Steuererklärung elektronisch & online mit ELSTER

Mit Mein ELSTER erledigen Sie Ihre Steuererklärung komfortabel am PC oder Tablet und übermitteln sie elektronisch an das Finanzamt.

Elektronische Übermittlung von Steuererklärungen

Die Finanzverwaltung setzt seit Jahren konsequent auf die elektronische Steuererklärung. Immer mehr Steuererklärungen müssen – oder können – online über ELSTER eingereicht werden.

Für Privatpersonen ist die elektronische Abgabe der Einkommensteuererklärung in vielen Fällen zwar noch freiwillig, aber in der Praxis deutlich bequemer: weniger Papier, schnellere Bearbeitung und weniger Tippfehler.

Die elektronische Übermittlung bringt mehrere Vorteile:

• Die Steuererklärung wird direkt online ans Finanzamt übermittelt – Postweg und Porto entfallen.
• Abgabefristen lassen sich besser einhalten, da Versanddatum = Eingangsdatum beim Finanzamt ist.
• Elektronische Erklärungen können in vielen Finanzämtern schneller bearbeitet werden.
• Weniger Übertragungsfehler, weil Daten nicht mehr manuell von Papier ins System eingegeben werden müssen.

Download: ELSTER – die elektronische Steuererklärung

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1 Was ist ELSTER?

ELSTER steht für ELektronische STeuerERklärung und ist das offizielle Online-Angebot der deutschen Finanzverwaltung.

Früher gab es das Programm ElsterFormular als Desktop-Software. Dieses wird nicht mehr weiterentwickelt. Heute nutzen Sie für Ihre Steuererklärung das Online-Portal „Mein ELSTER“ im Browser.

Mit Mein ELSTER können Sie z. B. abgeben:

• Einkommensteuererklärung (privat und mit Gewinneinkünften)
• Umsatzsteuer-Voranmeldung & Umsatzsteuerjahreserklärung
• Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärungen
• Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen
• Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR)

Wichtig zu wissen: Mein ELSTER ist ein Ausfüll- und Übermittlungsportal. Es ersetzt Papierformulare, gibt aber keine individuellen Steuerspartipps. Komfort, Erklärungen und Optimierung bieten meist professionelle Steuerprogramme oder eine persönliche Steuerberatung.

Viele gängige Steuerprogramme sind „ELSTER-fähig“. Das heißt: Sie erstellen die Erklärung im Programm und senden sie dann direkt über ELSTER an das Finanzamt.

2 Aktuelle Regelungen: Wann ist ELSTER Pflicht?

Das ELSTER-Verfahren wird schrittweise erweitert. Für viele Steuerpflichtige ist die elektronische Übermittlung bereits verpflichtend, insbesondere im betrieblichen Bereich. In einigen Fällen ist Papier noch möglich, aber eher die Ausnahme.

2.1 Elektronische Übermittlung (Pflichtfälle)

Grundsätzlich gilt: Unternehmer und Freiberufler müssen ihre wichtigsten Steuererklärungen elektronisch abgeben. Dazu zählen insbesondere:

Einkommensteuer

• Einkommensteuererklärung, wenn Gewinneinkünfte erzielt werden
• Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung

Umsatzsteuer

• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Umsatzsteuerjahreserklärung
• Antrag auf Dauerfristverlängerung / Sondervorauszahlung
• Zusammenfassende Meldung

Körperschaftsteuer

• Körperschaftsteuererklärung

Gewerbesteuer

• Gewerbesteuererklärung
• Erklärung zur Zerlegung des Gewerbesteuermessbetrags

Lohnsteuer

• Lohnsteuer-Anmeldung
• Lohnsteuerbescheinigung

Kapitalertragsteuer

• Kapitalertragsteuer-Anmeldung

Jahresabschluss

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung (E-Bilanz)

Bei Nichtabgabe der elektronisch vorgeschriebenen Erklärungen kann das Finanzamt Zwangsgelder festsetzen.

2.2 Wann ist Papier noch möglich?

Für reine Privatpersonen ohne Gewinneinkünfte ist die elektronische Abgabe zwar empfohlen, aber teilweise noch nicht zwingend. Papier ist z. B. noch möglich bei:

• Einkommensteuererklärung für Privatpersonen ohne gewerbliche Einkünfte,
• Einkünfte nur aus nichtselbständiger Arbeit und ggf. geringen Nebeneinkünften,
• Härtefällen (z. B. fehlende technische Ausstattung oder persönliche Unzumutbarkeit).

