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Die Revolution der Rechnungsstellung: Alles über E-Rechnungen


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Alles Wissenswerte über E-Rechnungen

Alles, was Sie über elektronische Rechnungen wissen müssen

Einleitung: In der heutigen digitalen Ära ist die Umstellung von traditionellen Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um effizienter und umweltfreundlicher zu werden. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung, von den gesetzlichen Grundlagen bis hin zu praktischen Tipps für die Implementierung.

Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung in digitaler Form, wie ein PDF-Dokument. Es handelt sich vielmehr um einen strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz, der eine medienbruchfreie und automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, empfangen und ohne manuellen Eingriff in die Zahlungssysteme integriert werden können.


Vorteile der E-Rechnung:

Vorteile der E-Rechnung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Neben der Reduzierung von Papierkram und Druckkosten ermöglicht sie eine schnellere Rechnungsverarbeitung und kann somit den Cashflow verbessern. Zudem erleichtert sie die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und unterstützt den Vorsteuerabzug.

Für Rechnungssteller:

  • Vereinfachte Rechnungsstellung
  • Verkürzte Durchlaufzeiten
  • Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
  • Einsparungen bei Papier und Porto
  • Höhere Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung

Für Rechnungsempfänger:

  • Optimierung der Rechnungsverarbeitung
  • Höhere Datenqualität und geringere Fehleranfälligkeit
  • Einsparungen in der Rechnungsverarbeitung
  • Flexibilität durch ortsunabhängige Rechnungsbearbeitung

Elektronische Rechnungsstellung und gesetzliche Verpflichtungen: Es ist wichtig zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung besteht. In Deutschland regelt dies die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Zudem sollten vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber berücksichtigt werden.

Gesetzliche Grundlagen: Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wird maßgeblich durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Dieses Gesetz legt fest, dass E-Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt sind, solange sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Hier kommt die Bedeutung der digitalen Signatur ins Spiel, die diese Anforderungen erfüllt und somit für die Sicherheit und Compliance der elektronischen Rechnungsstellung unerlässlich ist.

Formate und Standards: In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung zwei prominente Formate für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD kombiniert ein maschinenlesbares XML-Dokument mit einem visuellen PDF, während XRechnung speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und ein reines XML-Format ist. Beide Formate erleichtern den standardisierten Austausch von Rechnungsdaten und sind GoBD-konform.

Plattformen für die Einreichung von E-Rechnungen: In Deutschland stehen mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) und der Onlinezugangsgesetzkonformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zwei Plattformen zur Verfügung, über die E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes eingereicht werden können. Eine vorherige Registrierung auf diesen Plattformen ist erforderlich.

Übermittlungsoptionen: Für die Übermittlung einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes gibt es verschiedene Optionen, darunter die direkte Eingabe über die Weberfassung, den manuellen Upload vorab erstellter E-Rechnungen, sowie die Übertragungswege Webservice via Peppol und E-Mail & De-Mail.

Nach der Übermittlung: Nach der Übermittlung wird jede E-Rechnung auf Konformität mit den Spezifikationen wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2.0 geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung wird sie automatisch an den Empfänger weitergeleitet. Der Verarbeitungsstatus kann online eingesehen werden.

EDI (Electronic Data Interchange): EDI ist ein weiteres Schlüsselkonzept im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung. Es ermöglicht den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Unternehmenssystemen, was die Effizienz erheblich steigert und Fehlerquellen reduziert.

Implementierung in Ihrem Unternehmen: Die Einführung von elektronischer Rechnungsstellung erfordert eine sorgfältige Planung. Es empfiehlt sich, geeignete Rechnungssoftware oder Fakturierungssoftware zu wählen, die mit den gängigen E-Rechnungsformaten kompatibel ist. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Prozessen vertraut sind.

Fazit: Die E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung digitaler Transformation und bietet sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger erhebliche Vorteile. Durch die Nutzung dieser Technologie können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und zur Umweltfreundlichkeit beitragen.

Fazit: Die elektronische Rechnungsstellung ist mehr als nur ein Trend; sie ist eine Notwendigkeit in der modernen Geschäftswelt. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Nutzung der richtigen Technologien können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse erheblich optimieren. Ob Sie nun ein kleines Start-up oder ein etabliertes Unternehmen sind, die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein Schritt in die richtige Richtung.


Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnungen

Einleitung: Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir Rechnungen stellen und verarbeiten, revolutioniert. Mit der Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung wurde ein wichtiger Schritt in Richtung Verwaltungsdigitalisierung unternommen. Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Aber was genau unterscheidet eine E-Rechnung von traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen? Dieser Beitrag beleuchtet die Unterschiede und erklärt, was eine Rechnung zu einer E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung des Bundes macht.

Die Papierrechnung: Die traditionelle Papierrechnung ist eine bildhafte Darstellung von Rechnungsinformationen, die keine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst wenn diese Rechnungen digitalisiert werden (z.B. durch Scannen), bleiben die Informationen unstrukturiert und erfordern manuelle oder halbautomatische Verarbeitungsschritte für die Buchführung.

Die PDF-Rechnung: Eine PDF-Rechnung ist zwar elektronisch, aber sie repräsentiert die Rechnungsinformationen immer noch in einer bildhaften Form. Obwohl sie elektronisch übermittelt und empfangen wird, ermöglicht sie keine automatische Verarbeitung. Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Informationen manuell oder durch Texterkennungssysteme (OCR) extrahiert werden. PDF-Rechnungen und ähnliche Formate wie ".tif", ".jpeg", ".docx" sind daher keine E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie.

Die E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (typischerweise XML) ausgestellt wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen sind E-Rechnungen:

  • In einem reinen semantischen Datenformat konzipiert, das einen direkten Import in Buchführungssysteme ermöglicht.
  • Basierend auf einem XML-Format, das primär für die maschinelle Verarbeitung gedacht ist, aber durch Visualisierungsprogramme auch für Menschen lesbar gemacht werden kann.

Standards der E-Rechnung: Die europäische Norm EN-16931 definiert XML als das Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Jedes EU-Mitgliedsland kann diese Norm mit länderspezifischen Anforderungen umsetzen, was in Deutschland durch den Standard XRechnung erfolgt. XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm und wird für die Rechnungsübermittlung an öffentliche Auftraggeber des Bundes und vieler Länder und Kommunen verwendet. Alternativ können auch andere Standards wie ZUGFeRD 2.2.0 verwendet werden, solange sie den Anforderungen der EN-16931 entsprechen.

Fazit: Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet sowohl für Rechnungssteller als auch für -empfänger erhebliche Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz. Während Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin ihre Rolle spielen, ist die E-Rechnung ein entscheidender Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und automatisierten Finanzverwaltung.


Umsatzsteuer und Rechnungsstellung

Übersicht über verschiedene Aspekte der Rechnungserteilung im Kontext des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Hier sind einige Kernpunkte zusammengefasst:

  1. Anspruch auf Rechnungserteilung: Nach § 14 Abs. 2 UStG besteht ein Anspruch auf die Erteilung einer Rechnung. Dieser Anspruch ist zivilrechtlicher Natur und kann vor den Zivilgerichten eingeklagt werden, falls der Leistungserbringer keine Rechnung ausstellt.

  2. Ordnungsgemäße Rechnungen und Vorsteuerabzug: Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich. Der Leistungserbringer muss aus dem vereinbarten Bruttopreis die Umsatzsteuer herausrechnen und eine Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 UStG erteilen.

  3. Gutschriften: Die Verwendung von Gutschriften kann problematisch sein, insbesondere wenn es Streitigkeiten über die Rechnungserteilung gibt. Eine Gutschrift nach UStG setzt voraus, dass sie unwidersprochen bleibt und dass im Vorfeld eine Vereinbarung über die Abrechnung mittels Gutschrift getroffen wurde.

  4. Spezielle Regelungen für bestimmte Leistungen: Es gibt Ausnahmen von der Pflicht zur Rechnungserteilung, insbesondere bei steuerfreien Leistungen gemäß § 4 Nr. 8-28 UStG. Für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken besteht jedoch immer eine Rechnungserteilungspflicht.

  5. Verjährungsfrist: Wichtig ist auch der Hinweis auf die Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB, die für den zivilrechtlichen Anspruch auf Rechnungserteilung gilt.

  6. Ausnahmen für den Vorsteuerabzug: In bestimmten Fällen kann der Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 UStG auch ohne ordnungsgemäße Rechnung geltend gemacht werden, z.B. bei entrichteter Einfuhrumsatzsteuer oder bei innergemeinschaftlichem Erwerb.

Diese Informationen sind besonders relevant für Unternehmer und ihre Berater, um sicherzustellen, dass alle umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllt sind und um mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Es ist immer ratsam, sich in spezifischen Fällen rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten werden.


Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das am 1. November 2011 in Deutschland in Kraft trat, brachte bedeutende Änderungen für die elektronische Rechnungsstellung mit sich. Diese Änderungen, die ab dem 1. Juli 2011 gelten, sind insbesondere in den §§ 14 und 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgehalten. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  1. Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen: Seit dem 1. Juli 2011 werden Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt. Dies bedeutet, dass die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung nicht erhöht wurden.

  2. Anforderungen an elektronische Rechnungen: Elektronische Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Diese Anforderungen können durch verschiedene innerbetriebliche Kontrollverfahren erfüllt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

  3. Vereinfachte Übermittlung: Die Übermittlung elektronischer Rechnungen wurde vereinfacht. Es ist nun möglich, Rechnungen per E-Mail (mit Anhängen wie Bilddateien oder Textdokumenten) zu versenden, ohne dass eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) erforderlich ist.

  4. Qualifizierte elektronische Signatur und EDI: Obwohl nicht mehr zwingend erforderlich, bleiben die qualifizierte elektronische Signatur und das EDI-Verfahren weiterhin gültige Methoden, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten.

  5. Aufbewahrungspflichten: Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG zehn Jahre aufbewahrt werden. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.

  6. Umsatzsteuer-Nachschau: Zur effektiven Umsatzsteuerkontrolle wurde § 27b Absatz 2 UStG ergänzt. Dies bedeutet, dass Unternehmer bei einer Umsatzsteuer-Nachschau Einsicht in die gespeicherten Daten gewähren müssen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden.

  7. Anwendungserlass: Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wurde entsprechend geändert, um die neuen Regelungen zu reflektieren. Dies beinhaltet detaillierte Anweisungen zur Umsetzung der neuen Vorschriften.

Diese Änderungen zielten darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen und modernen Geschäftspraktiken anzupassen, indem die Anforderungen an die elektronische Übermittlung und Aufbewahrung von Rechnungen gelockert wurden. Unternehmen sollten sich jedoch der fortbestehenden Anforderungen bewusst sein und sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse diese erfüllen.


Noch mehr hilfreiche Steuerrechner


Gesetze und Verordnungen

Zeitstrahl zur Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland

PDF, 3.070 KB

In diesem Zeitstrahl erhalten Sie eine Übersicht an Gesetzen und im Zusammenhang stehenden Standards und Umsetzungsfristen.

E-Rechnungsverordnung (E-RechV)

PDF, 47 KB

Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes vom 13.10.2017.

Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung

PDF, 404 KB

Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Dieses Dokument ist nicht barrierefrei. Eine barrierefreie Version kann hier aufgerufen werden.

Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU

Externer Link

Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 04. April 2017.

Steuer­vereinfachungs­gesetz 2011

Externer Link

Das Steuer­vereinfachungs­gesetz vom 01. November 2011.

Richtlinie zur Änderung der gemeinsamen Rechnungs­stellungs­vorschriften

Externer Link

Richtlinie 2010/45/EU des Rates vom 13. Juli 2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungs­stellungs­vorschriften.

Allgemeine Dokumente zur elektronischen Rechnungsstellung

01 Flyer Lieferanteninformationen

PDF, 202 KB

Der Flyer bietet Kurzinformationen zum Gesamtprozess der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung.

02 Onepager zur Übermittlung einer E‑Rechnung

PDF, 146 KB

Dieses Dokument stellt Kurzinformationen zur Übermittlung einer E-Rechnung an die Bundesverwaltung zur Verfügung.

03 Leitfaden Übertragungskanal Peppol

PDF, 252 KB

Dieser Leitfaden stellt Informationen zur Einführung und Nutzung des Übertragungskanals Peppol für die ZRE und OZG-RE zur Verfügung.

04 Broschüre für Rechnungssteller

PDF, 516 KB

Diese Broschüre bietet ausführliche Informationen zur Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung.

05 Hinweise zur Rechnungsstellung

PDF, 178 KB

Dieser Artikel gibt sieben Hinweise für den reibungslosen elektronischen Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung.

Mehr Infos zu Rechnungen:


Rechtsgrundlagen zum Thema: elektronische Rechnung

UStG 
UStG § 27b Umsatzsteuer-Nachschau

UStAE 
UStAE 14.4. Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungen

UStAE 14b.1. Aufbewahrung von Rechnungen

UStAE 14.4. Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungen

UStAE 14b.1. Aufbewahrung von Rechnungen


Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


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