Wer möchte nicht sicher sein, dass die eigenen Freelancer wirklich selbständig tätig sind? Und welches Unternehmen möchte riskieren, dass freie Mitarbeiter, mitarbeitende Gesellschafter oder Geschäftsführer später als sozialversicherungspflichtig eingestuft werden?

Genau hier setzt das Statusfeststellungsverfahren an. Auf Antrag prüft die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund, ob eine Tätigkeit als abhängige Beschäftigung oder als selbständige Tätigkeit einzuordnen ist. Das Verfahren kann damit helfen, spätere Beitragsnachforderungen, Säumniszuschläge und Streitigkeiten mit der Deutschen Rentenversicherung zu vermeiden.

Besonders wichtig: Seit dem 1. April 2022 wurde das Verfahren erweitert. Seitdem sind unter anderem Prognoseentscheidungen, Gruppenfeststellungen und Prüfungen bei Dreiecksverhältnissen möglich. Das schafft mehr Planungssicherheit – wenn das Verfahren richtig genutzt wird.

Was ist das Statusfeststellungsverfahren?

Das Statusfeststellungsverfahren ist ein Verfahren nach § 7a SGB IV. Die Beteiligten können bei der Deutschen Rentenversicherung Bund schriftlich oder elektronisch beantragen, dass der Erwerbsstatus einer Person festgestellt wird. Geklärt wird also, ob eine Person abhängig beschäftigt oder selbständig tätig ist.

Wichtig ist: Seit April 2022 entscheidet die Clearingstelle im optionalen Statusfeststellungsverfahren grundsätzlich nur noch über den Erwerbsstatus. Sie stellt also fest, ob Beschäftigung oder Selbständigkeit vorliegt. Die konkrete Versicherungspflicht in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung ist nicht mehr unmittelbarer Gegenstand dieser Elementenfeststellung.

Für Unternehmen ist das Verfahren besonders relevant bei:

• Freelancern,
• freien Mitarbeitenden,
• Subunternehmern,
• externen Projektkräften,
• mitarbeitenden Gesellschaftern,
• GmbH-Geschäftsführern,
• Vermittlungs- und Plattformmodellen,
• längerfristigen Dienst- oder Werkvertragsverhältnissen.

Wann liegt eine abhängige Beschäftigung vor?

Die Abgrenzung zwischen Selbständigkeit und Beschäftigung richtet sich nicht allein nach dem Vertrag. Entscheidend ist das Gesamtbild der tatsächlichen Zusammenarbeit.

Nach § 7 Abs. 1 SGB IV ist Beschäftigung die nichtselbständige Arbeit. Als Anhaltspunkte nennt das Gesetz insbesondere eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Typische Hinweise auf eine abhängige Beschäftigung sind:

• feste Arbeitszeiten,
• Vorgaben zum Arbeitsort,
• Einbindung in Dienstpläne oder interne Teams,
• Nutzung von Arbeitsmitteln des Auftraggebers,
• Berichtspflichten wie bei Arbeitnehmern,
• fehlendes eigenes Unternehmerrisiko,
• keine eigene Preisgestaltung,
• persönliche Leistungspflicht ohne eigene Vertretungsmöglichkeit.

Praxisbeispiel:
Ein IT-Freelancer arbeitet über Monate ausschließlich für ein Unternehmen, nutzt dessen Laptop, hat feste Arbeitszeiten, nimmt an internen Teammeetings teil und erhält fachliche Einzelanweisungen. Auch wenn der Vertrag „freier Dienstvertrag“ heißt, kann sozialversicherungsrechtlich eine abhängige Beschäftigung vorliegen.

Welche Merkmale sprechen für Selbständigkeit?

Für eine selbständige Tätigkeit sprechen vor allem unternehmerische Merkmale. Entscheidend ist, ob die Person ihre Tätigkeit im Wesentlichen eigenverantwortlich organisiert und ein eigenes wirtschaftliches Risiko trägt.

Typische Merkmale einer Selbständigkeit sind:

• mehrere Auftraggeber,
• eigene Betriebsstruktur,
• eigene Arbeitsmittel,
• freie Zeiteinteilung,
• eigene Preis- und Angebotsgestaltung,
• Vergütung nach Projekt, Meilenstein oder Ergebnis,
• Einsatz eigenen Personals oder eigener Subunternehmer,
• keine Eingliederung in die Organisation des Auftraggebers,
• eigenes unternehmerisches Risiko.

Auch hier gilt: Kein einzelnes Merkmal entscheidet allein. Die Deutsche Rentenversicherung und die Sozialgerichte prüfen immer die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses.

