Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Seit 1. Januar 2025 ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Es gilt als sonstige Rechnung, weil es kein strukturiertes elektronisches Format enthält.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Zulässig sind insbesondere Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab geeigneter Version.

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich?

Die Neuregelung gilt für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Für Rechnungsaussteller gelten Übergangsfristen.

Muss ich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Inländische Unternehmer müssen seit 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nach BMF-Auffassung genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Unternehmer müssen Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufbewahren.

Rechtsstand: 1. Juli 2026

Rechnung online schreiben: PDF-Rechnung, E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD richtig nutzen

Q: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Q: Bis wann dürfen noch PDF-Rechnungen ausgestellt werden?

Bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Rechnung online schreiben: PDF-Rechnung und E-Rechnung richtig unterscheiden

Mit dem Online-Tool erstellen Sie schnell eine Rechnung als PDF. Für B2B-Umsätze müssen Sie zusätzlich prüfen, ob eine strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erforderlich ist.

Seit 2025 ist der Begriff E-Rechnung enger gefasst: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten und ermöglicht die elektronische Verarbeitung.

PDF ≠ E-Rechnung Ein einfaches PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung.

XRechnung / ZUGFeRD Strukturierte Formate können die Anforderungen der E-Rechnung erfüllen.

Empfang seit 2025 Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.

Übergang bis 2026 / 2027 Für Rechnungsaussteller gelten befristete Erleichterungen.

Rechnung online schreiben

Mit dem Tool können Sie eine Rechnung online erstellen, als PDF speichern und ausdrucken. Für Privatkunden, Kleinbetragsfälle, interne Entwürfe oder Übergangszeiträume kann eine PDF-Rechnung weiterhin praktisch sein. Für viele B2B-Fälle ist jedoch zu prüfen, ob zusätzlich oder stattdessen eine strukturierte E-Rechnung erforderlich ist.

PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) konforme Rechnung

Rechnung erstellen:

Rechnung Nr.

Datum:

Leistungsdatum:

Ihre Zeichen:

Rechnungshinweis:

Text am Rechnungsanfang:
Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihren Auftrag und das damit verbundene Vertrauen! Für meine erbrachten Leistungen erlaube ich mir Ihnen wie folgt in Rechnung zu stellen:

	Menge	Einheit	Beschreibung	MwSt. %	Einzelpreis Euro	Gesamtpreis Euro

	Rechnungbetrag netto	0,00
	zzgl. 7% MwSt.	0,00
	zzgl. 19% MwSt.	0,00
	Rechnungsbetrag brutto	0,00
	Bereits bezahlt
	Offener Betrag

Text am Rechnungsende/Zahlungskonditionen:
Der Gesamtbetrag ist ab Erhalt dieser Rechnung zahlbar innerhalb von 7 Tagen ohne Abzug. Die aufgeführten Dienstleistungen haben Sie gemäß unserer AGB erhalten. Wenn nicht anders angegeben entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.

Achtung / wichtige Korrektur: Wenn das Tool nur ein PDF erzeugt, ist das keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ab 2025. Eine E-Rechnung setzt ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD voraus.

Praxis-Tipp: Beschriften Sie den Button oder Hinweis im Tool klar, etwa: „PDF-Rechnung erstellen“ und – falls technisch vorhanden – getrennt davon „E-Rechnung als XRechnung/ZUGFeRD erstellen“. So vermeiden Sie Missverständnisse beim Nutzer.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz, nicht nur die elektronische Übermittlung.

Merksatz: E-Rechnung = strukturierte Rechnungsdaten PDF-Rechnung = bildhafte oder unstrukturierte Rechnung Papierrechnung = physisches Dokument Seit 2025 gilt: Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.

PDF-Rechnung, Papierrechnung und E-Rechnung im Vergleich

Rechnungsart	Format	Automatische Verarbeitung	Einordnung ab 2025
Papierrechnung	physisches Dokument	nein	sonstige Rechnung
Einfaches PDF	PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten	nein, höchstens per OCR	sonstige Rechnung
XRechnung	strukturierte XML-Datei	ja	E-Rechnung
ZUGFeRD / Factur-X	hybrides PDF mit eingebetteter XML-Datei	ja, soweit EN-16931-konform	E-Rechnung, wenn der strukturierte Teil die Anforderungen erfüllt

Wichtig bei ZUGFeRD: Ein ZUGFeRD-PDF kann eine E-Rechnung sein, wenn es einen strukturierten XML-Datensatz enthält, der die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist nicht der sichtbare PDF-Teil, sondern der strukturierte Rechnungsteil.

