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Reisekosten-Werbungskosten

Reisekosten als Werbungskosten in der Steuererklärung von der Steuer absetzen


Inhalt:

Reisekosten als Werbungskosten bei Dienstreisen

Reisekosten anlässlich einer Dienstreise sind ebenfalls Werbungskosten. Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden. Ab 1.1.2014 wurde das steuerliche Reisekostenrecht neu geregelt. Vor allem Arbeitnehmer, die beruflich viel unterwegs sind, können bei ihrer Steuererklärung davon profitieren. Aber auch Unternehmer auf Geschäftsreisen haben die gleichen Vorteile. Für alle wurden die steuerlichen Rahmenbedingungen verbessert. Insgesamt führen die Vereinfachungen zu weniger Bürokratie beim Abrechnen der Reisekosten mit dem Finanzamt. Zu den Reisekosten gehören u.a.

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Unterbringungskosten bei mehrtägigen Reisen sowie
  • Nebenkosten, z. B.
    • Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
    • für Telefon,
    • Telefax,
    • Porto,
    • Garage und Parkplatz.

 

Sie müssen die Reisekosten im Einzelnen nachweisen bis auf zwei Ausnahmen:

  • Verpflegungspauschale und
  • bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können Sie anstelle der nachgewiesenen Kosten einen Pauschsatz für den gefahrenen Kilometer geltend machen: beim
    • Pkw 30 Cent,
    • beim Motorrad oder Motorroller 13 Cent,
    • beim Moped oder Mofa 8 Cent und
    • beim Fahrrad 5 Cent.
    • Bei Mitnahme eines Arbeitskollegen erhöht sich der Betrag von 30 Cent um 2 Cent und der Betrag von 13 Cent um 1 Cent.

 

Hat Ihnen Ihr Arbeitgeber Reisekosten steuerfrei erstattet, müssen Sie diese von den Aufwendungen abziehen. Nur den Restbetrag können Sie als Werbungskosten geltend machen. Siehe auch Entsendung - Reisekosten

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Die Änderungen des Reisekostenrechts im Überblick

Einheitlicher Oberbegriff Auswärtstätigkeit

Die bisherige Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurde aufgehoben und unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst.

 

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer außerhalb ihrer/seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. -> siehe auch regelmäßige Arbeitsstätte

 

Die beruflich bedingten Aufwendungen für eine Auswärtstätigkeit dürfen als Werbungskosten abgezogen werden. Zu den unmittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen zählen

  •  Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten bei mehrtägigen Reisen sowie
  • Nebenkosten wie
    • Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
    • für Telefon,
    • Porto und
    • Parkplatz.

 

Für Verpflegungsmehraufwendungen können nur die gesetzlichen Pauschbeträge angesetzt werden. Ein Einzelnachweis höherer Aufwendungen ist nicht möglich. Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich nach dem Ort der Auswärtstätigkeit und der Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

 

Für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten sind unabhängig von der Höhe der tatsächlich entstehenden Aufwendungen die gesetzlichen Pauschbeträge anzusetzen (siehe oben).

 

Für Inlandsreisen sind anzusetzen: -bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro -bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Sunden: 12 Euro Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung für den An-und Abreisetag jeweils 12 Euro, für volle Tage (24 Stunden Abwesenheit) 24 Euro.
Bei derselben inländischen Auswärtstätigkeit sind die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen jedoch nur für die ersten drei Monate zulässig.

 

Die für die Pauschbeträge maßgebende Abwesenheitsdauer bezieht sich auf den jeweiligen Kalendertag. Soweit für denselben Zeitraum Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer Auswärtstätigkeit oder wegen einer doppelten Haushaltsführung anzuerkennen sind, ist jeweils der höchste Pauschbetrag anzusetzen.

 

Die Übernachtungskosten können bei In- und Auslandsreisen vom Arbeitnehmer dagegen nur in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten abgezogen werden; der Arbeitgeber kann entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen ersetzen oder für jede Übernachtung je nach Ort der Übernachtung pauschal erstatten.

 

Reisekosten können in jedem Fall nur insoweit als Werbungskosten des Arbeitnehmers anerkannt werden, als sie nicht vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin steuerfrei erstattet worden sind.

 

Als Fahrtkosten können bei einer Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten angesetzt werden oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden.

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Neue Definition „regelmäßige Arbeitsstätte”

Nach der neuen Definition stellt die „regelmäßige Arbeitsstätte” den ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers dar, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt.

