Um den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung Ihres Firmenwagens oder Dienstwagens zu ermitteln, können Sie neben der pauschalen 1-%-Methode auch ein Fahrtenbuch nutzen. Das kann sich sehr lohnen, birgt aber auch einige Herausforderungen. Die Anforderungen an ein korrekt geführtes Fahrtenbuch sind hoch, doch mit Sorgfalt und Disziplin können Sie steuerliche Vorteile sichern.
Warum ein Fahrtenbuch?
Ob Dienstfahrzeuge privat genutzt werden, ist oft strittig. Die Gerichte gehen im Zweifel davon aus, dass Firmen- oder Dienstwagen auch privat genutzt werden. Dieser sogenannte Anscheinsbeweis genügt für die Steuerpflicht, die ohne ein korrektes Fahrtenbuch nach der 1-%-Methode berechnet wird.
Ein Fahrtenbuch bietet eine mögliche Alternative, sofern es ordnungsgemäß geführt wird. Doch dazu müssen die Grundaufzeichnungen stimmen.
Das muss im Fahrtenbuch stehen
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:
- Datum der Fahrt
- Grund der Fahrt (z. B. Kundentermin, Betriebsfahrt)
- Reiseroute, einschließlich etwaiger Umwege (z. B. durch Staus)
- Tankvorgänge
- Aktueller Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt
Kleine Mängel sind erlaubt – in Maßen
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat 2008 entschieden, dass kleinere Mängel nicht automatisch zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs führen, sofern die Eintragungen insgesamt plausibel sind (Az.: VI R 38/06). Dies bedeutet jedoch keinen Freibrief für unsorgfältige Aufzeichnungen. Nachträglich erstellte Fahrtenbücher, die etwa auf handschriftlichen Notizen in Kalendern basieren, werden nicht akzeptiert (BFH-Urteil vom 9. November 2005, Az.: VI B 65/04).
Zeitnahe Eintragungen sind Pflicht
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Konkret erlaubt das Finanzamt Eintragungen und Ergänzungen nur innerhalb von sieben Tagen nach der jeweiligen Fahrt. Versäumte oder verspätete Eintragungen können dazu führen, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird. Dies gilt sowohl für manuelle als auch für elektronische Fahrtenbücher.
Besonderheiten bei elektronischen Fahrtenbüchern
Elektronische Fahrtenbücher erfassen Bewegungsdaten oft automatisiert über einen zentralen Server. Dennoch müssen bestimmte Informationen, wie der Anlass der Fahrt und die besuchten Geschäftspartner, manuell ergänzt werden. Auch diese Ergänzungen müssen innerhalb von sieben Tagen erfolgen, um als ordnungsgemäß zu gelten (Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil vom 23. Januar 2019, Az.: 3 K 107/18).
Fahrtenbuch oder andere Beweismittel?
Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch ist der sicherste Weg, die betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs nachzuweisen. In bestimmten Fällen können jedoch auch andere Beweismittel herangezogen werden. Der Bundesfinanzhof hat 2022 entschieden, dass die Anteile der betrieblichen und privaten Nutzung eines Fahrzeugs auch durch alternative Belege nachgewiesen werden können (Az.: VIII R 24/19). Dazu können beispielsweise Terminpläne oder Werkstattnachweise gehören. Diese müssen jedoch ebenso plausibel und detailliert sein wie ein Fahrtenbuch.
Fazit
Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann Ihnen erhebliche steuerliche Vorteile bringen, erfordert jedoch eine gewissenhafte und zeitnahe Dokumentation. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert, auf die pauschale 1-%-Methode zurückzufallen. Sollten Sie sich für alternative Nachweise entscheiden, müssen diese ebenfalls den hohen Anforderungen der Finanzbehörden genügen. Bei Unsicherheiten lohnt es sich, steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen.