Kassenpflicht für Freie Berufe: Was der BMF-Entwurf für Kanzleien bedeuten würde

Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz? Was Freiberufler, WP/vBP und Kanzleien zum BMF-Entwurf jetzt wissen sollten.

Rechtsstand: 16.08.2026
Quelle / Anlass: WPK-Mitteilung vom 14.08.2026 zum BMF-Referentenentwurf vom 07.08.2026
Status: Referentenentwurf / Diskussionsentwurf – noch nicht geltendes Recht
Zielgruppe: Freiberufler, WP/vBP, Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte, Kanzleien, Praxisinhaber

Worum geht es?

Das Bundesministerium der Finanzen plant eine Kassenpflicht für Freie Berufe. Nach dem Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts sollen künftig auch freiberuflich Tätige ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO verwenden müssen, wenn ihr Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet.

Wichtig: Die geplante Regelung ist derzeit in Schwebe. Es handelt sich um einen Referentenentwurf und einen Diskussionsentwurf für eine Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung. Eine gesetzliche Pflicht besteht daraus noch nicht. Das BMF hat den Entwurf am 07.08.2026 veröffentlicht; die WPK hat hierzu am 13.08.2026 Stellung genommen und am 14.08.2026 berichtet.

Was plant das BMF konkret?

Nach dem geplanten neuen § 146b Abs. 1 AO-E sollen Steuerpflichtige eine Kassenpflicht treffen, wenn sie

einen land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten,
einen gewerblichen Betrieb unterhalten oder
freiberuflich tätig sind

und der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet. Dann müsste ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO verwendet werden.

Nach dem Entwurf soll die Kassenpflicht enden, wenn die Voraussetzungen in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht mehr erfüllt sind. Wird die Umsatzgrenze erstmalig überschritten, soll die Pflicht grundsätzlich ab dem 1. April des Folgejahres greifen; das Überschreiten der Umsatzgrenze wäre innerhalb eines Monats nach Eintritt der Kassenpflicht dem zuständigen Finanzamt elektronisch mitzuteilen. Für eine Überschreitung im Jahr 2027 sieht der Entwurf eine besondere Übergangsregel vor: Dann soll die Kassenpflicht im Jahr 2028 ab dem 1. Januar 2028 gelten.

Achtung / Häufiger Fehler:
„Ab 100.000 Euro“ ist verkürzt formuliert. Der Entwurf knüpft nach seinem Wortlaut daran an, dass der Gesamtumsatz 100.000 Euro überschreitet. Außerdem ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG zu bestimmen – nicht einfach der Kontoumsatz oder der Gewinn.

Was zählt als Gesamtumsatz?

Der Referentenentwurf verweist auf § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG. Danach ist der Gesamtumsatz die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, vermindert um bestimmte steuerfreie Umsätze; Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Ansatz.

Einfach gesagt:
Für die geplante Schwelle wäre nicht der Gewinn entscheidend, sondern der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz. Gerade bei Praxen und Kanzleien mit steuerfreien oder gemischten Umsätzen müsste die Berechnung im Einzelfall sauber geprüft werden.

Warum soll die Kassenpflicht kommen?

Das BMF begründet den Entwurf mit der Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Der Einsatz offener Ladenkassen soll nach Einschätzung des Ministeriums in bargeldintensiven Branchen das Risiko erhöhen, dass Einnahmen nicht vollständig erklärt werden. Durch elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, und DSFinV-K-Daten soll das Entdeckungsrisiko bei nicht richtiger Einnahmenerfassung steigen.

§ 146a AO verlangt bereits heute, dass elektronische Aufzeichnungssysteme jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen; die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.

Einfach gesagt:
Das Ziel ist nachvollziehbar: Wer Bargeschäfte macht, soll Einnahmen manipulationssicher erfassen. Streitig ist aber, ob dieses Instrument auch für Berufsgruppen sinnvoll ist, die praktisch kaum Bar- oder Kartenzahlungen annehmen.

Warum kritisiert die WPK die geplante Kassenpflicht?

Die Wirtschaftsprüferkammer kritisiert nicht das Ziel der Steuerhinterziehungsbekämpfung. Sie hält aber eine pauschale Kassenpflicht für alle Freiberufler für zu weitgehend, wenn diese Berufe typischerweise keine bargeldintensiven Geschäftsmodelle haben. Die WPK weist darauf hin, dass Honorare und Vergütungen in vielen Freien Berufen regelmäßig auf Rechnung abgerechnet und per Überweisung oder Lastschrift beglichen werden.

