Welche Unterlagen brauche ich für die Einkommensteuererklärung?

Benötigt werden insbesondere Steuer-ID, Steuerbescheid des Vorjahres, Lohnsteuerbescheinigung, Nachweise zu Einkünften, Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen, haushaltsnahen Dienstleistungen, Kindern, Vermietung, Kapitalerträgen und Renten.

Muss ich alle Belege direkt beim Finanzamt einreichen?

Viele Belege müssen nicht automatisch eingereicht, aber aufbewahrt und auf Nachfrage vorgelegt werden. Für die steuerliche Beratung sollten relevante Nachweise vollständig bereitgestellt werden.

Welche Nachweise brauche ich für haushaltsnahe Dienstleistungen?

Erforderlich sind Rechnungen und unbare Zahlungsnachweise, zum Beispiel Überweisung oder Lastschrift. Barzahlungen werden für die Steuerermäßigung nicht anerkannt.

Welche Unterlagen brauche ich bei Vermietung?

Bei Vermietung werden Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen, Zinsbescheinigungen, Handwerkerrechnungen, Grundsteuer, Versicherungen, AfA-Unterlagen und bei Neuerwerb der Kaufvertrag benötigt.

Rechtsstand: 30. Juni 2026

Checkliste Einkommensteuererklärung: Unterlagen für Arbeitnehmer, Selbstständige & Vermieter

Q: Wann lohnen sich Werbungskosten?

Werbungskosten lohnen sich besonders, wenn sie über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen. Dazu zählen etwa Fahrtkosten, Homeoffice, Arbeitsmittel, Fortbildungen, Reisekosten und doppelte Haushaltsführung.

Q: Kann ich fehlende Unterlagen nachreichen?

Ja, fehlende Unterlagen können in der Regel nachgereicht werden. Je vollständiger die Unterlagen von Anfang an sind, desto schneller kann die Steuererklärung erstellt werden.

Checkliste Einkommensteuererklärung – Unterlagen und Belege für Arbeitnehmer und Selbstständige

Welche Belege brauchen Sie für Ihre Einkommensteuererklärung? Diese aktuelle Checkliste zeigt, welche Unterlagen Sie für Arbeitnehmer, Selbstständigkeit, Vermietung, Kapitalerträge, Renten, Kinder, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen bereithalten sollten.

Eine gute Vorbereitung spart Zeit, Rückfragen und oft auch Steuern. Nutzen Sie diese Checkliste zur Einkommensteuererklärung, um Ihre Unterlagen vollständig zusammenzustellen. Nicht jeder Punkt betrifft jeden Steuerpflichtigen – reichen Sie bitte nur die Unterlagen ein, die zu Ihrer persönlichen Situation passen.

Steuer-Tipp: Viele Belege müssen dem Finanzamt nicht ungefragt vorgelegt werden. Für die steuerliche Beratung sind sie trotzdem wichtig, damit Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Steuerermäßigungen vollständig geprüft werden können.

1. Allgemeine Unterlagen

Bitte reichen Sie diese Unterlagen ein, soweit sie vorhanden oder für das betreffende Jahr relevant sind:

Steuer-ID und, soweit vorhanden, Steuernummer.
Personalausweis oder Reisepass als Kopie oder Scan, falls eine Identifikation erforderlich ist.
IBAN für Steuererstattungen.
Steuerbescheid des Vorjahres und bei Neuaufnahme die letzte Steuererklärung.
Lohnsteuerbescheinigung(en) aller Arbeitgeber.
Lohnersatzleistungen: Arbeitslosengeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elterngeld, Kurzarbeitergeld, Insolvenzgeld.
Familienstand: Heirat, Trennung, Scheidung, Tod des Ehegatten oder Lebenspartners.
Kirchensteuer: Religionszugehörigkeit, Kirchenaustritt, Kirchgeld oder Kirchensteuererstattungen.
Kinder: Steuer-ID, Name, Geburtsdatum, Ausbildungsnachweise und Unterlagen zu auswärtiger Unterbringung.
Riester, VBL, ZVK oder VL: Bescheinigungen zu Altersvorsorgezulage und vermögenswirksamen Leistungen.
Alleinerziehende: Nachweise zum Entlastungsbetrag und zur Haushaltszugehörigkeit.

Nur bei Neuaufnahme: Bitte zusätzlich Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse mitteilen.