 

Nicht mehr maßgebend sind die Dauer des Aufenthalts und die Art der Tätigkeit. Nach der neuen Vereinfachungsregel reicht es aus, wenn die betriebliche Einrichtung vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird.

 

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter kommt lediglich einmal die Woche kurz in den Betrieb des Arbeitgebers, um dort Aufträge oder Waren in Empfang zu nehmen.
(Nach der bisherigen Rechtslage musste der Arbeitnehmer sich den kompletten Arbeitstag im Betrieb aufhalten.)

 

Ebenfalls ausreichend ist eine zusammenhängende Tätigkeit von mehr als 46 Arbeitstagen (52 Kalenderwochen minus sechs Wochen Urlaub) im Kalenderjahr.

 

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter hält sich in den auftragsschwächeren Herbst- und Wintermonaten von Mitte Oktober bis Ende Dezember insgesamt 52 Tage im Betrieb des Arbeitgebers auf.

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Wegfall der Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten

Auswärts Arbeitende können nun für jeden gefahrenen Kilometer - Hin- und Rückweg - zwischen Heimat- und Einsatzort immer die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze beim Finanzamt geltend machen. (Bisher wurde die auswärtige Tätigkeitsstätte nach drei Monaten zur „regelmäßigen Arbeitsstätte”. Dies hatte zur Folge, dass ab dem 4. Monat nur noch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden konnten.)

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Abschaffung der 30 km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit

Die bisherige 30 km-Grenze für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Einsatzorten - wie etwa Bau- und Montagearbeiter oder Kundendienstmonteure - wurde abgeschafft. Das heißt, Fahrtkosten sind jetzt unabhängig von der Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle mit den tatsächlichen Aufwendungen oder mit den pauschalen Kilometersätzen je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten abziehbar. (Bisher konnten die Fahrten innerhalb der 30 km-Grenze nur wie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - mit zurzeit 30 Cent für den Entfernungskilometer - abgerechnet werden.)

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Anpassungen bei den Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen können steuerlich zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden, wenn nicht dieselbe Auswärtstätigkeit vorliegt. Dies ist immer dann der Fall, wenn eine auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

 

Beispiel: Besuch einer Berufsschule an nur zwei Tagen pro Woche.

 

Handelt es sich um dieselbe Auswärtstätigkeit, werden die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand - wie bisher - auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Dreimonatsfrist beginnt neu zu laufen, wenn eine Unterbrechung, z.B. durch vorübergehende Tätigkeit an der „regelmäßigen Arbeitsstätte” mindestens vier Wochen gedauert hat. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung führt nicht zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.

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Änderungen bei den Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können nur noch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ein Abzug von Pauschalen ist sowohl für das Inland als auch für das Ausland nicht mehr möglich.

 

Der steuerfreie Arbeitgeberersatz ist aber weiterhin sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtung mit Pauschbeträgen oder über einen Einzelnachweis möglich. Werden die Übernachtungskosten durch Vorlage einer einheitlichen Hotelrechnung für die Übernachtung inkl. Frühstück nachgewiesen, wird bei Inlandsübernachtungen ein pauschaler Betrag von 4,80 EUR (bisher 4,50 EUR) als Frühstücksanteil abgezogen.

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Reisekostenpauschalen Inland bis 2013

Die Tabelle enthält die bis Ende 2013 geltenden Reisekostenpauschalen für Verpflegungs- und Übernachtungskosten.

Inlandsreisen

1

Eintägige vorübergehende Auswärtstätigkeit

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit

mindestens 14 Stunden

mindestens 8 Stunden

unter 8 Stunden

12

6

-

2

Mehrtägige vorübergehende Auswärtstätigkeit

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit

mindestens 24 Stunden

mindestens 14 Stunden

mindestens 8 Stunden

unter 8 Stunden

24

12

6

-

3

Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit

mindestens 24 Stunden

mindestens 14 Stunden

mindestens 8 Stunden

24

12

6

4

Tätigkeit auf Fahrzeugen

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit

mindestens 24 Stunden

mindestens 14 Stunden

mindestens 8 Stunden

24

12

6

5

Übernachtungs-Pauschbetrag bei Auswärtstätigkeiten

je Übernachtung

20

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Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 2014

BMF, 11.11.2013, IV C 5 - S 2353/08/10006 :004

Bezug: BMF-Schreiben vom 17.12.2012 (BStBl 2013 I S. 60)

Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen bekannt gemacht (Fettdruck kennzeichnet Änderungen gegenüber der Übersicht ab 1.1.2013, BStBl 2013 I S. 60). Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

 

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

 

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR 2013 und Rz. 116 des BMF-Schreibens vom 30.9.2013, BStBl 2013 I S. 1279). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR 2013 und Rz. 106 des BMF-Schreibens vom 30.9.2013, BStBl 2013 I S. 1279); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

 

Dieses Schreiben gilt entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nummer 3 LStR 2013 und Rz. 102f. des BMF-Schreibens vom 30.9.2013, BStBl 2013 I S. 1279).