Wann sollte ein Statusfeststellungsverfahren beantragt werden?

Ein Statusfeststellungsverfahren ist besonders sinnvoll, wenn bei Beginn oder während einer Zusammenarbeit Unsicherheit besteht.

Das betrifft vor allem Fälle, in denen:

• ein Freelancer langfristig oder nahezu ausschließlich für einen Auftraggeber tätig ist,
• der Auftragnehmer in interne Abläufe eingebunden wird,
• ein ehemaliger Arbeitnehmer später als freier Mitarbeiter beauftragt wird,
• Gesellschafter oder Geschäftsführer sozialversicherungsfrei abgerechnet werden,
• mehrere gleichartige freie Mitarbeiter eingesetzt werden,
• ein Vermittler oder eine Agentur zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer steht,
• hohe Nachzahlungen bei einer späteren Betriebsprüfung drohen würden.

Die Deutsche Rentenversicherung stellt für das Verfahren den Antrag V0027 bereit. Der Antrag kann auch online gestellt werden.

Antrag stellen oder abwarten: Was ist strategisch sinnvoll?

Viele Unternehmen zögern mit einem Statusfeststellungsverfahren, weil sie eine negative Entscheidung befürchten. Dieses Risiko besteht tatsächlich. Wer den Antrag stellt, bringt die Konstellation aktiv auf den Tisch.

Trotzdem kann ein Antrag sinnvoll sein, weil er frühzeitig Rechtssicherheit schafft. Besonders bei hohen Honoraren, langen Laufzeiten oder mehreren ähnlichen Auftragsverhältnissen kann Abwarten riskanter sein als eine rechtzeitige Klärung.

Für eine Antragstellung spricht:

• Planbarkeit vor Beginn oder zu Beginn der Zusammenarbeit,
• Vermeidung späterer Überraschungen in der DRV-Betriebsprüfung,
• bessere Dokumentation der Entscheidungsgrundlagen,
• Möglichkeit zur Anpassung der Vertragsgestaltung,
• Rechtssicherheit für Auftraggeber und Auftragnehmer.

Gegen eine unvorbereitete Antragstellung spricht:

• schwache oder widersprüchliche Verträge,
• gelebte Eingliederung in den Betrieb,
• fehlende Nachweise für Unternehmerrisiko,
• unklare Leistungsbeschreibung,
• unvollständige Angaben im Antrag.

Praxistipp:
Vor dem Antrag sollten Vertrag, tatsächliche Durchführung und Nachweise sorgfältig geprüft werden. Ein Statusfeststellungsverfahren ersetzt keine saubere Gestaltung – es prüft sie.

Was gilt bei bestehenden Statusbescheiden?

Bestehende Statusbescheide sollten nicht einfach abgelegt und vergessen werden. Sie beziehen sich regelmäßig auf einen konkreten Sachverhalt. Ändern sich Vertrag, Tätigkeit oder tatsächliche Durchführung, kann eine frühere Einschätzung an Aussagekraft verlieren.

Unternehmen sollten daher regelmäßig prüfen:

• Gilt der Bescheid noch für die aktuelle Tätigkeit?
• Hat sich die Aufgabenbeschreibung geändert?
• Wurde der Auftragnehmer stärker in interne Abläufe eingebunden?
• Haben sich Weisungsrechte oder Berichtspflichten verändert?
• Gibt es neue Vertragsfassungen oder Nachträge?

Ein alter Statusbescheid schützt nur dann zuverlässig, wenn der beurteilte Sachverhalt noch mit der heutigen Praxis übereinstimmt.

Was ist die Prognoseentscheidung seit April 2022?

Eine der wichtigsten Neuerungen seit dem 1. April 2022 ist die Prognoseentscheidung. Damit kann die Clearingstelle den Erwerbsstatus bereits vor Aufnahme der Tätigkeit beurteilen. Grundlage sind die schriftlichen Vereinbarungen und die beabsichtigten Umstände der Vertragsdurchführung.

Das ist ein großer Vorteil für Unternehmen: Kritische Punkte können erkannt werden, bevor der Freelancer tatsächlich startet. Dadurch lassen sich Vertrags- und Einsatzmodelle noch anpassen.

Wichtig: Die Prognoseentscheidung ist nur so belastbar wie die Angaben, auf denen sie beruht. Weicht die spätere tatsächliche Durchführung deutlich von der Darstellung im Antrag ab, kann die Entscheidung ihre Schutzwirkung verlieren oder überprüft werden.