2. Einkünfte: Welche Einnahmen hatten Sie?

Arbeitnehmer

Lohnsteuerbescheinigung(en)
Abrechnungen zu Boni, Prämien und Einmalzahlungen
Unterlagen zu Firmenwagen, Jobticket oder Sachbezügen

Selbstständigkeit & Gewerbe

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Buchhaltungsunterlagen
Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Anlageverzeichnis, Kassenbuch, Bankunterlagen

Vermietung

Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
Hausgeldabrechnungen und Verwalterunterlagen
Zinsbescheinigungen, Reparaturen, AfA-Unterlagen

Kapital, Rente, Ausland

Jahressteuerbescheinigungen der Banken
Rentenbescheide und Rentenanpassungsmitteilungen
Nachweise zu Auslandseinkünften und ausländischer Steuer

3. Werbungskosten: Berufliche Ausgaben

Werbungskosten mindern Ihre Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag wird automatisch berücksichtigt. Höhere tatsächliche Kosten sollten nachgewiesen werden.

Aktueller Richtwert: Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag beträgt 1.230 € jährlich. Sammeln Sie Belege vor allem dann, wenn Ihre beruflichen Kosten voraussichtlich darüber liegen.

Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte: Entfernung, Arbeitstage, Homeoffice-Tage, Verkehrsmittel, ÖPNV-Nachweise.
Homeoffice / Tagespauschale: Anzahl der Tage, an denen überwiegend oder ausschließlich zu Hause gearbeitet wurde.
Arbeitsmittel: Rechnungen für PC, Monitor, Software, Fachliteratur, Werkzeug, typische Berufskleidung.
Fortbildung: Rechnungen, Teilnahmebescheinigungen, Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung.
Reisekosten: Datum, Ziel, Anlass, gefahrene Kilometer, Übernachtungskosten und Reisekostenabrechnung.
Doppelte Haushaltsführung: Mietvertrag am Beschäftigungsort, Nebenkosten, Heimfahrten, Nachweis eigener Hausstand.
Arbeitszimmer: Raumdaten, Flächenaufteilung, Kosten, Arbeitgeberbescheinigung, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Weitere Kosten: Bewerbungskosten, Gewerkschaft, Berufsverband, Berufshaftpflicht, beruflicher Rechtsschutz, Steuerberatungskosten.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie für Fahrtkosten und Homeoffice eine Jahresübersicht. Das reduziert Rückfragen und erleichtert die Prüfung, ob tatsächliche Werbungskosten den Pauschbetrag übersteigen.

4. Sonderausgaben

Sonderausgaben sind private Aufwendungen, die steuerlich ausdrücklich begünstigt sind. Dazu gehören insbesondere Vorsorgeaufwendungen, Spenden, Kirchensteuer, Kinderbetreuungskosten und bestimmte Unterhaltsleistungen.

Kranken- und Pflegeversicherung: Bescheinigungen zur Basisabsicherung und Erstattungen.
Altersvorsorge: gesetzliche Rentenversicherung, Rürup-/Basisrente, berufsständische Versorgung.
Riester-Rente: Anbieterbescheinigung und Zulageninformationen.
Versicherungen: Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, Unfall, Arbeitslosenversicherung, soweit steuerlich relevant.
Kirchensteuer: Zahlungen und Erstattungen.
Spenden und Mitgliedsbeiträge: Zuwendungsbestätigungen oder vereinfachte Nachweise.
Unterhalt an Ex-Ehegatten oder Lebenspartner: Zahlungsnachweise und ggf. Anlage U.
Kinderbetreuungskosten: Rechnung, Vertrag oder Gebührenbescheid und unbarer Zahlungsnachweis.
Schulgeld: Schulbescheinigung und Zahlungsnachweise; nicht begünstigt sind Unterkunft, Betreuung und Verpflegung.

Kinderbetreuung: Seit 2025 sind 80 % der begünstigten Kinderbetreuungskosten, höchstens 4.800 € je Kind und Jahr, als Sonderausgaben abziehbar. Voraussetzung sind insbesondere Rechnung beziehungsweise gleichwertiger Nachweis und unbare Zahlung.

5. Außergewöhnliche Belastungen

Außergewöhnliche Belastungen sind zwangsläufige private Aufwendungen, etwa wegen Krankheit, Pflege, Behinderung oder Unterhalt. Steuerlich wirken sie sich regelmäßig erst aus, soweit die zumutbare Eigenbelastung überschritten ist.

Krankheitskosten: Arzt, Medikamente, Zahnersatz, Brille, Hörgerät, Hilfsmittel, Eigenanteile.
Medizinische Nachweise: Verordnung, amtsärztliches Gutachten oder MD-Bescheinigung bei bestimmten Maßnahmen.
Pflege: Pflegegrad-Bescheid, Behindertenausweis, Pflegekosten, Heimkosten, Pflegegeld.
Unterstützung Angehöriger: Angaben zur unterstützten Person, Einkünfte und Bezüge, Zahlungsnachweise.
Auslandsunterhalt: lückenlose Geldflussnachweise, Unterhaltserklärung, ggf. Übersetzung.
Bestattungskosten: Rechnungen, Zahlungsnachweise und Nachlassunterlagen.

