Kontierungs-ABC: Belege richtig kontieren
Das Kontierungs-ABC hilft Ihnen, Belege schneller einzuordnen, das passende Konto im Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 zu finden und daraus den richtigen Buchungssatz abzuleiten. Gerade bei digitalen Belegen, E-Rechnungen, Vorsteuer, GWG und § 13b UStG ist eine saubere Kontierung entscheidend, damit Buchführung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss zusammenpassen.
Kurzdefinition: Kontierung bedeutet, einen Geschäftsvorfall einem oder mehreren Buchhaltungskonten zuzuordnen – inklusive Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag, Steuerkennzeichen, Belegnummer und Buchungstext.
Was bedeutet Kontierung in der Buchhaltung?
Bei der Kontierung wird jeder Beleg fachlich geprüft und einem Konto zugeordnet. In der doppelten Buchführung betrifft ein Geschäftsvorfall regelmäßig mindestens zwei Konten: ein Konto im Soll und ein Konto im Haben.
Ziel ist nicht nur die schnelle Erfassung, sondern eine nachvollziehbare Buchführung. Ein sachverständiger Dritter muss die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit nachvollziehen können.
| Kontierungsfrage | Praxisbedeutung |
|---|---|
| Was wurde gekauft oder verkauft? | Entscheidet über Aufwand, Ertrag, Anlagevermögen oder Umlaufvermögen. |
| Ist Umsatzsteuer enthalten? | Steuerkennzeichen, Vorsteuerabzug und Umsatzsteuerkonto prüfen. |
| Welcher Kontenrahmen wird genutzt? | SKR03 und SKR04 haben unterschiedliche Kontonummern. |
| Ist der Beleg vollständig? | Unvollständige Rechnungen gefährden Vorsteuerabzug und Nachvollziehbarkeit. |
Kontierungs-ABC: Wie finde ich das richtige Konto?
Nutzen Sie das Kontierungs-ABC als Suchhilfe für typische Geschäftsvorfälle. Suchen Sie nach dem Begriff auf dem Beleg, zum Beispiel „Miete“, „Software“, „Bewirtung“, „Porto“, „Wareneinkauf“, „Anzahlung“, „GWG“ oder „§ 13b“.
Kontierungs- und Buchungs ABC
Achtung / häufiger Fehler: Die Bezeichnung auf der Rechnung ersetzt keine steuerliche Prüfung. Entscheidend ist, was wirtschaftlich tatsächlich vorliegt: Aufwand, Anlagevermögen, Privatanteil, steuerfreier Umsatz, Reverse-Charge-Fall oder nicht abziehbare Ausgabe.
Wie entsteht aus der Kontierung ein Buchungssatz?
Ein Buchungssatz nennt zuerst das Soll-Konto und danach das Haben-Konto: Soll an Haben. Bei Eingangsrechnungen sind häufig Aufwand oder Anlagevermögen und Vorsteuer im Soll betroffen; im Haben steht meist Bank, Kasse oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Beispiel: Büromaterial mit Vorsteuer
| Schritt | Kontierung |
|---|---|
| 1. Nettoaufwand | Bürobedarf / sonstiger betrieblicher Aufwand im Soll |
| 2. Vorsteuer | Abziehbare Vorsteuer im Soll, sofern Rechnung ordnungsgemäß ist |
| 3. Zahlung oder Verbindlichkeit | Bank, Kasse oder Kreditor im Haben |
Welche Angaben müssen vor der Buchung geprüft werden?
- Belegdatum und Leistungsdatum
- Rechnungssteller und Leistungsempfänger
- Rechnungsnummer
- Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
- Steuersatz oder Steuerbefreiung
- Leistungsbeschreibung
- Zahlungsweg: Bank, Kasse, Kreditkarte, Verrechnung oder Privatentnahme
- betriebliche Veranlassung
Steuer-Tipp: Legen Sie für wiederkehrende Vorgänge feste Kontierungsregeln an. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt die laufende Buchhaltung und erleichtert die Abstimmung im Jahresabschluss.
Digitale Belege, GoBD und E-Rechnung: Was ist bei der Kontierung wichtig?
Digitale Belege müssen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit auswertbar aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen kommt hinzu: Die strukturierte Rechnungsdatei ist nicht nur ein Anhang, sondern der maßgebliche Rechnungsinhalt.
- Eingang dokumentieren: Wann ist der Beleg eingegangen?
- Prüfung festhalten: Wer hat sachlich und rechnerisch geprüft?
- Kontierung speichern: Konto, Kostenstelle, Steuerkennzeichen und Buchungstext.
