Werbungskosten: Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen

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Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten absetzen

Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig (Dienstreise), können für jeden Kalendertag Verpflegungsmehraufwendungen mit den unten genannten Pauschbeträgen von der Steuer abgesetzt werden. Der Einzelnachweis von Verpflegungsmehraufwendungen berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge. Die Verpflegungspauschalen sind auch dann anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat (> R 8.1 Abs. 8); behält der Arbeitgeber in diesen Fällen für die Mahlzeiten Beträge ein, die über den amtlichen Sachbezugswerten liegen, ist der Differenzbetrag nicht als Werbungskosten abziehbar.

Wird der Steuerpflichtige bei seiner individuellen betrieblichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig (Einsatzwechseltätigkeit), können ebenfalls Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten in der Steuererklärung abgesetzt werden. Dabei ist allein die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung maßgebend.

Bei einer Tätigkeit im Ausland treten länderweise unterschiedliche Verpflegungspauschalen, die für die Fälle der Buchstaben a, b und c mit 120, 80 und 40 Prozent der höchsten Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder aufgerundet auf volle Euro festgesetzt werden; dabei bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.

Soweit für denselben Kalendertag Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer Auswärtstätigkeit oder wegen einer doppelten Haushaltsführung (>R 9.11 Abs. 7) anzuerkennen sind, ist jeweils der höchste Pauschbetrag anzusetzen.

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Reisekostenreform

Die Verpflegungsmehraufwendungen sind mit der Reisekostenreform 2014 vereinfacht worden: Es gibt nur noch 2 Verpflegungspauschalen und bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten entfällt die Mindestabwesenheitszeit für den An- und Abreisetag.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand betragen bei Auswärtstätigkeiten:

Dreimonatsfrist

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate; dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z. B. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat. Hinweis: Die Dreimonatsfrist gilt nicht bei einer Fahrtätigkeit (siehe Dreimonatsfrist

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Besonderheiten bei Auswärtstätigkeiten im Ausland

Auch für Tätigkeiten im Ausland gibt es seit 2014 nur noch 2 Pauschalen unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen. Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der höchsten Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) bekannt gemacht werden.

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Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2018

BMF, Schreiben v. 14.12.2016 (BStBl 2016 I S. 1438)

Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG ) werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2018 bekannt gemacht (Fettdruck kennzeichnet die Änderungen gegenüber der Übersicht ab 1. Januar 2017 – BStBl 2016 I S. 1438 ).

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Siehe dazu auch Rz. 51 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014 (BStBl 2014 I S. 1412 ).

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 LStR zu beachten.

Zur Kürzung der Verpflegungspauschale gilt Folgendes:

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale (s. o.) für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG ), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Beispiel:

Der Ingenieur I kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. I erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von39 Euro (Rückreisetag von Straßburg:34 Euro , Anreisetag nach Kopenhagen 39 Euro ) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 11,60 Euro (20 Prozent der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro ) auf 27,40 Euro zu kürzen.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 123 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl I S. 1412 ). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 112 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl 2014 I S. 1412 ); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR ).

Dieses Schreiben gilt entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nummer 3 LStR und Rz. 107 ff. des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014, BStBl 2014 I S. 1412 ).

Übersicht über die ab 1. Januar 2018 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland
(Änderungen gegenüber 1. Januar 2017 – BStBl 2016 I Seite 1438 – im Fettdruck)

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Reisekosten und Werbungskostenabzug und steuerfreie Erstattung bei Entsendung

Werden Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber (z.B. ausländische Muttergesellschaft) zeitlich befristet an ein verbundenes Unternehmen (z.B. inländische Tochtergesellschaft) entsandt, sind für die Frage des Werbungskostenabzugs bzw. der steuerfreien Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber zwei Fallgestaltungen zu unterscheiden:

1. Regelmäßige Arbeitsstätte beim neuen Arbeitgeber

Das mit dem bisherigen Arbeitgeber abgeschlossene Beschäftigungsverhältnis ruht für die Dauer der Entsendung zum verbundenen Unternehmen. Dieses schließt mit dem Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung einen eigenständigen Arbeitsvertrag ab:

Das Arbeitsverhältnis mit dem aufnehmenden Unternehmen ist separat und eigenständig zu beurteilen. Durch den Vertragsabschluss wird das aufnehmende Unternehmen zivilrechtlich Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer hat in der ortsfesten dauerhaften betrieblichen Einrichtung des (neuen) Arbeitgebers von Beginn an eine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn er diese nachhaltig aufsucht (R 9.4 Abs. 3 LStR).