Achtung: Barzahlungen, fehlende medizinische Vorabnachweise oder unvollständige Unterlagen zu unterstützten Personen führen häufig dazu, dass das Finanzamt Aufwendungen kürzt oder nicht anerkennt.

6. Haushaltsnahe Dienstleistungen & Handwerkerleistungen

Für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen kommt eine direkte Steuerermäßigung in Betracht. Bitte reichen Sie immer Rechnung und unbaren Zahlungsnachweis ein. Barzahlungen werden steuerlich nicht anerkannt.

Bereich	Beispiele	Steuerermäßigung
Haushaltsnahe Dienstleistungen	Reinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Winterdienst	20 % der Aufwendungen, höchstens 4.000 €
Handwerkerleistungen	Renovierung, Erhaltung, Modernisierung im Haushalt	20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 €
Minijob im Privathaushalt	Haushaltshilfe über Minijob-Zentrale	20 % der Aufwendungen, höchstens 510 €

7. Kinder & Familie

Steuer-ID und Geburtsdaten der Kinder.
Kindergeld-/Familienkassen-Unterlagen bei Besonderheiten.
Kinderbetreuung: Kita, Hort, Tagesmutter, Babysitter, Au-pair-Anteil für Betreuung.
Volljährige Kinder: Ausbildungs-, Schul- oder Studienbescheinigung.
Auswärtige Unterbringung: Mietvertrag, Studienort, Zahlungsnachweise.
Behinderung oder Pflege: Bescheide und Nachweise.
Alleinerziehende: Nachweis, dass keine schädliche Haushaltsgemeinschaft mit einer anderen volljährigen Person besteht.

8. Vermietung & Verpachtung

Bei Vermietung ist eine vollständige Unterlagensammlung besonders wichtig, weil sich Anschaffungs-, Herstellungs-, Erhaltungs- und laufende Werbungskosten steuerlich unterschiedlich auswirken können.

Objektunterlagen: Kaufvertrag, Übergabeprotokoll, Grundbuchauszug, Makler- und Notarkosten.
Finanzierung: Darlehensverträge, Zinsbescheinigungen, Tilgungspläne.
Mieteinnahmen: Mietverträge, Mieterwechsel, Nebenkostenabrechnungen.
Hausverwaltung: Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Instandhaltungsrücklage.
Ausgaben: Grundsteuer, Versicherungen, Reparaturen, Fahrten zum Objekt, Rechtsberatung.
AfA: bisherige AfA-Berechnung, Kaufpreisaufteilung, Herstellungskosten.
Baumaßnahmen: Rechnungen mit Leistungsbeschreibung, Zahlungsdatum und Aufstellung größerer Maßnahmen.
Denkmalschutz / Sanierungsgebiet: Bescheinigungen der zuständigen Behörde.

9. Einkünfte aus Kapitalvermögen

Jahressteuerbescheinigung je Bank und Depot.
Jahreserträgnisaufstellung und Verlustbescheinigungen.
Ausländische Kapitalerträge: Steuerbescheinigungen, Quellensteuer, ausländische Depots.
Wertpapierverkäufe: Anschaffungskosten, Verkaufserlöse, Gebühren und Verlustverrechnung.
Private Darlehen: Verträge, Zinszahlungen und Rückzahlungen.
Beteiligungen: Feststellungsbescheide, Ausschüttungen, Sonderwerbungskosten.

Sparer-Pauschbetrag: Der Sparer-Pauschbetrag beträgt 1.000 € für Einzelpersonen und 2.000 € bei Zusammenveranlagung. Steuerbescheinigungen sind besonders wichtig, wenn eine Günstigerprüfung, Verlustverrechnung oder Anrechnung ausländischer Quellensteuer geprüft werden soll.

10. Renten, private Veräußerungsgeschäfte & Sonstiges

Renten und sonstige Einkünfte

Rentenbewilligungsbescheid bei erstmaligem Rentenbezug.
Rentenanpassungsmitteilungen, häufig zum 1. Juli.
Unterlagen zu privaten Renten, Betriebsrenten und Riester-/Rürup-Leistungen.
Anlage U bei Unterhalt zwischen getrennten oder geschiedenen Ehegatten.

Private Veräußerungsgeschäfte

Verkauf einer Immobilie innerhalb von zehn Jahren nach Anschaffung.
Verkauf anderer privater Wirtschaftsgüter innerhalb eines Jahres.
Nachweise zu Anschaffungskosten, Verkaufserlösen, Nebenkosten und Nutzung.
Krypto-Transaktionen: Wallet-Auszüge, Börsenreports, Anschaffungs- und Veräußerungsdaten.

