Vorsteuerabzug vom Steuerberater erklärt

Wie funktioniert die Vorsteuerabzug? Alles was Sie als Unternehmer wissen müssen.

Vorsteuerabzug: Was Unternehmer wissen müssen

Der Vorsteuerabzug ist ein wichtiger Vorteil für Unternehmer, da er die Umsatzsteuer, die andere Unternehmen in Rechnung stellen, von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzieht. Dadurch wird die Steuerlast gesenkt und eine doppelte Besteuerung vermieden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Punkte rund um den Vorsteuerabzug und geben eine klare Anleitung, wie Sie ihn richtig nutzen.

Grundlagen des Vorsteuerabzugs

Der Vorsteuerabzug erlaubt es Ihnen, die Umsatzsteuer, die Sie auf Einkäufe und Leistungen zahlen, von der Umsatzsteuer abzuziehen, die Sie selbst auf Ihre Verkäufe erheben. Damit das möglich ist, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen:

1. Unternehmerstatus: Sie müssen eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben.
2. Verwendung für Ihr Unternehmen: Die eingekauften Waren oder Leistungen müssen für Ihr Unternehmen bestimmt sein.
3. Ordnungsgemäße Rechnung: Sie benötigen eine Rechnung, die alle gesetzlichen Angaben enthält, wie Name und Adresse des Lieferanten, Ihre eigenen Daten, die Steuernummer oder USt-ID des Lieferanten, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie eine genaue Beschreibung der Ware oder Dienstleistung und den Steuerbetrag.

Nichtabziehbare Vorsteuerbeträge

Es gibt bestimmte Fälle, in denen die Vorsteuer nicht abziehbar ist. Dazu gehören:

• Aufwendungen, für die ein steuerliches Abzugsverbot gilt : Zum Beispiel bei nicht angemessenen Bewirtungskosten oder privaten Ausgaben.
• Reisekosten: Pauschale Verpflegungskosten können nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
• Umzugskosten: Vorsteuerbeträge für private Umzugskosten sind nicht abziehbar.

Einschränkungen beim Vorsteuerabzug

Manchmal können bestimmte Verwendungen die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug einschränken:

• Steuerfreie Umsätze: Wenn Sie einen gemischt genutzten Gegenstand sowohl für steuerpflichtige als auch für steuerfreie Umsätze verwenden, kann dies den Vorsteuerabzug einschränken.
• Nutzung von Räumen für private Zwecke: Wenn Sie Räume in Ihrem Gebäude sowohl privat als auch geschäftlich nutzen, kann dies zu Einschränkungen beim Vorsteuerabzug führen.

Sofortabzug der Vorsteuer

Der Vorsteuerabzug entsteht, sobald Sie die Leistung erhalten und die Rechnung vorliegt. Es ist wichtig, dass Sie schon zu diesem Zeitpunkt die Absicht haben, die Leistung für Ihr Unternehmen zu nutzen. Selbst wenn sich Ihre Pläne später ändern, bleibt der Anspruch auf den Vorsteuerabzug bestehen.

Aufteilung der Vorsteuer

Wenn Sie etwas kaufen, das Sie nur teilweise für Ihr Unternehmen nutzen, müssen Sie die Vorsteuer aufteilen. Das bedeutet, dass Sie nur den Anteil der Vorsteuer abziehen können, der auf den geschäftlichen Teil entfällt. Bei gemischter Nutzung von Gegenständen oder Leistungen ist eine genaue Aufteilung erforderlich.

Vereinfachungen beim Vorsteuerabzug

Für kleine Beträge gibt es Vereinfachungen:

• Kleinbetragsrechnungen: Bei Rechnungen bis zu 250 Euro (inkl. USt) sind weniger Angaben erforderlich, um die Vorsteuer abzuziehen.
• Fahrausweise: Auch hier gelten vereinfachte Regeln.

Aufzeichnungs- und Nachweispflichten

Als Unternehmer müssen Sie alle Belege, die den Vorsteuerabzug belegen, gut aufbewahren und sorgfältig dokumentieren. Dazu gehören Rechnungen und andere Nachweise, die zeigen, dass die Leistung für Ihr Unternehmen erbracht wurde. Diese Unterlagen müssen bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.