Nach der WPK enthält der Gesetzentwurf keine gesetzliche Ausnahme für Freiberufler, die weit überwiegend nicht mit Bar-, Kredit- oder Debitkartenzahlungen arbeiten. Auch im Diskussionsentwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung erkennt die WPK keine solche Ausnahme.

Steuer-Tipp:
Freiberufler sollten bereits jetzt prüfen, welche Zahlungsarten tatsächlich vorkommen. Eine belastbare Auswertung nach Überweisung, Lastschrift, Barzahlung, EC-/Debitkarte, Kreditkarte und sonstigen Zahlungsdiensten kann später entscheidend sein, wenn Ausnahmen oder Härtefallanträge zu begründen sind.

Müssen auch reine Überweisungs- und Lastschriftfälle erfasst werden?

Nach der von der WPK zitierten Gesetzesbegründung soll die Pflicht zur Erfassung grundsätzlich für Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten gelten. Ausgenommen sein sollen Zahlungsflüsse, die unbar in Form von Lastschriften oder Überweisungen über ein Konto des Steuerpflichtigen abgewickelt werden. Im Umkehrschluss sollen Barzahlungen sowie Debit- und Kreditkartenzahlungen über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden.

Das steht nach der WPK jedoch nur in der Gesetzesbegründung, nicht als klare gesetzliche Ausnahme für bestimmte Freie Berufe. Genau darin sieht die Kammer ein Risiko für Rechtsunsicherheit.

Achtung / Häufiger Fehler:
Die Aussage „Wir nehmen fast nur Überweisungen an“ ersetzt keine Prüfung. Entscheidend wird sein, ob der spätere Gesetzeswortlaut oder die Verordnung klare Ausnahmen vorsieht – und wie Kartenzahlungen, Online-Bezahldienste und gelegentliche Barzahlungen behandelt werden.

Welche Freien Berufe wären besonders betroffen?

Der Entwurf nennt Freiberufler nicht nur beiläufig, sondern ausdrücklich. Betroffen sein könnten daher insbesondere:

Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer,
Steuerberater,
Rechtsanwälte,
Ärzte und Zahnärzte,
Architekten und Ingenieure,
beratende und gutachterliche Berufe,
sonstige freiberufliche Praxen und Kanzleien mit Gesamtumsatz über 100.000 Euro.

Ob am Ende tatsächlich jede dieser Gruppen eine Kasse anschaffen müsste, ist offen. Die WPK fordert ausdrücklich eine gesetzliche Ausnahme für WP/vBP und andere Freie Berufe, die ihre Geschäfte nicht überwiegend über Bar-, Kredit- oder Debitkartenzahlungen abwickeln.

Was bedeutet das für Kanzleien und Praxen praktisch?

Für klassische Kanzleien wäre eine Kassenpflicht häufig ein Fremdkörper im Abrechnungsprozess. Mandanten erhalten Rechnungen, zahlen per Überweisung oder Lastschrift, und die Einnahmen sind über Buchhaltung, Rechnungsausgang und Bankkonto dokumentiert. Eine zusätzliche Registrierkasse würde in solchen Fällen kaum zusätzlichen Kontrollnutzen bringen, aber technische und organisatorische Kosten verursachen.

Die WPK verweist genau auf diesen Punkt: Eine uneingeschränkte Registrierkassenpflicht für alle Freien Berufe würde zusätzlichen technischen, organisatorischen und finanziellen Aufwand verursachen, ohne für nicht bargeldintensive Berufsgruppen einen erkennbaren Mehrwert für die Betrugsbekämpfung zu schaffen.

Typische Praxisfragen wären:

Frage	Warum sie wichtig ist
Gibt es überhaupt Barzahlungen?	Ohne Bargeschäfte ist der Nutzen einer Kasse fraglich.
Werden Kartenzahlungen angenommen?	Nach der Begründung sollen Debit- und Kreditkarten erfasst werden.
Gibt es nur Überweisung und Lastschrift?	Diese Zahlungswege sollen nach der Begründung ausgenommen sein.
Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten?	Nur dann würde die geplante Pflicht nach § 146b AO-E greifen.
Gibt es einen Härtefall oder eine Ausnahmeregelung?	Der Entwurf sieht Befreiungsmöglichkeiten und eine Verordnungsermächtigung vor.

Welche Ausnahmen sind geplant?

Nach dem Referentenentwurf sollen Finanzbehörden nach § 148 AO nach pflichtgemäßem Ermessen von der Kassenpflicht befreien können. Außerdem soll das BMF durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates Ausnahmen von der Kassenpflicht bestimmen können.