Praxis-Tipp: Selbst wenn Papier noch zulässig ist, lohnt sich die elektronische Abgabe häufig – weniger Aufwand, schnellere Bearbeitung, weniger Belege von Anfang an.

2.3 Weitere elektronische Meldungen

Zusätzlich zu Ihren eigenen Erklärungen werden viele Daten heute automatisch elektronisch an die Finanzverwaltung gemeldet, z. B.:

• Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung
• Riester-/Rürup-Beiträge (Basis- und Zusatzversorgung)
• Lohnersatzleistungen (z. B. Krankengeld, Elterngeld – sofern meldepflichtig)
• Mitteilungen zur Arbeitnehmersparzulage (vermögenswirksame Leistungen)
• bestimmte Spenden (bei Zustimmung zur elektronischen Übermittlung)

Diese Daten können Sie über die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) in Mein ELSTER abrufen.

3 Die Übermittlungsverfahren

3.1 Übermittlung ohne Zertifikat (komprimierter Ausdruck – früher)

3.2 Authentifiziertes Verfahren mit Zertifikat (heute Standard)

3.1 Verfahren ohne Authentifizierung (nur noch historisch relevant)

Früher konnte man die Daten elektronisch senden und zusätzlich einen komprimierten Ausdruck unterschrieben ans Finanzamt schicken. Maßgeblich für die Frist war der Eingang der Papiererklärung. Dieses Verfahren spielt heute praktisch keine Rolle mehr.

3.2 Das Authentifizierungsverfahren (Mein ELSTER)

Heute läuft die elektronische Steuererklärung in der Regel über ein Zertifikat in Mein ELSTER. Dieses Zertifikat ersetzt Ihre Unterschrift.

Der Ablauf:

• Registrierung bei Mein ELSTER
• Erhalt des elektronischen Zertifikats (meist als Zertifikatsdatei)
• Nutzung des Zertifikats für alle ELSTER-Anwendungen (ESt, USt, LSt, E-Bilanz etc.)

Das Zertifikat dient als elektronische Unterschrift – ein Papierausdruck ist dann für die eigentliche Erklärung nicht mehr nötig.

Hinweis: Wer bereits Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Anmeldungen elektronisch abgibt, besitzt in der Regel schon ein ELSTER-Zertifikat und kann dieses auch für andere Erklärungen nutzen.

4 Die Einkommensteuererklärung mit ELSTER

4.1 Unterlagen & Belege

4.2 Die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)

Moderne Steuerprogramme und Mein ELSTER erleichtern das Ausfüllen der Einkommensteuererklärung erheblich:

• Interviewmodus statt Formulardschungel
• Plausibilitätsprüfungen
• automatische Übernahme von Stammdaten aus Vorjahren
• Online-Versand per ELSTER auf Knopfdruck

Über ELSTER können Sie außerdem Ihre Steuerbescheiddaten elektronisch abrufen und mit Ihrer Erklärung vergleichen. Der Papierbescheid kommt zusätzlich per Post.

Achtung: Bei fehlerhaften Eingaben in der Software übernimmt das Finanzamt diese oft ungeprüft. Ein sorgfältiger Check der Eingaben und des Steuerbescheids bleibt unerlässlich.

4.1 Unterlagen für die Steuererklärung

Auch bei der elektronischen Abgabe müssen bestimmte Belege im Original vorliegen oder auf Verlangen nachgereicht werden, z. B.:

• Spendenquittungen
• erstmalige Nachweise einer Behinderung oder Änderungen des GdB
• Nachweise über ausländische Quellensteuer
• Nachweise über Unterhaltsbedürftigkeit

Viele Belege (z. B. zu Arbeitsmitteln, haushaltsnahen Dienstleistungen, Kinderbetreuungskosten) müssen Sie nur noch aufbewahren und auf Nachfrage vorlegen – nicht mehr automatisch mitschicken.

4.2 Die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)

Die vorausgefüllte Steuererklärung ist ein Service der Finanzverwaltung: Viele bereits gespeicherte Daten können direkt in die Erklärung übernommen werden, z. B.:

• Lohnsteuerbescheinigungen (vom Arbeitgeber übermittelt)
• Mitteilungen der Rentenversicherung
• Beiträge zur Kranken- & Pflegeversicherung
• Altersvorsorgebeiträge (Riester / Basisrente)
• bestimmte Lohnersatzleistungen (z. B. Krankengeld)

Sie müssen diese Daten in Mein ELSTER nur abrufen, kontrollieren und ergänzen (z. B. um Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen).