Fazit

Der Vorsteuerabzug bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Steuerlast zu senken. Um diesen Vorteil voll auszuschöpfen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind und Sie die richtigen Belege haben. Durch eine ordnungsgemäße Buchführung und die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben können Sie den Vorsteuerabzug problemlos nutzen und so Ihre Steuerlast optimieren.

Praktische Anleitung zum Vorsteuerabzug

1. Prüfung der Rechnung

   Überprüfen Sie die eingegangene Rechnung sorgfältig auf die vollständige und korrekte Angabe aller Pflichtangaben. Achten Sie darauf, dass die Rechnung sowohl den Namen und die Adresse des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers, eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum enthält. Außerdem müssen die Menge und Art der gelieferten Waren oder der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag ausgewiesen sein.

   Hinweis: Eine abweichende Rechnungsadresse ist zulässig, wenn aus dem Inhalt der Rechnung oder aus anderen Unterlagen eindeutig hervorgeht, wer der umsatzsteuerliche Leistungsempfänger ist.

2. Zuordnung der Leistung

   Ordnen Sie die erhaltene Leistung eindeutig Ihrem Unternehmen zu. Dies kann durch interne Dokumentationen wie Leistungsverträge, betriebliche Kostenrechnungen oder andere geeignete Unterlagen erfolgen. Achten Sie darauf, dass die Zuordnung schlüssig und nachvollziehbar ist, um den Vorsteuerabzug bei einer eventuellen Betriebsprüfung rechtfertigen zu können.

3. Buchung der Vorsteuer

   Erfassen Sie die Vorsteuerbeträge korrekt in Ihrer Finanzbuchhaltung. Dabei müssen die Vorsteuerbeträge den Ausgangsumsätzen zugeordnet werden, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Achten Sie darauf, Vorsteuerbeträge korrekt zu buchen, um Fehler bei der Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der Jahressteuererklärung zu vermeiden.

4. Geltendmachung im Besteuerungszeitraum

   Der Vorsteuerabzug sollte in dem Besteuerungszeitraum vorgenommen werden, in dem die Berechtigung zum Vorsteuerabzug entsteht. In der Regel ist dies der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht und die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn die Leistung in einem Voranmeldungszeitraum erbracht wird, muss der Vorsteuerabzug in der entsprechenden Voranmeldung berücksichtigt werden.

5. Nachweisführung

   Bewahren Sie alle Originalrechnungen und relevanten Unterlagen sorgfältig auf. Sie tragen die Beweislast dafür, dass alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind. Es ist daher wichtig, dass die Rechnungen und anderen Belege ordnungsgemäß und vollständig archiviert werden. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen diese Unterlagen vorgelegt werden können.

Zusammenfassung: Abziehbare Vorsteuerbeträge

Diese Zusammenfassung bietet einen Überblick über die Regelungen zum abziehbaren Vorsteuerbetrag, einschließlich der Voraussetzungen, Ausschlüsse und speziellen Anforderungen an Rechnungen. Es ist wichtig, die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen und aktuellen Richtlinien zu beachten, um den Vorsteuerabzug korrekt anzuwenden.

1. Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug:

   • Abziehbar sind Steuern für Lieferungen und Leistungen, innergemeinschaftliche Erwerbe, Einfuhrumsatzsteuer, Vorsteuer bei Auslagerung und Leistungen nach § 13b UStG.
   • Abziehbar sind auch nach Durchschnittsätzen ermittelte Beträge für bestimmte Unternehmer und Körperschaften sowie für neue Fahrzeuge und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte.
   • Vorsteuerabzug ist auch bei Vorauszahlungen möglich, außer bei Beteiligung an Steuerhinterziehung oder bei Anhaltspunkten für Mehrwertsteuerbetrug.

2. Nicht abziehbare Vorsteuerbeträge:

   • Aufwendungen, die unter das Abzugsverbot fallen, und Umsatzsteuer für Strafverteidigung oder Betriebsveranstaltungen über der Freigrenze.
   • Gutschriften für Nichtunternehmer und Leistungen, die nicht von einem Unternehmer ausgeführt werden.

3. Ausschluss vom Vorsteuerabzug:

   • Für steuerfreie Umsätze und Umsätze im Ausland, die steuerfrei wären.
   • Der Ausschluss tritt nicht ein bei bestimmten steuerfreien Umsätzen und Umsätzen, die sich auf Gegenstände beziehen, die ins Drittlandsgebiet ausgeführt werden.

4. Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen:

   • Vollständiger Vorsteuerabzug bei mindestens 10% betrieblicher Nutzung und Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmensvermögen.
   • Bei weniger als 10% Nutzung ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, es sei denn, es handelt sich um nichtwirtschaftliche Tätigkeiten.

5. Mindestangaben auf Rechnungen:

   • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung, Entgelt und Steuerbetrag, anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung, und ggf. weitere spezielle Angaben je nach Leistung.

6. Besonderheiten zum Vorsteuerabzug bei Dauerschuldverhältnissen:

   • Monatliches Entgelt mit Umsatzsteuer ohne Notwendigkeit weiterer Rechnungen, aber mit ergänzenden Zahlungsbelegen.

7. Identität von Rechnungsaussteller und leistendem Unternehmer:

   • Notwendigkeit der Übereinstimmung von Rechnungsaussteller und leistendem Unternehmer für den Vorsteuerabzug.

8. Kleinbetragsrechnungen:

   • Vereinfachte Anforderungen für Rechnungen bis 250 €.

9. Anteilige unternehmerische Nutzung eines Gebäudes:

   • Vorsteuerabzug für gemischt genutzte Gebäude erfordert zeitnahe und dokumentierte Entscheidung über das Ausmaß der unternehmerischen Nutzung.

Nur Unternehmer sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Berechtigung des Unternehmers zum Vorsteuerabzug setzt nicht voraus, dass er im Inland Waren liefert oder sonstige Leistungen erbringt oder im Inland seinen Sitz oder eine Betriebsstätte hat. Deshalb können sich z. B. ausländische Unternehmer ohne Umsätze im Inland regelmäßig Vorsteuern in einem besonderen Verfahren und in bestimmtem Umfang (sogenanntes Vorsteuer-Vergütungsverfahren) erstatten lassen.

Unternehmer, die von der Umsatzsteuer befreite Umsätze tätigen, können insoweit die ihnen in Rechnung gestellten Vorsteuern nicht abziehen. Eine Ausnahme hiervon gilt insbesondere für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Ausfuhren in Nicht-EUStaaten. Durch die Befreiung der innergemeinschaftlichen Lieferungen und Ausfuhren unter Gewährung des Vorsteuerabzugs wird erreicht, dass Exportwaren die Grenze ohne umsatzsteuerliche Belastung überschreiten. Diese Maßnahme ist im Interesse der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Produkte auf dem Weltmarkt notwendig und entspricht dem innerhalb der EU grundsätzlich geltenden Bestimmungslandprinzip, wonach Waren im Land des Verbrauchs der Umsatzbesteuerung unterliegen. Befreit unter Gewährung des Vorsteuerabzugs sind ferner bestimmte sonstige Leistungen, die sich auf Gegenstände der Einfuhr, der Ausfuhr oder der Durchfuhr beziehen, und bestimmte Umsätze für die Seeschifffahrt und für die Luftfahrt.

Unternehmer, die sowohl steuerpflichtige Umsätze als auch steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug haben, müssen ihre Vorsteuern in abziehbare und nicht abziehbare Beträge aufteilen.

Für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs benötigen Sie eine Rechnung, die alle in § 14 und § 14 a UStG geforderten Angaben enthält (s.o.). Sie können die Vorsteuer in dem Voranmeldungszeitraum abziehen, in dem die ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die bezogene Leistung ausgeführt worden ist (unabhängig von der Zahlung). Haben Sie schon vor dem Bezug der Leistung bezahlt, ist die Vorsteuer bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung erfolgt ist.

FAQ zum Vorsteuerabzug

1. Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ist das Recht eines Unternehmers, die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, die er beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen gezahlt hat, von der Umsatzsteuer, die er an das Finanzamt abführen muss, abzuziehen. Dies reduziert die endgültige Steuerlast des Unternehmens.

2. Wer kann den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen?

Grundsätzlich können alle Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, den Vorsteuerabzug geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Einkäufe, auf denen die Vorsteuer anfällt, für das Unternehmen bestimmt sind und dem umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsbetrieb dienen.

