E-Rechnung 2026: Pflicht, Fristen, Formate, GoBD und Vorsteuer sicher umsetzen
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für viele inländische B2B-Umsätze das neue gesetzliche Rechnungsformat. Unternehmen müssen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird über Übergangsregelungen bis 2028 stufenweise praktisch wirksam. Entscheidend ist: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern nur eine sonstige Rechnung. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
E-Rechnung 2026: Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Seit 2025 genügt dafür eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Daten nicht mehr.
| Rechnungsart | Beispiel | Einordnung ab 2025 |
|---|---|---|
| E-Rechnung | XRechnung, ZUGFeRD mit strukturiertem XML. | Strukturiert und elektronisch verarbeitbar. |
| Sonstige elektronische Rechnung | E-Mail mit einfacher PDF-Datei. | Keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung. |
| Papierrechnung | Ausdruck oder Briefpost. | Sonstige Rechnung. |
| Hybrides Format | ZUGFeRD mit PDF-Sichtdatei und XML-Datensatz. | E-Rechnung, wenn das Profil die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. |
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die neuen Regeln betreffen grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Maßgeblich ist, ob überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht und ob keine gesetzliche Ausnahme greift.
| Fall | E-Rechnung? | Hinweis |
|---|---|---|
| B2B-Umsatz zwischen inländischen Unternehmern | Grundsätzlich ja. | Übergangsfristen und Ausnahmen beachten. |
| B2C-Umsatz an private Endverbraucher | Nein. | Nicht von der umsatzsteuerlichen B2B-E-Rechnungspflicht erfasst. |
| Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | Regelmäßig nein. | Zum Beispiel bestimmte Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietung. |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto | Keine E-Rechnung erforderlich. | Sonstige Rechnung genügt. |
| Fahrausweis als Rechnung | Keine E-Rechnung erforderlich. | Sonderregelung der UStDV. |
| Leistungen von Kleinunternehmern | Keine Ausstellungspflicht als E-Rechnung. | Empfangspflicht bleibt bestehen. |
| B2G-Rechnung an öffentliche Auftraggeber | Separat prüfen. | Umsatzsteuerliche B2B-Regeln und ERechV/B2G-Vorgaben können nebeneinander relevant sein. |
Übergangsfristen: Was gilt 2025, 2026, 2027 und ab 2028?
Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit 2025 sicherzustellen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Diese Übergangsregelungen betreffen den Rechnungsaussteller – nicht die technische Empfangsbereitschaft des Rechnungsempfängers.
| Zeitraum | Ausstellung | Empfang |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Rechnungsaussteller dürfen übergangsweise noch sonstige Rechnungen ausstellen. | Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025 bis 31.12.2026 | Papierrechnung immer zulässig; PDF/sonstige elektronische Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers. | Mindestens ein empfangsfähiger Kanal, zum Beispiel E-Mail-Postfach. |
| 2027 | Weitere Übergangsfrist für Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €. | Empfangspflicht besteht unverändert. |
| EDI bis 31.12.2027 | EDI-Verfahren, die noch keine E-Rechnung erfüllen, können übergangsweise genutzt werden. | Archivierung und Lesbarkeit weiterhin sicherstellen. |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. | Empfang, Prüfung, Verbuchung und Archiv müssen stabil laufen. |
Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931
Eine E-Rechnung liegt insbesondere vor, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Andere Formate können vereinbart werden, wenn die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahiert werden können.
| Format | Eigenschaften | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format. | Maschinenlesbar; für Menschen ist ein Viewer hilfreich. |
| ZUGFeRD ab 2.0.1 | Hybrides Format mit PDF-Sichtdatei und XML-Datensatz. | Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nicht ausreichend. |
| EDI / EDIFACT | Kann weiter genutzt werden, wenn die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. | Bis Ende 2027 gelten zusätzlich Übergangsregeln für nicht vollständig EN-16931-konforme EDI-Verfahren. |
| Einfaches PDF | Nur bildhafte oder textliche Rechnung ohne strukturierte XML-Daten. | Keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung. |
E-Rechnungen empfangen: Was muss technisch vorhanden sein?
