Checkliste Rechnung: Pflichtangaben, Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug richtig prüfen
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG, drohen Rückfragen, Rechnungskorrekturen oder der Verlust des Vorsteuerabzugs. Diese Checkliste zeigt, welche Angaben 2026 in eine Rechnung gehören, wann eine Kleinbetragsrechnung genügt und was bei E-Rechnungen, PDF-Rechnungen und Aufbewahrung zu beachten ist.
Rechnung schreiben 2026: Das Wichtigste auf einen Blick
Pflichtangaben nach § 14 UStG: Was gehört in eine ordnungsgemäße Rechnung?
Eine Rechnung muss die Pflichtangaben so enthalten, dass die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar ist. Für Unternehmer ist das besonders wichtig, weil der Vorsteuerabzug grundsätzlich eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraussetzt.
| Pflichtangabe | Was ist einzutragen? | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Leistender Unternehmer | Vollständiger Name und vollständige Anschrift. | Künstlername, Shopname oder unvollständige Anschrift. |
| Leistungsempfänger | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden. | Falsche Firmierung oder veraltete Adresse. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuernummer des Ausstellers oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. | Private Steuer-ID statt Steuernummer/USt-IdNr. |
| Ausstellungsdatum | Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. | Rechnungsdatum fehlt oder widerspricht dem Dokument. |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer zur Identifizierung der Rechnung. | Doppelte oder nicht nachvollziehbare Nummernkreise. |
| Menge und Art der Lieferung oder Leistung | Handelsübliche und eindeutige Leistungsbeschreibung. | Zu ungenau: „Beratung“, „Dienstleistung“ oder „Ware“. |
| Leistungszeitpunkt | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. | Nur Rechnungsdatum angegeben, obwohl Leistungsdatum abweicht. |
| Entgelt nach Steuersätzen | Nettoentgelt aufgeschlüsselt nach Steuersatz oder Steuerbefreiung. | 7 %, 19 %, 0 % oder steuerfrei nicht getrennt dargestellt. |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Anzuwendender Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag. | Falscher Steuersatz oder Rechenfehler. |
| Steuerbefreiung | Hinweis, wenn eine Steuerbefreiung greift. | Steuerfrei ohne Rechtsgrund oder Hinweis. |
| Rabatte, Boni, Skonti | Vorab vereinbarte Entgeltminderungen, soweit nicht bereits im Entgelt berücksichtigt. | Skonto vereinbart, aber nicht transparent angegeben. |
Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Welche Erleichterungen gelten?
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, gelten erleichterte Pflichtangaben nach § 33 UStDV. Die Erleichterung ist besonders praktisch für Kassenbelege, Tankquittungen oder kleinere Sofortkäufe.
| Erforderliche Angabe | Bei Kleinbetragsrechnung nötig? | Hinweis |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Ja. | Kunde muss nicht genannt werden. |
| Ausstellungsdatum | Ja. | Kassenbon oder Belegdatum. |
| Menge und Art der Lieferung oder Leistung | Ja. | Leistung muss erkennbar sein. |
| Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe | Ja. | Bruttobetrag genügt. |
| Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Ja. | Zum Beispiel 19 %, 7 % oder steuerfrei. |
| Rechnungsnummer | Nein. | Bei Kleinbetrag nicht erforderlich. |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Nein. | Bei Kleinbetrag nicht erforderlich. |
E-Rechnung, PDF und XRechnung: Was gilt seit 2025?
Seit 01.01.2025 ist bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich die E-Rechnung vorgesehen. Eine E-Rechnung ist nur dann eine echte E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Rechnung ist seit 2025 nur eine sonstige Rechnung.
| Format | Einordnung | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML-E-Rechnung. | Besonders relevant für Behörden und strukturierte B2B-Prozesse. |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Hybride E-Rechnung mit PDF und XML. | Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus. |
| Einfaches PDF | Sonstige Rechnung. | Keine E-Rechnung, weil strukturierte XML-Daten fehlen. |
| Papierrechnung | Sonstige Rechnung. | Während Übergangsfristen teilweise weiter zulässig. |
Vorsteuerabzug sichern: Worauf muss der Rechnungsempfänger achten?
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt und die Leistung für sein Unternehmen bezogen wurde. Fehlerhafte Rechnungen sollten berichtigt werden, bevor die Vorsteuer endgültig geltend gemacht wird.
| Prüfung | Warum wichtig? | Maßnahme bei Fehler |
|---|---|---|
| Leistender Unternehmer korrekt? | Falsche Firmierung gefährdet Zuordnung. | Berichtigte Rechnung anfordern. |
| Leistung eindeutig beschrieben? | Finanzamt muss die Leistung nachvollziehen können. | Leistungsbeschreibung ergänzen lassen. |
| Leistungszeitpunkt enthalten? | Pflichtangabe und zeitliche Zuordnung. | Monat oder genaues Datum ergänzen lassen. |
| Umsatzsteuer richtig ausgewiesen? | Falsche Steuer kann zu Vorsteuerproblemen führen. | Steuersatz prüfen und Rechnung korrigieren lassen. |
| E-Rechnung erforderlich? | Nach Übergangsfristen kann falsches Format ein Rechnungsmangel sein. | E-Rechnung oder Berichtigung anfordern. |
Sonderfälle: Anzahlungen, Reverse Charge, Kleinunternehmer und Gutschriften
| Fall | Was muss beachtet werden? | Typischer Hinweis |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Vereinnahmtes Entgelt, Steuerbetrag und ggf. Zeitpunkt der Vereinnahmung. | Bei Endrechnung erhaltene Anzahlungen korrekt absetzen. |
| Reverse Charge | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. |
| Kleinunternehmer | Kein gesonderter Umsatzsteuerausweis. | Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. |
| Steuerfreie Leistung | Kein Umsatzsteuerausweis, aber Hinweis auf Steuerbefreiung. | Rechtsgrund möglichst eindeutig angeben. |
| Gutschrift | Abrechnung durch Leistungsempfänger. | Dokument muss als „Gutschrift“ bezeichnet sein. |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | USt-IdNr., Steuerfreiheit und Nachweise prüfen. | Zusammenfassende Meldung und Belegnachweise beachten. |
Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen
Unternehmer müssen ein Doppel ihrer ein- und ausgehenden Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht ersetzt die XML-Datei nicht.
