Rechtsstand: 5. Juli 2026
Das Bundesministerium der Finanzen hat die Richtsatzsammlung 2025 bekannt gegeben. Für viele bargeldintensive Betriebe – etwa Gastronomie, Bäckereien, Metzgereien, Cafés oder Einzelhandel mit Lebensmitteln – ist das ein wichtiges Signal: Die Finanzverwaltung nutzt die Richtsätze weiterhin als Vergleichswerte in der Betriebsprüfung. Gleichzeitig gelten für 2026 die neuen Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben, also für private Warenentnahmen, etwa wenn ein Gastronom Speisen aus dem eigenen Betrieb privat verbraucht. Das BMF-Schreiben zur Richtsatzsammlung 2025 datiert vom 25.06.2026 und trägt das Geschäftszeichen IV D 2 – S 1544/00008/021/002. Die BMF-Seite zur Veröffentlichung nennt ebenfalls den 25.06.2026 und stellt sowohl das Begleitschreiben als auch die Richtsatzsammlung 2025 zum Download bereit.
Was ist die Richtsatzsammlung?
Die Richtsatzsammlung ist kein Gesetz, sondern ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung. Sie dient dazu, Umsätze und Gewinne von Gewerbebetrieben zu verproben und – wenn geeignete Unterlagen fehlen oder die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist – Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Grundlage für eine Schätzung ist § 162 AO: Danach hat die Finanzbehörde zu schätzen, soweit sie Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann.
Wichtig: Eine bloße Abweichung von den Werten der Richtsatzsammlung reicht bei formell ordnungsgemäßer Buchführung regelmäßig nicht aus, um Umsätze oder Gewinne zu schätzen. Die Richtsatzsammlung 2025 stellt ausdrücklich klar, dass eine Schätzung bei ordnungsgemäßen Buchführungsergebnissen in der Regel nicht allein darauf gestützt werden darf, dass erklärte Gewinne oder Umsätze von der Richtsatzsammlung abweichen.
Wann wird die Richtsatzsammlung in der Betriebsprüfung gefährlich?
Gefährlich wird die Richtsatzsammlung vor allem dann, wenn die Buchführung angreifbar ist. Typische Risikofelder sind:
- fehlende oder mangelhafte Kassenaufzeichnungen,
- nicht nachvollziehbare Stornierungen,
- fehlende Verfahrensdokumentation,
- ungeklärte Warenbestände,
- nicht erfasste private Warenentnahmen,
- starke Abweichungen von branchenüblichen Rohgewinnaufschlägen.
Die Richtsatzsammlung 2025 führt aus: Werden für einen buchführungspflichtigen Gewerbebetrieb keine Bücher geführt oder ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, ist der Gewinn nach § 5 EStG unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls zu schätzen – unter Umständen auch unter Anwendung von Richtsätzen. Ein Anspruch darauf, „nach Richtsätzen“ besteuert zu werden, besteht aber nicht. Der innere Betriebsvergleich ist vorrangig.
Der BFH hat diese Linie zuletzt deutlich geschärft: Der innere Betriebsvergleich ist gegenüber einem äußeren Betriebsvergleich regelmäßig die zuverlässigere Schätzungsmethode. Eine Richtsatzschätzung ist zwar grundsätzlich anerkannt, muss aber nachvollziehbar begründet werden und darf nicht schematisch erfolgen.
Was bedeutet „innerer Betriebsvergleich“?
Beim inneren Betriebsvergleich wird der konkrete Betrieb selbst betrachtet. Das Finanzamt kann zum Beispiel Vorjahreswerte, Wareneinsatz, Rezepturen, Verkaufspreise, Kassenberichte, Rohaufschläge oder betriebsinterne Kalkulationen auswerten. Das ist meist genauer als ein Vergleich mit anderen Betrieben.
Der BFH betont: Tendenziell ungenauere Schätzungsmethoden sind gegenüber genaueren Methoden nachrangig. Wenn also eine belastbare Nachkalkulation oder ein anderer innerer Betriebsvergleich möglich ist, darf die Finanzverwaltung nicht ohne Weiteres auf allgemeine Richtsatzwerte ausweichen.