E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen über steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Der Empfänger muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

Zeitraum	Regelung	Was bedeutet das praktisch?
ab 01.01.2025	Empfangspflicht für inländische Unternehmer	Ein E-Mail-Postfach genügt laut BMF grundsätzlich für den Empfang.
01.01.2025 bis 31.12.2026	Übergangsfrist für Rechnungsaussteller	Sonstige Rechnungen, etwa Papier oder PDF, bleiben unter Bedingungen möglich.
bis 31.12.2027	verlängerte Übergangsfrist bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €	Kleinere Unternehmen können länger sonstige Rechnungen ausstellen.
bis 31.12.2027	EDI-Übergang	Bestimmte EDI-Verfahren können befristet weiter genutzt werden.
ab 2028	E-Rechnung wird im B2B-Regelfall verbindlich	PDF-Rechnungen reichen im betroffenen B2B-Bereich regelmäßig nicht mehr aus.

Achtung: Die Übergangsfrist betrifft vor allem die Ausstellung. Die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen besteht für inländische Unternehmer bereits seit 1. Januar 2025.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Die wichtigsten Ausnahmen betreffen Fälle, in denen umsatzsteuerlich keine Rechnungspflicht besteht oder gesetzlich eine sonstige Rechnung genügt.

Fall	E-Rechnung erforderlich?	Hinweis
B2C-Umsätze an Privatkunden	regelmäßig nein	Private Endverbraucher sind von der B2B-Pflicht nicht betroffen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto	nein	Eine sonstige Rechnung ist möglich.
Fahrausweise als Rechnung	nein	Sonderregel nach UStDV.
Leistung eines Kleinunternehmers	keine Ausstellungspflicht als E-Rechnung	Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen bleibt dennoch relevant.
Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG	regelmäßig nein	Einzelfall prüfen, besonders bei Grundstücksleistungen.
B2G-Rechnung an öffentliche Auftraggeber	gesondert prüfen	E-RechV und Plattformvorgaben gelten neben dem UStG.

XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931

Das strukturierte Format einer E-Rechnung muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder unter bestimmten Voraussetzungen zwischen den Beteiligten vereinbart sein. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD praxisrelevant.

XRechnung

reines XML-Format,
stark im öffentlichen Auftragswesen verbreitet,
maschinenlesbar,
keine klassische PDF-Ansicht erforderlich.

ZUGFeRD / Factur-X

hybrides Format aus PDF und XML,
menschenlesbarer PDF-Teil,
strukturierter XML-Teil für Buchhaltungssysteme,
bei passendem Profil als E-Rechnung geeignet.

Praxis-Tipp: Für kleine Unternehmen ist ZUGFeRD oft leichter verständlich, weil weiterhin ein PDF sichtbar ist. Für Behörden und viele öffentliche Auftraggeber ist XRechnung häufig der Standard.

E-Rechnung an Behörden: Leitweg-ID, ZRE und OZG-RE

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten neben den umsatzsteuerlichen Regeln besondere Vorgaben. Bei Rechnungen an Bundesbehörden sind insbesondere die E-Rechnungsverordnung, die Leitweg-ID und die vorgesehenen Rechnungseingangsplattformen zu beachten.

Begriff	Bedeutung	Praxis-Hinweis
Leitweg-ID	elektronische Adresse der Behörde	Für B2G-Rechnungen erforderlich; für B2B-Rechnungen grundsätzlich nicht.
ZRE	Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes	Für bestimmte Bundesbehörden relevant.
OZG-RE	OZG-konforme Rechnungseingangsplattform	Für weitere öffentliche Auftraggeber relevant.
Peppol	internationaler Übertragungskanal	Besonders für automatisierten Rechnungsaustausch geeignet.

Pflichtangaben einer Rechnung

Auch eine E-Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt der Rechnung, sondern im strukturierten Format und in der elektronischen Verarbeitung.

Pflichtangabe	Hinweis
vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger	Stammdaten sorgfältig pflegen.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	Bei E-Rechnungen im strukturierten Feld erfassen.
Ausstellungsdatum	Rechnungsdatum.
fortlaufende Rechnungsnummer	Eindeutige Identifikation sicherstellen.
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	Leistungsbeschreibung muss prüfbar sein.
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung	Kalendermonat kann genügen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag	Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufschlüsseln.
im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen	Rabatte, Boni oder Skonto angeben, soweit nicht bereits berücksichtigt.
Hinweise bei Sonderfällen	z. B. Reverse Charge, Steuerbefreiung, Kleinunternehmer, Gutschrift.

Umsatzsteuer, Rechnungserteilung und Vorsteuerabzug

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist für den Vorsteuerabzug zentral. Der Leistungsempfänger benötigt eine Rechnung, die die formellen Anforderungen erfüllt. Bei E-Rechnungen müssen die relevanten Angaben im strukturierten Teil enthalten sein oder zulässig ergänzt werden.

Achtung: Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weicht der sichtbare PDF-Teil vom XML-Datensatz ab, kann das zu Buchungs-, Zahlungs- und Vorsteuerproblemen führen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Pflichtangaben. Sie müssen nach der BMF-FAQ nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Trotzdem sollte die Rechnung die Mindestangaben nach § 33 UStDV enthalten.