 

Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

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Übersicht über die ab 1.1.2014 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland

(Änderungen gegenüber 1.1.2013 – BStBl 2013 I Seite 60 – in Fettdruck)

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen

Land

bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag

für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag

Pauschbetrag für Übernachtungskosten

EUR

EUR

EUR

Afghanistan

30

20

95

Ägypten

40

27

113

Äthiopien

30

20

175

Äquatorialguinea

50

33

226

Albanien

23

16

110

Algerien

39

26

190

Andorra

32

21

82

Angola

77

52

265

Antigua und Barbuda

53

36

117

Argentinien

36

24

125

Armenien

24

16

90

Aserbaidschan

40

27

120

Australien

– Canberra

58

39

158

– Sydney

59

40

186

– im Übrigen

56

37

133

Bahrain

36

24

70

Bangladesch

30

20

75

Barbados

58

39

179

Belgien

41

28

135

Benin

41

28

90

Bolivien

24

16

70

Bosnien und Herzegowina

24

16

70

Botsuana

33

22

105

Brasilien

– Brasilia

53

36

160

– Rio de Janeiro

47

32

145

– Sao Paulo

53

36

120

– im Übrigen

54

36

110

Brunei

36

24

85

Bulgarien

22

15

72

Burkina Faso

36

24

100

Burundi

47

32

98

Chile

40

27

130

China

– Chengdu

32

21

85

– Hongkong

62

41

170

– Peking

39

26

115

– Shanghai

42

28

140

– im Übrigen

33

22

80

Costa Rica

36

24

69

Côte d'Ivoire

54

36

145

Dänemark

60

40

150

Dominica

40

27

94

Dominikanische Republik

30

20

100

Dschibuti

48

32

160

Ecuador

39

26

55

El Salvador

46

31

75

Eritrea

30

20

58

Estland

27

18

85

Fidschi

32

21

57

Finnland

39

26

136

Frankreich

– Lyon

53

36

83

– Marseille

51

34

86

– Paris[1)]

