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Elektronische Rechnung

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Definition elektronische Rechnung: Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

 

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Elektronische Rechnungen

 

 

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Zuläsigkeit von elektronischen Rechnungen

Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Bereits seit 2011 dürfen Rechnungen elektronisch erstellt werden (Steuervereinfachungsgesetz 2011). Der Rechnungsaussteller ist frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z. B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail (vgl. De-Mail-Gesetz vom 28. 4. 2011, BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDV übermittelt werden. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.

 

Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

 

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Vorsteuerabzug und elektronische Rechnung

Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011: Durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst worden. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert. Nunmehr können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. In Anlehnung an Artikel 233 MwStSystRL in der ab dem 1. Januar 2013 geltenden Fassung (Änderung durch die Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010, ABl. EU 2010 L 189 Seite 1) sind Papier- und elektronische Rechnungen ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln (§ 14 Absatz 1 UStG n. F.).

 

Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG a. F.) oder ein EDI-Verfahren (§ 14 Absatz 3 Nummer 2 UStG a. F.) verwendet wurden. Dies entsprach den unionsrechtlichen Regelungen nach Artikel 233 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a und b und Absatz 2 MwStSystRL. Der Gesetzgeber hat nunmehr von der Option nach Artikel 233 Absatz 1 Satz 2 MwStSystRL Gebrauch gemacht, die es den Mitgliedstaaten freistellt, auch Rechnungen anzuerkennen, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt werden.

 

Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Satz 2 UStG voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrung nach § 14b UStG, §147 AO einschließlich GoBS und GDPdU erfüllt, ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Absatz 1 Nummer 2 UStG geahndet werden. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann der Unternehmer den Nachweis, dass er eine ordnungsgemäße Rechnung besaß, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen (vgl. Abschnitt 15.11 Absatz 1 Satz 2 UStAE). Im Übrigen kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschnitt 15.11 Absatz 5 ff UStAE).

 

Auf Grund der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ist zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle § 27b Absatz 2 UStG ergänzt worden. Mit der Änderung wird geregelt, dass bei den der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalten der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden (§ 27b Absatz 2 Satz 2 UStG); es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt. Soweit dies für die Feststellung der der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte erforderlich ist, hat der die Um-satzsteuer-Nachschau durchführende Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.

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Ordnungsmäßigkeit und Anforderungen bei elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten sind. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

 

Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. § 14 Absatz 3 Nummer 1 und 2 UStG n. F. nennt deshalb die qualifizierte elektronische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz und den elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG 1994 L 338 Seite 98) nur noch als Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung gewährleisten. Dies entspricht Artikel 233 Absatz 2 MwStSystRL in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010, a.a.O.

 

Qualifizierte elektronische Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI): Technologien für die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bei einer elektronischen Rechnung gewährleisten, sind zum einen die qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 15 SigG) und zum anderen der elektronische Datenaustausch (EDI). Zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 3 oder Nr. 15 SigG wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). Dieses Zertifikat kann nach § 2 Nr. 7 SigG nur auf natürliche Personen ausgestellt werden.

 

Innerbetriebliche Kontrollverfahren: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder die Rechnung per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann, gewährleistet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 und 6 UStG). Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dieser Prüfpfad kann z. B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt keiner gesonderten Dokumentationspflicht.

 

Unter innerbetrieblichen Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. sind Verfahren zu verstehen, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer ist in der Wahl des Verfahrens frei. Er wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:

  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,

 

um zu gewährleisten, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.

 

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Absatz 1 UStG n. F. dient nicht dazu, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der nach §§ 14 Absatz 4, 14a UStG erforderlichen Angaben gewährleistet werden. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. D. h. die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht der erbrachten Leistung. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich an dieser Zielrichtung zu orientieren.

 

In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in Teilen überschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen.

 

Aufbewahung von elektronischen Rechnungen

Neue Aufbewahrungspflichten werden im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen nicht statuiert. Elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Es muss allerdings beachtet werden, dass die elektronische Rechnung besonders aufbewahrt werden muss. Die elektronische Rechnung ist nämlich grundsätzlich auch elektronisch aufzubewahren. Man darf die Rechnung also nicht einfach so ausdrucken und abheften. Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 1 Satz 2 UStG – Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung – erfüllen. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995, BStBl I S. 738) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) bleiben unberührt. Wird eine elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt, ist auch die Signatur an sich als Nachweis über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren, selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.“

 

Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschnitt 15.11 Abs. 5 ff). Verletzungen der GoBS und der GDPdU wirken sich ebenfalls nicht auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug aus, sofern die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen werden (vgl. Abschnitt 15.11 Abs. 1 Satz 3).

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Rechnungen online schreiben

Tipp: Kostenlos elektronische Rechnungen online im Internet schreiben. Mit unserem online Tool können Sie schnell und einfach elektronische Rechnungen als PDF Dokument erstellen, die die steuerrechtlichen Anforderungen der Unveränderlichkeit erüllen.

 

Rechnungsprogramme für elektronische Rechnungen

Welche Vorteile bieten Rechnungsprogramme? Sollte man seine Rechnungen mit einem Faktura-Programm oder online erstellen? >Es gibt gute Faktura-Software, mit denen man elektronische Rechnungen schreiben kann. Tipp: Mit der Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter, können Sie schnell und einfach Rechnungen schreiben als auch mahnen. Vorteil: Ihre Rechnungen können automatisch verbucht und überwacht werden. So sparen Sie Zeit und Geld und das Beste ist: Sie können die Software kostenlos downloaden und testen. Online Lösungen haben durchaus Vorteile: Man hat überall auf seine Daten Zugriff. Außerdem kann von einem gewissen Backup Effekt profitiert werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass der eigene PC den Geist aufgibt ist viel wahrscheinlicher, als dass der Provider die Daten verliert.

