Abschreibung Computer + Software

Wie werden Computerhardware und Software steuerlich abgeschrieben?
- Tipps vom Steuerberater.

Computerhardware und Software sind für viele Unternehmen unverzichtbare Arbeitsmittel, die zur Dateneingabe und -verarbeitung genutzt werden. Doch wie werden diese Anschaffungen steuerlich behandelt? Wie können sie abgeschrieben werden, um die Steuerlast zu senken? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Regeln und Möglichkeiten es gibt, um Computerhardware und Software steuerlich geltend zu machen.

Wie werden Computerhardware und Software steuerlich abgeschrieben?

Grundsätzlich gilt, dass Computerhardware und Software als abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens angesehen werden, die über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden müssen. Die Nutzungsdauer ist die Zeit, in der das Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt werden kann, bis es technisch oder wirtschaftlich veraltet ist. Die Nutzungsdauer kann je nach Art und Qualität der Computerhardware und Software variieren, wird aber in der Regel vom Finanzamt anhand von Erfahrungswerten festgelegt.

Für Computerhardware galt vor dem 1. Januar 2021 eine einheitliche Nutzungsdauer von drei Jahren, unabhängig davon, ob es sich um einen Desktop-PC, einen Laptop, einen Monitor oder eine Tastatur handelt. Das bedeutet, dass die Anschaffungskosten der Computerhardware gleichmäßig über drei Jahre verteilt als Abschreibungsbetrag von der Steuer abgezogen werden können. Dabei ist es unerheblich, ob die Computerhardware neu oder gebraucht gekauft wurde.

Hinweis: Die OFD Frankfurt am Main hat neue steuerliche Grundsätze für die Nutzungsdauern von Computer-Hardware und -Software festgelegt. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computer-Hardware und -Software zur Dateneingabe und -verarbeitung beträgt nun ein Jahr. Dies gilt für alle Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2022 angeschafft oder hergestellt werden. Die Abschreibung beginnt im Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung und kann in voller Höhe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vorgenommen werden. Die neuen Grundsätze gelten auch für Überschusseinkünfte.

Für Software gilt eine etwas andere Regelung. Hier wird zwischen Standardsoftware und individueller Software unterschieden. Standardsoftware ist Software, die von der Stange gekauft wird und keine Anpassungen an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens erfordert. Individuelle Software ist Software, die speziell für das Unternehmen entwickelt oder angepasst wird. Für Standardsoftware gilt ebenfalls eine Nutzungsdauer von drei Jahren, für individuelle Software hingegen eine Nutzungsdauer von fünf Jahren.

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Kann ich auch mehrere Computer/ Laptops absetzen?

Wenn Sie als Selbstständiger ein gutes Angebot für einen neuen Laptop entdecken und bereits zwei andere Computer beruflich nutzen, stellt sich die Frage: Kann ich auch die Kosten für einen zweiten oder sogar dritten Rechner steuerlich absetzen? Die Antwort ist erfreulicherweise: Ja, das ist möglich, jedoch gibt es einige Punkte zu beachten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit

1. Berufliche Nutzung: Der entscheidende Faktor für die Absetzbarkeit von Computern und anderen Arbeitsmitteln ist die berufliche Nutzung. Wenn Sie den neuen Laptop mindestens zu 90% für Ihre selbstständige Tätigkeit einsetzen, können Sie die Anschaffungskosten vollständig als Betriebsausgabe absetzen.

2. Aufteilung bei gemischter Nutzung: Sollten Sie das Gerät auch privat nutzen, ist eine Aufteilung der Kosten erforderlich. In der Regel wird bei Computern eine 50%ige Nutzung für berufliche und private Zwecke ohne weiteren Nachweis vom Finanzamt anerkannt. Sie können also die Hälfte der Kosten als Betriebsausgabe ansetzen.