Steuer-Tipp:
Betriebe sollten eigene Kalkulationsunterlagen aufbewahren: Speisekarten, Preislisten, Rezepturen, Einkaufsrechnungen, Aufschlagskalkulationen, Inventuren und Dokumentationen zu Schwund, Personalverpflegung oder Sonderaktionen. Je besser der eigene Betrieb erklärbar ist, desto weniger Raum bleibt für pauschale Zuschätzungen.
Welche Grenzen hat die Richtsatzsammlung?
Die Richtsatzsammlung arbeitet mit Rahmensätzen und Mittelsätzen. Der konkrete Betrieb kann aber von der typischen Vergleichsgruppe abweichen – etwa durch Lage, Kundenstruktur, Preismodell, besondere Warenqualität, Onlineanteil, Liefergeschäft oder saisonale Schwankungen.
Der BFH hat in seinem Urteil vom 18.06.2025, X R 19/21, erhebliche Anforderungen an eine Richtsatzschätzung formuliert. Danach muss die Anwendung der Richtsätze im Einzelfall nachvollziehbar begründet werden. Besonders bei breiten Richtsatzspannen muss erkennbar sein, warum gerade ein bestimmter Wert innerhalb der Spanne gewählt wurde.
Achtung / Häufiger Fehler:
Viele Betriebe gehen davon aus, dass „der Richtsatz“ automatisch der passende Wert für ihren Betrieb ist. Das ist falsch. Richtsätze sind Vergleichswerte – keine pauschale Besteuerungsform. Wer Besonderheiten seines Betriebs nicht dokumentiert, kann sie in einer Prüfung später oft nur schwer durchsetzen.
Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben 2026: Was ist neu?
Neben der Richtsatzsammlung sind die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben 2026 besonders wichtig. Sie betreffen Sachentnahmen, also Waren, die Unternehmer für private Zwecke aus dem Betrieb entnehmen. Das BMF-Schreiben vom 23.12.2025 gibt die für das Kalenderjahr 2026 geltenden Pauschbeträge bekannt.
Die Pauschbeträge beruhen auf den vom Statistischen Bundesamt ermittelten Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke. Sie ermöglichen es Steuerpflichtigen, Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen, und ersparen damit die Aufzeichnung vieler Einzelentnahmen. Das BMF stützt diese Vereinfachung auf § 148 Satz 1 AO. § 148 AO erlaubt den Finanzbehörden Erleichterungen bei Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, wenn die Einhaltung der Pflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Welche Pauschbeträge gelten 2026?
Die Pauschbeträge sind Jahreswerte pro Person ohne Umsatzsteuer für den Zeitraum 01.01.2026 bis 31.12.2026. Beispiele aus der BMF-Tabelle:
| Gewerbezweig | Ermäßigter Steuersatz | Voller Steuersatz | Insgesamt |
|---|---|---|---|
| Bäckerei | 1.671 € | 214 € | 1.885 € |
| Fleischerei / Metzgerei | 1.487 € | 567 € | 2.054 € |
| Gaststätte mit kalten Speisen | 1.824 € | 629 € | 2.453 € |
| Gaststätte mit kalten und warmen Speisen | 3.173 € | 828 € | 4.001 € |
| Getränkeeinzelhandel | 123 € | 276 € | 399 € |
| Café und Konditorei | 1.610 € | 598 € | 2.208 € |
| Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier | 721 € | 0 € | 721 € |
| Nahrungs- und Genussmittel | 1.395 € | 368 € | 1.763 € |
| Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln | 384 € | 169 € | 553 € |
Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr wird kein Pauschbetrag angesetzt. Bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen. Bei gemischten Betrieben – etwa Bäckerei mit Lebensmittelangebot oder Metzgerei mit Imbissanteil – ist nur der jeweils höhere Pauschbetrag der entsprechenden Gewerbeklasse anzusetzen.
Dürfen Pauschbeträge individuell gekürzt werden?
Grundsätzlich nein. Die Pauschbeträge sind Vereinfachungswerte. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass keine Zu- oder Abschläge wegen individueller Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub zulässig sind. Nur wenn Betriebe nachweislich aufgrund landesrechtlicher Verordnung, kommunaler Allgemeinverfügung oder behördlicher Anweisung vollständig geschlossen werden, kann ein zeitanteiliger Ansatz in Betracht kommen.
Außerdem erfassen die Pauschbeträge nur das im jeweiligen Gewerbezweig übliche Warensortiment für Nahrungsmittel und Getränke. Andere unentgeltliche Wertabgaben – etwa Tabakwaren, Bekleidung, Elektrogeräte oder Sonderposten – müssen einzeln aufgezeichnet werden.
