BFH: Wird eine Kantinenpauschale nur hin- und zurückberechnet, fehlt eine umsatzsteuerbare Leistung. Das sollten Unternehmen prüfen.
Rechtsstand: 16.08.2026
Entscheidung: BFH, Urteil vom 16.04.2026 – V R 1/25
Zielgruppe: Zeitarbeitsunternehmen, Entleiher, Personalabteilungen, Steuerabteilungen, Steuerberater
Worum geht es?
Der Bundesfinanzhof hat zur umsatzsteuerlichen Behandlung einer Kantinenpauschale bei Zeitarbeit entschieden: Wird eine Kostenpauschale für vergünstigte Kantinennutzung zunächst vom Entleiher an den Verleiher berechnet und anschließend in gleicher Höhe zurückberechnet, liegt insoweit keine Leistungserbringung zwischen Entleiher und Verleiher vor.
Das ist für die Praxis wichtig, weil ohne steuerbare Leistung kein regulärer Vorsteuerabzug möglich ist. Ein offener Umsatzsteuerausweis in der Rechnung reicht dafür nicht aus.
Der Fall vor dem BFH
Die Klägerin war ein Zeitarbeitsunternehmen. In den Jahren 2010 bis 2017 überließ sie einer Aktiengesellschaft Zeitarbeitskräfte. Diese Zeitarbeitskräfte konnten die Betriebskantinen der Entleiherin zu denselben vergünstigten Konditionen nutzen wie deren eigenes Personal.
Grundlage war ein Nachtrag zum Rahmenvertrag über Arbeitnehmerüberlassung. Hintergrund war eine Gesamtbetriebsvereinbarung der Entleiherin. Der Nachtrag sah vor, dass die Zeitarbeitskräfte Zugang zur Kantine erhalten sollten und die dadurch entstehenden Mehrkosten gesondert abgerechnet werden konnten.
Die Entleiherin stellte dem Zeitarbeitsunternehmen für die Kantinennutzung eine Kopfpauschale zuzüglich 19 % Umsatzsteuer in Rechnung. Das Zeitarbeitsunternehmen rechnete dieselben Nettobeträge wiederum mit gesondertem Umsatzsteuerausweis an die Entleiherin zurück.
Das Zeitarbeitsunternehmen machte aus den Rechnungen der Entleiherin den Vorsteuerabzug geltend. Das Finanzamt versagte diesen Vorsteuerabzug. Das Finanzgericht München gab zunächst dem Zeitarbeitsunternehmen Recht. Der BFH hob das Urteil des Finanzgerichts jedoch auf und wies die Klage ab.
Achtung / Häufiger Fehler:
Eine Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer bedeutet nicht automatisch, dass der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Entscheidend ist, ob tatsächlich eine umsatzsteuerbare Leistung erbracht wurde.
Was hat der BFH entschieden?
Der BFH stellte klar: Die bloße Hin- und Zurückberechnung der Kostenpauschale begründet keinen Leistungsaustausch. Nach der wirtschaftlichen Realität sollte allein die Entleiherin die Kosten der tatsächlichen Kantinennutzung durch die Zeitarbeitskräfte tragen. Das Zeitarbeitsunternehmen wurde lediglich in eine interne Kostenzuordnung der Entleiherin einbezogen.
Damit lagen weder den Rechnungen der Entleiherin an das Zeitarbeitsunternehmen noch den Rückrechnungen des Zeitarbeitsunternehmens an die Entleiherin steuerbare Leistungen zugrunde.
Kurz gesagt:
Wo wirtschaftlich nur Kosten intern zugeordnet und spiegelbildlich zurückbelastet werden, entsteht nicht automatisch ein umsatzsteuerbarer Leistungsaustausch.
Warum fehlt eine umsatzsteuerbare Leistung?
Nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG unterliegen Lieferungen und sonstige Leistungen der Umsatzsteuer, wenn ein Unternehmer sie im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt.
Der BFH betont: Für eine steuerbare Leistung muss zwischen Leistung und Gegenwert ein unmittelbarer Zusammenhang bestehen. Außerdem muss es ein Rechtsverhältnis geben, in dessen Rahmen gegenseitige Leistungen ausgetauscht werden. Der Leistungsempfänger muss einen verbrauchsfähigen Vorteil erhalten.
Genau daran fehlte es im Streitfall. Die Kantinenvergünstigung wurde wirtschaftlich nicht vom Entleiher an das Zeitarbeitsunternehmen geleistet. Vielmehr gewährte die Entleiherin die vergünstigte Kantinennutzung unmittelbar den Zeitarbeitskräften.
Welche Rolle spielte das einheitliche Vertragswerk?
Der BFH wertete den Nachtrag zum Rahmenvertrag und den Kantinennutzungsvertrag als einheitliches Vertragswerk. Beide Verträge wurden am selben Tag abgeschlossen, bezogen sich auf denselben Lebenssachverhalt und waren inhaltlich miteinander verbunden.