Dokumentation und Nachweis

Um bei einer Überprüfung durch das Finanzamt nachweisen zu können, dass der Laptop tatsächlich überwiegend beruflich genutzt wird, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen:

• Standort des Geräts: Es ist ratsam, den Laptop überwiegend in Ihren Geschäftsräumen zu nutzen. So können Sie leichter belegen, dass er hauptsächlich für berufliche Zwecke eingesetzt wird.

• Nutzungsprotokoll führen: Auch wenn es aufwendig erscheinen mag, kann ein Protokoll über die Nutzung des Laptops helfen, die berufliche Verwendung im Zweifelsfall zu belegen.

• Rechnung und Zahlungsbeleg aufbewahren: Bewahren Sie die Kaufbelege sorgfältig auf, um sie bei Bedarf vorlegen zu können.

Was passiert bei einer Umsatzsteuer-Nachschau?

Bei einer spontanen Überprüfung, der sogenannten Umsatzsteuer-Nachschau, kann das Finanzamt unangemeldet Ihre Geschäftsräume besichtigen, um zu kontrollieren, ob sich die für die Vorsteuerabzug geltend gemachten Wirtschaftsgüter tatsächlich dort befinden. Daher ist es wichtig, dass sich der Laptop in den Geschäftsräumen befindet oder dass Sie nachweisen können, dass er zu diesem Zeitpunkt beruflich genutzt wurde.

Fazit

Die Anschaffung eines dritten Laptops kann durchaus als Betriebsausgabe abgesetzt werden, wenn die berufliche Nutzung im Vordergrund steht. Eine klare Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung sowie eine sorgfältige Dokumentation sind dabei unerlässlich, um bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein.

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Was sind Trivialprogramme?

In der digitalen Welt von heute sind Software und Computerprogramme unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen jeder Größe. Sie erleichtern nicht nur den Arbeitsalltag, sondern können auch erhebliche Investitionen darstellen. Daher ist es für Unternehmer und Selbstständige besonders wichtig, die steuerlichen Aspekte solcher Anschaffungen zu verstehen. Ein interessanter Punkt in diesem Zusammenhang sind die sogenannten Trivialprogramme.

Trivialprogramme sind in den Einkommensteuerrichtlinien (EStR) unter R 5.5 und R 6.13 definiert. Sie stellen eine Ausnahme in der Kategorie der immateriellen Wirtschaftsgüter dar, da sie als abnutzbare bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter gelten. Ein typisches Merkmal von Trivialprogrammen ist, dass sie relativ günstig sind und ohne spezifische Anpassungen für den Käufer im Handel erworben werden können.

Steuerliche Behandlung von Trivialprogrammen

Die Besonderheit von Trivialprogrammen liegt in ihrer steuerlichen Behandlung. Da sie als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) klassifiziert werden können, ist es möglich, den Kaufpreis im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abzusetzen. Dies vereinfacht die steuerliche Abrechnung erheblich und bietet finanzielle Vorteile.

Grenzen und Kriterien

Für die Einstufung als Trivialprogramm bzw. GWG gelten bestimmte finanzielle Grenzen. Computerprogramme, deren Anschaffungskosten 800 € ohne Umsatzsteuer (oder 952 € mit Umsatzsteuer) nicht überschreiten, fallen in diese Kategorie. Es handelt sich hierbei um standardisierte Software, die ohne individuelle Anpassungen genutzt werden kann. Sollte der Kaufpreis diese Grenze überschreiten, gelten die Programme als immaterielle Wirtschaftsgüter und müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Neu: Regelungen zur sofortigen Abschreibung

Eine signifikante Änderung trat mit Beginn des Jahres 2021 in Kraft. Seitdem können die Kosten für Computer und Software unabhängig von ihrer Höhe sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Diese Regelung gilt auch für Restbuchwerte von Anschaffungen aus den Vorjahren, die in 2021 vollständig abgeschrieben werden können. Diese Neuerung bietet Unternehmen zusätzliche Flexibilität und finanzielle Entlastung.