 

Online Rechnungsprogramme im Vergleich

Hier finden Sie einen Vergleich von Online Rechnungsprogrammen verschiedener Anbieter:

Easybill ist beispielsweise ein Anbieter, der auf den ersten Eindruck recht gut ist. Die Internetseite wirkt sehr aufgeräumt und professionell. Man kann sich sehr schnell registrieren und befindet sich im Anschluss direkt auf dem Arbeitsplatz. Wichtig ist ja aber, dass alles funktioniert. Zunächst sollte man die notwendigen Steuerlichen Daten und Zahlungsinfos eingeben. Dann kann es auch schon losgehen. Man kann einzelne Kunden anlegen. Diesen kann man dann auch Angebote und Rechnungen senden. Auf der Startseite erhält man eine schöne Übersicht über die Zahlungseingänge und die offenen Rechnungen. Für den Anbieter sprechen also eine einfache Verwaltung der Kunden, Textbausteine und das Rechnungen schreiben. Man hat die Möglichkeit sich zwischen 3 verschiedenen Arten von Accounts zu entscheiden. Free, Basic und Premium: Hier gibt es aber nur Begrenzungen in der Kundenzahl. Im Plus Tarif ist diese demnach nicht begrenzt, kostet aber auch einen bestimmten Betrag im Monat. Im Free Account kann man nur 3 Kunden anlegen, im Basic 20. Waren und Dienstleistungen können ganz einfach angelegt werden. Die Rechnungen können angepasst werden. Datenschutz steht laut des Anbieters an höchster Stelle, sodass man sich darüber wohl keine Gedanken machen muss.

 

Fastbill ist ebenfalls ein Anbieter in diesem Bereich. Man kann online Rechnungen verwalten, jedoch ist der Service hier umfangreicher. Nach der Anmeldung sieht alles sehr übersichtlich und aufgeräumt aus. Man wird sich sehr schnell zurecht finden. Interessant ist auch, dass es eine integrierte Zeiterfassung gibt, die es einem erlaubt, die eigenen Aufträge sehr genau abzurechnen. Es gibt 4 Flash Videos, in denen die wichtigsten Bereiche erklärt werden. Für registrierte Nutzer stehen viele kostenlose Vertragsvorlagen bereit. Man findet neben Webdesignverträgen auch Domainkauf- und Gesellschaftsverträge. Im Blog werden ebenfalls nützliche Infos bereitgestellt. Hier erhält man also ein recht umfangreiches Angebot. Es werden 6 Tarife angeboten: Mit dem Free Tarif kann man 3 Kunden anlegen. Bei den anderen Tarifen, die zwischen 9 und 99 Euro im Monat kosten, können natürlich mehr Kunden angelegt werden. Es sind außerdem separate Mitarbeiter Logins möglich. Es können Arbeitszeiten erfasst werden. Dank einer SSL Verschlüsselung, einem täglichen Backup und einem strengen Datenschutz kann auf höchste Sicherheit vertraut werden.

 

Billomat ist ein weiterer Anbieter in diesem Bereich, jedoch ist hier die Anmeldung etwas komisch. Man muss nicht nur die E-Mail Adresse und das Passwort eingeben, sondern auch eine ID. Ein wenig gewöhnungsbedürftig ist auf den ersten Blick auch das große Vorschau Bild auf der Seite. Hiermit soll aber einfach gezeigt werden, welche Details und Ausgaben möglich sind, sobald man selbst genug Daten eingetippt hat. Bei Billomat kann man Dokumente, Artikel und Leistungen anlegen. Natürlich können auch einzelne Kunden angelegt werden. Alles geht sehr schnell und einfach, sodass man sich schnell zurecht finden wird. Die Rechnung kann dann als PDF angezeigt und ausgedruckt werden. Der Anbieter bietet jedoch keinen direkten Postversand an. Hierzu muss mit PixelLetter gearbeitet werden. Hier ist auch eine Signierung möglich, jedoch kostet beides Extra. Es werden 4 Tarife angeboten: Bei der kostenlosen Variante können 25 Kunden angelegt werden. Obendrein können 50 Artikel, jedoch nur 5 Rechnungen im Monat angelegt werden. Alle anderen Tarif erlauben entsprechend mehr und die Kosten liegen zwischen 9 und 49 Euro pro Monat. Die Verwaltung von Artikeln ist wirklich sehr einfach. Der Datenschutz ist dank einer SSL Verschlüsselung gegebenen (nur bei den kostenpflichtigen Varianten).

 

Bei Online Rechnungen.de sind all diejenigen richtig, die eine recht simple Lösung brauchen, um Rechnungen zu verfassen. Diese Internetseite wurde mit Absicht sehr einfach gehalten. Auf dieser Internetseite können Rechnungen gespeichert und als PDF gespeichert werden. Im kostenlosen Tarif ist das jedoch auch schon alles, was man machen kann. Das ist aber auch genau das, was ein Selbstständiger benötigt. Der Service unterscheidet mit Mehrwertsteuer Ausweis und Kleinunternehmen ohne Mehrwertsteuer Ausweis. Die Eingabe der Rechnung kann sehr einfach und schnell erfolgen. Es gibt auf der Startseite einen nützlichen Hinweis, was an für sich alles auf eine Rechnung gehört. Mit der kostenpflichtigen Version können auch Kunden und Artikel einfach verwaltet werden. Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Tag. Für 4 bis 4,90 Euro im Monat kann man jedoch unbegrenzt viele Rechnungen verfassen. Auch eigene Vorlagen können verwendet und offene Posten verwaltet werden. In den kostenpflichtigen Tarifen gibt es Backups und SSL, sodass die Datensicherung gewährleistet ist.

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