3. Welche Voraussetzungen müssen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein?

Um den Vorsteuerabzug nutzen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor, die den Anforderungen des § 14 UStG entspricht.
• Der Erwerb muss für unternehmerische Zwecke erfolgen.
• Der Lieferant oder Dienstleister muss eine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben.
• Der Vorsteuerabzug darf nicht nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes ausgeschlossen sein.

4. Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?

Fehlerhafte Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden. Typische Fehler sind fehlende oder unvollständige Pflichtangaben, wie z.B. die Steuernummer oder das Datum. In solchen Fällen sollte die Rechnung korrigiert werden. Ein nachträglicher Vorsteuerabzug ist möglich, sobald die Rechnung richtiggestellt wurde.

5. Können Kleinunternehmer den Vorsteuerabzug nutzen?

Nein, Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen, sind von der Umsatzsteuer befreit und dürfen daher auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

6. Welche Ausgaben sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen?

Vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind u.a. Ausgaben für Leistungen, die nicht für unternehmerische Zwecke verwendet werden, sowie Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Auch für bestimmte Güter, wie z.B. private PKW-Nutzung oder Repräsentationskosten, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

7. Wie wird der Vorsteuerabzug in der Steuererklärung geltend gemacht?

Der Vorsteuerabzug wird in der Umsatzsteuervoranmeldung oder in der Umsatzsteuerjahreserklärung geltend gemacht. Hier werden die Vorsteuerbeträge den Umsatzsteuerbeträgen gegenübergestellt. Der Saldo ergibt entweder eine Zahllast oder eine Erstattung.

8. Was ist zu tun, wenn der Vorsteuerabzug zu Unrecht geltend gemacht wurde?

Wenn der Vorsteuerabzug zu Unrecht geltend gemacht wurde, muss der Unternehmer dies korrigieren. Dies kann durch eine Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung oder in der Jahreserklärung erfolgen. Zu Unrecht abgezogene Vorsteuerbeträge müssen an das Finanzamt zurückgezahlt werden.

9. Kann Vorsteuer aus dem Ausland abgezogen werden?

Ja, der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich auch für im Ausland gezahlte Umsatzsteuer möglich, allerdings nur unter bestimmten Bedingungen. Dazu gehören das Vorliegen einer entsprechenden Rechnung und die Erbringung von grenzüberschreitenden Leistungen. Der Antrag auf Vorsteuervergütung aus dem EU-Ausland erfolgt über ein besonderes Verfahren.

10. Wie lange kann der Vorsteuerabzug rückwirkend geltend gemacht werden?

Der Vorsteuerabzug kann in der Regel innerhalb von vier Jahren nach Entstehung der Vorsteuer geltend gemacht werden. Dies entspricht der allgemeinen Festsetzungsverjährung nach der Abgabenordnung. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Rechnungen vorhanden und korrekt sind.

11. Welche Besonderheiten gibt es beim Vorsteuerabzug bei gemischter Nutzung?

Bei gemischt genutzten Gütern oder Dienstleistungen, die sowohl für unternehmerische als auch für private Zwecke verwendet werden, muss der Vorsteuerabzug anteilig erfolgen. Nur der unternehmerisch genutzte Teil der Vorsteuer darf abgezogen werden.

12. Was ist bei der Verwendung von Leistungen für steuerfreie Umsätze zu beachten?

Werden Leistungen für steuerfreie Umsätze genutzt, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmen gibt es bei bestimmten steuerfreien Umsätzen, wie etwa bei Ausfuhrlieferungen in Drittländer. Hier ist der Vorsteuerabzug unter bestimmten Bedingungen dennoch möglich.

13. Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuerabzug und Vorsteuervergütung?

Der Vorsteuerabzug betrifft die Verrechnung der gezahlten Vorsteuer mit der abzuführenden Umsatzsteuer innerhalb Deutschlands. Die Vorsteuervergütung hingegen bezieht sich auf die Erstattung der im Ausland gezahlten Umsatzsteuer, wenn keine Umsatzsteuerschuld im Ausland besteht.

14. Welche Risiken bestehen beim Vorsteuerabzug?

Fehler beim Vorsteuerabzug, wie unvollständige Rechnungen oder unberechtigter Vorsteuerabzug, können zu Nachzahlungen und Zinsen führen. In schweren Fällen können sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen, wenn der Vorsteuerabzug vorsätzlich oder fahrlässig zu Unrecht geltend gemacht wurde.