Ausnahmen und Besonderheiten

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle digitalen Anschaffungen unter die sofort abschreibbaren Güter fallen. Kosten für die Erstellung einer Homepage beispielsweise können nicht sofort abgeschrieben werden; hier wird von einer Nutzungsdauer von drei Jahren ausgegangen.

Fazit

Die steuerliche Behandlung von Software und Computerprogrammen bietet Unternehmen und Selbstständigen verschiedene Möglichkeiten, ihre Steuerlast zu optimieren. Trivialprogramme und die neueren Regelungen zur sofortigen Abschreibung spielen dabei eine wichtige Rolle. Es empfiehlt sich, diese Optionen im Blick zu behalten und gegebenenfalls mit einem Steuerberater zu besprechen, um die finanziellen Vorteile voll ausschöpfen zu können.

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Fragen & Antworten

Die Regelungen zur Abschreibung von Computern, Peripheriegeräten und Software haben sich mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. Februar 2021 deutlich geändert und bieten Unternehmen sowie Selbstständigen neue Möglichkeiten, ihre steuerliche Belastung zu optimieren. Die wichtigsten Punkte und Antworten auf die häufigen Fragen sind:

1. Sofortige Abschreibung im Jahr der Anschaffung

Frage: Muss bei einem im Laufe des Jahres gekauften Gerät die Abschreibung auf das Anschaffungsjahr und das folgende Jahr verteilt werden?

Antwort: Nein, es ist möglich, den gesamten Betrag im Jahr der Anschaffung sofort abzuschreiben. Das Bundesfinanzministerium erlaubt ausdrücklich eine Abweichung von der monatsgenauen Abschreibung gemäß § 7 Absatz 1 Satz 4 EStG und gestattet die vollständige Abschreibung im Anschaffungsjahr. Dies vereinfacht die Handhabung und ermöglicht eine sofortige steuerliche Entlastung.

2. Wahlrecht zwischen sofortiger und verteilter Abschreibung

Frage: Ist man zur sofortigen Abschreibung verpflichtet, oder kann man auch eine längere Abschreibungsdauer wählen?

Antwort: Es besteht ein Wahlrecht. Wenn im Jahr der Anschaffung nur ein geringer Gewinn erzielt wird und die sofortige Abschreibung steuerlich wenig bis keinen Vorteil bringt, kann stattdessen eine längere, monatsgenaue Abschreibung über drei Jahre gewählt werden. Dies ermöglicht es, die steuerliche Entlastung auf Jahre mit höheren Gewinnen zu verschieben und so insgesamt mehr Steuern zu sparen.

Praktische Implikationen

Diese Regelungen bieten Flexibilität und steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten. Unternehmen und Selbstständige sollten ihre spezifische Situation analysieren oder mit ihrem Steuerberater besprechen, um die für sie vorteilhafteste Abschreibungsstrategie zu wählen. Insbesondere in Gründungsjahren oder bei schwankenden Gewinnen kann die Wahl der Abschreibungsmethode einen signifikanten Unterschied in der steuerlichen Belastung ausmachen.

Wichtig zu beachten

• Dokumentation: Unabhängig von der gewählten Abschreibungsmethode ist eine sorgfältige Dokumentation der Anschaffungskosten und des Anschaffungsdatums wichtig.
• Software und Peripheriegeräte: Die Regelungen gelten nicht nur für den Computer selbst, sondern auch für Peripheriegeräte und Software, sofern diese für den Betrieb oder die selbstständige Tätigkeit angeschafft wurden.

Diese Anpassungen in den Abschreibungsregelungen sind ein gutes Beispiel dafür, wie steuerliche Rahmenbedingungen auf aktuelle wirtschaftliche Entwicklungen und die Bedürfnisse von Unternehmen sowie Selbstständigen reagieren können.

Steuerliche Beratung: Da steuerliche Regelungen komplex sein können und sich ändern, ist es ratsam, aktuelle Entwicklungen und individuelle Entscheidungen mit einem Steuerberater abzustimmen.