Die durch die Tätigkeit im Inland entstehenden Aufwendungen können nur im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden (R 9.11 LStR).

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2. Entsendung als Auswärtstätigkeit

Der Arbeitgeber entsendet den Arbeitnehmer im Rahmen des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses vorübergehend (zeitlich befristet) an das aufnehmende verbundene Unternehmen. Der Arbeitnehmer wird bei diesem ausschließlich auf Grundlage der Entsendung durch den Arbeitgeber tätig, mit dem aufnehmenden Unternehmen wird kein Arbeitsvertrag abgeschlossen:

Der Arbeitnehmer begründet durch die befristete Entsendung keine regelmäßige Arbeitsstätte bei dem aufnehmenden Unternehmen (R 9.4 Abs. 3 Satz 5 LStR 2008, R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR 2011; vgl. auch Verfügung der OFDen Rheinland und Münster vom 19.2.2010). Die durch die Tätigkeit beim aufnehmenden Unternehmen entstehenden Aufwendungen sind nach den Grundsätzen der Auswärtstätigkeit zu behandeln.

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Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Entsendung:

2.1 Aufgabe der bisherigen Wohnung (Übernachtungskosten nicht begünstigt)

Unterhält der Arbeitnehmer seine einzige Wohnung am neuen Beschäftigungsort, handelt es sich bei den Unterbringungskosten um Aufwendungen für die private Lebensführung (§ 12 Nr. 1 Satz 1 EStG). Aufwendungen für das Unterhalten einer Wohnung, die den Mittelpunkt der Lebensführung eines Steuerpflichtigen darstellt, sind bereits durch den Grundfreibetrag abgedeckt (vgl. auch Beschluss des Großen Senats des BFH vom 21.9.2009, GrS 1/06 unter C III 4a sowie BFH vom 26.5.2003, VI B 13/03, BFH/NV 2003 S. 1182). Es fallen keine ausschließlich beruflich veranlassten Mehrkosten an.

Dies gilt auch in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer über die bisherige Wohnung während der Dauer der Entsendung nicht jederzeit verfügen kann (z.B. weil sie vermietet ist). Die Unterbringungskosten können daher nicht als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Für die Ermittlung der abzugsfähigen/steuerfrei erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung maßgebend. Die Dreimonatsfrist ist zu beachten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 5 EStG).

2.2 Keine Aufgabe der bisherigen Wohnung (Übernachtungsmehraufwendungen begünstigt)

Behält der Arbeitnehmer seine bisherige Wohnung bei, die ihm jederzeit zur Verfügung steht, und unterhält am neuen Beschäftigungsort eine - weitere - Wohnung, können die beruflich veranlassten Unterbringungskosten als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (R 9.7 LStR). Den Arbeitnehmer trifft die Feststellungslast dafür, dass die bisherige Wohnung nicht aufgegeben wurde.

Wird die Wohnung am Beschäftigungsort auch von Familienmitgliedern des Arbeitnehmers genutzt, sind die Aufwendungen für die Wohnung in einen beruflich und einen privat veranlassten Anteil aufzuteilen. Entscheidend ist, welche Mehraufwendungen durch die privat veranlasste Unterbringung der Familie gegenüber der ausschließlichen Unterbringung des Arbeitnehmers entstehen (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR 2011). Die LStR sehen insoweit keinen Aufteilungsmaßstab vor. Der Aufteilungsmaßstab kann im Wege einer ermessensgerechten Schätzung erfolgen, wobei eine Aufteilung der Kosten nach Köpfen nicht zu einem sachgerechten Ergebnis führen dürfte.

