E-Rechnung ab 2025: Der komplette Leitfaden für Unternehmen
Die elektronische Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Umsätze im Inland zur Pflicht. Erfahren Sie, wie Sie die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes erfüllen, Formate wie XRechnung/ZUGFeRD nutzen und den Vorsteuerabzug sichern.
1. Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen (Norm EN 16931).
Der entscheidende Unterschied: Eine reine PDF-Rechnung ohne strukturierte XML-Daten gilt ab 2025 rechtlich nur als „sonstige Rechnung“ und erfüllt nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Tipp: Prüfen und visualisieren Sie Ihre E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) mit unserem XRechnung-Viewer.
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2. Wer ist betroffen? Pflichten & Ausnahmen
Die Pflicht greift bei B2B-Umsätzen, wenn sowohl der Leistende als auch der Empfänger im Inland ansässig sind.
- Empfangspflicht: Gilt ab 01.01.2025 für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer).
- Ausnahmen: Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnungen), Fahrausweise und steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
3. Zeitplan: Wann müssen Sie handeln?
Die Einführung erfolgt stufenweise, um Unternehmen die Umstellung zu erleichtern:
| Zeitpunkt | Status für Rechnungsaussteller |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle. Versand von PDF/Papier mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig. |
| 2026 - 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| Ab 01.01.2028 | Vollständige E-Rechnungspflicht ohne Ausnahmen für alle B2B-Umsätze. |
4. Zulässige Formate: XRechnung vs. ZUGFeRD
Für die Rechtssicherheit müssen Formate der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:
- XRechnung: Rein strukturiertes XML-Format (maschinenlesbar). Erfordert Viewer-Software für Menschen.
- ZUGFeRD (ab v2.0.1): Hybrid-Format. Eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Vorteil: Direkt lesbar und maschinell verarbeitbar.
5. Archivierung nach GoBD & Aufbewahrung
E-Rechnungen müssen zehn Jahre im Originalformat gespeichert werden. Eine reine PDF-Kopie reicht bei strukturierten Rechnungen nicht aus – die XML-Datei ist das rechtlich maßgebliche Original.
- Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen (GoBD-konform).
- Maschinelle Auswertbarkeit über den gesamten Zeitraum erhalten.
- Verfahrensdokumentation für den Rechnungsprozess erstellen.
6. Vorsteuerabzug & rechtliche Risiken
Wenn eine E-Rechnungspflicht besteht, ist die ordnungsgemäße Form eine materielle Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Wer ab 2025 eine PDF-Rechnung akzeptiert, obwohl eine E-Rechnung zwingend wäre, riskiert die Ablehnung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt.
7. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als Vermieter E-Rechnungen empfangen?
Ja, sofern Sie als Unternehmer agieren. Auch wenn Ihre Umsätze steuerfrei sind, müssen Sie technisch in der Lage sein, E-Rechnungen Ihrer Lieferanten (z. B. Handwerker) anzunehmen.
Was passiert bei Empfangsverweigerung?
Ein Empfänger kann die E-Rechnung ab 2025 nicht mehr ablehnen. Verweigert er die Annahme, hat der Aussteller seine Pflicht mit der ordnungsgemäßen Bereitstellung erfüllt.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
- Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD 2.x?
- Postfach einrichten: Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungseingang (z.B. rechnung@firma.de).
- Lieferanten informieren: Ab wann sind Sie bereit für den XML-Empfang?
- Archiv wählen: Nutzen Sie revisionssichere Cloud-Speicher oder DMS-Systeme (z.B. DATEV Unternehmen online).
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