wenn die Aufwendungen oder die abziehbaren Beträge insgesamt die Antragsgrenze von 600 EUR überschreiten. Bei den Werbungkosten muss darüber hinaus der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 EUR überschritten sein.

Antragsfrist

Der Antrag auf Lohnsteuerermäßigung 2015 kann bis 30.11.2015 gestellt werden. Wird der Antrag spätestens im Januar 2015 gestellt, werden die Freibeträge noch rückwirkend zum 1.1.2015 gewährt. Danach gilt, dass der Jahresfreibetrag auf die noch verbleibenden Lohnzahlungszeiträume des Kalenderjahres gleichmäßig verteilt wird – jeweils mit Wirkung vom Beginn des Kalendermonats an, der auf die Antragstellung folgt.

Vereinfachter Antrag

Die Arbeitnehmer, bei denen sich der bisher eingetragene Freibetrag im Vergleich zu den Vorjahren nicht geändert hat, können einen vereinfachten Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Wer erstmals einen Lohnsteuerfreibetrag beantragt, muss den 4-seitigen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung verwenden.

ELStAM

Ist beim Arbeitnehmer ein Freibetrag zu berücksichtigen, speichert das Finanzamt dies als Lohnsteuerabzugsmerkmal in der ELStAM-Datenbank. Der Arbeitgeber erhält die geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale (einschließlich der Freibeträge) mit der nächsten monatlichen Änderungsliste übermittelt und muss diese beim Lohnsteuerabzug zwingend anwenden.

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Rechnung auf Papier: Extrakosten sind unzulässig

Rechnung auf Papier: Extrakosten sind unzulässig

Elektronische Rechnungen sind kostenfrei, zusätzliche Rechnungen auf Papier kosten extra. Dieser Vorgehensweise, die vor allem von Mobilfunkanbietern praktiziert wird, hat der Bundesgerichtshof eine Absage erteilt.

Die Begründung: Es ist die vertragliche Pflicht eines jeden Unternehmens, eine Rechnung in Papierform zu erstellen. Eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), nach der nur die elektronische Rechnung kostenfrei ist, ist deshalb nicht zulässig.

Ein Unternehmen kann sich nicht darauf verlassen, dass jeder Kunde einen Internetanschluss zur Verfügung hat. Deshalb ist die kostenlose Zusendung von Papierrechnung ohne Aufpreis und ohne, dass der Kunde dies ausdrücklich verlange, vertragliche Pflicht.

Von dieser Pflicht nimmt der Bundesgerichtshof nur die Unternehmen aus, die ihre Dienstleistungen ausschließlich online vertreiben. Im entschiedenen Fall traf dies auf die Beklagte, einen Mobilfunkanbieter, nicht zu.

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GmbH-Geschäftsführer: Kürzung des Sonderausgabenabzugs für Rürup-Rente zulässig

GmbH-Geschäftsführer: Kürzung des Sonderausgabenabzugs für Rürup-Rente zulässig

Wurde für einen Alleingesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH eine Direktversicherung zu seinen Gunsten abgeschlossen, darf der Sonderausgabenhöchstbetrag für Beiträge zum Aufbau einer „Rürup-Rente“ pauschal um den fiktiven Gesamtbeitrag zur allgemeinen Rentenversicherung gekürzt werden.

Hintergrund

Der begrenzte Abzug von Altersvorsorgeaufwendungen als Sonderausgaben aufgrund des Alterseinkünftegesetzes verstoßen weder gegen das Gleichbehandlungsgebot des Grundgesetzes noch gegen das objektive und subjektive Nettoprinzip. Das hat der Bundesfinanzhof bereits mehrfach entschieden.

So werden auch die Höchstbeträge für die Altersvorsorgeaufwendungen von Personen gekürzt, die wie der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen, eine Berufstätigkeit ausgeübt und im Zusammenhang damit aufgrund vertraglicher Vereinbarungen Anwartschaftsrechte auf eine Altersversorgung ganz oder teilweise ohne eigene Beitragsleistungen oder durch steuerfreie Beiträge erworben haben. Seit dem Jahressteuergesetz 2008 gibt es die Einschränkung, dass der Anspruch auf Altersversorgung ganz oder teilweise ohne eigene Beitragsleistung erworben worden sein muss, nicht mehr. Seitdem gehören die Personen, die wie der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen, generell zum Kreis der einer Kürzung unterliegenden Personen.