Voraussetzung ist eine Registrierung bei Mein ELSTER und die Freischaltung zum Belegabruf.

Download: ELSTER – Die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)

5 Betriebliche Steuererklärungen

5.1 E-Bilanz

5.2 Härtefallregelung

Für betriebliche Steuererklärungen ist die elektronische Variante heute Standard und meist Pflicht. Dazu gehören insbesondere:

• Umsatzsteuer-Voranmeldungen & -Jahreserklärungen
• Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärungen
• Lohnsteuer-Anmeldungen
• E-Bilanzen (Bilanz & GuV im vorgeschriebenen XBRL-Format)

Download: ELSTER – Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung

Nur in wenigen Ausnahmefällen (Härtefall) kann das Finanzamt auf die elektronische Übermittlung verzichten.

5.1 E-Bilanz

Bilanzierende Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss elektronisch als E-Bilanz übermitteln. Grundlage ist eine vom BMF vorgegebene Taxonomie, also ein festes Datenschema.

Die Übermittlung erfolgt ebenfalls über ELSTER – hierfür ist ein ELSTER-Zertifikat erforderlich.

Mehr Informationen: E-Bilanz

5.2 Härtefallregelung

In besonderen Härtefällen kann das Finanzamt auf die elektronische Übermittlung verzichten, z. B. wenn:

• keine geeignete technische Ausstattung vorhanden ist und diese nur mit unverhältnismäßigem Aufwand beschafft werden könnte,
• der Steuerpflichtige nach seinen persönlichen Fähigkeiten kaum in der Lage ist, die elektronische Übermittlung zu nutzen.

Der Härtefall kann formlos beantragt werden – idealerweise, bevor die Erklärung abgegeben wird. Die Hürden sind in der Praxis allerdings hoch.

Steuererklärung per ELSTER – Praxis-Tipps

Grundsätzlich gilt: Steuererklärungen sind auf amtlichen Formularen oder elektronisch per ELSTER einzureichen.

Mein ELSTER bietet zwar eine komfortable Online-Erfassung, ersetzt aber keine individuelle Steuerberatung und gibt auch keine umfassenden Steuerspartipps.

Wenn Sie Ihre Erklärung selbst erstellen möchten, sind häufig professionelle Steuerprogramme die bessere Lösung – inklusive ELSTER-Schnittstelle.

Tipp: Steuererklärung bequem online erstellen …

Vorsicht bei ELSTER – Fehler können teuer werden

ELSTER macht vieles einfacher – aber: Falsche Eingaben bleiben Ihre Verantwortung. Werden Fehler erst nach Ablauf der Einspruchsfrist festgestellt, sind Korrekturen nur noch eingeschränkt möglich.

So reduzieren Sie Fehlerquellen:

1. Ruhe & Zeit einplanen: Erledigen Sie die Erklärung möglichst ohne Ablenkung.
2. Daten aus dem Vorjahr importieren und prüfen: Nie ungeprüft übernehmen.
3. vorausgefüllte Daten kontrollieren: Krankenkasse, Lohnsteuer, Renten etc. auf Plausibilität prüfen.
4. Schrittweise durchgehen: Seite für Seite und am Ende Gesamtdarstellung (Papieransicht) prüfen.
5. Plausibilitätsprüfung nutzen: Mein ELSTER weist auf viele formale Fehler hin – nutzen Sie diese Funktion.

Nach Erhalt des Steuerbescheids

Prüfen Sie den Bescheid zeitnah nach Zugang. Bei Unstimmigkeiten können Sie innerhalb von einem Monat Einspruch einlegen. Auf Wunsch unterstützen wir Sie dabei.

Ihre persönliche Checkliste für die Einkommensteuererklärung:

Damit wir Ihre Einkommensteuererklärung schnell und optimal bearbeiten können, erhalten Sie von uns eine individuelle Checkliste. Sie machen einige Angaben zu Familienstand, Einkünften und Ausgaben – und in wenigen Sekunden erscheint Ihre persönliche Liste mit allen nötigen Unterlagen.

Download: ELSTER – Umgang mit Belegen zur Einkommensteuererklärung

Download: Checkliste Einkommensteuererklärung

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