Rechnung per E-Mail

Elektronische Rechnungen per E-Mail für den Vorsteuerabzug

Versand von Rechnungen per E-Mail möglich

Seit dem 1. Juli 2011 ist für Unternehmer eine große Erleichterung eintreten. Ab diesem Zeitpunkt, so sieht es der aktuelle Stand des Steuervereinfachungsgesetzes vor, dürfen Rechnungen an den Empfänger elektronisch, etwa per E-Mail, ohne weitere bürokratische Hürden übermittelt werden. Bedingung ist, dass der Adressat diesem papierlosen Verfahren zugestimmt hat.

Hat Ihnen Ihr Geschäftspartner eine Rechnung per E-Mail geschickt, war bei der Übermittlung eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Erlauben Sie mir jedoch ergänzende Hinweise hinsichtlich elektronisch empfangener Rechnungen, die Sie beachten sollten. Stimmen Sie als Empfänger der Rechnung einer elektronischen Übertragung zu, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sein. Diese Voraussetzungen erfüllt immer noch am besten eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz. Sind Sie diesbezüglich technisch optimal ausgerüstet, müssen Sie keine Betriebsprüfung fürchten und brauchen nicht jede Rechnung in Papierform zu archivieren. Ich berate Sie gerne hinsichtlich der technischen Details.

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PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) konforme Rechnung

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Rechnung Nr.

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Leistungsdatum:

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Rechnungshinweis:

Text am Rechnungsanfang:
Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihren Auftrag und das damit verbundene Vertrauen! Für meine erbrachten Leistungen erlaube ich mir Ihnen wie folgt in Rechnung zu stellen:

	Menge	Einheit	Beschreibung	MwSt. %	Einzelpreis Euro	Gesamtpreis Euro

	Rechnungbetrag netto	0,00
	zzgl. 7% MwSt.	0,00
	zzgl. 19% MwSt.	0,00
	Rechnungsbetrag brutto	0,00
	Bereits bezahlt
	Offener Betrag

Text am Rechnungsende/Zahlungskonditionen:
Der Gesamtbetrag ist ab Erhalt dieser Rechnung zahlbar innerhalb von 7 Tagen ohne Abzug. Die aufgeführten Dienstleistungen haben Sie gemäß unserer AGB erhalten. Wenn nicht anders angegeben entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.

Der DStV hält die dabei von der Bundesregierung prognostizierten Einsparungen in Milliardenhöhe langfristig für realistisch. Ferner begrüßt der Verband vor allem die Beseitigung der bisherigen Rechtsunsicherheit. Zwar genügte dem Leistungsempfänger bislang für Zwecke der Umsatzsteuer bei Flug- oder Bahntickets ausnahmsweise ein PDF-Dokument. In allen anderen Fällen, beispielsweise Telefonrechnungen, blieb der Vorsteuerabzug bei Versand per E-Mail ohne komplizierte elektronische Signatur versagt.

Wichtig ist beim einfachen elektronischen Rechtsverkehr ohne Signatur künftig, dass beim Empfänger die Echtheit der Rechnung sowie die Unversehrtheit deren Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Für Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, soll hierfür im Einzelfall schon der manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein genügen.

Der DStV weist darauf hin, dass bei wörtlicher Auslegung der Empfänger die Zustimmung auch nachträglich, unter Umständen stillschweigend, erteilen kann. Daneben werden möglicherweise die Unternehmen dazu übergehen, sich diese Zustimmung generell bei Vertragsschluss in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erteilen zu lassen.

Unverändert geblieben sind hingegen die erforderlichen Angaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten (siehe Checkliste) muss. Hier lauern in der Praxis auch weiterhin zahlreiche Fallstricke. Erleichterungen gelten diesbezüglich nur für Rechnungen über Kleinbeträge bis 150 Euro.

Download: Versand von Rechnungen künftig mit einfacher E-Mail möglich

Checkliste Rechnung

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, um gültig zu sein und steuerlich anerkannt zu werden. Hier sind die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers
Datum der Rechnungserstellung
Eindeutige Rechnungsnummer zur Identifikation der Rechnung
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmens
Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit entsprechendem Einzelpreis
Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich der Umsatzsteuer
Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag in Euro oder Prozent
Ggf. Skonto-Betrag und Skonto-Frist
Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt (wenn sich dieser von dem Rechnungsdatum unterscheidet)
Name und Anschrift des Empfängers, wenn diese von der Rechnungsanschrift abweicht

Die Checkliste für Rechnungen soll Ihnen als roter Faden hinsichtlich aller notwendigen Formalitäten für steuerlich ordnungsgemäße Rechnungen gemeinsam mit mir dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen. Ich freue mich auf das Beratungsgespräch: E-Mail: elektronische-Rechnung@steuerschroeder.de

Damit der Fiskus ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, müssen Pflichtangaben enthalten sein. Das Umsatzsteuergesetz bildet hierfür die Grundlage. Haben Sie weiteren Informationsbedarf? Das Video enthält alle wesentlichen Details.

Es ist wichtig, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind, damit die Rechnung von der Finanzbehörde anerkannt wird. Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass der Empfänger die Vorsteuer nicht geltend machen kann oder dass das leistende Unternehmen bei einer Betriebsprüfung Probleme bekommt.

Mehr Infos zu Rechnungen:

Rechtsgrundlagen zum Thema: Rechnung

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