Weitere Sonderfälle

Abfindungen, Jubiläumszahlungen oder außerordentliche Einkünfte.
Erbschaften, Schenkungen, Vermögensübertragungen.
Beteiligungen, Optionsgeschäfte, stille Beteiligungen, GmbH-Anteile.
Nebenberufliche Tätigkeiten, Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale.

Downloads & Online-Steuererklärung

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Ob sich eine Steuererklärung lohnt, können Sie vorab mit unserem Steuerrechner prüfen:

Rechner Steuerertattung

Sind Sie verheiratet?	Nein	ja
	Steuerpflichtige(r)	Ehepartner(in)
Jahresbruttolohn
Fahrtkosten: Einfache Entfernung Wohnung - Arbeitsstätte
Häusliches Arbeitszimmer	Nein ja	Nein ja
Doppelte Haushaltsführung
sonstige Werbungskosten (Fortbildung, Arbeitsmittel etc.)
Kinder
Kinderbetreuungskosten
Haushaltsnahe Dienstleistungen
Spenden
Außergewöhnliche Belastungen
Kirchensteuer

1) Notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen.
2) Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt.
3) Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.
4) Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1.000 Euro im Monat.
5) Aufwendungen für die Wege vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte zum Ort des eigenen Hausstandes und zurück (Familienheimfahrt) können jeweils nur für eine Familienheimfahrt wöchentlich abgezogen werden.
6) Zur Abgeltung der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt ist eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen.
7) Nummer 4 Satz 3 bis 5 ist entsprechend anzuwenden.
8) Aufwendungen für Familienheimfahrten mit einem dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer Einkunftsart überlassenen Kraftfahrzeug werden nicht berücksichtigt.

Einkommensteuererklärung online erstellen lassen

Senden Sie uns Ihre Unterlagen digital oder vereinbaren Sie einen Termin zur persönlichen Übergabe. Fehlende Belege können in der Regel nachgereicht werden.

Einkommensteuererklärung online mit Steuerberater erstellen

FAQ: Unterlagen für die Einkommensteuererklärung

Welche Unterlagen brauche ich immer?

In der Regel benötigen wir Steuer-ID, Steuerbescheid des Vorjahres, Lohnsteuerbescheinigung, Kontodaten, Nachweise zu Einkünften und alle Belege zu steuermindernden Ausgaben.

Muss ich Belege automatisch beim Finanzamt einreichen?

Viele Belege müssen nicht ungefragt eingereicht werden. Sie sollten aber aufbewahrt und für die steuerliche Beratung bereitgestellt werden, damit alle Abzugsmöglichkeiten geprüft werden können.

Wann lohnen sich Werbungskosten?

Werbungskosten lohnen sich besonders, wenn die tatsächlichen Kosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen. Typische Beispiele sind Fahrtkosten, Homeoffice, Arbeitsmittel, Fortbildung und Reisekosten.

Welche Nachweise brauche ich für Kinderbetreuungskosten?

Erforderlich sind Rechnung, Vertrag oder Gebührenbescheid sowie ein unbarer Zahlungsnachweis. Barzahlungen werden nicht anerkannt.

Was ist bei Handwerkerleistungen wichtig?

Abziehbar sind nur die Arbeitskosten einschließlich Fahrt- und Maschinenkosten, nicht jedoch Materialkosten. Rechnung und unbarer Zahlungsnachweis sind erforderlich.

Kann ich fehlende Unterlagen nachreichen?

Ja. Fehlende Unterlagen können regelmäßig nachgereicht werden. Je vollständiger die Unterlagen von Beginn an sind, desto schneller lässt sich die Steuererklärung erstellen.

Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Quellen und Rechtsstand

§ 9 EStG, Werbungskosten und Entfernungspauschale, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 9a EStG, Arbeitnehmer-Pauschbetrag 1.230 €, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c EStG, häusliches Arbeitszimmer und Tagespauschale, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 10 EStG, Sonderausgaben, insbesondere Kinderbetreuungskosten nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 20 EStG, Einkünfte aus Kapitalvermögen und Sparer-Pauschbetrag, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 33 EStG, außergewöhnliche Belastungen, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 33a EStG, Unterhaltsleistungen und besondere außergewöhnliche Belastungen, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 35a EStG, haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 22 EStG, sonstige Einkünfte, insbesondere Renten, Rechtsstand: 30.06.2026.
§ 23 EStG, private Veräußerungsgeschäfte, Rechtsstand: 30.06.2026.

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