Das BMF schreibt selbst, § 146b AO-E sehe Befreiungsmöglichkeiten in Einzelfällen aufgrund sachlicher Härte sowie allgemeine Befreiungen durch Rechtsverordnung vor. Zugleich wurde ein Diskussionsentwurf einer Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung veröffentlicht.

Nach Einschätzung der WPK enthält dieser Diskussionsentwurf aber keine erkennbare Ausnahme für Freiberufler, die weit überwiegend nicht mit Bar- oder Kartenzahlungen arbeiten. Deshalb fordert die WPK eine gesetzliche Ausnahmeregelung.

Was ändert sich bei Belegen?

Aktuell gilt nach § 146a Abs. 2 AO eine Belegausgabepflicht, wenn aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden. Der Beleg muss dem am Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.

Der BMF-Entwurf sieht vor, die papierhafte Belegausgabepflicht vollständig zum 1. Januar 2028 abzuschaffen und eine Belegbereitstellungspflicht einzuführen. Künftig soll also stärker auf elektronische Belege gesetzt werden.

Für Freiberufler ist das vor allem dann relevant, wenn sie tatsächlich unter die geplante Kassenpflicht fallen und aufzeichnungspflichtige Vorgänge über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfassen müssten.

Was ist mit der WPK-Vollmachtsdatenbank?

Neben der Kassenpflicht spricht die WPK einen zweiten Punkt an: den Zugang genossenschaftlicher Prüfungsverbände zur WPK-Vollmachtsdatenbank. Die WPK schlägt eine Erweiterung von § 80 und § 80a AO-E vor, damit genossenschaftliche Prüfungs- und Spitzenverbände künftig vollständig an der Vollmachtsdatenbank teilnehmen können.

Hintergrund ist, dass genossenschaftliche Prüfungsverbände und deren Spitzenverbände ab dem 1. September 2026 zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen für ihre Mitglieder befugt sein sollen. Die WPK sieht zur technischen Vollendung des Zugangs zur Vollmachtsdatenbank noch Anpassungsbedarf bei §§ 80 ff. AO-E.

Für die meisten Freiberufler ist dieser Punkt weniger relevant als die Kassenpflicht. Für genossenschaftliche Prüfungsverbände ist er jedoch praktisch wichtig.

Checkliste: Was Freiberufler jetzt vorbereiten sollten

Zahlungsarten auswerten
Prüfen Sie für 2025 und 2026, welche Umsätze per Überweisung, Lastschrift, Barzahlung, Debitkarte, Kreditkarte oder Zahlungsdienstleister eingegangen sind.
Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG berechnen
Ermitteln Sie nicht nur den Gewinn, sondern den umsatzsteuerlichen Gesamtumsatz. Anlageverkäufe und bestimmte steuerfreie Umsätze sind gesondert zu behandeln.
Bar- und Kartenzahlungen identifizieren
Gerade gelegentliche Barzahlungen oder Kartenzahlungen sollten dokumentiert werden. Sie könnten später über die praktische Betroffenheit entscheiden.
Abrechnungssystem prüfen
Klären Sie, ob Ihre Praxis oder Kanzlei überhaupt ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO nutzt oder nutzen müsste.
Verfahrensdokumentation aktualisieren
Beschreiben Sie Rechnungsstellung, Zahlungseingang, Mahnwesen, Kassenführung und Schnittstellen zur Buchhaltung.
Entwicklung des Gesetzgebungsverfahrens beobachten
Da der Entwurf noch nicht geltendes Recht ist, sollten endgültige Investitionsentscheidungen erst nach weiterer gesetzlicher Konkretisierung getroffen werden.
Härtefall- oder Ausnahmegründe sammeln
Wer kaum oder keine Bar- und Kartenzahlungen annimmt, sollte diesen Umstand frühzeitig belastbar dokumentieren.

Praxisbeispiel: Muss eine Steuerberatungskanzlei künftig eine Kasse anschaffen?

Eine Steuerberatungskanzlei erzielt im Kalenderjahr 2027 einen Gesamtumsatz von 450.000 Euro. Alle Honorare werden auf Grundlage von Rechnungen per Überweisung oder SEPA-Lastschrift bezahlt. Barzahlungen nimmt die Kanzlei nicht an, Kartenzahlungen ebenfalls nicht.