Aufbewahrung und GoBD

Unternehmer müssen Ausgangs- und Eingangsrechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz aufzubewahren; ein Ausdruck oder nur ein Bildteil reicht regelmäßig nicht aus, wenn die steuerlich maßgeblichen Rechnungsdaten im XML enthalten sind.

So aufbewahren

Originaldatei unverändert speichern,
XML-Datensatz sichern,
Lesbarkeit über Aufbewahrungszeitraum gewährleisten,
Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung dokumentieren,
GoBD-konformes Archiv verwenden.

Häufige Fehler

nur PDF-Ansicht archiviert, XML gelöscht,
E-Mail-Postfach als einziges Archiv genutzt,
Rechnung nachträglich überschrieben,
keine Verfahrensdokumentation,
Pflichtangaben nur im sichtbaren Teil, aber nicht strukturiert erfasst.

Praktische Umsetzung im Unternehmen

Die E-Rechnung ist nicht nur ein Steuerformat, sondern ein Prozessprojekt. Prüfen Sie Buchhaltung, Faktura, Stammdaten, Zahlungsprozess, E-Mail-Postfach, Archivierung und Schnittstellen.

Empfang sicherstellen: z. B. zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse einrichten.
Software prüfen: Kann Ihre Lösung XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und lesen?
Stammdaten bereinigen: USt-IdNr., Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail, Leitweg-ID bei Behörden.
Formate festlegen: Für B2B und B2G unterschiedliche Anforderungen dokumentieren.
Archivierung sichern: XML, Anhänge und Prüfprotokolle unveränderbar aufbewahren.
Mitarbeiter schulen: PDF ist nicht automatisch E-Rechnung.
Kunden informieren: bevorzugtes Format und Übermittlungsweg abstimmen.

Von der PDF-Rechnung zur echten E-Rechnung

Wer heute nur PDF-Rechnungen erstellt, sollte die Umstellung auf strukturierte Formate vorbereiten. Entscheidend sind korrekte Pflichtangaben, kompatible Software, revisionssichere Aufbewahrung und klare Prozesse.

So vermeiden Sie ab 2027/2028 Medienbrüche, Vorsteuerprobleme und unnötige Rückfragen in der Buchhaltung.

Checkliste: E-Rechnung 2026 richtig vorbereiten

Prüfen, ob Ihre Kunden Unternehmer im Inland sind.
Unterscheiden: PDF-Rechnung, sonstige Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD.
E-Rechnungsempfang seit 2025 sicherstellen.
Übergangsfristen 2025/2026 und ggf. 2027 prüfen.
Software auf EN-16931-konforme Formate prüfen.
Pflichtangaben nach § 14 UStG strukturiert erfassen.
Bei Behörden Leitweg-ID und Plattformvorgaben einholen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gesondert behandeln.
XML-Datensatz unverändert archivieren.
Verfahrensdokumentation und GoBD-Prozess aktualisieren.

FAQ: E-Rechnung, PDF, XRechnung und ZUGFeRD

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Seit 2025 ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung im neuen umsatzsteuerlichen Sinn, sondern eine sonstige Rechnung.

Was macht eine Rechnung zur E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Rechnungsdaten, wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht die elektronische Verarbeitung.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Inländische Unternehmer müssen seit 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Nach BMF-Auffassung kann ein E-Mail-Postfach dafür ausreichen.

Bis wann darf ich noch PDF-Rechnungen schreiben?

Grundsätzlich können Rechnungsaussteller bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt unter Voraussetzungen eine Verlängerung bis Ende 2027.

Welche Formate sind zulässig?

In der Praxis sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD relevant, sofern der strukturierte Teil den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen grundsätzlich nicht. Eine Leitweg-ID ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im B2G-Bereich relevant.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Unternehmer müssen Rechnungen nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz aufzubewahren.

Weitere Infos zu Rechnungen

Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche, rechtliche oder technische Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater, Rechtsanwalt oder E-Rechnungs-/IT-Dienstleister.

Quellen und Rechtsstand

§ 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen; Definition der E-Rechnung und sonstigen Rechnung, Rechtsstand: 01.07.2026.
§ 14 Abs. 1 Satz 3 ff. UStG, strukturiertes elektronisches Format und EN 16931, Rechtsstand: 01.07.2026.
§ 14 Abs. 4 UStG, Pflichtangaben einer Rechnung, Rechtsstand: 01.07.2026.
§ 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen; acht Jahre, Rechtsstand: 01.07.2026.
§ 33 UStDV, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Rechtsstand: 01.07.2026.
§ 34 UStDV, Fahrausweise als Rechnungen, Rechtsstand: 01.07.2026.
§ 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern, Rechtsstand: 01.07.2026.
BMF, FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Stand: März 2026.
BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.
E-Rechnung Bund, Informationen zur E-Rechnung zwischen Unternehmen und zur Bundesverwaltung, Stand: 01.07.2026.
Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV), elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes.
GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025.

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