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Werbungskosten Verpflegungsmehraufwand

Werbungskosten: Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen



Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten absetzen

1. Allgemeines

Ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand kann bestehen, wenn eine beruflich veranlasste Reise angetreten wird und hierbei Verpflegungskosten anfallen. Die Verpflegungsmehraufwendungen können dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht in der Regel nur dann, wenn die Reise aus beruflichen Gründen notwendig ist und nicht durch den Arbeitgeber oder andere Dritte finanziert wird. Dabei kann es sich um Dienstreisen, Fortbildungen oder auch Arbeitseinsätze an verschiedenen Standorten handeln.

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es gesetzliche Pauschalen, die je nach Reisezeitraum und Zielort unterschiedlich hoch sind. Dabei werden die Pauschalen pro Tag gewährt und sollen die Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen abdecken.

Es ist zu beachten, dass der Verpflegungsmehraufwand auch die tatsächlich anfallende Verpflegungskosten geltend gemacht werden können. Es müssen dann entsprechende Nachweise wie Rechnungen oder Quittungen aufbewahrt werden, um den Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand gegenüber dem Finanzamt belegen zu können.



Der Arbeitgeber kann Aufwendungen im Zusammenhang mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (R 9.4 LStR) und doppelter Haushaltsführung erstatten, siehe hierzu Reisekosten . Ansonsten hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die im Rahmen von Auswärtstätigkeiten anfallenden Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend zu machen.

2. Dreimonatsfrist

Verpflegungsmehraufwendungen aus Anlass von Auswärtstätigkeiten und doppelter Haushaltsführung können gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG längstens drei Monate berücksichtigt werden. Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen somit auf die ersten drei Monate. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird (R 9.6 Abs. 4 Satz 1 LStR).

Beispiel:

Architekt A ist zur Koordinierung einer Großbaustelle für 12 Monate jeden Montag auf dieser Baustelle in B. Der Arbeitgeber kann für den gesamten Zeitraum Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten. Bei der Großbaustelle handelt es sich nicht über 12 Monate um "dieselbe" Auswärtstätigkeit, da A diese nicht an mehr als zwei Tagen in der Woche aufsucht.

Praxistipp:

Die Frist beginnt bei derselben Auswärtstätigkeit erneut, wenn der Einsatz mindestens für vier Wochen unterbrochen worden ist (R 9.6 Abs. 4 Satz 4 LStR).

Der BFH hat mit Urteil vom 24.02.2011 - VI R 66/10 - abweichend von der bisherigen Auffassung entschieden, dass die Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen bei einer Fahrtätigkeit und damit auch bei einer Seereise generell keine Anwendung findet. Die Berücksichtigung von Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit sei nur bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder einem Schiff finde jedoch nicht in einer Tätigkeitsstätte in diesem Sinne statt. Danach seien die erwerbsbedingten Mehraufwendungen für Verpflegung in diesen Fällen zeitlich unbegrenzt abziehbar. Die Reaktion der Finanzverwaltung bleibt abzuwarten.

3. Übersicht über die Höchst- und Pauschbeträge für Mehraufwand für Verpflegung

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von der Dauer der Reise und dem Reiseziel ab. Die Pauschalen sind gesetzlich festgelegt und werden in der Regel jährlich angepasst.

Für Inlandsreisen gilt aktuell (Stand: 2023) Folgendes:

  • Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden pro Tag: 14 Euro pro Tag
  • Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden pro Tag: 28 Euro pro Tag (für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro)
  • Bei einer Abwesenheit von mehr als 14 Stunden pro Tag: 14 Euro für den An- und Abreisetag

Für Auslandsreisen sind die Pauschalen je nach Land unterschiedlich und können aufgrund der unterschiedlichen Lebenshaltungskosten höher oder niedriger ausfallen. Eine Liste der Länder und die jeweiligen Pauschalen finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen.

Es ist zu beachten, dass bei einer längerfristigen Abwesenheit von mehr als drei Monaten am selben Einsatzort die Pauschalen in der Regel nicht mehr vollständig anerkannt werden. Hier müssen dann die tatsächlichen Verpflegungskosten nachgewiesen werden.


Es besteht eine Sonderregelung für Tätigkeiten, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Tages beendet werden: Danach wird die gesamte Abwesenheitsdauer im o.g. Zeitrahmen dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet, wenn eine Übernachtung nicht stattgefunden hat.

