Rechnung per E-Mail: PDF-Rechnung, E-Rechnung und Vorsteuerabzug 2026 richtig prüfen
Eine Rechnung per E-Mail kann steuerlich zulässig sein. Seit 2025 ist aber wichtig zu unterscheiden: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD, ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Für den Vorsteuerabzug bleiben Pflichtangaben, Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und Archivierung entscheidend.
Rechnung per E-Mail 2026: Das Wichtigste auf einen Blick
Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?
Ja. Eine Rechnung kann elektronisch übermittelt werden, etwa per E-Mail. Entscheidend ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Diese Anforderungen können durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad erfüllt werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dafür nicht zwingend vorgeschrieben.
| Frage | Antwort 2026 | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Darf eine Rechnung per E-Mail versendet werden? | Ja, wenn Format und Zustimmungserfordernisse beachtet werden. | Bei sonstiger elektronischer Rechnung ist Zustimmung des Empfängers relevant. |
| Ist eine Signatur zwingend? | Nein. | Signatur kann hilfreich sein, ist aber keine allgemeine Pflicht. |
| Reicht ein PDF-Anhang? | Während Übergangsregelungen teilweise ja, aber PDF ist keine E-Rechnung. | Bei B2B-Fristen strukturierte E-Rechnung einplanen. |
| Was muss der Empfänger prüfen? | Pflichtangaben, Leistung, Steuer, Format, Archivierung. | Rechnung mit Bestellung, Vertrag und Leistung abgleichen. |
PDF-Rechnung oder E-Rechnung: Was ist der Unterschied?
Bis Ende 2024 konnte auch ein einfaches PDF als elektronische Rechnung gelten. Seit 2025 ist der Begriff enger: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF ist seitdem nur noch eine sonstige Rechnung.
| Format | Einordnung 2026 | Hinweis |
|---|---|---|
| Einfaches PDF per E-Mail | Sonstige Rechnung. | Keine strukturierte E-Rechnung. |
| XRechnung | E-Rechnung. | Reines XML-Format, oft für Behörden und Portale. |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | E-Rechnung, wenn geeignetes Profil. | PDF/A-3 mit eingebettetem XML; Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. |
| Papierrechnung | Sonstige Rechnung. | Während Übergangsfristen teilweise weiter zulässig. |
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Die Anforderungen an die Pflichtangaben haben sich durch den E-Mail-Versand nicht gelockert. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss insbesondere die Angaben nach § 14 UStG enthalten. Bei E-Rechnungen müssen diese Angaben im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein.
| Pflichtangabe | Was muss hinein? | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Vollständige, richtige Firmierung und Anschrift. | Abkürzungen, alte Anschrift, Fantasiename. |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Vollständige Kundenbezeichnung. | Falsche GmbH/UG/Einzelunternehmer-Zuordnung. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuernummer des Ausstellers oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. | Private Steuer-ID statt Steuernummer. |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungserstellung. | Fehlt oder widerspricht Rechnungsnummernkreis. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer zur Identifikation. | Doppelte Rechnungsnummern. |
| Menge und Art der Leistung | Handelsübliche und eindeutig prüfbare Leistungsbeschreibung. | Nur „Beratung“, „Dienstleistung“ oder „Ware“. |
| Leistungszeitpunkt | Datum oder Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung. | Leistungsdatum fehlt. |
| Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag | Nettoentgelt, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag. | Falscher Steuersatz oder falsche Rundung. |
| Hinweise bei Sonderfällen | Zum Beispiel Reverse Charge, Steuerbefreiung, Kleinunternehmer, Gutschrift. | Falscher oder fehlender Pflichtvermerk. |
Vorsteuerabzug bei Rechnungen per E-Mail
Für den Vorsteuerabzug ist nicht entscheidend, ob die Rechnung per Post oder per E-Mail eingeht. Entscheidend ist, ob der Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt, die Leistung für sein Unternehmen bezogen wurde und keine materiellen Ausschlussgründe greifen.