Praxisbeispiel: Gaststätte mit warmen und kalten Speisen
Ein Einzelunternehmer betreibt 2026 eine Gaststätte mit kalten und warmen Speisen. Er lebt mit seiner Ehefrau und einem 10-jährigen Kind im Haushalt. Die Pauschbeträge betragen pro erwachsener Person 4.001 € jährlich. Für das 10-jährige Kind ist die Hälfte anzusetzen.
Berechnung:
- Unternehmer: 4.001 €
- Ehefrau: 4.001 €
- Kind, 10 Jahre: 2.000,50 €
- Summe 2026: 10.002,50 € ohne Umsatzsteuer
Dieser Betrag ist als private Sachentnahme zu berücksichtigen. Die umsatzsteuerliche Aufteilung nach ermäßigtem und vollem Steuersatz ergibt sich aus den BMF-Werten der jeweiligen Gewerbeklasse. Die konkrete Verbuchung sollte mit der laufenden Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.
Checkliste: Was Betriebe jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb in einer Richtsatz-Gewerbeklasse enthalten ist.
- Dokumentieren Sie Besonderheiten: Lage, Preismodell, Kundenstruktur, Onlineumsätze, Liefergeschäft, Aktionspreise.
- Bewahren Sie Kalkulationsunterlagen, Preislisten und Rezepturen auf.
- Kontrollieren Sie, ob Sachentnahmen 2026 monatlich zutreffend verbucht werden.
- Prüfen Sie bei gemischten Betrieben, welcher Pauschbetrag anzusetzen ist.
- Erfassen Sie nicht von den Pauschbeträgen abgedeckte Entnahmen einzeln.
- Halten Sie Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Stornonachweise prüfungssicher aktuell.
Fazit
Die Richtsatzsammlung 2025 bleibt für die Betriebsprüfung relevant, ist aber kein Freibrief für pauschale Zuschätzungen. Wer ordnungsgemäß bucht, private Warenentnahmen korrekt erfasst und betriebliche Besonderheiten nachvollziehbar dokumentiert, verbessert seine Position erheblich. Besonders bargeldintensive Betriebe sollten die neuen Werte und die BFH-Rechtsprechung ernst nehmen: Richtsätze sind ein Prüfungsinstrument – aber der konkrete Betrieb zählt. Mehr Infos + Rechner: https://www.steuerschroeder.de/Steuerrechner/Richtsatzsammlung.html.
FAQ
1. Muss mein Betrieb nach der Richtsatzsammlung besteuert werden?
Nein. Die Richtsatzsammlung ist ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung, aber keine Besteuerungsform. Ein Anspruch auf Besteuerung nach Richtsätzen besteht nicht.
2. Darf das Finanzamt allein wegen niedriger Gewinne schätzen?
Bei formell ordnungsgemäßer Buchführung regelmäßig nicht. Eine Abweichung von der Richtsatzsammlung reicht in der Regel nicht aus.
3. Wann sind Pauschbeträge für Sachentnahmen sinnvoll?
Sie sind vor allem in Lebensmittelhandel, Bäckerei, Metzgerei, Gastronomie und Café/Konditorei sinnvoll, weil sie viele Einzelaufzeichnungen ersetzen.
4. Gelten die Pauschbeträge pro Betrieb oder pro Person?
Sie gelten als Jahreswert pro Person ohne Umsatzsteuer. Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz; bis zum vollendeten 12. Lebensjahr gilt die Hälfte.
5. Können Urlaub oder Krankheit die Pauschbeträge mindern?
Nein. Individuelle Ess- oder Trinkgewohnheiten, Krankheit oder Urlaub führen nach dem BMF grundsätzlich nicht zu Zu- oder Abschlägen.
6. Was ist bei gemischten Betrieben zu beachten?
Bei gemischten Betrieben ist nur der jeweils höhere Pauschbetrag der passenden Gewerbeklasse anzusetzen.
Interne Verlinkungsvorschläge:
- Betriebsprüfung vorbereiten: Welche Unterlagen das Finanzamt sehen will
- Kassenführung und GoBD: Typische Fehler vermeiden
- Sachentnahmen richtig buchen: Praxisleitfaden für Gastronomie und Handel
Disclaimer:
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.