Abschreibung Computer + Software

Wie werden Computerhardware und Software steuerlich abgeschrieben?
- Tipps vom Steuerberater.

Computerhardware und Software sind für viele Unternehmen unverzichtbare Arbeitsmittel, die zur Dateneingabe und -verarbeitung genutzt werden. Doch wie werden diese Anschaffungen steuerlich behandelt? Wie können sie abgeschrieben werden, um die Steuerlast zu senken? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Regeln und Möglichkeiten es gibt, um Computerhardware und Software steuerlich geltend zu machen.

Wie werden Computerhardware und Software steuerlich abgeschrieben?

Grundsätzlich gilt, dass Computerhardware und Software als abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens angesehen werden, die über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden müssen. Die Nutzungsdauer ist die Zeit, in der das Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt werden kann, bis es technisch oder wirtschaftlich veraltet ist. Die Nutzungsdauer kann je nach Art und Qualität der Computerhardware und Software variieren, wird aber in der Regel vom Finanzamt anhand von Erfahrungswerten festgelegt.

Für Computerhardware galt vor dem 1. Januar 2021 eine einheitliche Nutzungsdauer von drei Jahren, unabhängig davon, ob es sich um einen Desktop-PC, einen Laptop, einen Monitor oder eine Tastatur handelt. Das bedeutet, dass die Anschaffungskosten der Computerhardware gleichmäßig über drei Jahre verteilt als Abschreibungsbetrag von der Steuer abgezogen werden können. Dabei ist es unerheblich, ob die Computerhardware neu oder gebraucht gekauft wurde.

Hinweis: Die OFD Frankfurt am Main hat neue steuerliche Grundsätze für die Nutzungsdauern von Computer-Hardware und -Software festgelegt. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computer-Hardware und -Software zur Dateneingabe und -verarbeitung beträgt nun ein Jahr. Dies gilt für alle Wirtschaftsgüter, die nach dem 31.12.2022 angeschafft oder hergestellt werden. Die Abschreibung beginnt im Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung und kann in voller Höhe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vorgenommen werden. Die neuen Grundsätze gelten auch für Überschusseinkünfte.

Für Software gilt eine etwas andere Regelung. Hier wird zwischen Standardsoftware und individueller Software unterschieden. Standardsoftware ist Software, die von der Stange gekauft wird und keine Anpassungen an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens erfordert. Individuelle Software ist Software, die speziell für das Unternehmen entwickelt oder angepasst wird. Für Standardsoftware gilt ebenfalls eine Nutzungsdauer von drei Jahren, für individuelle Software hingegen eine Nutzungsdauer von fünf Jahren.

• Geringwertige Wirtschaftsgüter
• Degressive Abschreibung

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von diesen Regelungen, die es ermöglichen, Computerhardware und Software schneller oder sofort abzuschreiben. Zum einen können geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. GWG sind Wirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind und deren Anschaffungskosten netto nicht mehr als 800 Euro betragen. Das bedeutet, dass zum Beispiel ein Laptop oder eine Standardsoftware, die weniger als 800 Euro netto gekostet haben, sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden können.

Die Voraussetzungen für die Sofortabschreibung von Computer und Software sind:

• Der Computer oder die Software muss ein selbstständiges und abnutzbares Wirtschaftsgut sein, das nicht zu einem Anlagevermögen gehört.
• Der Computer oder die Software muss im Jahr der Anschaffung ausschließlich oder fast ausschließlich (zu mindestens 90%) beruflich oder betrieblich genutzt werden.
• Der Computer oder die Software muss einen Anschaffungspreis von nicht mehr als 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer) haben.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Computer oder die Software im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abgezogen werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Computer oder die Software neu oder gebraucht gekauft wurde. Auch die Finanzierungskosten (z.B. Zinsen) können berücksichtigt werden.

Die Sofortabschreibung ist eine freiwillige Wahlmöglichkeit, die der Steuerpflichtige in seiner Steuererklärung ausüben kann. Alternativ kann er den Computer oder die Software auch über die Nutzungsdauer linear abschreiben. Dies kann in manchen Fällen vorteilhafter sein, wenn z.B. der Steuersatz in den Folgejahren höher ist.

Hinweis: Die OFD Frankfurt am Main hat entschieden, dass die Kosten für eine Homepage nicht sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Stattdessen ist eine Nutzungsdauer von drei Jahren anzusetzen. Diese Entscheidung ist aufgrund der technischen Nutzungsdauer von Software zu verstehen, die in der Regel drei Jahre beträgt.

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Degressive Abschreibung

Zum anderen können Computerhardware und Software ab dem Jahr 2020 auch degressiv abgeschrieben werden. Das bedeutet, dass die Abschreibungsbeträge in den ersten Jahren höher sind als in den folgenden Jahren. Die degressive Abschreibung beträgt 25 Prozent der Anschaffungskosten pro Jahr, maximal jedoch das 2,5-fache der linearen Abschreibung. Das bedeutet zum Beispiel, dass ein Laptop, der 1.200 Euro netto gekostet hat, im ersten Jahr mit 300 Euro (25 Prozent von 1200 Euro), im zweiten Jahr mit 225 Euro (25 Prozent von 900 Euro) und im dritten Jahr mit 150 Euro (25 Prozent von 600 Euro) abgeschrieben werden kann.