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Geringwertige Wirtschaftsgüter

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von diesen Regelungen, die es ermöglichen, Computerhardware und Software schneller oder sofort abzuschreiben. Zum einen können geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. GWG sind Wirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind und deren Anschaffungskosten netto nicht mehr als 800 Euro betragen. Das bedeutet, dass zum Beispiel ein Laptop oder eine Standardsoftware, die weniger als 800 Euro netto gekostet haben, sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden können.

Die Voraussetzungen für die Sofortabschreibung von Computer und Software sind:

• Der Computer oder die Software muss ein selbstständiges und abnutzbares Wirtschaftsgut sein, das nicht zu einem Anlagevermögen gehört.
• Der Computer oder die Software muss im Jahr der Anschaffung ausschließlich oder fast ausschließlich (zu mindestens 90%) beruflich oder betrieblich genutzt werden.
• Der Computer oder die Software muss einen Anschaffungspreis von nicht mehr als 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer) haben.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Computer oder die Software im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abgezogen werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Computer oder die Software neu oder gebraucht gekauft wurde. Auch die Finanzierungskosten (z.B. Zinsen) können berücksichtigt werden.

Die Sofortabschreibung ist eine freiwillige Wahlmöglichkeit, die der Steuerpflichtige in seiner Steuererklärung ausüben kann. Alternativ kann er den Computer oder die Software auch über die Nutzungsdauer linear abschreiben. Dies kann in manchen Fällen vorteilhafter sein, wenn z.B. der Steuersatz in den Folgejahren höher ist.

Hinweis: Die OFD Frankfurt am Main hat entschieden, dass die Kosten für eine Homepage nicht sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Stattdessen ist eine Nutzungsdauer von drei Jahren anzusetzen. Diese Entscheidung ist aufgrund der technischen Nutzungsdauer von Software zu verstehen, die in der Regel drei Jahre beträgt.

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Degressive Abschreibung

Zum anderen können Computerhardware und Software ab dem Jahr 2020 auch degressiv abgeschrieben werden. Das bedeutet, dass die Abschreibungsbeträge in den ersten Jahren höher sind als in den folgenden Jahren. Die degressive Abschreibung beträgt 25 Prozent der Anschaffungskosten pro Jahr, maximal jedoch das 2,5-fache der linearen Abschreibung. Das bedeutet zum Beispiel, dass ein Laptop, der 1.200 Euro netto gekostet hat, im ersten Jahr mit 300 Euro (25 Prozent von 1200 Euro), im zweiten Jahr mit 225 Euro (25 Prozent von 900 Euro) und im dritten Jahr mit 150 Euro (25 Prozent von 600 Euro) abgeschrieben werden kann.

Die Wahl zwischen der linearen und der degressiven Abschreibung muss im Jahr der Anschaffung getroffen werden und kann nicht mehr geändert werden. Die degressive Abschreibung kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen in den ersten Jahren einen höheren Steuervorteil erzielen möchte oder wenn die Computerhardware und Software schneller an Wert verlieren.

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Hard- und Software ab 2021 schneller abschreiben

Revolution in der Abschreibung: Einjährige Nutzungsdauer für Computerhardware und Software

Am 22. Februar 2022 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein richtungsweisendes Schreiben, das die Landschaft der Abschreibungen für Computerhardware und Software grundlegend verändert. Unter der Referenz IV C 3 - S 2190/21/10002 :025, veröffentlicht im Bundessteuerblatt (BStBl) 2022 I Seite 187, legt das BMF neue Grundsätze zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung fest. Diese Anpassung spiegelt die rasante Entwicklung im Bereich der digitalen Technologien wider und bietet Unternehmen sowie Selbstständigen signifikante steuerliche Vorteile.

Download: BMF-Schreiben Nutzungsdauer von Computerhardware und Software

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Kernpunkte des BMF-Schreibens

Das BMF-Schreiben adressiert die Notwendigkeit, die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von IT-Wirtschaftsgütern an den schnellen technologischen Fortschritt anzupassen. Seit etwa zwei Jahrzehnten wurden diese Richtlinien nicht mehr überprüft, was eine Aktualisierung unumgänglich machte. Die wichtigsten Neuerungen umfassen:

• Einjährige Nutzungsdauer: Für Computerhardware sowie Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung kann nun eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Dies gilt für materielle Wirtschaftsgüter wie Computer und Peripheriegeräte sowie für immaterielle Wirtschaftsgüter wie Software.