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Möglich sind beispielsweise E-Mail, Schnittstellen, Portale, Downloads oder andere elektronische Übermittlungswege. Nach der BMF-FAQ genügt für den Empfang grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.
| Schritt | Was ist zu tun? | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Postfach einrichten | Zentrale Adresse für Rechnungseingang festlegen. | Zum Beispiel rechnung@unternehmen.de. |
| Zuständigkeit klären | Wer prüft, wer bucht, wer archiviert? | Vertretungsregelung bei Urlaub/Krankheit einplanen. |
| Viewer nutzen | XML-Rechnung für menschliche Prüfung sichtbar machen. | ELSTER-Viewer oder eigener Viewer möglich. |
| Pflichtangaben prüfen | Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-IdNr., Leistung, Steuerbetrag, Datum. | Inhaltliche Prüfung bleibt notwendig. |
| Archivierung | Strukturierten Teil unverändert aufbewahren. | Nicht nur Sicht-PDF speichern. |
E-Rechnung erstellen, prüfen und visualisieren
Ein Generator oder Viewer kann den Einstieg erleichtern. Entscheidend bleibt aber, dass die Rechnung im konkreten Einzelfall alle Pflichtangaben enthält, das richtige Format verwendet, ordnungsgemäß übermittelt und GoBD-konform archiviert wird.
E-Rechnung vorbereiten
Nutzen Sie den Generator, um strukturierte Rechnungsdaten für XRechnung oder ZUGFeRD vorzubereiten. Prüfen Sie die erzeugte Datei vor Versand und archivieren Sie die strukturierten Daten unverändert.
GoBD, Archivierung und Aufbewahrung
E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig, maschinell auswertbar und auffindbar bleiben. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre.
| Anforderung | Was bedeutet das? | Fehler vermeiden |
|---|---|---|
| Originalformat | Strukturierter XML-Teil muss unverändert erhalten bleiben. | Nicht nur PDF-Ausdruck oder Screenshot speichern. |
| Aufbewahrungsfrist | Umsatzsteuerlich acht Jahre nach § 14b UStG. | Fristbeginn und andere Aufbewahrungspflichten im Einzelfall prüfen. |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Daten müssen während der Frist prüfbar bleiben. | Format- und Systemwechsel dokumentieren. |
| Verfahrensdokumentation | Prozess von Eingang, Prüfung, Buchung und Archivierung beschreiben. | Auch kleine Unternehmen sollten einfache Prozessnotizen führen. |
| Zugriff im Prüfungsfall | Finanzverwaltung muss Daten bei Bedarf auswerten können. | DMS, Cloud und Berechtigungen regelmäßig testen. |
Vorsteuerabzug und rechtliche Risiken
Für den Vorsteuerabzug bleibt entscheidend, dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit den erforderlichen Pflichtangaben vorliegt. Während der Übergangsfristen kann eine zulässige sonstige Rechnung weiterhin ordnungsgemäß sein. Nach Ablauf der Übergangsfristen kann eine falsche Rechnungsform bei E-Rechnungspflicht zu einem Rechnungsmangel führen.