Beispiel:

Dienstreisebeginn 16.00 Uhr am 05.02.;

keine Übernachtung Rückkehr 7.00 Uhr am 06.02

Lösung:

Abwesenheit 05.02.: 8 h Abwesenheit 06.02.: 7 h, Summe 15 h, die dem 05.02. zugerechnet werden und dort zur Berücksichtigung einer Verpflegungspauschale von 12 EUR führen.

Abwandlung

Am 05.02. ist bereits morgens um 5.00 Uhr eine andere Dienstreise begonnen und um 13.30 Uhr beendet worden: Abwesenheit 8,5 h + 15,0 h aus Sonderregelung, Gesamtabwesenheit am 05.02. = 23,5 h: Zu berücksichtigender Pauschbetrag 12 EUR

Hinweis:

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen treten an die Stelle der vorgenannten Pauschbeträge länderweise unterschiedliche Auslandstagegelder. Die Auslands-Pauschbeträge ab 2012 sind mit BMF-Schreiben vom 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002 neu festgesetzt worden. Die Auslands-Pauschbeträge ab 2010 ergeben sich aus (BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006). Für 2009 gelten die mit Schreiben des BMF, 17.12.2008 - IV C 5 - S 2353/08/10006 / IV C 6 - S 2145/08/1000 festgelegten Beträge.


4. Pauschalierung der Lohnsteuer für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 40 Abs. 2 Satz Nr. 4 EStG)

Es besteht die Möglichkeit, vom Arbeitgeber über die steuerfreien Pauschbeträge hinaus gezahlte Verpflegungsmehraufwendungen pauschal zu besteuern. Die Lohnsteuer kann dazu gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden. Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist allerdings auf den Betrag des jeweils gültigen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen beschränkt. Zahlt der Arbeitgeber somit mehr als das Doppelte des Pauschbetrags, sind die übersteigenden Beträge individuell nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte zu versteuern.

Hinweis:

Die steuerpflichtigen Tagegelder sind, soweit sie nach § 40 Abs. 2 EStG pauschaliert werden, beitragsfrei in der Sozialversicherung (vgl. § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung).

Weitere Einzelheiten Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung .

5. Weitere Einzelheiten zu Verpflegungsmehraufwendungen

Näheres über Art und Umfang der berücksichtigungsfähigen Mehraufwendungen ist in den R 9.6 LStR und R 9.11 Abs. 5 LStR geregelt. Zu Einzelheiten siehe Reisekosten , Doppelte Haushaltsführung , Auswärtstätigkeit und die oben stehenden Übersichten.

Der Arbeitgeber kann die Mehraufwendungen für Verpflegung im Rahmen der zulässigen Grenzen steuerfrei erstatten. Die Vorschriften über die Steuerfreiheit des Arbeitgeberersatzes sind

  • für öffentliche Arbeitgeber in § 3 Nr. 13 EStG und R 3.13 LStR sowie

  • für private Arbeitgeber in § 3 Nr. 16 und R 3.16 LStR

festgelegt.

Praxistipp:

Sofern Mehraufwendungen für Verpflegung vom Arbeitnehmer im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer als Werbungskosten geltend gemacht werden, prüft das Finanzamt nicht, ob die Gewährung von Pauschalen zu einer unzutreffenden Besteuerung führen kann.

6. Einsatz auf Schiffen

Bei Schiffsreisen gelten die Höchst- und Pauschbeträge für Luxemburg. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Nr. 2 LStR).

7. Leiharbeitnehmer

Der BFH hat mit Urteil vom 17.06.2010 - VI R 35/08 - entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise - zumindest bei kurzfristigen Einsätzen für verschiedene Kunden auch in einem zusammenhängenden Gebiet, hier: Hafen - nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

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1) Notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen.
2) Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt.
3) Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.
4) Als Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung können im Inland die tatsächlichen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft angesetzt werden, höchstens 1.000 Euro im Monat.
5) Aufwendungen für die Wege vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte zum Ort des eigenen Hausstandes und zurück (Familienheimfahrt) können jeweils nur für eine Familienheimfahrt wöchentlich abgezogen werden.
6) Zur Abgeltung der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt ist eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstandes und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen.
7) Nummer 4 Satz 3 bis 5 ist entsprechend anzuwenden.
8) Aufwendungen für Familienheimfahrten mit einem dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer Einkunftsart überlassenen Kraftfahrzeug werden nicht berücksichtigt.