- Original erhalten: Digitale Ursprungsdateien nicht nur als Ausdruck ablegen.
- Verfahrensdokumentation pflegen: Prozesse für Belegfluss, Freigabe und Archivierung beschreiben.
Infografik: Beleg in 5 Schritten richtig kontieren
GWG und Sammelposten richtig kontieren
Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern ist zu prüfen, ob das Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar, beweglich und abnutzbar ist. Für die steuerliche Sofortabschreibung ist regelmäßig die Netto-Grenze von 800 Euro maßgeblich. Alternativ kann für Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis 1.000 Euro ein Sammelposten gebildet werden.
| Wert netto | Typische Behandlung | Hinweis für die Kontierung |
|---|---|---|
| bis 250 Euro | Sofort als Aufwand möglich | Keine GWG-Sammelpostenpflicht |
| über 250 Euro bis 800 Euro | Sofortabschreibung oder Sammelposten | Wahlrecht einheitlich dokumentieren |
| über 800 Euro bis 1.000 Euro | Regelabschreibung oder Sammelposten | Bei Sammelposten einheitliche Poolbehandlung beachten |
Achtung: Die alte Formulierung „GWG 150 bis 1000 Euro“ sollte nicht mehr verwendet werden. Aktuell ist für den Sammelposten die Untergrenze von 250 Euro maßgeblich.
SKR03 und SKR04: Kontenrahmen richtig verwenden
Die Kontonummer hängt vom verwendeten Kontenrahmen, von der Software und von Kanzlei- oder Branchenanpassungen ab. Deshalb sollten Kontierungsvorschläge immer mit dem aktuellen Kontenplan abgeglichen werden.
Besonders prüfungsanfällig sind:
- Vorsteuer und nicht abziehbare Vorsteuer,
- steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze,
- Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG,
- Privatanteile und unentgeltliche Wertabgaben,
- Anlagevermögen, GWG und Sammelposten,
- Bewirtung, Geschenke und nicht abziehbare Betriebsausgaben.
Checkliste für prüfungssichere Kontierung
- Beleg vollständig und lesbar?
- Leistung betrieblich veranlasst?
- Rechnungspflichtangaben und E-Rechnungsformat geprüft?
- Richtiger Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04?
- Aufwand, Ertrag, Anlagevermögen oder Privatanteil?
- Umsatzsteuer, Vorsteuer, Steuerbefreiung oder § 13b UStG korrekt?
- Kostenstelle, Projekt oder Mandantenzuordnung erfasst?
- Buchungssatz plausibel: Soll an Haben?
- Beleg GoBD-konform archiviert?
- Regelmäßige Abstimmung von Bank, Kasse, Debitoren und Kreditoren durchgeführt?
FAQ zur Kontierung
Was ist eine Kontierung?
Kontierung ist die Zuordnung eines Belegs zu den passenden Buchhaltungskonten. Sie legt fest, auf welches Konto im Soll und welches Konto im Haben gebucht wird.
Was bedeutet „Soll an Haben“?
„Soll an Haben“ ist die Grundform eines Buchungssatzes. Zuerst wird das Soll-Konto genannt, danach das Haben-Konto. Beispiel: Aufwand und Vorsteuer an Bank oder Verbindlichkeiten.
Was ist der Unterschied zwischen SKR03 und SKR04?
SKR03 und SKR04 sind unterschiedliche Standardkontenrahmen. Viele Geschäftsvorfälle sind inhaltlich gleich, haben aber unterschiedliche Kontonummern. Deshalb muss vor der Buchung klar sein, welcher Kontenrahmen verwendet wird.
Warum ist die Kontierung für den Vorsteuerabzug wichtig?
Der Vorsteuerabzug setzt unter anderem voraus, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde. Eine falsche Kontierung kann zu falschen Umsatzsteuerwerten führen.
Wie werden E-Rechnungen kontiert?
E-Rechnungen werden wie andere Rechnungen fachlich geprüft und kontiert. Zusätzlich muss die strukturierte Rechnungsdatei GoBD-konform archiviert werden; ein bloßer Ausdruck reicht regelmäßig nicht als alleinige Aufbewahrung.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Buchungsbelege?
Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse gelten regelmäßig zehn Jahre.
Wann sollte die Kontierung durch den Steuerberater geprüft werden?
Eine Prüfung empfiehlt sich bei neuen Geschäftsvorfällen, hohen Beträgen, Anlagevermögen, gemischter Nutzung, steuerfreien Umsätzen, Auslandssachverhalten, § 13b UStG, nicht abziehbaren Aufwendungen und Unsicherheiten beim Vorsteuerabzug.
Weitere hilfreiche Themen
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