• Keine Sofortabschreibung: Die Anwendung der kürzeren Nutzungsdauer stellt keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und keine Sofortabschreibung dar. Es handelt sich vielmehr um eine Anpassung der Nutzungsdauer, die den tatsächlichen Verhältnissen besser entspricht.

• Flexibilität in der Anwendung: Trotz der grundsätzlichen Annahme einer einjährigen Nutzungsdauer bleibt es dem Steuerpflichtigen überlassen, von dieser Annahme abzuweichen. Andere Abschreibungsmethoden können grundsätzlich angewandt werden.

Seit 2021 können Sie für Computerhardware und Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen und damit diese Wirtschaftsgüter sofort abschreiben. Das ist eine deutliche Verbesserung gegenüber der bisherigen Regelung, die eine Nutzungsdauer von drei Jahren vorsah.

Welche Hardware- und Softwareprodukte sind begünstigt?

Die neue Regelung gilt für folgende Hardwareprodukte:

• DesktopComputer, Notebooks, Desktop-Thin-Clients, Workstations
• Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, externe Netzteile
• Peripheriegeräte wie Tastaturen, Scanner, Headsets, Beamer, Lautsprecher, Drucker etc.

Die neue Regelung gilt für folgende Softwareprodukte:

• Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung
• ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung

Aufwendungen für eine Homepage fallen nicht unter die neuen Grundsätze. Für eine Homepage gilt weiterhin eine Nutzungsdauer von drei Jahren.

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Was bedeutet das für Unternehmen und Selbstständige?

Diese Neuregelung bietet erhebliche steuerliche Vorteile. Die Möglichkeit, IT-Anschaffungen bereits im ersten Jahr vollständig abzuschreiben, verbessert die Liquidität und kann zu erheblichen Steuerersparnissen führen. Insbesondere in einem Umfeld, in dem die technologische Entwicklung rasant voranschreitet und IT-Geräte schnell an Wert verlieren, stellt dies eine willkommene Anpassung dar.

Anwendungsrahmen

Das BMF-Schreiben findet erstmals Anwendung in Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 enden. Es gilt somit rückwirkend und bietet auch für bereits getätigte Anschaffungen in früheren Wirtschaftsjahren die Möglichkeit, von der neuen Regelung zu profitieren.

Fazit

Die Anpassung der Nutzungsdauer für Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung auf ein Jahr ist eine zeitgemäße Antwort auf den schnellen technologischen Wandel. Sie bietet Unternehmen und Selbstständigen nicht nur steuerliche Vorteile, sondern trägt auch der Realität des schnellen Wertverlusts von IT-Gütern Rechnung. Dieses BMF-Schreiben markiert einen wichtigen Schritt hin zu einer moderneren und realitätsnahen steuerlichen Behandlung von IT-Investitionen.

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Erhaltungsaufwand bei Software

Bei Individualsoftware, die exklusiv für einen bestimmten Anwender entwickelt oder angepasst wurde (z.B. ERP-Systeme), lösen eine Anpassung an neue Anforderungen oder auch größere Updates häufig erheblichen Aufwand für Programmierarbeiten aus. Hierbei stellt sich die Frage, ob es sich um Erhaltungs- oder Herstellungsaufwand handelt.

Zusätzliche Herstellungskosten können vorliegen, wenn die Software in ihrer Substanz erweitert wird, zum Beispiel also zusätzliche Funktionen dazukommen. Ein Beispiel wäre, wenn nach einer Anpassung ein Programm zur Auftragsbearbeitung um Erfassungsmöglichkeiten für Artikelstammdatensätze erweitert wird, oder wenn in einem Buchhaltungsprogramm die Möglichkeit zur Anlage eines neuen Rechnungslegungskreises geschaffen wird.