| Prüfung | Warum wichtig? | Empfehlung |
|---|---|---|
| Rechnung vollständig? | Pflichtangaben sind Grundlage des Vorsteuerabzugs. | Rechnung vor Buchung prüfen. |
| Leistung für Unternehmen? | Private Aufwendungen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. | Betrieblichen Anlass dokumentieren. |
| Steuersatz korrekt? | Falscher Steuerausweis führt zu Korrekturrisiken. | 7 %, 19 %, 0 %, steuerfrei oder Reverse Charge prüfen. |
| Format zulässig? | Nach Übergangsfristen kann eine falsche Rechnungsform ein Rechnungsmangel sein. | Bei B2B frühzeitig auf E-Rechnung umstellen. |
| Archiv vollständig? | Rechnung muss im Prüfungsfall verfügbar sein. | Datei unverändert speichern, nicht nur ausdrucken. |
E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was gilt für E-Mail-Rechnungen?
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Der Versandweg ist dabei flexibel: Eine E-Rechnung kann zum Beispiel per E-Mail, Schnittstelle, Portal oder Peppol übermittelt werden.
| Zeitraum | Was gilt? | Auswirkung auf E-Mail-Rechnungen |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. | Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang genügen. |
| 2025 bis 2026 | Aussteller dürfen noch sonstige Rechnungen nutzen. | PDF per E-Mail ist mit Zustimmung des Empfängers weiterhin möglich. |
| 2027 | Übergang für Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €. | Größere Unternehmen müssen früher produktiv umstellen. |
| Bis Ende 2027 | Bestimmte EDI-Verfahren können übergangsweise weiter genutzt werden. | Technische Prozesse prüfen. |
| Ab 2028 | E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. | PDF per E-Mail reicht dann regelmäßig nicht mehr. |
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten erleichterte Pflichtangaben. Die alte Grenze von 150 € ist veraltet. Kleinbetragsrechnungen sind bei vielen Kassenbelegen und kleineren Sofortkäufen relevant.
| Angabe | Erforderlich? | Hinweis |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Ja. | Leistungsempfänger muss nicht genannt werden. |
| Ausstellungsdatum | Ja. | Belegdatum genügt. |
| Menge und Art der Leistung | Ja. | Leistung muss erkennbar sein. |
| Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe | Ja. | Bruttobetrag genügt. |
| Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Ja. | Zum Beispiel 19 %, 7 % oder steuerfrei. |
| Rechnungsnummer und Steuernummer | Nein. | Bei Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich. |
Archivierung: E-Mail-Rechnung nicht nur ausdrucken
Unternehmer müssen Rechnungen so aufbewahren, dass sie während der Aufbewahrungsfrist lesbar, vollständig, unverändert und auffindbar bleiben. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist acht Jahre. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil im Originalformat erhalten bleiben.
| Rechnungsformat | Was aufbewahren? | Fehler vermeiden |
|---|---|---|
| PDF per E-Mail | PDF-Datei unverändert archivieren. | Nicht nur Ausdruck ablegen. |
| XRechnung | XML-Datei unverändert archivieren. | Viewer-PDF nur zusätzlich speichern. |
| ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebettetem XML. | Strukturierter Teil ist führend. |
| Papierrechnung | Original oder ordnungsgemäß digitalisiertes Dokument. | GoBD-Prozess beachten. |
Rechnung online erstellen
Mit dem Online-Rechnungsgenerator können Sie Rechnungsdaten strukturiert erfassen und eine Rechnung vorbereiten. Prüfen Sie vor Versand insbesondere Pflichtangaben, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Hinweis auf Sonderfälle.
PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) konforme Rechnung
Rechnung erstellen:
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Rechnung Nr. | Datum: | Leistungsdatum: |
| Ihre Zeichen: |
Rechnungshinweis: |
Text am Rechnungsanfang:
| Rechnungbetrag netto | 0,00 | |
| zzgl. 7% MwSt. | 0,00 | |
| zzgl. 19% MwSt. | 0,00 | |
| Rechnungsbetrag brutto | 0,00 | |
| Bereits bezahlt | ||
| Offener Betrag |
Text am Rechnungsende/Zahlungskonditionen:
PDF-Rechnung oder E-Rechnung vorbereiten
Für einfache sonstige Rechnungen können PDF-Rechnungen weiterhin relevant sein. Für strukturierte E-Rechnungen nutzen Sie XRechnung oder ZUGFeRD.