Siehe auch Einkommensteuererklärung


Aktuelles + weitere Infos

Das Landessozialgericht München hat entschieden, dass Verpflegungspauschalen, die nach der arbeitsvertraglichen Regelung in einem fixen Nettolohn enthalten sind, unabhängig von der steuerlichen Einordnung beitragspflichtiges Arbeitsentgelt darstellen.

Im Streitfall erhielt ein Kraftfahrer im Grundsatz eine fixe Nettovergütung i. H. von monatlich 1.450 €. In diesem Betrag waren sowohl die laufenden Bezüge als auch die anfallenden Spesen einbezogen, die ab acht Arbeitsstunden zu gewähren waren. Die Münchener Richter haben entschieden, dass die Verpflegungsmehraufwendungen beitragspflichtig sind, da sie nicht zusätzlich gezahlt worden sind, sondern im vereinbarten Nettoarbeitsentgelt mit enthalten waren.

Diese Entscheidung hat auch für andere Arbeitgeber und Arbeitnehmer Bedeutung, da sie zeigt, dass die Regel „Was steuerfrei ist, ist auch sozialversicherungsfrei” keineswegs immer gilt. Gerade bei Gehaltsumwandlungen sollte sehr sorgfältig darauf geachtet werden, ob und inwieweit das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht im Einklang stehen.

Siehe auch:


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Anzahl der Tage (nur für Entfernungspauschale)Tage
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Arbeitszimmer für Mietwohnung
Reisekostenabrechnung
Kontoführung
Arbeitsmittel
Doppelte Haushaltsführung
Bewerbungskosten
Fortbildungskosten
Beitrag zu Berufsverbänden
Versicherungen
Weitere Kosten

Rechtsgrundlagen zum Thema: Verpflegung

EStG 
EStG § 3

EStG § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen

EStG § 8 Einnahmen

EStG § 9 Werbungskosten

EStG § 10

EStG § 33 Außergewöhnliche Belastungen

EStG § 40 Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen

EStG § 41b Abschluss des Lohnsteuerabzugs

EStG § 50a Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen

EStR 
EStR R 4.8 Rechtsverhältnisse zwischen Angehörigen

EStR R 10.4 Vorsorgeaufwendungen (Allgemeines)

EStR R 33.4 Aufwendungen wegen Krankheit und Behinderung sowie für Integrationsmaßnahmen

EStR R 33a.1 Aufwendungen für den Unterhalt und eine etwaige Berufsausbildung

UStAE 
UStAE 1.8. Sachzuwendungen und sonstige Leistungen an das Personal

UStAE 3.6. Abgrenzung von Lieferungen und sonstigen Leistungen bei der Abgabe von Speisen und Getränken

UStAE 3.10. Einheitlichkeit der Leistung

UStAE 3a.4. Ort der sonstigen Leistung bei Messen, Ausstellungen und Kongressen

UStAE 3b.1. Ort einer Personenbeförderung und Ort einer Güterbeförderung, die keine innergemeinschaftliche Güterbeförderung ist

UStAE 4.5.3. Verkauf von Flugscheinen durch Reisebüros oder Tickethändler („Consolidator“)

UStAE 4.14.5. Krankenhausbehandlungen und ärztliche Heilbehandlungen

UStAE 4.14.6. Eng mit Krankenhausbehandlungen und ärztlichen Heilbehandlungen verbundene Umsätze

UStAE 4.16.1. Anwendungsbereich und Umfang der Steuerbefreiung

UStAE 4.16.4. Leistungen der Altenheime, Pflegeheime und Altenwohnheime

UStAE 4.16.6. Eng verbundene Umsätze

UStAE 4.21.4. Unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Leistungen

UStAE 4.23.1. Beherbergung und Beköstigung von Jugendlichen

UStAE 4.24.1. Jugendherbergswesen

UStAE 4.26.1. Ehrenamtliche Tätigkeit

UStAE 12.16. Umsätze aus der kurzfristigen Vermietung von Wohn- und Schlafräumen sowie aus der kurzfristigen Vermietung von Campingflächen