Es bestehen keine Bedenken, aus Vereinfachungsgründen die „60 qm-Regelung” (vgl. H 9.11 Abs. 5 - 10 (Angemessenheit der Unterkunftskosten) zweiter Spiegelstrich LStH) der doppelten Haushaltsführung anzuwenden, wobei jedoch keine Beschränkung auf den ortsüblichen Durchschnittsmietzins erfolgen darf, sondern die tatsächlich entstehenden Aufwendungen zugrunde zu legen sind.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer wohnt mit seiner Ehefrau und zwei Kindern am Beschäftigungsort in einer 150 qm großen Mietwohnung. Die Aufwendungen betragen monatlich 1.050 EUR (7 EUR/qm). Der Durchschnittsmietzins beträgt 5 EUR/qm.

Von den 150 qm können 60 qm als beruflich veranlasst und der darüber hinausgehende Anteil als privat veranlasst geschätzt werden mit der Folge, dass 420 EUR (7 EUR × 60 qm) als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.

Für die Ermittlung der abzugsfähigen/steuerfrei erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die Abwesenheitsdauer von der bisherigen Wohnung (nicht von der Wohnung am Beschäftigungsort) und der regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers vor der Entsendung (nicht dem aufnehmenden Unternehmen) abzustellen. Die Dreimonatsfrist ist zu beachten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 5 EStG).

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Verpflegungsmehraufwendungen bei Seeleuten der Bundesmarine und Handelsmarine

Der BFH hat in seinen Urteilen vom 16.11.2005, BStBl 2006 II S. 267, und vom 19.12.2005, BStBl 2006 II S. 378, entschieden, dass das Schiff als mobile Tätigkeitsstätte keine regelmäßige Arbeitsstätte darstellen kann; hierzu bedarf es immer eines immobilen Standorts.

Bei der Anwendung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG ist nach dem BFH-Urteil vom 24.2.2011, BStBl 2012 II S. 27 Folgendes zu beachten:

Seeleute - dies gilt sowohl für Seeleute der Bundesmarine als auch der Handelsmarine - erhalten für die Zeit an Bord von Schiffen dem Grunde nach Verpflegungsmehraufwendungen, da sich die Frage der nämlichen Auswärtstätigkeit bei Ausübung einer Fahrtätigkeit nicht stellt.

Hinsichtlich der Höhe der zu berücksichtigenden Verpflegungsmehraufwendungen ist zwischen Bundes- und Handelsmarine zu differenzieren.

1. Bundesmarine:

Nach völkerrechtlichen Grundsätzen gehört ein Schiff der Bundesmarine zum Inland, so lange es sich in deutschen Küstengewässern, auf hoher See und in ausländischen Küstengewässern befindet (Hinweis auf Artikel 29-32 des UN-Seerechtsübereinkommens, BGBl 1994 II S. 1798). Diese völkerrechtlichen Grundsätze finden über Artikel 25, 59 Abs. 2 Satz 1 GG i.V.m. § 2 AO Anwendung im Einkommensteuerrecht. Im Übrigen hat der BFH entschieden, dass Schiffe auf hoher See als „schwimmender Gebietsteil” des Landes anzusehen sind, dessen Flagge sie führen (vgl. BFH-Urteil vom 5.10.1977, BStBl 1978 II S. 50 m.w.N.). Diese Rechtsauffassung hat das Finanzgericht Düsseldorf mit Urteil vom 28.9.2007, 18 K 638/06 E bestätigt. Dieses Urteil ist rechtskräftig geworden. Es bestehen keine Bedenken, die Grundsätze des Urteils auf alle noch offene Fälle anzuwenden.

Folglich sind für die Tage in ausländischen Küstengewässern und auf hoher See die Inlandspauschalen anzusetzen. Nur für die Tage der Ein- und Ausschiffung und für Liegezeiten in ausländischen Häfen sind bei Soldaten der Bundesmarine die für den ausländischen Hafenort maßgebenden Tagegelder zu berücksichtigen.