Ein Fall der Substanzerhaltung und damit des sofort abzugsfähigen Erhaltungsaufwands liegt hingegen vor, wenn beispielsweise ein Lohnabrechnungsprogramm lediglich an eine geänderte Rechtslage angepasst wird.

Was müssen Sie beachten, um die Sofortabschreibung zu nutzen?

Das Bundesfinanzministerium hat einige Klarstellungen zur Sofortabschreibung veröffentlicht:

• Wahlrecht: Sie können frei wählen, ob Sie die Sofortabschreibung oder eine andere Abschreibungsmethode anwenden wollen.
• Wenn Sie die Nutzungsdauer von einem Jahr wählen, können Sie die Wirtschaftsgüter vollständig im Jahr der Anschaffung oder Herstellung abschreiben. Dabei müssen Sie keine monatliche Kürzung (Zwölftelung) vornehmen, wenn Sie die Wirtschaftsgüter im Laufe eines Jahres kaufen. Die Abschreibung bei einjähriger Nutzungsdauer kann also in einem Steuerjahr abgeschlossen werden.
• Sie müssen die Wirtschaftsgüter in das Bestandsverzeichnis für bewegliches Anlagevermögen eintragen.
• Die Neuregelungen zur einjährigen Nutzungsdauer gelten auch für den Werbungskostenabzug von Arbeitnehmern.

Download: Abschreibung Computer + Software

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Ab wann können Sie die Sofortabschreibung von Computer und Software anwenden? Die Sofortabschreibung gilt seit dem 1. Januar 2021 und ist bis zum 31. Dezember 2023 befristet. Sie ist eine Reaktion auf die Corona-Krise und soll die Digitalisierung fördern. Sie gilt für alle Computer und Software, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden.

Tipp: Sie können die Regelungen auch auf vor dem 01.01.2021 angeschaffte Hardware und Software anwenden, die Sie bereits länger abgeschrieben haben.

Die neue Sofortabschreibung ist eine Möglichkeit, die Anschaffungskosten von Computer und Software im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzusetzen. Damit können Steuerpflichtige ihre steuerliche Belastung senken und ihre Liquidität erhöhen. Die Sofortabschreibung gilt sowohl für selbstständige als auch für nichtselbstständige Tätigkeiten.

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung steuerlich abzuschreiben. Dabei sollten Sie immer die aktuellen gesetzlichen Vorgaben beachten und sich gegebenenfalls von einem Steuerberater beraten lassen.

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Buchung PC + Abschreibung

Die Buchung eines PCs muss entsprechend seiner Nutzung und der betrieblichen Notwendigkeit erfolgen. Handelt es sich um ein Wirtschaftsgut, das dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist und dessen Nutzungsdauer über ein Jahr hinausgeht, ist es als Anlagevermögen zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Ist der PC jedoch ausschließlich für den privaten Gebrauch bestimmt, wäre er nicht als Betriebsvermögen zu erfassen.

Die Anschaffungskosten des PCs sind auf einem Anlagekonto zu buchen, das die Abschreibungen aufnimmt. Dies könnte beispielsweise das Konto "Büroausstattung" oder "EDV-Anlagen" sein. Bei einer Nutzungsdauer von drei Jahren wäre beispielsweise das Konto "Büroausstattung" mit den Anschaffungskosten zu belasten und über die Konten "Abschreibungen auf Büroausstattung" jährlich der entsprechende Abschreibungsbetrag zu buchen.

Bei der Verbuchung ist zu beachten, dass die Anschaffungskosten den Wert des PCs widerspiegeln und dass die Buchung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die Anschaffungskosten umfassen dabei den Kaufpreis zuzüglich aller Nebenkosten, die unmittelbar dem Erwerb zuzuordnen sind. Sollte der PC teilweise betrieblich und teilweise privat genutzt werden, ist eine Aufteilung der Kosten vorzunehmen und entsprechend auf den betrieblichen und privaten Anteil zu buchen .