Diese FAQs bieten Ihnen einen ersten Überblick über das Thema Vorsteuerabzug. Für weiterführende Informationen und eine individuelle Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Top Vorsteuerabzug

Berichtigung des Vorsteuerabzugs

§ 15a des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG) eine Regelung zur Berichtigung des Vorsteuerabzugs. Diese Vorschrift ist besonders relevant, wenn sich die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebenden Verhältnisse im Laufe der Zeit ändern. Hier ist eine grundlegende Erklärung zu § 15a UStG:

§ 15a UStG: Berichtigung des Vorsteuerabzugs

1. Zweck der Regelung:

Der § 15a UStG soll sicherstellen, dass die Höhe des Vorsteuerabzugs dem tatsächlichen Verwendungsumfang eines Wirtschaftsgutes für unternehmerische (und damit umsatzsteuerpflichtige) Zwecke entspricht. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn sich die Nutzung eines Wirtschaftsgutes im Laufe der Zeit ändert.

2. Anwendungsbereich:

Die Regelung betrifft typischerweise langlebige Wirtschaftsgüter (z.B. Immobilien, Maschinen), bei denen sich die Verhältnisse der Nutzung für unternehmerische oder nichtunternehmerische Zwecke über die Jahre ändern können. Für solche Güter wird in der Regel eine Berichtigungszeit von fünf oder zehn Jahren angesetzt.

3. Berichtigungspflicht:

Wenn sich im Laufe der Berichtigungszeit die für den Vorsteuerabzug maßgeblichen Verhältnisse ändern, muss eine Berichtigung vorgenommen werden. Das bedeutet:

• Erhöht sich der unternehmerische Nutzungsanteil, kann der Unternehmer zusätzlich Vorsteuer geltend machen.
• Verringert sich der unternehmerische Nutzungsanteil, muss der Unternehmer bereits abgezogene Vorsteuer anteilig zurückzahlen.

4. Berechnung:

Die Berechnung der Berichtigung erfolgt prozentual in Bezug auf die Änderung der Verhältnisse und wird auf die gesamte Berichtigungszeit verteilt. Die genaue Berechnungsmethode und die dabei zu berücksichtigenden Faktoren können komplex sein und hängen von den spezifischen Umständen ab.

5. Dokumentation:

Unternehmer müssen die für den Vorsteuerabzug und dessen Berichtigung relevanten Verhältnisse sorgfältig dokumentieren und nachweisen können. Dies umfasst in der Regel Aufzeichnungen über die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Nutzung des Gegenstandes sowie über alle Änderungen in der Nutzung.

Wichtige Hinweise:

• Aktualität: Die Regelungen im UStG können sich ändern. Es ist wichtig, die aktuellste Fassung des Gesetzes zu konsultieren oder rechtlichen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass man alle aktuellen Anforderungen und Möglichkeiten kennt.
• Komplexität: Die Anwendung von § 15a UStG kann in der Praxis komplex sein, insbesondere bei großen oder vielfältig genutzten Wirtschaftsgütern. Oft ist es ratsam, einen Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren.

Bitte beachte, dass dies eine allgemeine Übersicht ist und für spezifische Fälle oder aktuellere Informationen solltest du die neuesten Gesetzestexte konsultieren oder fachlichen Rat einholen.

Fazit

Der Vorsteuerabzug ist ein essenzieller Bestandteil des Umsatzsteuersystems und bietet Unternehmern die Möglichkeit, ihre Steuerlast zu senken. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und eine sorgfältige Dokumentation können Sie sicherstellen, dass Sie die Ihnen zustehende Vorsteuer korrekt und vollständig abziehen. Es ist ratsam, die Rechnungen und die Zuordnung der bezogenen Leistungen genau zu prüfen und die Buchhaltung entsprechend zu führen, um steuerliche Risiken zu minimieren und von den Vorteilen des Vorsteuerabzugs optimal zu profitieren.

Mit einer sorgfältigen und korrekten Umsetzung des Vorsteuerabzugs können Sie nicht nur Ihre Steuerlast reduzieren, sondern auch eine solide Basis für eine transparente und rechtssichere Unternehmensführung schaffen.

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Siehe auch Umsatzsteuergesetz + Anwendungserlass

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