| Fehler | Risiko | Lösung |
|---|---|---|
| Nur PDF erhalten, obwohl E-Rechnung erforderlich ist. | Rechnungsmangel nach Ende der Übergangsfrist möglich. | E-Rechnung oder Rechnungsberichtigung anfordern. |
| XML-Daten und PDF-Bildteil weichen ab. | Strukturierter Teil ist maßgeblich. | XML prüfen und Abweichungen klären. |
| Pflichtangaben fehlen im strukturierten Teil. | Automatisierte Verarbeitung und Ordnungsmäßigkeit gefährdet. | Validieren und berichtigen lassen. |
| XML-Datei nicht archiviert. | Nachweis im Prüfungsfall gefährdet. | Originaldaten unverändert aufbewahren. |
Sonderfälle: Kleinunternehmer, Vermieter, Vereine, B2G und Barumsätze
| Fall | Einordnung 2026 | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | Keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Kleinunternehmerleistungen; Empfangspflicht bleibt. | Empfangspostfach und Archiv dennoch einrichten. |
| Vermieter steuerfrei vermieteter Wohnungen | Als Unternehmer grundsätzlich empfangspflichtig; eigene steuerfreie Vermietungsumsätze fallen regelmäßig nicht unter die Ausstellungspflicht. | Handwerker können E-Rechnungen senden. |
| Vereine | Nur soweit unternehmerisch tätig. | Nichtunternehmerischer Bereich getrennt betrachten. |
| B2G-Rechnungen an Behörden | Zusätzliche öffentlich-rechtliche E-Rechnungsvorgaben möglich. | Leitweg-ID, Portale und ERechV prüfen. |
| Barkauf über 250 € | Kann E-Rechnungspflicht auslösen, wenn keine Übergangsregel genutzt wird. | Zunächst Kassenbeleg, später E-Rechnung/Berichtigung möglich. |
Checkliste: E-Rechnung 2026 richtig umsetzen
- Prüfen, ob Sie inländischer Unternehmer im Sinne der E-Rechnungsregeln sind.
- Zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungseingang einrichten.
- Rechnungssoftware auf XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 prüfen.
- Übergangsfristen 2025/2026 und gegebenenfalls 2027 dokumentieren.
- Vorjahresumsatz 800.000 € für 2027 prüfen.
- Kleinunternehmerstatus und Wechsel zur Regelbesteuerung überwachen.
- Rechnungspflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung sicherstellen.
- Validierung vor Versand und bei Eingang einrichten.
- Viewer für XRechnung/XML-Dateien bereitstellen.
- XML-Datei beziehungsweise strukturierten Teil unverändert archivieren.
- Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nach § 14b UStG beachten.
- Verfahrensdokumentation für Eingang, Prüfung, Buchung und Archivierung erstellen.
- Mitarbeitende in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb schulen.
- Lieferanten und Kunden über gewünschte Übermittlungswege informieren.
- Bei Rechnungsmängeln Berichtigung als E-Rechnung anfordern, soweit erforderlich.
E-Rechnung-Prozess prüfen lassen?
Wir prüfen Ihre E-Rechnungspflicht, Übergangsfristen, Software, Rechnungsmuster, Vorsteuer-Risiken, GoBD-Archivierung und Verfahrensdokumentation.
Passende Themen
FAQ: E-Rechnung 2026
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit 01.01.2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird über Übergangsregelungen bis 2028 praktisch eingeführt.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte XML-Daten ist seit 2025 keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Welche Formate sind zulässig?
Besonders verbreitet sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Nicht ausreichend sind bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer sind nach der BMF-FAQ von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja, grundsätzlich genügt für den Empfang einer E-Rechnung bereits ein E-Mail-Postfach. Zusätzlich sollten Prüfung, Zuständigkeit und Archivierung geregelt werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Teil unverändert in ursprünglicher Form erhalten bleiben.
Was passiert, wenn XML und PDF bei ZUGFeRD voneinander abweichen?
Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil führend. Deshalb sollten die XML-Daten geprüft und archiviert werden.
Gefährdet eine falsche Rechnungsform den Vorsteuerabzug?
Während der Übergangsfristen kann eine zulässige sonstige Rechnung weiterhin ordnungsgemäß sein. Nach Ablauf der Übergangsfristen kann eine falsche Rechnungsform bei bestehender E-Rechnungspflicht einen Rechnungsmangel darstellen.
Quellenverzeichnis
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, Definition elektronischer Rechnung und sonstiger Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, acht Jahre; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug und ordnungsgemäße Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 27 UStG – Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen bis 250 €; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern; Rechtsstand: 29.06.2026.
- BMF, FAQ zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zum 01.01.2025, Stand März 2026.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 – Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025.
- Europäische Norm EN 16931 – elektronische Rechnungsstellung, semantisches Datenmodell und technische Anforderungen.
- KoSIT – Standard XRechnung und technische Hinweise zu XRechnung.
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – ZUGFeRD-Format und Profilinformationen.
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) – zusätzliche Vorgaben für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