Aus Sicht des BFH war entscheidend: Die Entleiherin hatte sich bereits gegenüber ihrem Gesamtbetriebsrat verpflichtet, die Rahmenbedingungen für den Einsatz von Zeitarbeitskräften anzupassen. Dazu gehörte auch die vergünstigte Kantinennutzung. Spätestens seit dem 01.12.2011 bestand zudem eine gesetzliche Verpflichtung nach § 13b AÜG.
§ 13b AÜG verpflichtet den Entleiher, Leiharbeitnehmern Zugang zu Gemeinschaftseinrichtungen oder -diensten unter denselben Bedingungen zu gewähren wie vergleichbaren Arbeitnehmern im Betrieb. Dazu zählt ausdrücklich auch die Gemeinschaftsverpflegung.
Steuer-Tipp:
Prüfen Sie bei Zeitarbeit nicht nur die einzelne Rechnung. Entscheidend ist das gesamte Vertragswerk: Rahmenvertrag, Nachtrag, Betriebsvereinbarung, Kantinenvereinbarung und tatsächliche Zahlungsflüsse müssen zusammen betrachtet werden.
Warum gab es keinen Vorsteuerabzug?
Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass der Unternehmer gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer für Leistungen abzieht, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt wurden. Der BFH verweist außerdem auf Art. 168 Buchst. a MwStSystRL.
Eine Steuer, die nur deshalb geschuldet wird, weil sie in einer Rechnung ausgewiesen wurde, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Die Steuer muss aufgrund einer tatsächlich erbrachten Leistung gesetzlich geschuldet sein.
Da der BFH keine Leistung der Entleiherin an das Zeitarbeitsunternehmen erkannte, war die Klägerin aus den Rechnungen über die Kantinennutzung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Risiko § 14c UStG: Umsatzsteuer trotz fehlender Leistung
Besonders praxisrelevant ist der Hinweis des BFH zu § 14c Abs. 2 UStG. Wer in einer Rechnung Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das gilt auch, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet, obwohl keine Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde.
Im Streitfall hatte das Zeitarbeitsunternehmen in seinen Rückrechnungen an die Entleiherin Umsatzsteuer offen ausgewiesen. Da aber auch diesen Rückrechnungen keine Leistung zugrunde lag, schuldete es die ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 2 UStG.
Achtung / Häufiger Fehler:
„Wir berechnen nur Kosten weiter“ ist umsatzsteuerlich kein Freifahrtschein. Wird Umsatzsteuer offen ausgewiesen, obwohl keine Leistung vorliegt, kann § 14c UStG greifen. Dann entsteht Steuerschuld ohne korrespondierenden Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger.
Was bedeutet das für Unternehmen in der Praxis?
Das Urteil betrifft nicht nur Kantinenfälle. Es zeigt allgemein, wie kritisch die Umsatzsteuer bei Kostenweiterbelastungen, Rückbelastungen und konzerninternen Abrechnungen ist.
Besonders aufmerksam sollten Unternehmen werden, wenn folgende Merkmale zusammenkommen:
- Es gibt eine Kostenpauschale.
- Der Betrag wird spiegelbildlich zurückberechnet.
- Die Abrechnung erfolgt mit offenem Umsatzsteuerausweis.
- Der wirtschaftliche Aufwand soll am Ende bei derselben Partei verbleiben.
- Die Abrechnung dient eher der Kostenstellenzuordnung als einem echten Leistungsaustausch.
- Der eigentliche Vorteil wird unmittelbar Dritten gewährt, etwa Arbeitnehmern oder Zeitarbeitskräften.
In solchen Fällen sollte geprüft werden, ob überhaupt eine steuerbare Leistung vorliegt – und ob Rechnungen ohne Umsatzsteuer oder mit klarer Korrektur der Abrechnungssystematik erforderlich sind.
Praxisbeispiel: Wann die Umsatzsteuerfalle zuschnappt
Ein Entleiher betreibt eine Kantine. Leiharbeitnehmer dürfen dort zu denselben vergünstigten Preisen essen wie die Stammbelegschaft. Der Entleiher stellt dem Verleiher monatlich eine Pauschale von 10 Euro je Einsatztag zuzüglich Umsatzsteuer in Rechnung.
Der Verleiher berechnet denselben Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer wieder an den Entleiher zurück. Wirtschaftlich soll der Entleiher die Kosten der Gleichstellung tragen.
Umsatzsteuerliche Folge nach BFH:
Die gegenseitigen Rechnungen bilden keinen echten Leistungsaustausch ab. Der Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung scheidet aus. Gleichzeitig kann ein offener Umsatzsteuerausweis in der Rückrechnung eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG auslösen.
Checkliste: Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?
- Gibt es gegenseitige Abrechnungen?
Prüfen Sie, ob Beträge nur hin- und zurückberechnet werden. - Wer trägt wirtschaftlich die Kosten?