UStAE 16.2. Beförderungseinzelbesteuerung

UStAE 24.3. Sonstige Leistungen

UStAE 25.1. Besteuerung von Reiseleistungen

UStAE 25.2. Steuerfreiheit von Reiseleistungen

UStAE 25.3. Bemessungsgrundlage bei Reiseleistungen

UStAE 1.8. Sachzuwendungen und sonstige Leistungen an das Personal

UStAE 3.6. Abgrenzung von Lieferungen und sonstigen Leistungen bei der Abgabe von Speisen und Getränken

UStAE 3.10. Einheitlichkeit der Leistung

UStAE 3a.4. Ort der sonstigen Leistung bei Messen, Ausstellungen und Kongressen

UStAE 3b.1. Ort einer Personenbeförderung und Ort einer Güterbeförderung, die keine innergemeinschaftliche Güterbeförderung ist

UStAE 4.5.3. Verkauf von Flugscheinen durch Reisebüros oder Tickethändler („Consolidator“)

UStAE 4.14.5. Krankenhausbehandlungen und ärztliche Heilbehandlungen

UStAE 4.14.6. Eng mit Krankenhausbehandlungen und ärztlichen Heilbehandlungen verbundene Umsätze

UStAE 4.16.1. Anwendungsbereich und Umfang der Steuerbefreiung

UStAE 4.16.4. Leistungen der Altenheime, Pflegeheime und Altenwohnheime

UStAE 4.16.6. Eng verbundene Umsätze

UStAE 4.21.4. Unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Leistungen

UStAE 4.23.1. Beherbergung und Beköstigung von Jugendlichen

UStAE 4.24.1. Jugendherbergswesen

UStAE 4.26.1. Ehrenamtliche Tätigkeit

UStAE 12.16. Umsätze aus der kurzfristigen Vermietung von Wohn- und Schlafräumen sowie aus der kurzfristigen Vermietung von Campingflächen

UStAE 16.2. Beförderungseinzelbesteuerung

UStAE 24.3. Sonstige Leistungen

UStAE 25.1. Besteuerung von Reiseleistungen

UStAE 25.2. Steuerfreiheit von Reiseleistungen

UStAE 25.3. Bemessungsgrundlage bei Reiseleistungen

UStR 
UStR 12. Sachzuwendungen und sonstige Leistungen an das Personal

UStR 25a. Abgabe von Speisen und Getränken zum Verzehr an Ort und Stelle

UStR 42a. Ort einer Personenbeförderung und Ort einer Güterbeförderung, die keine innergemeinschaftliche Güterbeförderung ist

UStR 53a. Verkauf von Flugscheinen durch Reisebüros oder Tickethändler („Consolidator”)

UStR 97. Diagnosekliniken und andere Einrichtungen ärztlicher Heilbehandlung oder Diagnostik

UStR 99. Altenheime, Altenwohnheime und Pflegeheime

UStR 99a. Pflegeeinrichtungen nach § 4 Nr. 16 Buchstabe e UStG

UStR 113. Unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Leistungen

UStR 117. Beherbergung und Beköstigung von Jugendlichen

UStR 118. Jugendherbergswesen

UStR 221. Beförderungseinzelbesteuerung

UStR 272. Besteuerung von Reiseleistungen

UStR 273. Steuerfreiheit von Reiseleistungen

UStR 274. Bemessungsgrundlage bei Reiseleistungen

AEAO 
AEAO Zu § 67 Krankenhäuser:

HGB 
§ 62 HGB Pflichten des Arbeitgebers; Fürsorgepflicht

LStR 
R 3.13 LStR Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsgelder aus öffentlichen Kassen

R 3.33 LStR Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern

R 9.1 LStR Werbungskosten

R 9.4 LStR Reisekosten

R 9.6 LStR Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten

R 9.9 LStR Umzugskosten

R 9.11 LStR Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

R 39a.1 LStR Verfahren bei Bildung eines Freibetrags oder eines Hinzurechnungsbetrags

R 40.2 LStR Bemessung der Lohnsteuer nach einem festen Pauschsteuersatz

BewG anlage-22 anlage-24
EStH 3.44 4.10.1 4.12 10.9 32.9 33.1.33.4
KStH 8.5
LStH 3.5 9.1 9.6 9.11.5.10 19.3 19.6 40.2
BGB 617 618

Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


BFH Urteile zu diesem Thema und weiteres:


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