Nach dem Entwurf wäre die Kanzlei wegen ihrer freiberuflichen Tätigkeit und des Gesamtumsatzes oberhalb von 100.000 Euro grundsätzlich im Anwendungsbereich des geplanten § 146b AO-E. Zugleich spricht die Gesetzesbegründung dafür, dass Lastschrift- und Überweisungszahlungen nicht über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden sollen. Genau hier entsteht die von der WPK kritisierte Rechtsunsicherheit: Muss eine Kasse angeschafft werden, wenn praktisch keine kassenrelevanten Zahlungsflüsse vorkommen?

Praxisfolge:
Solche Kanzleien sollten den Gesetzesfortgang abwarten, aber ihre Zahlungsstruktur bereits jetzt dokumentieren. Das erleichtert später die Prüfung, ob eine gesetzliche Ausnahme, eine Verordnungsausnahme oder eine Befreiung im Einzelfall in Betracht kommt.

FAQ zur geplanten Kassenpflicht für Freie Berufe

Gilt die Kassenpflicht für Freie Berufe schon?

Nein. Derzeit handelt es sich um einen Referentenentwurf und einen Diskussionsentwurf. Die geplante Kassenpflicht ist noch nicht geltendes Recht.

Ab welchem Umsatz soll die Kassenpflicht greifen?

Nach § 146b Abs. 1 AO-E soll die Kassenpflicht greifen, wenn der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet.

Sind Freiberufler ausdrücklich erfasst?

Ja. Der Entwurf nennt freiberuflich Tätige ausdrücklich neben land- und forstwirtschaftlichen sowie gewerblichen Betrieben.

Sind Überweisungen und Lastschriften von der Erfassung ausgenommen?

Nach der von der WPK zitierten Gesetzesbegründung sollen Zahlungsflüsse, die unbar per Lastschrift oder Überweisung über ein Konto des Steuerpflichtigen abgewickelt werden, nicht der Erfassungspflicht unterliegen. Diese Aussage steht aber nach WPK-Darstellung nur in der Begründung; eine klare gesetzliche Ausnahme für nicht bargeldintensive Freiberufler fordert die WPK gerade erst.

Was ist mit Kartenzahlungen?

Nach der Gesetzesbegründung sollen Barzahlungen sowie Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden. Die endgültige Rechtslage bleibt abzuwarten.

Kann das Finanzamt von der Kassenpflicht befreien?

Der Entwurf sieht vor, dass Finanzbehörden nach § 148 AO nach pflichtgemäßem Ermessen von der Kassenpflicht befreien können. Zusätzlich soll das BMF per Rechtsverordnung allgemeine Ausnahmen festlegen können.

Was fordert die WPK?

Die WPK fordert eine gesetzliche Ausnahmeregelung für WP/vBP und andere Freie Berufe, die ihre Geschäfte nicht überwiegend über Barzahlungen sowie Kredit- und Debitkartenzahlungen abwickeln.

Fazit: Gute Vorbereitung ja – vorschnelle Anschaffung nein

Der BMF-Entwurf zur Kassenpflicht für Freie Berufe kann für Kanzleien und Praxen erhebliche praktische Folgen haben. Zwar ist das Ziel der Manipulationsbekämpfung bei bargeldintensiven Branchen nachvollziehbar. Für Freiberufler, die nahezu ausschließlich per Rechnung, Überweisung und Lastschrift abrechnen, droht jedoch zusätzlicher Aufwand ohne klaren praktischen Nutzen.

Die WPK fordert deshalb zu Recht eine gesetzliche Ausnahme für WP/vBP und andere nicht bargeldintensive Freie Berufe. Bis zur endgültigen Gesetzesfassung sollten Freiberufler keine voreiligen Investitionen tätigen, aber ihre Umsatzgrenzen, Zahlungsarten und Abrechnungsprozesse sauber dokumentieren.

Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

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Quellenverzeichnis

WPK, Mitteilung vom 14.08.2026, „Einführung einer Kassenpflicht für Freie Berufe“.
WPK, Stellungnahme vom 13.08.2026 zum Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts sowie zum Diskussionsentwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung.
BMF, Referentenentwurf vom 07.08.2026, Bearbeitungsstand 05.08.2026, „Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts“.
§ 146a AO, Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme, TSE und Belegausgabepflicht; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.
§ 146 AO, Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen, insbesondere Einzelaufzeichnung und tägliches Festhalten von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.
§ 19 Abs. 2 Satz 1 UStG, Definition des Gesamtumsatzes; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.
§ 1 KassenSichV, elektronische Aufzeichnungssysteme als elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen; Rechtsstand geprüft am 16.08.2026.

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