Entscheidend ist nicht nur der Zahlungsweg, sondern die endgültige wirtschaftliche Belastung. - Wer erhält den verbrauchsfähigen Vorteil?
Im BFH-Fall lag der Vorteil unmittelbar bei den Zeitarbeitskräften, nicht beim Zeitarbeitsunternehmen. - Liegt ein echter Leistungsaustausch vor?
Es braucht eine bestimmbare Leistung und einen unmittelbaren Zusammenhang mit dem Entgelt. - Wurde Umsatzsteuer offen ausgewiesen?
Bei fehlender Leistung droht § 14c Abs. 2 UStG. - Sind Rechnungen zu korrigieren?
Unberechtigte Steuerausweise sollten zeitnah geprüft und gegebenenfalls nach den gesetzlichen Vorgaben berichtigt werden. - Sind Voranmeldungen oder Jahreserklärungen betroffen?
Offene Jahre sollten auf Korrekturbedarf geprüft werden. - Sind Betriebsvereinbarungen oder AÜG-Pflichten betroffen?
Arbeitsrechtliche Gleichstellungspflichten ändern nicht automatisch die umsatzsteuerliche Einordnung.
FAQ zur BFH-Entscheidung
Liegt bei einer Kantinenpauschale immer keine Leistung vor?
Nein. Der BFH hat über eine besondere Gestaltung entschieden, bei der dieselbe Kostenpauschale hin- und zurückberechnet wurde und wirtschaftlich nur eine interne Kostenzuordnung vorlag. Andere Kantinenmodelle können umsatzsteuerlich anders zu beurteilen sein.
Warum war der Vorsteuerabzug ausgeschlossen?
Weil nach Auffassung des BFH keine Leistung der Entleiherin an das Zeitarbeitsunternehmen vorlag. Der Vorsteuerabzug setzt aber eine gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer für eine tatsächlich ausgeführte Leistung voraus.
Ist die vergünstigte Kantinennutzung für Zeitarbeitskräfte arbeitsrechtlich weiterhin möglich?
Ja. Die Entscheidung betrifft die umsatzsteuerliche Abrechnung. Arbeitsrechtlich verpflichtet § 13b AÜG den Entleiher, Leiharbeitnehmern Zugang zu Gemeinschaftseinrichtungen oder -diensten – insbesondere Gemeinschaftsverpflegung – unter gleichen Bedingungen zu gewähren, sofern keine sachliche Rechtfertigung für eine unterschiedliche Behandlung besteht.
Was passiert, wenn Umsatzsteuer offen ausgewiesen wurde?
Bei fehlender Leistung kann ein unberechtigter Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG vorliegen. Dann schuldet der Rechnungsaussteller den ausgewiesenen Steuerbetrag grundsätzlich trotzdem.
Kann die Umsatzsteuer nach § 14c UStG berichtigt werden?
§ 14c Abs. 2 UStG sieht eine Berichtigung vor, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Die Berichtigung ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und nach dessen Zustimmung vorzunehmen.
Fazit: Bei Kostenweiterbelastungen zählt die wirtschaftliche Realität
Das BFH-Urteil vom 16.04.2026 ist ein deutlicher Hinweis an Unternehmen: Umsatzsteuer entsteht nicht allein durch Abrechnungstechnik. Entscheidend ist, ob tatsächlich ein Leistungsaustausch vorliegt.
Bei der bloßen Hin- und Zurückberechnung einer Kantinenpauschale zwischen Entleiher und Verleiher fehlt es nach dem BFH an einer Leistung. Die Folge ist doppelt unangenehm: kein Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung und zugleich ein mögliches §-14c-Risiko beim offenen Steuerausweis in der Rückrechnung.
Unternehmen sollten vergleichbare Abrechnungsmodelle jetzt prüfen – besonders bei Zeitarbeit, Kantinenzuschüssen, konzerninternen Kostenumlagen und spiegelbildlichen Rückbelastungen.
Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
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Quellenverzeichnis
- BFH, Urteil vom 16.04.2026 – V R 1/25, ECLI:DE:BFH:2026.160426.VR1.25.0, „Fehlende Leistungserbringung bei bloßer Hin- und Zurückberechnung einer Kostenpauschale für vergünstigte Kantinennutzung“, veröffentlicht am 13.08.2026.
- Vorinstanz: FG München, Urteil vom 26.09.2023 – 5 K 760/20, EFG 2025, 1188.
- § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, steuerbare Umsätze; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, Vorsteuerabzug; im BFH-Urteil und amtlicher Normfassung geprüft am 16.08.2026.
- § 3 Abs. 9a UStG, unentgeltliche Wertabgabe sonstiger Leistungen für den privaten Bedarf des Personals; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.
- § 14c Abs. 2 UStG, unberechtigter Steuerausweis und Berichtigung; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.
- § 13b AÜG, Zugang des Leiharbeitnehmers zu Gemeinschaftseinrichtungen oder -diensten, insbesondere Gemeinschaftsverpflegung; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.