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2. Handelsmarine:

Handelsschiffe unter deutscher Flagge auf hoher See gehören nach völkerrechtlichen, auch einkommensteuerrechtlich maßgebenden Grundsätzen zum deutschen Staatsgebiet (Hinweis auf Artikel 27 und 28 des UN-Seerechtsabkommens, BGBl 1994 II S. 1798). Dies gilt auch dann, wenn sie sich in Gebieten fremder Festlandssockel aufhalten. Das BFH-Urteil vom 5.10.1977 (a.a.O.) findet hier Anwendung. Diese Rechtsauffassung hat das Finanzgericht Mecklenburg-Vorpommern mit Urteil vom 19.9.2007, 3 K 185/06 bestätigt. Gegen dieses Urteil war Revision beim BFH unter dem Aktenzeichen - VI R 51/07 - eingelegt worden. Das Revisionsverfahren ist zwischenzeitlich durch Rücknahme der Revision durch den Kläger erledigt. Es bestehen keine Bedenken, die Grundsätze aus dem Urteil des Finanzgerichts Mecklenburg-Vorpommern vom 19.9.2007, 3 K 185/06 auf alle noch offene Fälle anzuwenden.

Anders als Marinesoldaten auf Schiffen der Bundesmarine erhalten Seeleute der Handelsmarine an Bord von Schiffen unter deutscher Flagge bereits dann die für das fremde Hoheitsgebiet maßgebenden Auslandspauschalen, wenn sie sich in ausländischen Küstengewässern befinden (vgl. BFH-Urteil vom 5.10.1977 (a.a.O.), Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 28.9.2007, 18 K 638/06 E); denn Schiffe unter deutscher Flagge, die nicht hoheitlichen Zwecken dienen, sind in fremden Eigengewässern nicht exterritorial und grundsätzlich der Rechtsordnung des Aufenthaltsstaates unterworfen.

Folglich erhalten Seeleute auf Handelsschiffen unter deutscher Flagge

für die Tage in deutschen Küstengewässern, für die Tage der Ein- und Ausschiffung sowie für Liegezeiten in deutschen Häfen die Inlandspauschalen,
für die Tage auf hoher See die Inlandspauschale,
für die Tage in ausländischen Küstengewässern die Auslandspauschale des jeweiligen Staates,
für die Tage der Ein- und Ausschiffung und für Liegezeiten in ausländischen Häfen die für den ausländischen Hafenort maßgebenden Tagegelder.
Seeleute auf Handelschiffen unter fremder Flagge erhalten

für die Tage in deutschen Küstengewässern, für die Tage der Ein- und Ausschiffung sowie für Liegezeiten in deutschen Häfen die Inlandspauschalen,
für die Tage auf hoher See das für Luxemburg geltende Tagegeld (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 LStR 2008),
für die Tage in ausländischen Küstengewässern das für Luxemburg geltende Tagegeld (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 LStR 2008),
für die Tage der Ein- und Ausschiffung und für Liegezeiten in ausländischen Häfen die für den ausländischen Hafenort maßgebenden Tagegelder.

Das Territorialitätsprinzip findet aufgrund der Regelungen in R 9.6 Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 LStR 2008 auf Handelsschiffe unter fremder Flagge keine Anwendung.

Die zivile Schifffahrt umfasst neben Handelschiffen unter anderem auch Passagier-, Binnen- und Fischereischiffe (ohne Fangquote) oder Fischereifahrzeuge (mit Fangquote). Die obigen Ausführungen zur Handelsmarine finden auf die gesamte zivile Schifffahrt Anwendung, soweit die Schiffe im Rahmen der gewerbsmäßigen Seefahrt betrieben werden (Hinweis auf Art. 27

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Siehe auch:

• Werbungskosten Rechner
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• Verpflegungsmehraufwand
• Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung
• Weitere Werbungskosten

Rechtsgrundlagen zum Thema: Verpflegung