Steuern & Recht

Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (AEAO Zu § 146): Was Sie wissen müssen

Die Abgabenordnung (AO) regelt in § 146 und den zugehörigen Verwaltungsvorschriften (AEAO Zu § 146) die grundlegenden Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Diese Vorgaben sind für alle Unternehmen und Selbstständige in Deutschland bindend und dienen der Sicherstellung der steuerlichen Korrektheit und Transparenz.

Beweiskraft der ordnungsgemäßen Buchführung

Eine ordnungsgemäße Buchführung hat nach § 158 AO volle Beweiskraft gegenüber dem Finanzamt. Das bedeutet, dass die Finanzbehörde die in den Büchern und Aufzeichnungen dokumentierten Umsätze und Geschäftsvorfälle grundsätzlich als richtig anerkennen muss. Verstöße gegen die Buchführungsvorschriften (§§ 140 bis 147 AO) können dagegen weitreichende Konsequenzen haben, wie:

  • Anwendung von Zwangsmitteln: Das Finanzamt kann nach § 328 AO Zwangsmittel einsetzen, um die Vorlage von Unterlagen zu erzwingen.
  • Schätzungen nach § 162 AO: Bei fehlender oder unordnungsgemäßer Buchführung kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Dies kann zu deutlich höheren Steuerbelastungen führen als bei einer ordnungsgemäßen Buchführung.
  • Strafen: In schweren Fällen können Verstöße gegen die Buchführungsvorschriften als Steuerstraftaten nach § 379 AO oder sogar als Insolvenzstraftaten nach §§ 283 und 283b StGB strafrechtlich verfolgt werden.

Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung

Die AEAO Zu § 146 konkretisieren die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Im Einzelnen müssen die Buchungen und Aufzeichnungen:

  • Einzeln: Jede Buchung muss einzeln und vollständig erfasst werden.
  • Vollständig: Alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens müssen in den Büchern und Aufzeichnungen dokumentiert sein.
  • Richtig: Die Buchungen müssen sachlich und rechnerisch richtig sein.
  • Zeitgerecht: Die Buchungen müssen zeitnah vorgenommen werden.
  • Geordnet: Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass sie einem sachverständigen Dritten einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens ermöglichen.

Verzögerungsgeld bei Mitwirkungsverstößen

Bei Mitwirkungsverstößen im Rahmen von Außenprüfungen, insbesondere bei der Nichterbringung von Unterlagen, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2b AO festsetzen. Dies gilt auch, wenn die elektronische Buchführung im Ausland geführt und/oder aufbewahrt wird. Die Höhe des Verzögerungsgelds ist abhängig vom Umfang des Verstoßes und kann bis zu 25.000 Euro pro Tag betragen.

Maschinell lesbare Datenträger und Offene-Posten-Buchhaltung

Die Führung der Bücher und Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern (z. B. Magnetplatten, CDs, DVDs, Flash-Speicher) ist zulässig. In diesem Fall müssen die Daten unverzüglich lesbar gemacht werden können, wenn die Finanzbehörde dies verlangt (§ 147 Abs. 5 AO). Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Anwendung.

Schutz gesetzlich geschützter Bereiche

Bei der Aufbewahrung von Daten muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass keine gesetzlich geschützten Bereiche tangiert werden. Dies gilt insbesondere für Berufsgruppen wie Rechtsanwälte, Steuerberater und Ärzte, die sensible Daten verwalten.

Fazit

Die ordnungsgemäße Buchführung und die sorgfältige Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind für alle Unternehmen und Selbstständige in Deutschland von großer Bedeutung. Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften können gravierende Folgen haben. Daher ist es wichtig, sich mit den Anforderungen der AO und der AEAO Zu § 146 vertraut zu machen und diese gewissenhaft einzuhalten.

Hinweis:

Dieser Blogbeitrag dient lediglich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Im Einzelfall sollten Sie sich immer an einen Steuerberater wenden.