Video: Rechnungsanforderungen verständlich erklärt
Das Video erläutert wichtige Grundlagen zu Rechnungen. Beachten Sie ergänzend die neue Rechtslage zur E-Rechnung seit 2025.
Häufige Fehler bei Rechnungen per E-Mail
| Fehler | Risiko | Besser so |
|---|---|---|
| PDF-Rechnung als E-Rechnung bezeichnet. | Falsche rechtliche Einordnung. | PDF als sonstige Rechnung behandeln oder XML-E-Rechnung erstellen. |
| Signaturpflicht als zwingend dargestellt. | Veraltete Information. | Innerbetriebliches Kontrollverfahren und Prüfpfad dokumentieren. |
| Kleinbetragsgrenze 150 € verwendet. | Veralteter Wert. | Aktuelle Grenze 250 € brutto beachten. |
| Rechnung nur ausgedruckt. | Elektronische Originaldatei fehlt im Prüfungsfall. | Datei unverändert digital archivieren. |
| Leistungsdatum fehlt. | Pflichtangabe fehlt. | Leistungsdatum oder Leistungsmonat ergänzen lassen. |
| E-Rechnung ohne Viewer geprüft. | Fehler im XML werden übersehen. | Viewer und Validierung einsetzen. |
Checkliste: Rechnung per E-Mail richtig behandeln
- Prüfen, ob es sich um PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format handelt.
- Bei PDF: als sonstige Rechnung einordnen, nicht als E-Rechnung.
- Bei B2B-Umsätzen Übergangsfristen zur E-Rechnung prüfen.
- Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig prüfen.
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt kontrollieren.
- Steuersatz, Steuerbetrag und Netto-/Bruttosummen prüfen.
- Bei Reverse Charge, Kleinunternehmer oder Steuerbefreiung Pflichtvermerk prüfen.
- Rechnung mit Bestellung, Vertrag oder Lieferschein abgleichen.
- Elektronische Originaldatei unverändert archivieren.
- Bei E-Rechnung strukturierten XML-Teil aufbewahren.
- Rechnung bei Fehlern berichtigen lassen.
- Vorsteuer erst nach Prüfung der Rechnung geltend machen.
Mehr Informationen zu Rechnungen
FAQ: Rechnung per E-Mail
Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Ja. Rechnungen können elektronisch versendet werden. Seit 2025 ist aber zu prüfen, ob eine sonstige Rechnung genügt oder ob eine strukturierte E-Rechnung erforderlich ist.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes elektronisches Format.
Brauche ich für E-Mail-Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit können auch über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden.
Kann ich aus einer PDF-Rechnung Vorsteuer ziehen?
Während der Übergangsfristen kann eine zulässige sonstige Rechnung weiterhin ordnungsgemäß sein. Entscheidend sind Pflichtangaben, Unternehmensbezug und die materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs.
Bis wann gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt. Dann gelten erleichterte Pflichtangaben.
Muss ich eine E-Mail-Rechnung ausdrucken?
Nein. Entscheidend ist die ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung. Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Originaldatei nicht.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Umsatzsteuerlich sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
Für den Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach genügen. Zusätzlich sollten Prüfung, Lesbarmachung und Archivierung organisatorisch geregelt sein.
Quellenverzeichnis
- § 14 UStG – Rechnung, elektronische Rechnung, sonstige Rechnung, Pflichtangaben, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14a UStG – zusätzliche Pflichten bei besonderen Rechnungsfällen, insbesondere innergemeinschaftliche Lieferungen und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, acht Jahre; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug und Erfordernis einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung und Rechnung ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen; Rechtsstand: 29.06.2026.
- BMF, FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 01.01.2025, Stand März 2026.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.
- EN 16931 – Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung.
- GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