Was bringt eine Gruppenfeststellung?

Die Gruppenfeststellung ist für Unternehmen interessant, die mehrere Personen in gleichartigen Auftragsverhältnissen einsetzen.

Statt für jeden einzelnen Auftragnehmer ein separates Verfahren zu führen, kann unter bestimmten Voraussetzungen eine gutachterliche Äußerung für gleiche Auftragsverhältnisse beantragt werden. Voraussetzung ist unter anderem, dass bereits eine bestandskräftige Entscheidung der Clearingstelle zu einem konkreten Auftragsverhältnis ab dem 1. April 2022 vorliegt.

Das kann beispielsweise relevant sein bei:

• mehreren freien Dozenten,
• gleich eingesetzten IT-Freelancern,
• projektbezogenen Beratern,
• Pflege- oder Betreuungskräften,
• wiederkehrenden Subunternehmerstrukturen.

Praxistipp:
Eine Gruppenfeststellung funktioniert nur bei wirklich vergleichbaren Tätigkeiten. Schon kleine Unterschiede bei Weisungen, Einsatzort, Vergütung oder Einbindung können die Vergleichbarkeit gefährden.

Wie werden Dreiecksverhältnisse geprüft?

In der Praxis gibt es häufig Dreiecksverhältnisse. Zum Beispiel:

Vermittler – Auftraggeber – Auftragnehmer

Oder:

Agentur – Endkunde – Freelancer

Seit der Reform kann im Statusfeststellungsverfahren auch geklärt werden, ob ein Beschäftigungsverhältnis zu einem beteiligten Dritten besteht. Das ist besonders relevant, wenn unklar ist, wer sozialversicherungsrechtlich als Arbeitgeber anzusehen wäre.

Achtung: Einige der seit 2022 eingeführten Verfahrensregelungen wurden zunächst befristet eingeführt. Nach Angaben der Knappschaft-Bahn-See sind unter anderem Statusentscheidungen gegenüber Dritten, Antragstellungen Dritter, Prognoseentscheidung, Gruppenfeststellung und mündliche Anhörung im Widerspruchsverfahren bis zum 30. Juni 2027 befristet.

Dürfen Steuerberater Mandanten im Statusverfahren vertreten?

Das Statusfeststellungsverfahren ist kein klassisches steuerliches Verfahren, sondern ein sozialversicherungsrechtliches Verwaltungsverfahren. Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass die Vertretung in einem Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV eine erlaubnispflichtige Rechtsdienstleistung sein kann und nicht ohne Weiteres als erlaubte Nebenleistung der Steuerberatung gilt.

Für Steuerkanzleien bedeutet das:

• Sie dürfen im Rahmen der Lohnabrechnung auf erkennbare Risiken hinweisen.
• Sie sollten Mandanten für die rechtliche Durchführung des Statusverfahrens an spezialisierte Rechtsanwälte oder Fachanwälte verweisen.
• Sie sollten keine umfassende rechtliche Vertretung gegenüber der Clearingstelle übernehmen, wenn hierfür keine Befugnis besteht.
• Sie sollten ihre Hinweise an Mandanten dokumentieren.

Praxistipp für Kanzleien:
Eine gute Lösung ist die Zusammenarbeit mit arbeits- oder sozialversicherungsrechtlich spezialisierten Rechtsanwälten. Die Steuerkanzlei kann abrechnungsrelevante Informationen liefern, sollte aber die rechtliche Vertretung im Statusverfahren sauber abgrenzen.

Besteht eine Hinweispflicht für Steuerberater?

Eine pauschale Pflicht, jeden Mandanten aktiv auf ein Statusfeststellungsverfahren hinzuweisen, lässt sich nicht für jeden Einzelfall gleich beantworten. Allerdings können sich Haftungsrisiken ergeben, wenn im Rahmen der laufenden Betreuung erkennbare sozialversicherungsrechtliche Risiken auftauchen und die Kanzlei diese nicht anspricht.

Besonders sensibel sind Fälle, in denen die Kanzlei:

• Lohnabrechnungen für Geschäftsführer erstellt,
• freie Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung regelmäßig sieht,
• Honorare an vermeintlich Selbständige verbucht,
• bei Betriebsprüfungen unterstützt,
• erkennt, dass ein Auftragnehmer faktisch wie ein Arbeitnehmer eingesetzt wird.

In solchen Fällen sollte die Kanzlei zumindest auf das Risiko und die Möglichkeit einer gesonderten sozialversicherungsrechtlichen Prüfung hinweisen. Wichtig ist eine klare Dokumentation, dass keine Rechtsberatung im Statusverfahren übernommen wird.