58

39

135

– Straßburg

48

32

89

– im Übrigen

44

29

81

Gabun

60

40

135

Gambia

18

12

70

Georgien

30

20

80

Ghana

46

31

174

Grenada

51

34

121

Griechenland

– Athen

57

38

125

– im Übrigen

42

28

132

Guatemala

28

19

96

Guinea

38

25

110

Guinea-Bissau

30

20

60

Guyana

41

28

81

Haiti

50

33

111

Honduras

35

24

115

Indien

– Chennai

30

20

135

– Kalkutta

33

22

120

– Mumbai

35

24

150

– Neu Delhi

35

24

130

– im Übrigen

30

20

120

Indonesien

39

26

110

Iran

28

19

84

Irland

42

28

90

Island

53

36

105

Israel

59

40

175

Italien

– Mailand

39

26

156

– Rom

52

35

160

– im Übrigen

34

23

126

Jamaika

54

36

135

Japan

– Tokio

53

36

153

– im Übrigen

51

34

156

Jemen

24

16

95

Jordanien

36

24

85

Kambodscha

36

24

85

Kamerun

40

27

130

Kanada

– Ottawa

36

24

105

– Toronto

41

28

135

– Vancouver

36

24

125

– im Übrigen

36

24

100

Kap Verde

30

20

55

Kasachstan

39

26

109

Katar

56

37

170

Kenia

35

24

135

Kirgisistan

18

12

70

Kolumbien

41

28

126

Kongo, Republik

57

38

113

Kongo, Demokratische Republik

60

40

155

Korea, Demokratische

Volksrepublik

30

20

186

Korea, Republik

66

44

180

Kosovo

26

17

65

Kroatien

29

20

57

Kuba

50

33

85

Kuwait

42

28

130

Laos

33

22

67

Lesotho

24

16

70

Lettland

18

12

80

Libanon

44

29

120

Libyen

45

30

100

Liechtenstein

47

32

82

Litauen

27

18

100

Luxemburg

47

32

102

Madagaskar

38

25

83

Malawi

39

26

110

Malaysia

36

24

100

Malediven

38

25

93

Mali

40

27

125

Malta

30

20

90

Marokko

42

28

105

Marshall Inseln

63

42

70

Mauretanien

48

32

89

Mauritius

48

32

140

Mazedonien

24

16

95

Mexiko

36

24

110

Mikronesien

56

37

74

Moldau, Republik

18

12

100

Monaco

41

28

52

Mongolei

29

20

84

Montenegro

29

20

95

Mosambik

42

28

147

Myanmar

46

31

45

Namibia

29

20

85

Nepal

32

21

72

Neuseeland

47

32

98

Nicaragua

30

20

100

Niederlande

60

40

115

Niger

36

24

70

Nigeria

60

40

220

Norwegen

64

43

182

Österreich

29

20

92

Oman

48

32

120

Pakistan

– Islamabad

24

16

150

– im Übrigen

24

16

70

Palau

51

34

166

Panama

34

23

101

Papua-Neuguinea

36

24

90

Paraguay

36

24

61

Peru

38

25

140

Philippinen

30

20

107

Polen

– Breslau

33

22

92

– Danzig

29

20

77

– Krakau

28

19

88

– Warschau

30

20

105

– im Übrigen

27

18

50

Portugal

– Lissabon

36

24

95

– im Übrigen

33

22

95

Ruanda

36

24

135

Rumänien

– Bukarest

26

17

100

– im Übrigen

27

18

80

Russische Föderation

– Moskau

(außer Gästewohnungen

der Deutschen Botschaft)

48

32

135

– Moskau

(Gästewohnungen der Deutschen Botschaft)

33

22

[2)]

– St. Petersburg

36

24

110

– im Übrigen

36

24

80

Sambia

36

24

95

Samoa

29

20

57

São Tomé – Príncipe

42

28

75

San Marino

41

28

77

Saudi-Arabien

– Djidda

48

32

80

– Riad

48

32

95

– im Übrigen

47

32

80

Schweden

72

48

165

Schweiz

– Genf

62

41

174

– im Übrigen

48

32

139

Senegal

42

28

130

Serbien

30

20

90

Sierra Leone

39

26

82

Simbabwe

45

30

103

Singapur

53

36

188

Slowakische Republik

24

16

130

Slowenien

30

20

95

Spanien

– Barcelona

32

21

118

– Kanarische Inseln

32

21

98

– Madrid

41

28

113

– Palma de Mallorca

32

21

110

– im Übrigen

29

20

88

Sri Lanka

40

27

118

St. Kitts und Nevis

45

30

99

St. Lucia

54

36

129

St. Vincent und die Grenadinen

52

35

121

Sudan

32

21

120

Südafrika

– Kapstadt

38

25

94

– im Übrigen

36

24

72

Südsudan

46

31

134

Suriname

30

20

75

Syrien

38

25

140

Tadschikistan

26

17

67

Taiwan

39

26

110

Tansania

40

27

141

Thailand

32

21

120

Togo

33

22

80

Tonga

32

21

36

Trinidad und Tobago

54

36

164

Tschad

47

32

151

Tschechische Republik

24

16

97

Türkei

– Istanbul

35

24

92

– Izmir

42

28

80

– im Übrigen

40

27

78

Tunesien

33

22

80

Turkmenistan

33

22

108

Uganda

33

22

130

Ukraine

36

24

85

Ungarn

30

20

75

Uruguay

36

24

70

Usbekistan

30

20

60

Vatikanstaat

52

35

160

Venezuela

48

32

207

Vereinigte Arabische Emirate

42

28

145

Vereinigte Staaten von Amerika

– Atlanta

57

38

122

– Boston

48

32

206

– Chicago

48

32

130

– Houston

57

38

136

– Los Angeles

48

32

153

– Miami

57

38

102

– New York City

48

32

215

– San Francisco

48

32

110

– Washington, D. C.

57

38

205

– im Übrigen

48

32

102

Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland

– London

57

38

160

– im Übrigen

42

28

119

Vietnam

38

25

86

Weißrussland

27

18

109

Zentralafrikanische Republik

29

20

52

Zypern

39

26

90

Normenkette

EStG § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5;

LStR R 9.7 Abs. 2

LStR R 9.7 Abs. 3

LStR R 9.11 Abs. 10

Fundstellen

BStBl I, 2013, 1467

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