Bei einer entgeltlichen Übertragung, wie beispielsweise einem Leasingvertrag, wären die Leasingraten als Betriebsausgaben zu verbuchen. Bei einer unentgeltlichen Übertragung, wie einer Schenkung, wäre der Wert des PCs als Einlage zu erfassen.

Die konkrete Kontenbezeichnung und die Verbuchung hängen von dem jeweiligen Kontenrahmen ab, der im Unternehmen Anwendung findet. In einem standardisierten Kontenrahmen wie dem SKR 03 oder SKR 04 wären dies beispielsweise die Konten im Bereich der Anlagegüter.

Zusammenfassend ist der PC auf einem Anlagekonto zu buchen, wenn er dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist und die Nutzungsdauer über ein Jahr hinausgeht. Die Verbuchung erfolgt unter Berücksichtigung der Anschaffungskosten und der Nutzungsdauer. Bei einer teilweisen privaten Nutzung ist eine Aufteilung vorzunehmen.

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Abschreibung einer Homepage

Die Behandlung von Aufwendungen für die Anschaffung und Pflege einer Homepage sowie die Kosten für die Domainregistrierung in der Buchführung und Steuererklärung ist ein relevantes Thema für viele Unternehmen im digitalen Zeitalter. Die Ausführungen von Dipl.-Finw. Marvin Gummels bieten eine klare Orientierung, wie diese Posten steuerlich zu behandeln sind. Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und deren Implikationen:

1. Homepage als immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens

• Aktivierung und Abschreibung: Die Kosten für die Erstellung einer Homepage durch Dritte sind als immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Nach der Verfügung der OFD Frankfurt beträgt diese Nutzungsdauer nur drei Jahre, was eine Abweichung von der früher angenommenen Nutzungsdauer von fünf bis acht Jahren darstellt. Eine degressive Abschreibung ist nicht zulässig.

2. Laufende Pflege- und Wartungskosten

• Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben: Kosten für laufende Aktualisierungen, Pflege und Wartung der Homepage sind sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig. Wesentliche Änderungen, die den Charakter der Homepage grundlegend verändern, könnten jedoch als nachträgliche Anschaffungskosten zu behandeln sein.

3. Domain als nicht abnutzbares Wirtschaftsgut

• Aktivierung ohne jährliche Abschreibung: Die Kosten für den Erwerb einer Domain sind zu aktivieren, da es sich um ein nicht abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut handelt. Ein Betriebsausgabenabzug ergibt sich erst bei Veräußerung der Domain oder bei Betriebseinstellung.

4. Selbst geschaffene Homepage

• Aktivierungsverbot für selbst erstellte Homepages: Für selbst erstellte Homepages besteht ein Aktivierungsverbot, was bedeutet, dass die Herstellungskosten sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Dies gilt jedoch nur für Werbeauftritte und nicht unbedingt für Onlineshops, bei denen die Entwicklungskosten unter bestimmten Umständen aktiviert werden können.

Praktische Umsetzung in der Buchhaltung

Für die buchhalterische Erfassung dieser Posten sind die folgenden Buchungen erforderlich:

• Anschaffung der Homepage:
  • EDV-Software (Homepage) an Verbindlichkeiten und Vorsteuer.
• Abschreibung der Homepage:
  • Abschreibung an EDV-Software (Homepage) über drei Jahre.
• Anschaffung der Domain:
  • Ähnliche Rechte und Werte an Verbindlichkeiten und Vorsteuer.

Fazit

Unternehmen müssen die Kosten für die Erstellung und Pflege ihrer Online-Präsenz sorgfältig buchhalterisch erfassen und steuerlich geltend machen. Die klare Unterscheidung zwischen aktivierungspflichtigen Anschaffungskosten und sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben ist dabei entscheidend. Die aktuellen steuerlichen Regelungen und Verwaltungsanweisungen bieten hierfür eine wichtige Orientierung.

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