Was droht bei festgestellter Scheinselbständigkeit?

Wird eine vermeintlich selbständige Tätigkeit später als abhängige Beschäftigung eingeordnet, kann das erhebliche Folgen haben.

Mögliche Konsequenzen sind:

• Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen,
• Säumniszuschläge,
• Korrektur von Lohnabrechnungen,
• lohnsteuerliche Folgefragen,
• arbeitsrechtliche Ansprüche des Beschäftigten,
• strafrechtliche Risiken bei Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen,
• persönliche Haftungsrisiken für Geschäftsleiter.

Besonders teuer wird es, wenn mehrere freie Mitarbeiter betroffen sind oder die Zusammenarbeit über Jahre falsch beurteilt wurde.

Wie lassen sich Haftungsrisiken vermeiden?

Unternehmen und Steuerkanzleien sollten Statusfragen nicht erst bei der Betriebsprüfung klären. Entscheidend ist ein strukturierter Prozess.

1. Risikofälle früh erkennen

Typische Risikokonstellationen sollten systematisch identifiziert werden. Dazu gehören insbesondere Freelancer mit langer Laufzeit, nur einem Auftraggeber, enger Einbindung oder festen Arbeitszeiten.

2. Vertrag und Praxis abgleichen

Der beste Vertrag hilft wenig, wenn die tatsächliche Zusammenarbeit anders aussieht. Deshalb sollten Vertragsinhalt und gelebte Praxis regelmäßig verglichen werden.

3. Zuständigkeiten klar trennen

Steuerliche Betreuung, Lohnabrechnung und sozialversicherungsrechtliche Vertretung sollten sauber abgegrenzt werden. Das schützt sowohl das Unternehmen als auch die Kanzlei.

4. Dokumentation aufbauen

Unternehmen sollten festhalten, warum sie von Selbständigkeit ausgehen. Dazu gehören Verträge, Leistungsbeschreibungen, Rechnungen, Nachweise über weitere Auftraggeber, eigene Betriebsmittel und Kommunikationsstrukturen.

5. Statusverfahren gezielt nutzen

Das Statusfeststellungsverfahren sollte nicht reflexartig, aber auch nicht aus Angst vermieden werden. Es ist besonders wertvoll, wenn es vorbereitet und strategisch eingesetzt wird.

Checkliste: Wann sollten Sie handeln?

Ein Status-Check ist dringend empfehlenswert, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Der Freelancer arbeitet überwiegend für Ihr Unternehmen.
• Die Tätigkeit läuft länger als wenige Monate.
• Es gibt feste Arbeitszeiten oder Anwesenheitspflichten.
• Der Auftragnehmer nutzt überwiegend Ihre Arbeitsmittel.
• Die Person ist in Teams, Dienstpläne oder interne Abläufe eingebunden.
• Es handelt sich um einen ehemaligen Arbeitnehmer.
• Es geht um mitarbeitende Gesellschafter oder Geschäftsführer.
• Es bestehen bereits Rückfragen der DRV oder der Finanzkontrolle Schwarzarbeit.
• Mehrere Personen werden nach demselben freien Mitarbeitermodell eingesetzt.
• Ein Vermittler oder eine Agentur ist zwischengeschaltet.

Fazit: Das Statusfeststellungsverfahren schafft Sicherheit – aber nur mit Vorbereitung

Das Statusfeststellungsverfahren ist ein wirkungsvolles Instrument, um Scheinselbständigkeit frühzeitig zu erkennen und spätere Beitragsrisiken zu vermeiden. Durch die Reform seit April 2022 ist es flexibler geworden: Prognoseentscheidungen, Gruppenfeststellungen und Prüfungen bei Dreiecksverhältnissen bieten Unternehmen mehr Gestaltungssicherheit.

Gleichzeitig bleibt das Verfahren anspruchsvoll. Wer den Antrag unvorbereitet stellt, riskiert eine negative Entscheidung. Wer dagegen Vertrag, tatsächliche Durchführung und Dokumentation vorab sauber prüft, kann das Verfahren gezielt zur Risikominimierung nutzen.

Unser Praxistipp: Prüfen Sie freie Mitarbeit, Freelancer-Modelle und Geschäftsführerstellungen regelmäßig. Bei unklaren Fällen sollte frühzeitig entschieden werden, ob ein Statusfeststellungsverfahren sinnvoll ist – und wer das Verfahren rechtlich begleiten darf.

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Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.