| Rechnungsart | Was aufbewahren? | Hinweis |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Original oder ordnungsgemäß digitalisiertes Dokument. | GoBD-Prozess beachten. |
| PDF-Rechnung | PDF-Datei unverändert archivieren. | E-Mail-Kontext bei Bedarf mit sichern. |
| XRechnung | XML-Datei unverändert archivieren. | Viewer-PDF nur zusätzlich speichern. |
| ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebettetem XML. | Strukturierter XML-Teil ist führend. |
Rechnung online schreiben
Nutzen Sie den Online-Rechnungsgenerator, um Rechnungsdaten strukturiert zu erfassen. Prüfen Sie anschließend die Pflichtangaben, den Steuersatz, die Rechnungsnummer und den Leistungszeitpunkt.
PDF/A-1b (ISO 19005-1:2005) konforme Rechnung
Rechnung erstellen:
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Rechnung Nr. | Datum: | Leistungsdatum: |
| Ihre Zeichen: |
Rechnungshinweis: |
Text am Rechnungsanfang:
| Rechnungbetrag netto | 0,00 | |
| zzgl. 7% MwSt. | 0,00 | |
| zzgl. 19% MwSt. | 0,00 | |
| Rechnungsbetrag brutto | 0,00 | |
| Bereits bezahlt | ||
| Offener Betrag |
Text am Rechnungsende/Zahlungskonditionen:
Rechnung schnell prüfen oder erstellen
Erstellen Sie eine Rechnung als PDF oder prüfen Sie, ob Pflichtangaben fehlen. Für strukturierte E-Rechnungen nutzen Sie zusätzlich den XRechnung-Generator.
Video: Rechnungsanforderungen verständlich erklärt
Das Video erläutert die wichtigsten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Prüfen Sie ergänzend immer die aktuelle Rechtslage, insbesondere bei E-Rechnungen und Vorsteuerabzug.
Häufige Fehler bei Rechnungen
| Fehler | Risiko | Besser so |
|---|---|---|
| Kleinbetragsgrenze 150 € verwendet. | Veraltete Information. | Aktuelle Grenze 250 € brutto nutzen. |
| Leistungsbeschreibung zu allgemein. | Vorsteuerabzug gefährdet. | Leistung eindeutig und handelsüblich beschreiben. |
| Leistungsdatum fehlt. | Pflichtangabe fehlt. | Datum oder Leistungsmonat angeben. |
| Rechnung enthält falschen Steuersatz. | Steuer- und Vorsteuerkorrektur. | 7 %, 19 %, 0 %, steuerfrei oder Reverse Charge prüfen. |
| PDF als E-Rechnung bezeichnet. | Seit 2025 fachlich falsch. | PDF als sonstige Rechnung einordnen oder XML-E-Rechnung erstellen. |
| Kleinunternehmer weist Umsatzsteuer aus. | Unrichtiger Steuerausweis möglich. | Kein Umsatzsteuerausweis, Hinweis auf § 19 UStG. |
Checkliste: Rechnung vor Versand oder Buchung prüfen
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger vorhanden?
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers angegeben?
- Ausstellungsdatum vorhanden?
- Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer vorhanden?
- Leistung handelsüblich und eindeutig beschrieben?
- Menge oder Umfang der Lieferung beziehungsweise sonstigen Leistung angegeben?
- Leistungszeitpunkt oder Leistungsmonat enthalten?
- Nettoentgelt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt?
- Steuersatz und Steuerbetrag korrekt ausgewiesen?
- Skonto, Rabatt oder Bonusvereinbarung berücksichtigt?
- Bei Kleinbetragsrechnung: Bruttobetrag maximal 250 €?
- Bei E-Rechnung: Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten?
- Bei Reverse Charge, Kleinunternehmer oder Steuerfreiheit: richtiger Hinweis enthalten?
- Rechnung im richtigen Format archiviert?
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FAQ: Checkliste Rechnung
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Eine normale Rechnung benötigt insbesondere Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Bis wann gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt. Dann gelten erleichterte Pflichtangaben.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte XML-Daten keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Typische Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, sofern die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben strukturiert enthalten sind.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Eine fehlerhafte Rechnung sollte berichtigt werden. Beim Leistungsempfänger kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben.
Was muss ein Kleinunternehmer auf der Rechnung beachten?
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Sinnvoll ist ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Kann ich mit einer falschen Rechnung Vorsteuer ziehen?
Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Bei Fehlern sollte eine korrigierte Rechnung angefordert werden.
Quellenverzeichnis
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, elektronische Rechnung, sonstige Rechnung und Pflichtangaben; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14a UStG – zusätzliche Pflichten bei besonderen Rechnungsfällen, insbesondere grenzüberschreitende Sachverhalte und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, umsatzsteuerlich acht Jahre; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug und Erfordernis einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung und Rechnung ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen; Rechtsstand: 29.06.2026.
- BMF, FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 01.01.2025, Stand März 2026.
- EN 16931 – Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung.
- GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