Die Wahl zwischen der linearen und der degressiven Abschreibung muss im Jahr der Anschaffung getroffen werden und kann nicht mehr geändert werden. Die degressive Abschreibung kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen in den ersten Jahren einen höheren Steuervorteil erzielen möchte oder wenn die Computerhardware und Software schneller an Wert verlieren.

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Hard- und Software ab 2021 schneller abschreiben

Seit 2021 können Sie für Computerhardware und Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen und damit diese Wirtschaftsgüter sofort abschreiben. Das ist eine deutliche Verbesserung gegenüber der bisherigen Regelung, die eine Nutzungsdauer von drei Jahren vorsah.

Welche Hardware- und Softwareprodukte sind begünstigt?

Die neue Regelung gilt für folgende Hardwareprodukte:

• DesktopComputer, Notebooks, Desktop-Thin-Clients, Workstations
• Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte, externe Netzteile
• Peripheriegeräte wie Tastaturen, Scanner, Headsets, Beamer, Lautsprecher, Drucker etc.

Die neue Regelung gilt für folgende Softwareprodukte:

• Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung
• ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder sonstige Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung

Aufwendungen für eine Homepage fallen nicht unter die neuen Grundsätze. Für eine Homepage gilt weiterhin eine Nutzungsdauer von drei Jahren.

Erhaltungsaufwand bei Software

Bei Individualsoftware, die exklusiv für einen bestimmten Anwender entwickelt oder angepasst wurde (z.B. ERP-Systeme), lösen eine Anpassung an neue Anforderungen oder auch größere Updates häufig erheblichen Aufwand für Programmierarbeiten aus. Hierbei stellt sich die Frage, ob es sich um Erhaltungs- oder Herstellungsaufwand handelt.

Zusätzliche Herstellungskosten können vorliegen, wenn die Software in ihrer Substanz erweitert wird, zum Beispiel also zusätzliche Funktionen dazukommen. Ein Beispiel wäre, wenn nach einer Anpassung ein Programm zur Auftragsbearbeitung um Erfassungsmöglichkeiten für Artikelstammdatensätze erweitert wird, oder wenn in einem Buchhaltungsprogramm die Möglichkeit zur Anlage eines neuen Rechnungslegungskreises geschaffen wird.

Ein Fall der Substanzerhaltung und damit des sofort abzugsfähigen Erhaltungsaufwands liegt hingegen vor, wenn beispielsweise ein Lohnabrechnungsprogramm lediglich an eine geänderte Rechtslage angepasst wird.

Was müssen Sie beachten, um die Sofortabschreibung zu nutzen?

Das Bundesfinanzministerium hat einige Klarstellungen zur Sofortabschreibung veröffentlicht:

• Wahlrecht: Sie können frei wählen, ob Sie die Sofortabschreibung oder eine andere Abschreibungsmethode anwenden wollen.
• Wenn Sie die Nutzungsdauer von einem Jahr wählen, können Sie die Wirtschaftsgüter vollständig im Jahr der Anschaffung oder Herstellung abschreiben. Dabei müssen Sie keine monatliche Kürzung (Zwölftelung) vornehmen, wenn Sie die Wirtschaftsgüter im Laufe eines Jahres kaufen. Die Abschreibung bei einjähriger Nutzungsdauer kann also in einem Steuerjahr abgeschlossen werden.
• Sie müssen die Wirtschaftsgüter in das Bestandsverzeichnis für bewegliches Anlagevermögen eintragen.
• Die Neuregelungen zur einjährigen Nutzungsdauer gelten auch für den Werbungskostenabzug von Arbeitnehmern.

Download: Abschreibung Computer + Software

Ab wann können Sie die Sofortabschreibung von Computer und Software anwenden? Die Sofortabschreibung gilt seit dem 1. Januar 2021 und ist bis zum 31. Dezember 2023 befristet. Sie ist eine Reaktion auf die Corona-Krise und soll die Digitalisierung fördern. Sie gilt für alle Computer und Software, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden.

Tipp: Sie können die Regelungen auch auf vor dem 01.01.2021 angeschaffte Hardware und Software anwenden, die Sie bereits länger abgeschrieben haben.

Die neue Sofortabschreibung ist eine Möglichkeit, die Anschaffungskosten von Computer und Software im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzusetzen. Damit können Steuerpflichtige ihre steuerliche Belastung senken und ihre Liquidität erhöhen. Die Sofortabschreibung gilt sowohl für selbstständige als auch für nichtselbstständige Tätigkeiten.

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung steuerlich abzuschreiben. Dabei sollten Sie immer die aktuellen gesetzlichen Vorgaben beachten und sich gegebenenfalls von einem Steuerberater beraten lassen.

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