Das gilt selbst dann, wenn sie die betriebliche Altersversorgung wirtschaftlich selbst finanzieren, wie z. B. bei einer Direktversicherung. Ob auch in diesen Fällen die Kürzung der Höchstbeträge von 20.000 bzw. 40.000 EUR um den fiktiven Gesamtbeitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung mit dem Grundgesetz vereinbar ist, musste der Bundesfinanzhof im vorliegenden Fall klären.

Der Fall

Eine GmbH hatte zugunsten ihres Alleingesellschafter-Geschäftsführer A bereits im Jahr 1992 eine Direktversicherung abgeschlossen. Die monatlichen Beiträge, die dafür anfielen, wurden im Wege einer Gehaltsumwandlung erbracht und pauschal der Lohnsteuer unterworfen. Im Jahr 2008 zahlte A darüber hinaus Beiträge für eine sog. Basis- oder „Rürup-Rente“ ein; diese machte er als Sonderausgaben geltend.

Das Finanzamt gewährte A im Hinblick auf die gesetzlichen Änderungen der Regelungen zur Kürzung des Höchstbetrags der Altersvorsorgeaufwendungen nur die gekürzte Vorsorgepauschale. A war dagegen der Ansicht, dass diese Kürzung unverhältnismäßig sei und gegen das Grundgesetz verstoße. Das Finanzgericht wies die Klage des A ab.

Entscheidung

Der Bundesfinanzhof entschied zu Ungunsten des A und gab dem Finanzamt Recht. Die generelle Kürzung des Sonderausgabenhöchstbetrags für rentenversicherungsfreie Arbeitnehmer mit vertraglichen Anwartschaftsrechten auf Altersversorgung sei unter verfassungsrechtlichen Gesichtspunkten nicht zu beanstanden.

Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs hat sich der Gesetzgeber mit den verschiedenen Typisierungen und Pauschalierungen, die der gesetzlichen Neuregelung zugrunde liegen, noch innerhalb des ihm eingeräumten Gestaltungsspielraums bewegt. Deshalb hatte der Bundesfinanzhof auch nichts gegen die sehr eingeschränkte Abzugsfähigkeit der Beiträge zu einer „Rürup-Rente“ nichts einzuwenden.

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Vorsteuerabzug: Rückwirkende Rechnungsberichtigung?

Vorsteuerabzug: Rückwirkende Rechnungsberichtigung?

Das Niedersächsische Finanzgericht hat dem Europäischen Gerichtshof die Frage vorgelegt, ob und ggf. unter welchen Voraussetzungen einer Rechnungsberichtigung Rückwirkung zukommen kann.

Die Frage der Rechnungsberichtigung hat Bedeutung für den Vorsteuerabzug. Liegen die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht vor, ist der Vorsteuerabzug zu versagen. Damit verbunden sind in der Regel Nachzahlungszinsen. Die Verzinsung würde allerdings entfallen, wenn eine rückwirkende Berichtigung der Rechnung zulässig wäre.

Das vorlegende Gericht bittet den Europäischen Gerichtshof deshalb zunächst um Klarstellung, ob die von ihm in der Rechtssache „Terra Baubedarf-Handel“ getroffene Feststellung, dass der Vorsteuerabzug erst im Zeitpunkt der Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung vorzunehmen ist, auch für den Fall der Ergänzung einer unvollständigen Rechnung gelten soll oder ob in einem solchen Fall eine Rückwirkung zulässig ist (vgl. hierzu die Entscheidungen „Pannon Gép“ und „Petroma Transport“).

Sofern eine rückwirkende Rechnungsberichtigung möglich ist, wäre vom Europäischen Gerichtshof weiter zu klären, ob und ggf. welche Mindestanforderungen an eine rückwirkungsfähige Rechnung zu stellen sind, insbesondere ob die (ursprüngliche) Rechnung bereits eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers enthalten muss.

Zuletzt stellt sich die Frage, ob die Rechnungsberichtigung noch rechtzeitig ist, wenn sie erst im Rahmen eines Einspruchsverfahrens erfolgt.

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Ordnungsgemäße Buchführung im IT-Zeitalter

Ordnungsgemäße Buchführung im IT-Zeitalter

Das Bundesfinanzministerium hat ein 38-seitiges Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- und Kommunikations-Technik abgebildet. Auch die nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt.

Das Bundesfinanzministerium äußert sich in diesem Zusammenhang in dem Schreiben vom 14.11.2014 zu folgenden Themen:

  • Verantwortlichkeit
  • Allgemeine Anforderungen
  • Belegwesen (Belegfunktion)
  • Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion)
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Datensicherheit
  • Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  • Aufbewahrung
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Datenzugriff
  • Zertifizierung und Software-Testate